MIT041 - Especificação de Processos Padrão do Módulo Financeiro - Protheus Cliente: Caern - Companhia de Água e Esgoto do Rio Grande do Norte

Transcrição

1 Página: 1 de Contas a Pagar: O departamento ou a Gestão de Contas a Pagar de uma determinada empresa e/ou organização é responsável por fazer toda a gestão dos compromissos que são assumidos por essa instituição. O departamento deve cuidar para que os pagamentos sejam efetuads assim que os contratos estejam corretos. É de responsabilidade do departamento de contas a pagar, preparar os processos de pagamento, assim como cuidar para que esses pagamentos sejam efetuados dentro do prazo de vencimento, cabendo ao departamento fazer a prorrogação desses pagamentos quando houver necessidade. Na gestão do departamento de Contas a Pagar, o setor deve controlar todos os contratos que estão firmados com a empresa, mantendo contato com os fornecedores a fim de facilitar o processo, até para obter vantages em negociações financeiras. A importância do departamento de contas a pagar deve-se a sua posição administrativa e financeira, que contribuem com as informações para que a empresa tome as decisões mais vantajosas para o grupo. Portanto o sistema de contas a pagar é importante para o sucesso da organização Funções do Contas a Pagar: Essa rotina permite realizar as diversas funções de títulos a pagar em uma única tela, englobando várias operações que também podem ser acessadas pelo menu. Em Contas a Pagar, estão disponíveis as seguintes operações: Opções de Contas a Pagar (Inclusão/Alteração/Exclusão/Substituição) Baixa Manual Baixa Automática Borderô Faturas Compensação Cheques sobre Títulos Liberação para Pagamento CNAB Página 1 de 34

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3 Página: 3 de Contas a Pagar: A rotina de Contas a Pagar controla todos os documentos, também chamados por títulos, a serem pagos pela empresa. Estes títulos podem ser Duplicatas, Cheques, Notas Promissórias, Adiantamentos, Pagamentos Antecipados, Notas Fiscais, etc. A inclusão de um título na carteira a pagar pode ser automática, caso o Módulo Compras e/ou Módulo de Estoque/Custos estejam integrados ao Financeiro, a partir das notas fiscais de entrada, ou ainda manual, incluindo-se os títulos individualmente, via digitação. O Faturamento, quando integrado, gera títulos a pagar através da rotina Atualização de Comissão. Esses títulos estarão apresentados pelo padrão COM, e seu prefixo será definido pela configuração de um parâmetro, MV_3DUPREF. Os títulos devem ser agrupados por natureza, permitindo assim uma geração de resultados (relatórios), de forma estruturada e organizada, sendo uma poderosa ferramenta gerencial. Com a opçãp de desdobramento, na inclusão de Contas a Pagar, podem ser gerados diversos títulos a partir de um, tendo todos o mesmo valor (parcela), ou o valor dividido pelo número de parcelas (total). O sistema realiza o acompanhamento do histórico dos Fornecedores, como maior saldo, média e maior atraso, e o controle dos saldos a pagar como valor vencido, a vencer e outros. Na quitação dos títulos, o sistema oferece facilidades no tratamento da empresa x banco, com pagamentos automáticos e emissão de cheques. A baixa dos títulos a pagar pode ser feita de forma manual ou automática, individual ou por lotes recebidos dos bancos. Pode-se controlar os títulos que serão considerados ou não para fins de Fluxo de Caixa, de acordo com a preferência do usuário. Na inclusão do contas a pagar o sistema atualiza o Fluxo de Caixa e efetua os lançamentos contábeis, através da definição dos parâmetros, via comando <F12> e dos lançamentos padronizados realizados. Página 3 de 34

