Manual de Versão Sistema Condomínio21

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1 Manual de Versão Sistema Condomínio21 Belo Horizonte, Group Software. Todos os direitos reservados.

2 1. Melhoria no processo de visualização de lançamentos exportados ao Group Contábil - Novo parâmetro Integração Contábil nas telas de Consultas. Nesta nova versão do sistema Condomíno21 foi criado novo parâmetro* nas telas de consultas de lançamentos de Contas a Receber e Contas a Pagar - Integração Contábil. Este filtro permite consultar lançamentos enviados ou não ao Group Contábil facilitando o processo de controle de exportação. *Este parâmetro está disponível quando o Condomínio21 está integrado com Group Contábil. Como fazer: Contas a receber a) Realize os lançamentos de Contas a Receber através do Menu Editar > Lançamentos de Contas a Receber. b) Selecione o Mês de Referência e os filtros para Lançamento. c) Habilite o parâmetro Exporta Contábil nos lançamentos que desejar exportar para Group Contábil. 2

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4 Observação: Caso a administradora não deseje exportar o lançamento, basta não habilitar o parâmetro Exporta Contábil. 4

5 d) Após os lançamentos, acesse Menu Consultas > Contas a Receber. e) O novo parâmetro Integração Contábil para filtro consulta será apresentado na tela. f) Selecione os filtros relativos à consulta de Contas a Receber. g) Habilite o novo parâmetro Integração Contábil. Observação: O Condomínio21 apresentará duas opções para consulta: Exportados e Não Exportados. Selecione Exportados para verificar os lançamentos de Contas a Receber nos quais foram marcados para serem enviados ao Group Contábil. Não exportados, para consultar os lançamentos não integrados para exportação. h) Selecione a opção desejada e clique em filtrar. i) O sistema apresentará os lançamentos conforme filtro informado. 5

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7 Importante: Caso a administradora opte por consultar todos os lançamentos, independente da Integração Contábil, basta não habilitar o parâmetro. Como fazer: Contas a pagar a) Acesse Menu Editar > Lançamentos de Contas a Pagar. b) Selecione o Mês de Referência e os filtros para Lançamento. c) Habilite o parâmetro Exporta Contábil nos lançamentos que desejar exportar para Group Contábil. d) Após os lançamentos, acesse Menu Consultas > Contas a Pagar. e) O novo parâmetro Integração Contábil para filtro será apresentado na tela. 7

8 f) Selecione os filtros relativos à consulta de Contas a Pagar. j) Habilite o novo parâmetro Integração Contábil. k) Selecione a opção desejada: Exportados ou Não Exportados e clique em filtrar. l) O sistema apresentará os lançamentos conforme filtro informado. 8

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10 2. Melhoria Segunda via de boleto automática novo parâmetro Considerar carteira (2ª via) da conta corrente no envio automático de boleto. Esta versão do Condomínio 21 apresenta novo parâmetro nas Configurações do sistema, Integrações > Aba Online*: Considerar carteira (2ª via) da conta corrente no envio automático de boleto. Este filtro permite e a solicitação da 2ª via de boletos no Comunidades Online, de forma que o boleto possa utilizar a carteira de 2ª via configurada no cadastro da conta corrente. * Este parâmetro está disponível quando o Condomínio21 está integrado com Comunidades Online. Importante: Caso a Administradora trabalhe com instituição financeira que possui o processo de cobrança com Carteira - 2ª via, deverá entrar em contato com setor de cobrança do Banco para saber maiores informações a respeito da numeração a ser utilizada. A numeração da Carteira (2ª via) costuma ser diferente da Carteira Principal de Cobrança. Caso a Carteira (2ªVia) não estiver cadastrada, sistema irá enviar os boletos para o condômino com a Carteira de 1ª Via. Como fazer: a) Acesse o Menu Arquivo > Configurações do Sistema> Integrações> Aba Online. b) Configure os itens para integração com Comunidades Online. c) Habilite o parâmetro Considerar carteira (2ª via) da conta corrente no envio automático de boleto e clique em gravar. Observação: Para o parâmetro funcionar corretamente se faz necessário habilitar o filtro Disponibilizar boletos em aberto para solicitação de Segunda Via e selecionar as Configurações de Serviços Web. 10

