NORMA GESTÃO DE CONTAS A PAGAR

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1 NORMA GESTÃO DE CONTAS A PAGAR

2 1. Do Objetivo: Determinar os procedimentos necessários para efetuar os pagamentos a fornecedores, prestadores de serviços, etc., na Globalweb Corp. 2. Do Uso: Este documento aplica-se à todas as empresas da Globalweb Corp. 3. De Quem Pode Utilizar Colaboradores do grupo envolvidos na gestão do contas a pagar. 4. Definições: De acordo com a recomendação da Diretoria Financeira, na negociação com os fornecedores, o prazo mínimo de pagamento deverá ser de 30 dias. Prazos inferiores a este, devem ser previamente autorizados pela Diretoria Financeira A forma de pagamento que será implementada será a decendial, ou seja, os prazos de vencimento das faturas e/ou notas fiscais deverão obedecer às datas 07, 17 e 27 de cada mês, que deverá estar indicada claramente na Nota Fiscal, bem como a forma de pagamento, que pode ser por meio de ficha de compensação ou depósito bancário. Caso a opção escolhida seja depósito bancário, deverá ser indicado o nº do Banco, o nº da Agência Bancária e o nº da Conta Corrente completos e legíveis, da empresa fornecedora. Solicitamos aos gestores que contatem seus respectivos fornecedores e que estes sejam orientados a proceder a cobrança junto a Globalweb Corp. nas datas mencionadas acima. Os atuais contratos e prazos vigentes junto aos fornecedores, devem ser negociados e alterados para as referidas datas decendiais para pagamentos a partir do mês de junho/2015. Após este prazo, não serão mais aceitos títulos com datas divergentes das aqui definidas.

3 4.3 - Todo e qualquer pagamento, somente poderá ser efetuado após a emissão e aprovação da AP (Autorização de Pagamento) no sistema Benner. A documentação necessária para que o processo de pagamento seja efetivado corresponde a: AP devidamente aprovada. Nota Fiscal, Recibo, etc., carimbados e assinados pelo recebedor do material e/ou serviço. 4.4 Sequência no processo de desembolso: Diariamente a Gerência de Tesouraria deverá analisar a programação de pagamento, segundo a seguinte ordem: 1. Obrigações Tributárias e Fiscais Retidos 2. Obrigações Tributárias e Fiscais Parte Empresa 3. Folha de Pagamento CLT 4. Folha de Pagamento PJ s alocados em projetos 5. PJ s alocados na Empresa 6. Fornecedores Diretos de operações e projetos 7. Fornecedores Demais 8. Diretoria 1º e 2º escalões 9. Prestadores de serviços terceirizados 10. Comissões 11. Aluguéis 12. Contas de consumo (água, luz e telefonia) 5 Dos Procedimentos Os processos para pagamentos devidamente aprovado, devem ser enviados ao CRD (Recebimento Fiscal) no prazo de 10 (dez) dias antes do vencimento. Os processos que não atenderem a este prazo, deverão ter suas datas de pagamento prorrogadas. Este pedido de prorrogação é de responsabilidade do solicitante do desembolso. Somente após a devida concordância formal do fornecedor, através de carta ou , a área de CRD Recebimento Fiscal irá alterar a data de vencimento no sistema Benner. 3

4 É também responsabilidade do solicitante, realizar a negociação com os fornecedores de materiais e/ou serviços, para que a documentação (NF, Recibo, etc.) seja entregue nas Unidades em tempo hábil e para que o prazo de envio ao CRD Recebimento Fiscal seja cumprido. Os pagamentos referentes ao recolhimento de Impostos e à Depósitos Judiciais/ Recursais, deverão ser tratados como exceção. 5.1 Responsabilidades Controladoria Corporativa Contabilidade Recebimento Fiscal Gerência Tesouraria Gestores e usuários do processo de Contas a Pagar 6 - Detalhamento Pagamentos: Os pagamentos podem ser efetuados através de: Título de Cobrança (Boleto Bancário): Esta é a melhor forma de pagamento e sempre que possível, deve ser negociada com os Fornecedores. Crédito em C/C, DOC s e TED s : Esta deve ser a última opção a ser negociada, por se tratar da forma de pagamento mais onerosa para a Empresa. Cheques: Os cheques só poderão ser emitidos para os seguintes pagamentos: - Impostos, Taxas e Guias de Arrecadação que não são aceitos nos Sistemas de Pagamentos dos Bancos; - Reposição de Fundo Fixo; - Pagamento de processos trabalhistas e depósitos Judiciais/ Recursais. 4

5 Débito Automático: Devem ser colocadas em débito automático todas as contas de Concessionárias (energia elétrica, água, gás, telefone, etc.) Notas: Não serão efetuados pagamentos de Títulos de Cobrança à terceiros, isto é, títulos negociados pelos Fornecedores dos materiais e/ou serviços. É importante que, nas confirmações aos Fornecedores, seja destacado o seguinte texto: O Fornecedor assume compromisso formal de não descontar e/ou caucionar em Bancos, Companhias Financeiras ou Estabelecimentos Correlatos, qualquer fatura e/ou duplicata decorrente deste fornecimento. As notas fiscais em cobrança bancária, obrigatoriamente, devem estar amparadas pelas fichas de compensação. Lembrando que aquelas entregues para pagamento desacompanhadas das fichas de compensação serão pagas através de depósito em conta corrente do fornecedor. Neste caso, havendo cobrança bancária posterior, referente ao título pago, a responsabilidade pela baixa junto ao banco ficará a cargo do gestor que contratou o fornecedor. Toda Nota Fiscal tem necessariamente que ser contabilizada dentro do mês de sua competência, independentemente da data de seu vencimento ou pagamento. Vigência Este documento tem vigência por prazo indeterminado a partir de sua publicação, podendo ser alterado a qualquer tempo. 5