7 Página: 7 de Baixas do Contas a Pagar Manual: Permite efetuar as baixas dos títulos a pagar individualmente. Visualmente, os títulos lançados no Contas a Pagar apresentam uma esfera indicativa ao lado esquerdo, na janela de manutenção de Baixas a Pagar. A cor verde, indica título não baixado. A cor vermelha, título já baixado e A cor azul, título baixado parcialmente. Pela baixa do título podemos determinar seu motivo, mediante cadastramento prévio de uma Tabela de motivo de Baixas, disponível na opção Miscelâneas. Além de identificar os títulos, esta tabela permite que um motivo de baixa possa ou não Movimentar Saldo Bancário, Gerar Comissão e ainda Gerar Cheque. Este controle é feito através dos campos Mov. Bancária, Comissão e Cheque. Os tipos de baixas que não movimentam saldo bancário são: BA Baixa Automática sem Borderô JR Juros MT Multa DC Desconto CM Correção Monetária D2 Desconto de Título Descontado J2 Juros de Título Descontado M2 Multa de Título Descontado V2 Valor Líquido de Título Descontado TL Valor Baixado com Tolerância CP Baixa via Compensação C2 Correção de Título Descontado Há cinco motivos padrões de baixa de títulos a pagar: Normal (NOR): Cabe a títulos de pagamentos normais. Atualiza automaticamente a movimentação bancária, caso tenha sido gerado cheque para o título. Devolução (DEV): Utilizada em recebimentos referentes a devoluções. Não atualiza a movimentação bancária. Dação (DAC): Quando foi dado alguma coisa como pagamento de outra. Não atualiza a movimentação bancária. Página 7 de 34

8 Página: 8 de 34 Vendor (VEND): Pagamento de títulos via empréstimo bancário. O banco passa a ser beneficiário, porém é necessário que a empresa possua um contrato bancáro cadastrado para possibilitar este empréstimo. Atualiza automaticamente a movimentação bancária. Débito CC: Debita automaticamente a movimentação bancária, sem a necessidade de gerar cheque sobre o título. Na transação de baixa de um título podem ser realizados os seguintes tipos de baixa: Baixa Manual: A baixa manual consiste em informar individualmente as características referentes à quitação de um título. Baixa por Lote: Esta opção é utilizada quando vários títulos com características semelhantes são baixados de uma única vez. Página 8 de 34

9 Página: 9 de Baixas do Contas a Pagar Automático: Esta rotina para efetua a baixa de títulos a pagar automaticamente. Importante: É possível cancelar a baixa de um ou mais títulos/borderôs, para isto, é necessário definir o range na pergunta De/Até Borderô. Página 9 de 34

12 Página: 12 de Baixa do Contas a Pagar Multi-Filial: Esta rotina permite gerar cheques automaticamente e/ou cancelar tanto baixa efetuada como os cheques emitidos. Importante: Esta funcionalidade atende apenas à instalação que utiliza o compartilhamento das tabelas em modo Exclusivo. Página 12 de 34

15 Página: 15 de Borderos de Pagamentos: Essa rotina agrupa os títulos a pagar em borderôs para enviá-los ao banco, com as instruções sobre a forma de pagamento. O Borderô pode ser impresso ou gerado em um arquivo TXT com seus dados. O layout do arquivo TXT utiliza os mesmos mecanismos da geração do arquivo remessa CNAB. Após a geração do borderô de pagamentos, os títulos são baixados automaticamente. Utilize a opção Baixa a Pagar Automática para verificar o número do borderô. Importante: Após a geração do borderô, prepare o Arquivo de Envio para o banco, caso utilize a Comunicação Bancária - CNAB. Para que o envio seja possível, é necessário cadastrar os Parametros CNAB. Ao informar SIM no pergunte Seleciona Filiais? É possível selecionar as filiais que são consideradas na geração do Borderô. Também é possível gerar o Borderô de Pagamento com a Forma de Pagamento por meio da rotina Fornecedores e Contas a Pagar. Para isto, basta preencher o campo Forma Pagto. Página 15 de 34

17 Página: 17 de Compensação de Carteiras: Essa rotina realiza a compensação de títulos a pagar com títulos a receber. Um exemplo prático ocorre quando um fornecedor que possui títulos a receber também é um cliente que possui títulos a pagar. As carteiras podem ser compensadas umas entre as outras, no intuito de abater valores devidos e a receber. Dessa forma, o cliente e o fornecedor são a mesma pessoa física ou jurídica, com direitos e obrigações para com sua empresa. Não é necessário que o cliente seja igual ao fornecedor. A contabilização desta rotina é feita por meio do lançamento contábil padronizado 594. Além disso, a rotina efetua a retenção de PIS, COFINS e CSLL dos títulos a pagar, gerando os respectivos títulos de impostos, quando são gerados pelo pagamento, que neste caso é a compensação. Página 17 de 34

