POLÍTICA APROVAÇÃO DE COMPRAS E ALÇADAS

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Joana Casqueira Casado
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2 Índice 1. Objetivo Abrangência Definições Políticas Responsabilidades Detalhamento Referências Correlações Histórico Vigência Registro Anexos Ciclo de aprovação...7

3 1. Objetivo Esta política tem por objetivo apresentar orientações institucionais administrativas e financeiras para o processo de compra para projetos, bens (imobilizado) de consumo, estabelecer alçadas e limites de aprovações, bem como promover concorrências em condições de iguais oportunidades entre os fornecedores, por meio de qualificação, requisitos técnicos, organizacionais e socioambientais alinhado com a política do Código de Ética e Conduta da Globalweb Corp. 2. Abrangência Está política é válida para todas as empresas do Grupo. 3. Definições Web service - portal de serviços de compras integrado ao sistema ERP (Enterprise Resource Planning), Benner, com a funcionalidade do cadastro de solicitações, aprovação de pedidos e emissão de Requisição de compras. Capex Custo com projetos Opex Custo operacional 4. Políticas Definição e padronização das aprovações no processo de compras para as empresas da Globalweb Corp. 5. Responsabilidades A política aplica-se aos Gestores que aprovam o processo de compra, assim como, Diretores e Presidentes. 3

4 6. Detalhamento 6.1. Solicitações de Compras As solicitações de compras deverão ser realizadas de forma íntegra e transparente através do portal Web service, não devendo ser realizadas compras diretas sem que passem pelo fluxo de aprovação sistêmico, sendo necessário a inclusão de 03 cotações dos preponentes para que o sistema ERP realize a escolha do menor preço e informação do vencedor, fornecedores exclusivos e quando houver exceções, fica obrigatório a justificativa e aprovação da Diretoria do solicitante Aprovação do Pedido de Compras Caberá ao gestor do projeto a responsabilidade da aprovação sistêmica respeitando os status: não aprovação, aprovação com orçamento ou aprovação sem orçamento. Porém, se não existir orçamento para a respectiva linha de despesa e/ou custo, será enviada uma solicitação eletrônica ao Diretor Financeiro Corporativo e/ou ao Presidente, que analisará a justificativa do não orçamento e verificará se cabe aprovação da despesa e/ou custo. Caso venha a ser aprovado pela diretoria da área e pela Controladoria Corporativa, o budget deverá ser remanejado 6.3. Requisição de Compras Fica sob a responsabilidade do gestor da Área de Pré-vendas encaminhar a documentação digitalizada do vencedor para o departamento de compras tais como: PFP (planilha de formação de preços de projetos), EC (especificações técnicas), proposta comercial, carta convite minuta e contrato (serviços e software customizados) com revisão jurídica. No caso de informações faltantes ou incorretas, a solicitação de compras será cancelada e o solicitante ficará responsável pela criação de uma nova solicitação. O prazo para liberação de compras, dependendo da complexidade, pode ocorrer entre 10 à 30 dias Alçadas de Limites Compras sem contrato Para os casos de compras efetuadas e que não possuem contrato de prestação de serviços ou bens e consumo, será necessário justificativa e aprovação da diretoria da área bem como da diretoria de controladoria, seguindo os mesmos critérios de aprovações do item 6.7 (Aprovação de compras sem orçamento). 4

5 6.5. Alçadas de Limites Compras com contratos Segue o mesmo fluxo vide tabela de Alçadas 6.6 e Alçadas de Limites Compras para Projetos, Bens e Consumos com orçamento implantado no sistema Até R$ 2.500,00 (Requisitante + Gerência da área); Acima de 2.500,01 até 5.000,00 (Requisitante + Gerente da área + Diretor da área); Acima de 5.000,01 (Requisitante + Gerente da área + Diretor da área + Controller Corporativo); 6.7. Alçadas de Limites Compras para Projetos, Bens e Consumos sem orçamento implantado no sistema Até R$ 2.500,00 (Requisitante + Gerencia da área); Acima de 2.500,01 até 5.000,00 (Requisitante + Gerente da área + Diretor da área); Acima de 5.000,01 até ,00 (Requisitante + Gerente da área + Diretor da área + COO); Acima de ,01 até ,00((Requisitante + Gerente da área + Diretor da área + COO + Controller Corporativo); Acima de ,01 até 50, (Requisitante + Gerente da área + Diretor da área + Controller Corporativo + CFO + CEO); Acima de ,01 (Requisitante + Gerente da área + Diretor da área + Controller Corporativo + CFO + CEO) Prazos para Aprovação da Requisição As aprovações devem ocorrer em um prazo definido conforme as prioridades descritas abaixo: Baixo 72 horas. Normal 48 horas. Alto Imediato Prazos para Aprovação da Compra Baixo 05 dias. Normal 02 dias. Alto Imediato. 5

6 7. Referências Código de Ética e Conduta de Negócios e Política de Anticorrupção. 8. Correlações ERP Sistêmico e Portal de Serviços. 9. Histórico Versão Vigência Este documento tem a vigência de 01 ano. N.ºda Revisão 001 Item revisado Alterado para Data Sem alterações - 27/03/ Registros Nome do Registro Código Meio F/E Armazenamento Recuperação Acesso Tempo de Retenção Descarte Responsável Informações que devem conter em cada campo da tabela: Nome do Registro Alçadas e Limites de Aprovações Código Codificação do registro que é gerado pela atividade. Meio F/E (E) Requisições de compras, (F) para contratos 6

7 Armazenamento Servidor Recuperação/Acesso Controladoria Tempo de Retenção Prazo de 05 anos. Descarte Área de TI Responsável Controladoria (Sergio Ricardo Rodrigues) 12. Anexos Contratos e aditivos digitalizados. 13. Ciclo de aprovação Elaborador Controles Internos Departamento Controladoria Data: 27/03/2015 Revisor Sergio Ricardo Rodrigues Departamento Controladoria Data: 27/03/2015 Aprovador Sergio Ricardo Rodrigues Departamento Controladoria Data: 27/03/2015 7

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