11 d) Acesse Menu Cadastro > Contas Correntes e verifique o registro da 2ª via de Carteira que será considerada no envio automático de boleto. 11

12 e) Para que os boletos possam ser gerados com a Carteira (2ªVia) é necessário visualizar os boletos através do Menu Baixas/Cobrança. Observação: a habilitação do campo 2ª Via na tela de emissão de boletos é um procedimento que pode gerar a cobrança de taxa de 2ª via, caso o sistema esteja configurado para tal. Contudo não é necessário habilitar o parâmetro para que o boleto gerado automaticamente contenha a carteira (2ª via). 12

13 f) Após a geração dos Boletos, acesse o Cond21Boleto para que os Boletos visualizados sejam enviados para o Site. g) O usuário ao acessar ao site poderá solicitar a 2ª Via de boleto e esta será enviada com a Carteira (2ª via). 13

14 h) Boleto de 2ª via será enviado com o número de Carteira (2ª via). 14

15 3. Melhoria na emissão de Comunicado e Carta de Cobrança - novos modelos préexistentes. A fim de facilitar o processo de emissão de Comunicado e Carta de Cobrança, nesta versão do sistema Condomínio21 foram criados novos modelos pré-existentes* de Termos que poderão ser gerados com os dados pessoais que constam no banco de dados. O processo segue a mesma forma como é feito o Termo de Confissão de Dívida nos Acordos. *Estes modelos estão localizados na pasta no qual o Condomínio21 está instalado. Observações: os modelos pré-existentes estão em formato. DOC. Os modelos poderão ser configurados conforme perfil de cada administradora. Como fazer: Comunicado a) Acesse a pasta na qual está instalado o Condomínio21, localize o Modelo denominado Comunicado e visualize. 15

16 b) Ao abrir o Termo, o sistema irá abrir mensagem informando que o comando Campos.csv será executado e que os dados do Banco de Dados serão inseridos no documento. Clique em Sim para continuar. Importante: ao abrir o termo, caso o sistema não localize a mala direta com os campos a serem mesclados, o sistema apresentará a mensagem na qual poderá localizar os campos. Na mensagem apresentada clique em localizar fonte de dados. Acesse a pasta na qual está instalado o Condomínio21, selecione o arquivo Campos e clique em Abrir. 16

17 Ao abrir a tela para Conversão do arquivo, clique em Ok. c) Cadastre o Comunicado desejado utilizando os campos de mesclagem disponíveis. 17

18 Observação: para selecionar os campos de mesclagem a serem utilizados no documento, acesse menu Correspondências do Word. 18

19 Importante: os campos de mesclagem aparecerão no texto com o à frente do nome. Para tal fato ocorrer, assim que inserir o campo de mesclagem pela primeira vez no registro, clique no botão Concluir e Mesclar > Editar Documentos Individuais > Ok. Para o surgimento do após este processo, salve o documento e abra novamente para continuação do registro do comunicado. 19

20 d) Ao salvar novamente o Comunicado registrado, o sistema irá emitir mensagem informando que a ação permitirá a utilização de todos os novos recursos, porém, poderá provocar alterações no layout. Clique em Ok. Observação: o administrador poderá cadastrar e salvar diversos modelos para utilização. e) Para emissão do Comunicado acesse Menu Relatórios > Cadastros > Unidades > Comunicado. f) Selecione o campo Termo de Comunicado. Observação: ao selecionar o campo, alguns filtros ficarão habilitados na tela - Unidade, todas, Tipo de Unidade, Condomínio e pasta amarela para escolha do termo. Os demais filtros serão desabilitados automaticamente. g) Selecione o Termo a ser gerado na pasta amarela e clique em gerar. 20

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22 h) Ao clicar em Gerar, selecione o local para salvar o Termo Gerado e visualizar. 22

23 Como fazer: Carta de cobrança a) Acesse a pasta na qual está instalado o Condomínio21, localize o Modelo denominado Carta e visualize. 23

