PROCEDIMENTOS INTERNOS PROCEDIMENTO DE CONTAS A PAGAR FORNECEDOR NACIONAL

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1 Código: PCP-01 PROCEDIMENTOS INTERNOS Área Responsável: Contas a Pagar Data Elaboração: 10/05/2013 Revisão: 22/11/2016 R02 Elaborado por: Neide Facury Coord. Contas a Pagar Revisado por: Gabriele G. Heilig Coord. de Auditoria Interna Aprovado por: Alejandro Araya Diretor de Administrativo e Financeiro PROCEDIMENTO DE CONTAS A PAGAR FORNECEDOR NACIONAL 1. INTRODUÇÃO O Procedimento de Contas a Pagar Fornecedor Nacional tem por objetivo estabelecer as normas para o processo de pagamento a fornecedores nacionais e colaboradores através do sistema SAP, considerando tanto a geração automática, quanto a manual, caso necessário. 2. ESCOPO Pagamento a fornecedores nacionais e a colaboradores. 3. CAMPO DE APLICAÇÃO Aplica-se a todo pagamento à fornecedores, originado por um pedido de compra aprovado através do sistema SAP conforme grade de aprovação, tanto para a compra de bens como para a contratação de serviços. 4. DEFINIÇÕES DOC: Documento de Ordem de Crédito TED: Transferência Eletrônica Disponível 5. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA N/A 6. PROCEDIMENTOS Os pagamentos de Folha de Pagamento, impostos, comissões e adiantamentos devem ser conferidos e liberados pelo Departamento de Contas a Pagar através do sistema SAP considerando seus respectivos vencimentos.

2 Identificação: PCP-01 Revisão 02 Acesso livre Página 2 de 6 Os pagamentos de Notas Fiscais, Frete-Logístico, Frete-Fiscal, RDV s e caxinha não serão conferidos pelo Departamento de Contas a Pagar, uma vez que o Diretoria e Gerencia responsável já aprovou o pagamento Processo de Liberação de Pagamento Os pagamentos devem ser efetuados através de arquivo eletrônico, e suas modalidades são: Transferência bancária; DOC; TED e Boletos Bancários (exceção) Pagamento de Notas Fiscais Todos os pagamentos realizados através de Nota Fiscal têm a sua entrada automática no sistema SAP por meio do XML Prazo de Lançamento de Nota Fiscal para Pagamento Os pagamentos a serem efetuados devem respeitar o seguinte prazo de lançamento para o Financeiro: Toda as Notas Fiscais deverão estar lançadas com no mínimo 3 dias que antecedem as datas de pagamento da empresa, sempre às quartas-feiras. Importante: Para que os pagamentos ocorram na data, os valores deverão estar provisionados no fluxo de caixa Pagamentos Relacionados ao RH (Folha de Pagamento, sindicato, SESI, etc.) Os lançamentos de valores referentes à Folha de Pagamento são criados pelo Departamento de Recursos através de interface e agrupados por um montante total por filial para cada data de vencimento. Estes valores devem ser baixados através de um borderô pelo Financeiro e enviado através de arquivo eletrônico para o banco, a fim de efetivar o pagamento pelo departamento de Recursos Humanos. Os demais lançamentos referentes ao RH devem ser criados no sistema SAP, através da interface que fica sob a responsabilidade do departamento de Recursos Humanos, e que são pagos pelo Financeiro apenas pela visualização em tela, exceto guias rescisórias, FGTS, DARF, GPS, boletos de sindicatos e SESI (salário educação).

3 Identificação: PCP-01 Revisão 02 Acesso livre Página 3 de Prazo de Recebimento/Lançamentos de Folha de Pagamento e Documentos Relacionados ao RH para Pagamento Os pagamentos a serem efetuados devem respeitar o seguinte prazo de lançamento no sistema SAP: Todos os pagamentos relacionados ao RH deverão ser lançados no sistema SAP com no mínimo 3 dias úteis anteriores a seu vencimento, para que o pagamento ocorra na data. Todos os pagamentos relacionados ao RH com entrada de NF pelo departamento Fiscal deverão seguir o fluxo de prazo do item Frete Os lançamentos dos valores serão realizados automaticamente por meio do XML após associação. Após o registro dos conhecimentos no sistema SAP, o Financeiro libera o pagamento conforme seus vencimentos. Os fretes serão pagos conforme suas condições de pagamentos, considerando às quartas-feiras Reembolso de Despesa de Viagem RDV Vide Política de RDV Prazo de Recebimento de RDV Vide Política de RDV Pagamento de Comissão de Representantes Os lançamentos devem ser efetuados através do departamento Fiscal e o pagamento liberado pelo Financeiro. Os pagamentos serão realizados no dia 15 de cada mês, conforme contrato. Caso a Nota Fiscal não seja lançada dentro do prazo estabelecido, o pagamento ocorrerá no primeiro dia útil ao lançamento Adiantamento As solicitações de adiantamentos devem ser efetuadas através do sistema SAP, e aprovadas eletronicamente pela Diretoria Administrativa Financeira. Os pagamentos serão efetuados apenas pela visualização do valor, não sendo necessário o documento físico. É de responsabilidade do departamento Financeiro dar baixa ao valor do adiantamento no momento da entrada da nota fiscal O respectivo pedido de compra deve estar no SAP aprovado antes da realização da Solicitação de adiantamento e o seu valor limita-se no máximo a 30% do valor total do pedido. Documentos necessários para compra de ativo fixo:

