ADMINISTRAÇÃO DO CENTRO DE EVENTOS E TATERSAL Matriz de responsabilidades
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- Maria Luiza Ramalho Pais
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1 ACZ Book Processos.ppt - 24 ADMINISTRAÇÃO DO CENTRO DE EVENTOS E TATERSAL Comercial Gerente do Centro De Eventos e do Tatersal Equipe do Centro de Eventos e do Tatersal Elaboração do contrato de locação Preparação do local Supervisão do evento Reorganização e limpeza do local após o evento
2 ACZ Book Processos.ppt - 25 ADMINISTRAÇÃO DO PARQUE FERNANDO COSTA Gerente do Parque Equipe de Serviçais Eletricista, Encanador, Carpinteiro, Pedreiro Diretores do Parque Limpeza diária do Parque Manutenção do Parque Preparação para Eventos
3 ACZ Book Processos.ppt - 26 AUTORIZAÇÃO PARA MOVIMENTAÇÃO DE EQUIPAMENTOS Setor Interessado Porteiro da Sede ou do Parque Setor de Patrimônio Emissão e assinatura de Controle de Saída Conferência e assinatura do porteiro Registro e arquivamento de cópia Conferência e assinatura de documentação no retorno
4 ACZ Book Processos.ppt - 27 COBRANÇA Tesoureiro Cobrador Software (automático) Jurídico Envio da comunicação de atraso no pagamento* Envio de cobrança Bloqueio de serviços para inadimplentes** (automático pelo sistema) Contato com principais devedores Protesto dos casos pendentes * Aproximadamente 15 dias de atraso ** Aproximadamente 30 dias de atraso Fonte: Entrevista com gestores, análise da equipe
5 ACZ Book Processos.ppt - 28 COMUNICAÇÃO INTERNA / ENDOMARKETING Setor Responsável Superintendência de Área Superintendência Geral Secretaria Geral Elaboração da proposta Solicitação da numeração de circular a SGE e elaboração de texto Aprovação pela SUG Elaboração da redação final Distribuição interna e arquivamento da via original Encaminhamento por (quando necessário)
6 ACZ Book Processos.ppt - 29 CONCILIAÇÃO CONTÁBIL Equipe de Controladoria Controller Geral Impressão da razão das contas Conciliação das contas Elaboração do mapa demonstrativo Arquivamento dos mapas Fornecimento de documentação para auditorias
7 ACZ Book Processos.ppt - 30 CONTAS A PAGAR Setor de Compras Classificador e Lançador Equipe de Contas a Pagar Tesoureiro Caixa Conferência da documentação Classificação e contabilização Arquivamento por vencimentos Emissão de cheques e coleta de assinaturas Pagamento Conclusão de lançamentos e arquivamento
8 ACZ Book Processos.ppt - 31 FATURAMENTO Órgãos (DDG e ETRs) Tesoureiro Faturista Envio de arquivo com movimentações para a sede Importação dos arquivos dos órgãos executores Emissão de faturas e boletos de cobrança Fonte: Entrevista com gestores, análise da equipe
9 ACZ Book Processos.ppt - 32 FORNECIMENTO DE INFRA-ESTRUTURA E SUPORTE PARA EVENTOS EXTERNOS Equipe de Serviços Gerais Equipe de Apoio Parque Superintend. Administr. Superintend. Comercial e Marketing Diretores de Parque Tesouraria Jurídico Elaboração do Contrato de Colaboração Faturamento e recebimento dos custos Preparação do Orçamento Limpeza e preparação do imóvel (Parque, CEV, Tatersal, etc) Manutenção em geral Alimentação dos animais Cessão de espaços físicos e disposição de material publicitário e de divulgação
10 ACZ Book Processos.ppt - 33 GESTÃO DA CONTABILIDADE DOS ETRs Caixa do ETR de ETRs (Sede) Geral Tesouraria Envio de numerário para ETRs Realização dos pagamentos e recebimentos e depósito de numerário na sede Recebimento dos arquivos digitais e documentos físicos dos ETRs Conferência dos lançamentos feitos pelos ETRs e documentação Suporte contábil aos ETRs e acerto das divergências de documentos e lançamentos Realização dos lançamentos Arquivamento dos documentos e encaminhamento para digitalização
11 ACZ Book Processos.ppt - 34 GESTÃO DA FOLHA DE PAGAMENTO Encarregado SDP Equipe SDP Tesouraria Geral Recebimento do ponto e da documentação (atestados, faltas, exames) Realização de lançamentos dos eventos Cálculo da folha Depósito de crédito nas contas Emissão de holerites e coleta de assinaturas Emissão de relatórios e arquivamento
12 ACZ Book Processos.ppt - 35 GESTÃO DE BENEFÍCIOS SOCIAIS Encarregado SDP Equipe SDP Tesouraria Geral Controle de concessão de benefícios (Unimed, assistência Odontológica, etc.) Conferência de faturas dos benefícios Realização de pagamentos liberados Acompanhamento da liberação de atendimentos Controle da confecção e reposição de uniformes Emissão de relatórios e arquivamento
13 ACZ Book Processos.ppt - 36 GESTÃO DE CUSTOS Setores Usuários e Eventos Gerencial e Controladoria Tesouraria Setor de Compras e Almoxarifado Planejamento e previsão orçamentária Suprimento de materiais e serviços Controle e realização de pagamentos e recebimentos Controle gerencial e emissão de relatórios