20 Página: 20 de Manutenção de Borderôs: A rotina de Manutenção de Borderos permite a inclusão ou exclusão de títulos em um borderô a receber ou a pagar, atualizando, após sua execução, os arquivos de borderôs e o Contas a Receber e Contas a Pagar. Na Janela de manutenção da rotina o sistema relaciona os títulos através da legenda, sendo: Cor Verde, os títulos estão em Carteira Cor Vermelha, os títulos foram transferidos Cor Azul, os títulos foram baixados Cor Amarela, os títulos estão em Bordero Selecionado. Página 20 de 34

22 Página: 22 de Faturas a Pagar: A Rotina de Faturas a Pagar permite aglutinar vários títulos em outros, com diversas parcelas, para o mesmo fornecedor e permite gera-los apenas para a loja do título principal ou se desejar para todas as lojas do fornecedor. Estas transações atendem empresas que emitem ou recebem várias notas e apenas uma fatura, é o caso dos Conhecimentos de Fretes que são emitidos para cada viagem e no fim de um determinado período emite-se uma única Fatura aglutinando todos os Conhecimentos. Nesta operação novos títulos são gerados e o sistema solicita o Código da Condição de Pagamento no qual é definido o desdobramento do título, baixando os títulos originais. O tipo do título pode ser modificado na inserção de dados para geração da fatura. Os títulos são sugeridos para aglutinação conforme a especificação do período de emissão, código do fornecedor e valor total da fatura. Importante: É importante observar qua os dados referentes a Prefixo, Tipo, Número e Natureza na tela inicial referem-se aos títulos a gerar, já os campos emissão, valor da fatura e fornecedor utilizam-se para filtrar os títulos. As gerações de faturas podem ter o mesmo prefixo, tipo e número desde que os fornecedores/lojas sejam distintos. Página 22 de 34

25 Página: 25 de Cheques s/títulos: A característica dessa rotina é que o sistema possibilita a geração dos cheques antes que seja realizada a baixa dos títulos, podendo ser gerado um único cheque para vários títulos do mesmo fornecedor. Quando ocorrer a baixa, fia vinculado o Banco/Agência/Conta/Cheque do título. São permitidas duas formas de criação de cheques: Sobre Títulos e Avulsos, ou seja, sem relação com qualquer título. O sistema possibilita ainda o redepósito de cheques gerados por esta rotina. Após geração dos cheques, através da opção Liberação de Cheques o sistema permite que os cheques gerados possam ser liberados on-line, de acordo com o preenchimento do parâmetro MV_LIBCHEQ. Quando o conteúdo for igual a S, os cheques são liberados automaticamente e quando o parâmetro estiver igual a N, devem obrigatoriamente passar por esta opção. Para os casos de ter que passar pela liberação, a movimentação bancária ocorre após este procedimento. Nos demais casos, ocorre no momento da geração do cheque. Quando o cheque é gerado, o sistema apresenta uma sinalização ao lado dos títulos na cor vermelha, indicando que ocorreu a geração, e pode ser impresso pela rotina de relatórios Emissão de Cheques. A rotina Cheque sobre Títulos relaciona-se com o módulo contábil a partir dos lançamentos contábeis padronizados. Página 25 de 34

29 Página: 29 de Geração de Cheques: Esta rotina permite gerar cheques para os títulos que foram baixados, com a flexibilidade de agrupar vários registros para gerar um único cheque. Outra possibilidade é a liberação dos cheques que ainda não tenham influenciado a movimentação bancária. Desta forma, os cheques podem ser liberados on-line. A configuração do parâmetro MV_LIBCHEQ é que define a geração da movimentação bancária, sendo: Quando configurado com S, os cheques são liberados automaticamente. Quando configurado com N, os cheques devem, obrigatoriamente, serem gerados. A movimentação bancária ocorre quando houver liberação on-line ou após o procedimento de liberação de cheques. O sistema apresenta o status da posição dos cheques: Cor Verde: Cheque Aglutinado, ocorre quando um único cheque foi gerado para vários títulos. Cor Amarela: Cheque a ser aglutinado, movimentos que aguardam a geração de cheque. Cor Vermelha: Cheque Impresso, indica que o cheque foi impresso. Cor Azul: Cheque não Impresso, indica que o cheque não foi impresso. Cor Preta: Cheque Cancelado, indica que o cheque foi cancelado. Página 29 de 34

