Manual de Usuário. Módulo Acerto Viagens

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1 Manual de Usuário Módulo Acerto Viagens

2 MÓDULO DOS ACERTOS DE VIAGENS DOS MOTORISTAS. Este módulo permite registrar, acompanhar e calcular os valores envolvidos nas viagens dos motoristas ou agregados da empresa. Os acertos das viagens dos motoristas tem integração com adiantamentos de viagens ou ordens de frete, conhecimentos transportados, manifestos, notas fiscais, pedágios, módulo financeiro e contabilidade. A viagem é definida por um trajeto com data inicial e final mais um veículo e um motorista. O trajeto é dividido em percursos com faturamento e despesas devidamente identificáveis. O cálculo do resultado da viagem obedece a parâmetros previamente cadastrados quando da implantação do sistema. O resultado final do acerto de viagens é um recibo analítico, com layout parametrizado, que fica como comprovante e histórico da viagem.

3 LANÇAMENTOS DOS ACERTOS DE VIAGENS. O registro inicial dos acertos de viagens começam com a tela acima mostrada. 1. Número da Viagem. O campo é calculado automaticamente para cada estabelecimento (filial) da Empresa. 2. Data do Acerto. Informa a data da realização do acerto com o motorista. 3. Estabelecimento. Código cadastrado para cada filial da Empresa. 4. Veículo. Código do veículo ativo cadastrado. Pode ser veículo próprio ou agregado. 5. Motorista. Código do motorista ou agregado ativo da empresa. 6. Saída ou início da viagem. Informar o estabelecimento, data, hora e hodômetro inicial da viagem. 7. Retorno ou fim da viagem. Informar o estabelecimento, data, hora e hodômetro final da viagem. O sistema calculará automaticamente o percurso total da viagem.

4 8. Agenciador. Informar aqui o valor total gasto nos agenciadores de cargas da viagem. As datas informadas são de importância fundamental para a obtenção de relatórios e integrações financeiras/contábeis. A viagem pode ser tabulada pela data do acerto, data de inicio ou data final. Para estes três casos existem parâmetros específicos. PERCURSOS DO ACERTO DE VIAGEM A tela acima deverá ser preenchida para cada percurso (ida e volta) do trajeto completo da viagem. 01. Número do Percurso. O sistema calculará automaticamente o numero de registros informados. 02. Percurso de... Informar se ida ou volta. 03. Tipo de Documento transportado no percurso. - Notas / Conhecimentos - Manifesto

5 - Ordem de Frete - Conhecimentos 04. Documento De acordo com o informado no campo anterior preencher com código do estabelecimento e o número do documento ou Pf5 para visualizar documentos. 05. Data do percurso de Saída ou Retorno. 06. Cliente do percurso. Campo opcional para Informar a fantasia do cliente da viagem. 07. Origem e Destino da Viagem. Informar as cidades de origem e destino do percurso. Utilizar abreviação se necessário. 08. Carga própria ou de Outros. 09. Kms do percurso. (Opcional). 10. Código da carreta (opcional). 11. Percurso com carga ou vazio. 12. Toneladas transportadas (opcional). 13. Tipo de mercadoria transportada (Opcional). 14. Valor do Frete Transportado. Este campo de acordo com o informado no item 03 poderá vir informado automaticamente. Caso contrario deverá ser informado manualmente. O somatório dos fretes dos percursos será totalizado para configurar o total do frete da viagem. 15. Valor para cálculo da comissão. Este campo tem extrema importância pois dele depende o valor da comissão dos motoristas. O valor para comissão poderá ser igual, menor ou maior que o valor da viagem. O valor da comissão depende de dois campos. O percentual de comissão informado no cadastro de funcionários e o valor para calculo informado neste campo. No caso do valor da comissão ser um valor fixo, que não depende de percentual ou do valor do frete, o campo percentual de comissão no cadastro de funcionários deverá ser preenchido com 100%. 16. Frete Recebido.

6 Caso o valor do frete do percurso seja trazido em mãos pelo motorista o campo deverá ser preenchido como sim. ADIANTAMENTOS PARA AS VIAGENS DOS MOTORISTAS. Para cada viagem informada no sistema podem existir nenhum, um ou vários adiantamentos de viagem que podem ser feitos entre as datas de inicio e fim do trajeto. Os adiantamentos incluídos no acerto de uma viagem específica devem, necessariamente, ter sido gerados antes ou entre as datas de inicio e fim do trajeto. Existem 3 origens possíveis para os adiantamentos do acerto: - Incluído diretamente no acerto sem documento prévio. - Recibo de adiantamento prévio. - Ordem de frete. No primeiro caso o operador digita as informações solicitadas diretamente na tela mostrada acima. No segundo caso o sistema mostra os adiantamentos em aberto do motorista da viagem e o operador escolhe os que serão lançados no acerto. No terceiro caso o sistema mostra as Ordens de Frete em aberto do motorista da viagem e o operador escolhe as que serão lançadas no acerto.

7 A tela acima mostra como aparecem as Ordens de Frete em aberto para o motorista da viagem. O operador deve informar estabelecimento e período de procura. As OF selecionadas serão lançadas automaticamente no acerto de viagem. A tela acima mostra como aparecem os adiantamentos de viagens em aberto para o motorista da viagem. O operador deve informar estabelecimento e período de procura. Os adiantamentos selecionados serão lançados automaticamente no acerto de viagem.