14 ACZ Book Processos.ppt - 37 GESTÃO DO ALMOXARIFADO Setor de Compras Almoxarifado Central (Sede) Geral Recebimento, conferência e registro de mercadorias adquiridas Manutenção e organização do depósito Recebimento de requisições, entrega de materiais e registro de baixa no estoque Elaboração da relação de reposições de estoque e compra de mercadorias
15 ACZ Book Processos.ppt - 38 GESTÃO DOS SERVIÇOS GERAIS Encarregado de Serviços Gerais Setor de Compras e Almoxarifado Equipe de Zeladoria da Sede Equipe de vigilância do Parque Equipe de Telefonia Equipe da Cantina Portarias do Parque e da Sede Equipe de Manutenções e Serviçais do Parque Supervisão dos processos Suprimento de materiais e serviços Limpeza e arrumação de ambientes Pequenos consertos e instalações Atendimento telefônico Serviços de copa e cozinha Vigilância dentro do perímetro do parque Controle de entrada e saída de pessoas Movimentação de móveis e equipamentos
16 ACZ Book Processos.ppt - 39 ORÇAMENTO E COMPRA DE INSUMOS E PEQUENOS SERVIÇOS Setor de Compras Almoxarifado Tesouraria Geral Recebimento de requisição Coleta de preços Aprovação da requisição Entrega do pedido ao fornecedor de materiais ou serviços Envio de cópia ao Almoxarifado Recebimento da mercadoria Recebimento da fatura Pagamento da fatura Arquivamento do processo
17 ACZ Book Processos.ppt - 40 PREPARAÇÃO DA ILUMINAÇÃO NATALINA Setor de Compras Equipe de Apoio (eletricistas) Arquiteto ou Decorador Diretoria Elaboração do projeto Coleta de preços Aprovação do projeto Compra de materiais e serviços Montagem da decoração Desmontagem da decoração
18 ACZ Book Processos.ppt - 41 PREPARAÇÃO DO PARQUE PARA CURSO DE JULGAMENTO Equipe de Serviços Gerais Equipe de Apoio Parque Superint. Administr. Superint. Comercial e Marketing Diretores de Parque Tesouraria Colégio de Jurados Planejamento e inscrições Preparação do orçamento e controle de custos Controle e recebimento das inscrições Limpeza e preparação do imóvel (Parque, CEV, Tatersal, etc) Manutenção em geral Alimentação de animais Administração de espaços físicos e disposição de material publicitário e de divulgação
19 ACZ Book Processos.ppt - 42 PREPARAÇÃO DO PARQUE PARA EXPOSIÇÕES* Equipe de Serviços Gerais Equipe de Apoio Parque Superint. Administr. Superint. Comercial e Marketing Diretores de Parque Tesouraria Jurídico Elaboração do Contrato de Colaboração Faturamento e recebimento do valor contratual Preparação do orçamento e controle de custos Limpeza e preparação do imóvel (Parque, CEV, Tatersal, etc) Manutenção em geral Suprimentos (palha de arroz, água, luz) e remoção de dejetos Alimentação de animais Cessão de espaços físicos e disposição de material publicitário e de divulgação * Exceto Expozebu
20 ACZ Book Processos.ppt - 43 PRESTAÇÃO DE CONTAS SOBRE VERBAS Equipe Superintendência Técnica Tesouraria Diretoria Solicitação de verba pública (fundo perdido) Elaboração de projeto técnico Estimativa do projeto Orientação na execução do projeto Execução de pagamentos autorizados Elaboração de prestação de contas
21 ACZ Book Processos.ppt - 44 RECRUTAMENTO E SELEÇÃO Encarregado SDP Equipe SDP Encarregado RH Setor Requisitante Recebimento e cadastramento de currículos Solicitação de funcionário e aprovação prévia da vaga Recrutamento de candidatos e seleção de currículos Pré-seleção e entrevistas iniciais Entrevista do requisitante Análise técnica e recomendação dos melhores candidatos à vaga Escolha do candidato à vaga Contratação do candidato
22 ACZ Book Processos.ppt - 45 TRANSFERÊNCIA DE TÍTULO DE SÓCIO REMIDO Vendedor Caixa do Órgão (Sede / ETR) Secretaria Geral Superint. Administr. Diretoria Digitalização DIS Tesouraria Emissão de novo título e coleta de documentação do novo sócio Recebimento de pagamento (ou comprovação de isenção) e documentos Conferência de título e documentos Cadastramento do título Aprovação do título Digitalização de documentos Cadastramento de transferência no sistema e envio de documentos ao sócio
23 ACZ Book Processos.ppt - 46 VENDA DE ASSINATURAS DA REVISTA ABCZ Vendedor ou Internet Caixa do Órgão (Sede / ETR) Superintendência Comercial e Marketing Tesouraria Venda de assinaturas da revista Recebimento de pagamento e cadastro Conferência de pagamento e liberação dos números assinados para o mailing Controle da emissão do mailing para distribuição da revista Resolução de casos de não recebimento da revista Acompanhamento do processo e envio de boletos de renovação
24 ACZ Book Processos.ppt - 47 VENDA DE TÍTULOS PARA NOVOS SÓCIOS Vendedor Caixa do Órgão (Sede / ETR) Secretaria Geral Superint. Administr. Diretoria Digitalização DIS Tesouraria Venda do título Recebimento do pagamento e documentos Conferência do título e documentos Cadastramento do título Aprovação do título Digitalização dos documentos Envio de documentos ao sócio
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