SUMÁRIO 1. OBJETIVO 2. APLICAÇÃO 3. ATRIBUIÇÃO E RESPONSABILIDADE 4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 5. TERMINOLOGIA 6. DESCRIÇÃO DO PROCESSO/ATIVIDADE

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1 Aprovado ' Elaborado por Fernando Cianci/BRA/VERITAS em 16/09/2014 Verificado por Mercio Sobrinho em 16/09/2014 Aprovado por Sandro de Luca/BRA/VERITAS em 16/09/2014 ÁREA GFI Tipo Procedimento Regional Número 45 Título Contas à Receber Selecione o verificador do Documento: Mercio Sobrinho/BRA/VERITAS Fernando Cianci16/09/2014 ÍNDICE: SUMÁRIO 1. OBJETIVO 2. APLICAÇÃO 3. ATRIBUIÇÃO E RESPONSABILIDADE 4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 5. TERMINOLOGIA 6. DESCRIÇÃO DO PROCESSO/ATIVIDADE 6.1 CADASTRAMENTO DE CLIENTES/CONTRATOS 1

2 6.2 FATURAMENTO 6.3 NOTAS DE CRÉDITO (CANCELAMENTO) / GLOSA 6.4 RECEBIMENTO 7. REGISTROS 8. REVISÃO 9. ANEXOS 2

3 TEXTO DO PROCEDIMENTO: 1. OBJETIVO O objetivo do presente procedimento é definir as rotinas bem como o funcionamento do contas a receber do BUREAU VERITAS BRASIL. 2. APLICAÇÃO Este documento se aplica ao processo de definição das rotinas do contas a receber do BUREAU VERITAS BRASIL. 3. ATRIBUIÇÃO E RESPONSABILIDADE 3.1 Cabe a Diretoria Financeira a aprovação deste procedimento. 3.2 Cabe a Gerência Financeira a elaboração deste procedimento. 4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA a) Reconhecimento das perdas do recebimento de créditos dedutibilidade para IRPJ e CSLL conforme artigos 9 a 12 da lei de 1996 (artigos 340 a 343 do RIR/99) b) Extrato Bancário com movimentação diária para baixa dos títulos pagos pelos clientes. c) PR 54 (Cadastro Geral) 5. TERMINOLOGIA 3

4 Bureau Veritas Brasil Todos os escritórios e atividades do Bureau Veritas, BVQI, Tecnitas, Inspectorate, AutoReg e AutoVis no Brasil. GFI - Gerência Financeira 6. DESCRIÇÃO DO PROCESSO/ATIVIDADE 6.1 Cadastramento de Clientes/Contratos Todos os contratos firmados devem ser imediatamente registrados no ZIG. Para tanto deve ser solicitada ao responsável do cadastro a inclusão do cliente em questão. Todos os campos exigidos no modelo de cadastro do LN (PR 54) devem ser preenchidos. O contas a receber terá um dia para o registro das solicitações. Qualquer exceção para este prazo limite será formalizada por comunicação interna a ser emitida pela Gerência Financeira. O cadastro do contrato no SOP deve contemplar todas as informações exigidas e deve ser realizado tão logo tenhamos a confirmação do serviço a ser executado. Deve-se evitar a todo custo a concentração de solicitações de cadastro no momento do faturamento ao cliente. Todos os custos e receitas relacionados diretamente com a execução de um contrato devem ser, obrigatoriamente, registrados com a referência do contrato no ZIG. 6.2 Faturamento Existem dois tipos de faturas no sistema (pré-impressa e eletrônica): As faturas do tipo eletrônicas são geradas inicialmente no JDEdwards (SOP), pelas áreas Operacionais, criando um número de pré-nota (RPS - Recibo Provisório de Serviços). Após a criação da pré-nota, o analista do contas à receber emite a fatura final pelo site da respectiva Prefeitura Municipal. Este processo converte o número do RPS em um novo número de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), que é finalmente atualizado no JDEdwards. 4

5 Os clientes que estiverem incluídos no black list terão o seu faturamento automaticamente bloqueado. O faturamento dos clientes que fazem parte do black list só será liberado mediante aprovação da Gerência Financeira ou Diretoria Financeira Notas de Crédito (Cancelamento) / Glosa Nota de Crédito Para cancelamento total, deverá ser emitida uma solicitação de cancelamento de Nota Fiscal, assinada pelo Diretor da área, conforme o modelo anexo I, e encaminhada juntamente com a nota fiscal original (no caso de fatura pré-impressa) para o responsável do contas a receber. As datas limite para solicitação de notas de crédito serão as mesmas definidas para a emissão de faturas em cada mês. As solicitações devem ser emitidas com uma periodicidade mínima semanal. Deve-se evitar a concentração de pedidos de cancelamento durante a última semana do mês Glosa Sempre que for necessária a glosa de uma fatura, deverá ser emitida uma solicitação de glosa da Nota Fiscal, assinada pelo Diretor da área, conforme o modelo anexo II, e encaminhada juntamente com a cópia da nota fiscal para o responsável do contas a receber. Após aprovação da glosa, a área responsável deverá informar ao cliente os dados para pagamento via depósito. Mensalmente o responsável pelo contas à receber irá apresentar um relatório com os KPI s, contendo a quantidade e os motivos das Notas de Crédito / Glosa / Prorrogação emitidas por área. 6.4 Recebimentos Os recebimentos devem ser efetuados preferencialmente por quitação de boleto bancário. 5

6 Caso se faça necessário o depósito em conta, a área operacional deverá informar o código do ZIG, para que o cliente efetue o depósito em conta codificada. É proibida a utilização de conta bancária diferente da codificada para recebimento de títulos. Somente à área de cobrança possui autorização para negociar juros e multas existentes sobre títulos em atraso. Qualquer negociação feita pelas áreas operativas deverá ser informada e aprovada pelo GFI antes de concluída. Caso a negociação seja concluída com juros e prazos diferentes do que consta na boleto bancário, o cliente deverá efetuar o pagamento via depósito bancário. Toda negociação, depois de concluída pela área de cobrança, deverá ser informada ao contas a receber via LN. Diariamente o contas a receber envia um arquivo texto (remessa) para o Bradesco com todas as informações das faturas emitidas no dia anterior para registro dos respectivos boletos no banco. Após liquidação desses boletos pelos clientes o banco envia outro arquivo texto (retorno) para baixa dos respectivos títulos no contas a receber e posterior contabilização. Caso o valor creditado pelo cliente na conta corrente seja diferente do valor líquido do título em aberto, o contas a receber efetuará a baixa parcial do mesmo, retornando para o departamento de cobrança a fim de identificar o real motivo da diferença apontada. O profissional encarregado pela integração do SOP (Sales Update) no módulo do contas a receber no JDEdwards será responsável pela análise documental e contábil dos registros gerados. 7. REGISTROS a) Vide anexos b) Lançamentos contábeis c) Relatório KPI s 6

7 8. REVISÃO Revisão 0 em 20/08/2007 Revisão 1 em 20/07/ procedimento teve todo conteúdo e forma revisados Revisão 2 em 28/08/ ANEXOS ANEXO I Solicitação de Nota de Crédito para cancelamento de Nota Fiscal. ANEXO II Solicitação de Glosa da Nota Fiscal. Anexo I-xls.zip Anexo II-xls.zip 7