24 b) Ao abrir o Termo, realize os passos citados anteriormente deste manual nos itens b) ao d) do título 3. c) Cadastre a Carta de Cobrança desejada utilizando os campos de mesclagem disponíveis. d) Para emissão da Carta de Cobrança acesse Menu Relatórios > Contas > Cartas de Cobrança. e) Selecione o campo Termo de Comunicado. Observação: ao selecionar o campo, alguns filtros ficarão desabilitados na tela - Carta, modelo, data, Contas, mostrar, taxas adicionais. Os demais filtros serão habilitados para seleção automaticamente. 24

25 f) Selecione o Termo a ser gerado na pasta amarela e clique em gerar. 25

26 g) Ao clicar em Gerar, selecione o local para salvar o Termo Gerado e visualizar. 26

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29 Importante: Ao clicar em Gerar em ambos os documentos sem que tenha sido selecionado o documento, o sistema apresentará a seguinte advertência: Documento inválido. Por favor, selecione o arquivo. 29

30 4. Melhoria na emissão de Empenho Contas a Pagar: novo parâmetro para exibição da conta corrente Fornecedor. Para melhor visualização do relatório de Empenho (autorização de pagamento) no processo de Contas a Pagar, esta versão do sistema Condomínio21 contempla novo parâmetro - Exibir Conta Principal do Fornecedor nas configurações avançadas > aba Outros > Configurar Relatório de Empenho. Esta melhoria permite a apresentação dos dados da conta corrente do fornecedor no relatório de Empenho de forma automática. Atualmente são apresentadas apenas linhas para inserção dos dados manualmente. 30

31 Como fazer: a) Acesse o Menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas > aba Outros. b) Habilite o campo Gerar Empenho. c) Selecione o botão ao lado do parâmetro. d) Observa-se que na tela para configuração do Empenho o novo parâmetro é apresentado: Exibir Conta Principal do Fornecedor. 31

32 e) Habilitar o parâmetro Exibir Conta Principal do Fornecedor e grave a informação. 32

33 Importante: Para que o sistema preencha automaticamente a Conta Corrente Principal do Fornecedor do Empenho, verifique se há dados informados no Menu Cadastros > Conta Corrente Fornecedor. Caso o parâmetro estiver habilitado e a conta principal não estiver cadastrada, os campos serão apresentados em branco. Observação: O relatório do Empenho poderá ser emitido no momento do lançamento da conta a pagar ou posteriormente na pesquisa de contas no menu: Consultas > Contas a Pagar. f) Acesse Menu Editar > Lançamento de Contas a Pagar e realize os lançamentos. g) Ao clicar em Gravar, o sistema exibirá mensagem questionando se deseja visualizar o Empenho. Clique em Sim para visualização. 33

34 h) O Empenho irá exibir os dados da Conta Principal conforme petição. 34

35 i) Para visualizar o relatório de Empenho através das Consultas, acesse o Menu Consultas > Contas a Pagar. j) Realize os filtros necessários para a Consulta. k) Selecione o lançamento e clique no botão Empenho. 35

36 36

37 l) O Empenho irá exibir os dados da Conta Principal do Fornecedor conforme petição. 5. Melhoria no processo de Exportação de Contas a Pagar via Borderô novo coluna Borderô no menu Consultas. A fim de facilitar a consulta dos Lançamentos de Contas a Pagar que foram exportadas para o Borderô* de pagamento, nesta versão do Condomínio21 foi criada nova coluna novo parâmetro na tela de Consultas de Contas a Pagar Borderô. Com esta coluna será possível visualizar os lançamentos exportados ao Borderô e sua numeração junto ao mesmo. *Este parâmetro está disponível quando o Condomínio21 está integrado com Group Borderô. 37

38 Como fazer: a) Acesse o Menu Editar > Lançamento de Contas a Pagar e realize lançamentos a serem enviados ao Borderô de pagamento. b) Acesse o Menu Baixas / Cobrança > Exportação Borderô. c) Selecione os filtros para realização da exportação para Group Borderô. d) Selecione os lançamentos a serem enviados e clique em processar. 38

39 e) Acesse o Menu Consultas > Contas a Pagar. f) Selecione os filtros para a Consulta. g) Filtrar as contas do mês em que foi realizado o lançamento. 39

40 h) Observa-se que a coluna Borderô será preenchida e apresentará o número do borderô gerado. 40