32 Página: 32 de Compensação Contas a Pagar: Esta transação permite que sejam executadas as compensações de todos os adiantamentos já efetuados e cadastrados, realizados pelos fornecedores (títulos tipo PA), além de notas de créditos a abatar (títulos tipo NDF). Os adiantamentos selecionados e informados pelo usuário serão abatidos do valor total do título original. Através da compensação de títulos a pagar é possível: Compensar títulos de um mesmo fornecedor/loja com adiantamentos deste mesmo fornecedor/loja; Compensar títulos de um determinado fornecedor com adiantamentos deste mesmo fornecedor, não importando qual a loja do título a compensar. Com isso, o título pode ser compenado com qualquer título de adiantamento do mesmo fornecedor, em aberto no cadastro de títulos, não importanto a qual loja do fornecedo pertença este título. Compensar título de determinado fornecedor com adiantamentos de diversos fornecedores, podendo ser determinada uma faixa de fornecedores ou todos. Com isso, o tótulo pode ser compensado com qualquer título de adiantamento em aberto no cadastro de títulos, não importando qual o fornecedor deste título Compensação de Pagamento Antecipado pelo Valor Bruto: A compensação de títulos de adiantamento tipo PA pelo valor bruto funciona da seguinte forma: Quando o título de pagamento antecipado é maior que o valor do título principal que será compenado. Quando a soma do adiantamento mais o valor dos impostos referente a este título for menor que o valor do título principal a ser compensado, esse total será baixado do valor principal do título. Quando o título de pagamento antecipado for igial ao valor bruto do título principal, serão baixados tanto o título de adiantamento como os de retenções de impostos (caso tenha gerado a retenção no Adiantamento), gerando uma Nota de Débito ao Fornecedor (NDF) referente aos impostos pagos. Importante: Existe um parâmetro MV_CPIMPAT que permite compensações automáticas de títulos de impostos do tipo TXA com impostos a serem pagos do tipo TX. Página 32 de 34

36 Página: 36 de Liberação para Baixa: Esta rotina efetua a liberação dos títulos para as baixas manuais ou automáticas no Contas a Pagar. Para que isto ocorra, é necessário configurar os seguintes paramentos: MV_CTLIPAG: Deve ser preenchido com o conteúdo igual a T. Com o parâmetro ativaso, somente é permitida a baixa de títulos após a execução desta rotina. MV_VLMINPG: Indique o valor mínimo para liberação. Os títulos com valor abaixo do informado A liberação de pagamentos pode ser efetuada de duas formas: Liberação Manual: A liberação manual é feita título a título, onde o sistema apresenta seus dados na tela. Liberação Automática: A liberação automática permite que vários títulos sejam selecionados através de uma filtragem por fornecedor, portador, vencimento, valores e tipo de títulos. Página 36 de 36

39 Página: 39 de Liquidação: Essa rotina quita as dívidas antigas de fornecedores. A partir da negociação, pode haver a geração de um ou mais títulos a pagar, de acordo com a condição de pagamento negociada. Tanto aos títulos de origem como os gerados pelo sistema, é atribuído um número de liquidação gerado sequencialmente pelo parâmetro MV_NUMLIQP. Para os títulos gerados, informe manualmente os dados referentes ao prefixo, número, parcela e tipo Contabilização de Liquidação: A contabilização dos títulos gerados por essa rotina, pode ser feita pelo lançamento padrão: 510 Contas a Pagar Inclusão de Títulos 515 Contas a Pagar Exclusão de Títulos A também a contabilização que são realizadas na baixa dos títulos utilizados na liquidação pode ser feita pelo lançamento padrão: 530 Contas a Pagar Baixa de Títulos Nesse caso, o motivo da baixa utilizado para identificar os títulos baixados por liquidação deve ser o LIQ Reliquidação de Títulos: Os títulos gerados por essa rotina também podem ser renegociados. Nesse caso, a ação é denominada reliquidação. Página 39 de 39

43 Página: 43 de Apuração PIS/COFINS/CSLL: Essa rotina gera o comparativo de valores calculados e efetivamente retidos dentro de um determinado período (Mês/Ano), para verificação dos impostos PIS, COFINS e CSLL Cancelamento da Apuração: Para habilitar o cancelamento da apuração, é necessário configurar o parâmetro MV_PR O cancelamento de um processo de apuração pode ser feito de duas formas: Por um único processo (Um processo por execução para a faixa de fornecedores selecionados); Por processo múltiplo (um processo para cada fornecedor da faixa de fornecedores selecionado, a cada execução da rotina). Página 43 de 43