Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria

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1 Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria 1ª Versão 1

2 Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria PROCESSO DE ESPECIFICAÇÃO DE COMPRAS 1ª Versão 2

3 ÍNDICE 1 - INTRODUÇÃO 2 - VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES 3 - DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO ATIVIDADES CRÍTICAS DO PROCESSO 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO 6 EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL 1ª Versão 3

4 1 INTRODUÇÃO No contexto do Sistema Indústria, o processo de Especificação de compras é de responsabilidade da área de Suprimentos e tem como função garantir que a necessidade de compra seja bem especificada para que a mesma seja realizada conforme normas legais. Este processo tem seu início na criação da solicitação de compra e seu término com a determinação do tipo de compras. Os principais indicadores sugeridos para medição deste processo são: índice de solicitações de compras devolvidas aos solicitantes; e prazo médio da análise da solicitação de compra. Este processo possui interface com os processos de Gestão Orçamentária e Gestão de Cadastro de Materiais, e tem como principal cliente a área de Compras. 1ª Versão 4

5 Disponibilidade orçamentária Solicitação de compra 2 VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES Gestão orçamentária Especificação de compras Solicitação de compras aprovada com tipo de compras definido Cadastro de materiais e serviços Cadastro fornecedores Gestão de fornecedores Compras diretas Licitação, dispensa ou inexigibilidade Gestão de cadastro de materiais Pedido de compras aprovado NF do material NF do serviço e medição Recebimento de material e/ou serviço Gestão de contratos Instrumento contratual assinado Material estocado Gestão do contas a pagar Gestão do patrimônio Gestão de estoque NF do serviço e medição 1ª Versão 5

6 3 DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO ORIGEM Solicitante Gestão de Estoque Fornecedores Planejamento e Orçamento ENTRADA Necessidade de compras Informações do estoque Estimativa de preço Informação da disponibilidade orçamentária FUNÇÃO: Garantir que a necessidade de compras seja bem especificada para que a compra seja realizada conforme normas legais. PADRÕES, NORMAS, POLÍTICAS, DIRETRIZES, LEIS Regulamento de Licitações e Contratos do SESI e SENAI. Leis tributárias, previdenciárias e fiscais Política de Aquisição de Bens e Serviços ESPECIFICAÇÃO DE COMPRAS INÍCIO FIM SAÍDA Solicitação de compras aprovada com tipo de compra definido Termo de referência DESTINO Compras Gestor Gestão de Cadastro de Materiais Autorização da solicitação Bens e serviços cadastrados Criar solicitação de compras Selecionar tipo de compras ÁREA RESPONSÁVEL Suprimentos 1ª Versão 6

7 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO SUBPROCESSO: CRIAR SOLICITAÇÃO DE COMPRAS 1ª Versão 7

8 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO) 1ª Versão 8

9 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 1 PREENCHER SOLICITAÇÃO DE COMPRAS PONTOS DE OBSERVAÇÃO: Quanto melhor for a especificação e o detalhamento dos produtos/serviços no cadastro geral de itens, maior será a assertividade na compra do produto/serviço. A definição e o entendimento amplo do que constituí um serviço ou um produto se fazem necessários para que haja uma melhoria na qualidade das solicitações de compras; Solicitações de cunho específico, devem ser feitas juntamente com as áreas técnicas (exs.: compra de computadores: área de TI; treinamento de funcionários: área de RH; serviços de comunicação: área de comunicação; etc). 1ª Versão 9

10 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 1 PREENCHER SOLICITAÇÃO DE COMPRAS (CONTINUAÇÃO) DETALHAMENTO DA SOLICITAÇÃO: Os seguintes pontos devem ser observados no preenchimento da solicitação de compras de um produto ou serviço: 1. Discriminar os códigos orçamentários, como: entidade, unidade operacional, solicitante, centro de custo, centro de responsabilidade; 2. Definir os produtos e/ou serviços que serão solicitados; Nota: Conforme política de aquisição de bens e serviços é prerrogativa da área de suprimentos a prospecção de fornecedores, visando a segregação de função e mitigação dos riscos do processo. 1ª Versão 10

11 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 2 DEFINIR TIPO DE COMPRAS PONTOS DE OBSERVAÇÃO: Para a Confederação / Federação e o IEL, a compra de qualquer serviço e/ou produto se dá de forma direta, independente do valor. A exceção é quando a contratação for utilizar verbas do convênio com o governo e ultrapassar o valor limite de dispensa, de acordo com as leis 8666/93 e 10520/02. Nestes casos, a contratação será encaminhada para área de licitações. Para SESI e SENAI, a contratação que ultrapassar os limites observados no artigo 6º do RLC (Regulamento de Licitações e Contratos) será considerada uma licitação. À medida em que houver condição de previsibilidade de compra, deve-se observar também o somatório dos valores comprados de um determinado item ao longo do ano. Se este somatório ultrapassar os limites observados, deve-se fazer uma licitação, para não caracterizar fracionamento. 1ª Versão 11

12 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 2 DEFINIR TIPO DE COMPRAS (CONTINUAÇÃO) PONTOS DE OBSERVAÇÃO: Compras compartilhadas entre as instituições cujo valor total estiver dentro do limite de dispensa, deverão ser consideradas como compras diretas. Compras compartilhadas entre as instituições cujo valor total estiver acima do limite de dispensa, deverão ser feitas pela modalidade de licitação. 1ª Versão 12

13 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO FUNÇÃO DO PROCESSO: Garantir que a necessidade de compras seja bem especificada para que a compra seja realizada conforme normas legais. COMO VAMOS MEDIR SE O PROCESSO EXECUTA SUA FUNÇÃO? INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE 1 Índice de solicitações de compras devolvidas aos solicitantes (Total de solicitações de compras devolvidas ao solicitante/número total de Solicitações de compras recebidas) X 100 Qualidade % Menor, Melhor Mensal 2 Prazo médio da análise da solicitação de compras (( Somatório Data da definição do tipo de compra Data do recebimento da solicitação) / Número total de análise da solicitação de compras) Prazo dias Menor, Melhor Mensal 1ª Versão 13

14 6 EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL Maurício Vasconcelos de Carvalho Gerente Executivo de Administração, Documentação e Informação Em caso de dúvidas e sugestões: Paulo Roberto Torres Guimarães Gerente de Compras paulo.guimaraes@cni.org.br telefone: (61) ª Versão 14