41 Lista de FIX Tratamento no processo de cancelamento de conta importada do GCompras. Apresentação de Alerta sobre confirmação do cancelamento e sobre a necessidade de nova exportação caso desejar regularizar a mesma. Ajustada inconsistência apresentada ao emitir boleto quando utilizado o parâmetro Cobrança com Código Cedente. Tratamento na inconsistência nos lançamentos para geração da DIRF. Lançamento de 2014 com retenção em 2015 não estava sendo apresentado na geração da DIRF. Ajuste na inconsistência ao visualizar relatório de Orçamento previsto x realizado - valor do Centro de Custo incorreto. Tratamento na inconsistência apresentada ao visualizar boletos GroupPrint ao visualizar os boletos a log do arquivo Midia.bmp não era apresentada. Ajuste na advertência apresentada ao alterar senha do usuário após a mesma expirar. Tratamento na inconsistência apresentada ao solicitar 2ª Via de boletos via Comunidades Online. Valores divergentes entre financeiro e site. 41

42 Evoluções do Condomínio 21 Novidades da Versão 35.06/ Versão Funcionalidades 35.00/ Melhoria no tratamento de definição de faixa numérica dos boletos no processo de cobrança. Melhorias Segunda via de boleto automática novos parâmetros Publicar 2ª via de boletos de acordo e Prazo para solicitação da 2ª via do boleto com correção / Relatório de Baixa de Receitas Novo parâmetro Exibir nome proprietário/locatário/cliente. Melhoria no cadastro de Conta Corrente - novo filtro Cobrança com Código do Cedente. Melhoria na alteração de Lançamento de Contas a Receber Novo botão Alterar em Lote / DIRF 2015 novo parâmetro Identificador do Layout e adequação ao novo layout para geração da DIRF / Novo parâmetro em relatório de acordos Mostrar data de pagamento para acordo de acordo. Relatório de Benchmarking* novo filtro código por grupo e melhorias para ordenação de itens. Banco SICOOB - tratamento campo Tipo Distribuição no arquivo de Remessa / Novo filtro na tela de emissão de balancete Não exibir resumo financeiro Importação de Unidades e Pessoas Nova forma de realizar lançamentos de Impostos 34.55/ Melhoria no recurso de seleção de cheques para o processo de impressão em lotes Novos filtros tela impressão de cheques: impressos e somente não impressos Melhoria tela impressão de cheques: exibição data de vencimento e seleção de impressora Novo parâmetro configurações avançadas: utilizar formulário pré-impresso 34.53/ Importação da configuração Exporta Contábil de lançamentos do Group Compras Novos códigos de DARF - Cadastro de Tipos de Impostos Ajustes no relatório de Saldos por Centro de Custo 34.45/ Campo observação no cadastro de unidade Opção para gerar relatório de benchmarking sem gráfico Novo modelo de relatório de inadimplência consolidado Alterações nos relatórios do Group Reports Agrupamento de contas a pagar e impressão de cheques em lote 34.28/ Validação de troca de plano de contas 34.04/ Código do sacado obtido automaticamente durante as importações de contas a receber Filtros de data da baixa e descrição do arquivo de retorno na pesquisa de contas com abonos e descontos Nova composição do número do documento do boleto 33.90/ Relatório de Contas a Receber agrupado por Data de Documento 33.85/ Agrupar valores por classe de conta e parcela no relatório de acordo Boleto Unicred (cobrança sem registro) para banco SICREDI Pernambucred 42

43 Parâmetro Considerar baixa pela Data de Liquidação 33.54/ Fluxo de Caixa Diário, Semanal e Projetado Homologação Boleto Banestes Lançamentos zerados no Relatório de Baixas Destacar unidades sem valores lançados de leituras de gás, água e energia Configuração de margem por modelo de boleto Multa, juros e descontos nos balancetes Por Período, Acumulado e Acumulado 2 Novidades no Group Reports 33.30/ Melhorias Group Reports Login e senha de servidor SMTP para envio de s com autenticação 33.20/ Histórico de pessoas relacionadas à unidade Baixar lançamentos ao enviar para o GBorderô 33.16/ Melhorias Group Print Novo formato de boleto 32.77/ Melhorias Group Print 43

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