4 Identificação: PCP-01 Revisão 02 Acesso livre Página 4 de 6 API aprovada; Contrato de fornecimento aprovado e revisado pelo Departamento Jurídico; Cláusula contratual suportando o adiantamento; e Fiança bancária para os adiantamentos de valores acima de USD Documento necessário para compra de matéria prima: Fiança bancária para os adiantamentos de valores acima de USD Os lançamentos devem ser efetuados com pelo menos 3 dias úteis de antecedência, e deverão estar provisionados no fluxo de caixa. Os pagamentos serão realizados às quartas-feiras ou a critério da área Financeira avaliar exceções. As liberações dos pagamentos são realizadas pelo Financeiro apenas pela visualização do lançamento no SAP sem a necessidade do documento físico Pagamento com Cheque O pagamento com cheque será realizado apenas para saques e reembolsos de caixas de filiais ou no caso de algum processo jurídico que necessite o pagamento através de cheque. Estes devem ser assinados pelos aprovadores autorizados, de acordo com Procuração Vigente Reembolso de Caixas Filiais Vide PCI- 04 Procedimento de Caixinha Prazo de Recebimento de Reembolso de Caixas Filiais Vide PCI- 04 Procedimento de Caixinha Para todos os tipos de pagamentos Todo pagamento deverá ser em nome do fornecedor registrado no sistema SAP. Não é permitido efetuar pagamento em nome de terceiro. 6.2 Geração da Proposta de Pagamento É de responsabilidade de Contas a Pagar processar a proposta de pagamento via transação F110. É informado à Tesouraria o valor a pagar em cada Banco. A Tesouraria possui a responsabilidade de rodar o ciclo de pagamento.

5 Identificação: PCP-01 Revisão 02 Acesso livre Página 5 de Aprovação de Arquivo Eletrônico A aprovação dos arquivos de pagamentos enviados aos Bancos fica sob a responsabilidade dos aprovadores autorizados. 6.4 Pagamento de Tributos Os lançamentos dos tributos e impostos são efetuados pelos departamentos de Contabilidade, Fiscal e RH, e enviados ao Financeiro para pagamento através de guias de recolhimentos ou arquivos txt; Estes lançamentos são conferidos e liberados no sistema SAP considerando os seus respectivos vencimentos. Após as liberações e conferências dos pagamentos, o departamento de Contas a Pagar gera a proposta de pagamento e envia via à Tesouraria seguindo os parâmetros necessários para a geração do ciclo de pagamento, considerando assim os fornecedores correspondentes e seus respectivos vencimentos. Estes pagamentos são gerados no sistema SAP através de borderô. Para alguns impostos e tributos o departamento de Contas a Pagar recebe dos departamentos responsáveis os arquivos eletrônicos para o envio aos bancos. Os lançamentos para pagamentos de impostos que não foram possíveis a geração do arquivo eletrônico pelos responsáveis são inseridos manualmente no sistema do Banco pelo departamento de Contas a Pagar. 6.5 Retorno de Pagamento Os arquivos de retornos de pagamentos são recepcionados pela busca automática de arquivos e baixados no sistema SAP. Os arquivos de consistências são baixados apenas para verificar se os pagamentos foram agendados. Caso algum pagamento seja rejeitado pelo banco no momento da baixa da consistência, o sistema SAP reabre a partida automaticamente, permitindo a correção na partida e o reenvio ao Banco. 6.6 Pagamentos Rejeitados Os pagamentos rejeitados pelo banco através de TEDs são devolvidos na conta corrente da CMPC e a Tesouraria identifica para o Contas a Pagar através de um print com os dados do fornecedor para que seja regularizado e reenviado ao Banco para o devido pagamento. 7 RESPONSABILIDADES E ALÇADAS 7.1 Financeiro É de responsabilidade do departamento Financeiro, realizar o pagamento de todas as faturas ou títulos de acordo com o Procedimento e seguindo os prazos pré-estabelecidos.

6 Identificação: PCP-01 Revisão 02 Acesso livre Página 6 de Áreas Clientes É de responsabilidade das áreas clientes realizar o envio dos documentos a serem pagos ou realizar o lançamento no sistema SAP de acordo com o prazo estabelecido pelo Financeiro. 8 LEGENDA N/A 9 EXCEÇÕES N/A 10 VIGÊNCIA Esse procedimento passa a vigorar a partir da data de sua publicação ou da data de sua última revisão. O mesmo deve ser revisado em até 02 anos ou caso haja alguma alteração no processo.