8 DESPESAS DOS ACERTOS DE VIAGENS. Na tela mostrada acima são lançadas todas as despesas ou valores envolvidos na viagem informada. As despesas mais comuns são: combustíveis, diárias, pedágios, chapas, consertos em geral, compras de pequeno valor e outros. Os lançamentos de combustíveis tem campos específicos que devem ser preenchidos de acordo com o documento portado pelo motorista. Cada despesa é identificada por um código previamente cadastrado em tabela específica. Existem valores do acerto de viagens que são lançados como créditos do motorista. Neste caso o sistema considera estes lançamentos como se fossem comissões. As notas fiscais emitidas durante o percurso da viagem devem ser lançadas no módulo de compras e posteriormente relacionadas com o acerto como será explicado mais a frente. Os pedágios integrados via arquivos.txt serão lançados no acerto da mesma forma que os adiantamentos ou notas fiscais.

9 TABELA TIPOS DE DESPESAS. As despesas dos acertos de viagem devem ser codificadas por um número mais uma descrição que não deixe lugar a dúvidas. 1. Grupo das despesas Os grupos definidos são: 1 - Para Combustíveis (Diesel, S10, Gasolina, etc ) 5 - Arla32 2. Categorias das Despesas Acertos Reembolsos para o motorista 3. Conta Financeira. As despesas dos acertos são integradas contabilmente e o parâmetro de integração é a conta financeira de cada despesa.

10 Frete Devolvido. É o valor que o motorista devolve do frete recebido. A diferença é considerada como se fosse adiantamento de viagem. RESUMO DO ACERTO DE VIAGEM.

11 Após os lançamentos dos trajetos e respectivos faturamentos, os adiantamentos, despesas gerais, notas fiscais vinculadas, pedágios, etc, o sistema apresenta a tela do saldo do acerto de viagem, condensando os débitos e créditos em varias linhas de valores a vista ou a prazo, chegando no saldo final que pode ser credor ou devedor para o motorista. O motorista pode zerar ou não o saldo do acerto. Caso o saldo não seja zerado o valor residual ficará como saldo anterior para o próximo acerto. O sistema integra este resultado com a rotina de Caixa e Bancos do sistema financeiro da empresa alem da integração com contas a pagar ou receber. RECIBO DO ACERTO DE VIAGEM. Após a conclusão do acerto o sistema emite recibo do acerto de viagem e uma ou duas vias para comprovante ou arquivo. Existem vários layouts segundo as necessidades das empresas usuárias.

12 TABELA DE PARAMETROS PARA OS ACERTOS DE VIAGENS. 1. Numeração dos acertos. O sistema controla automaticamente a numeração dos acertos mantendo a última numeração tabelada. 2. Tipo de acerto. Existem vários critérios para o calculo do resultado dos acertos. Cada empresa usuária escolhe ou define o seu. 3. Informa Centro de Custo. No lançamento de despesas pode-se obrigar a informar o código do centro de custo para cada valor digitado. 4. Agenciador nos acertos. Informar se existem gastos com agenciador nos acertos de viagem (sim/não). 5. Informa campo para comissão. Define se nos lançamentos dos percursos o operador tem acesso ao campo valor para comissão. 6. Informa número para os acertos de viagens. Informa se a numeração dos acertos é automática ou manual.

13 TABELA DE PARAMETROS PARA OS ACERTOS DE VIAGENS. 07. Mostra Arla32 nos Acertos. Informa se deve aparecer a tela de lançamentos de Arla32 na seqüência de telas das despesas da viagem. 08. Informa Posto de Abastecimento nas despesas a prazo. As despesas a prazo geralmente não se referem a postos de abastecimentos (Combustíveis). Neste caso o sistema bloqueia o campo Posto de Abastecimento. 09. Forma de Pagamento da Despesas. Crava a forma de pagamento A Vista ou A Prazo nos lançamentos de despesas. 10. Informa os campos de tonelagem e tipo de mercadoria nos roteiros da viagem (sim/não). 11. Forma de calculo da comissão dos motoristas. Pode ser calculada por acerto de viagem ou por período. No último caso a comissão é calculada em forma separada por procedimentos específicos. 12. Combustíveis VS Estoque Os combustíveis de depósitos geram integração com o estoque de combustíveis. Atualiza ou não atualiza.

14 13. Acertos sem Adiantamentos. Aceita ou não aceita acertos de viagens com adiantamentos de viagens. 14. Integrar Notas Fiscais de Compras nos acertos de viagens. Sim ou Não. 15. Mostrar tela dos Pedágios. Sim ou Não. 16. Busca saldo anterior dos motoristas. Informa se o saldo anterior dos motoristas, se for diferente de zero, será mostrado no acerto final. Pode ser Sim, Não ou um outro critério. 17. Integração com o módulo financeiro. Sim ou Não. 18. Gera Adiantamentos no Financeiro (Caixa e bancos). Aceita Caixa e Bancos, só Caixa, só bancos ou Todos. 19. Gera Recibo de adiantamento do saldo final do acerto? Sim ou Não. RECIBOS DE ADIANTAMENTOS.

15 O módulo registra os adiantamentos em valor dado aos motoristas da empresa antes ou durante as viagens de transporte ou por outros motivos quaisquer. Os adiantamentos de viagens serão informados nos acertos de viagens dos motoristas e ficaram assinalados para controle da empresa. Os adiantamentos de motoristas são integrados com o módulo financeiro (caixa e bancos, contas a receber / pagar ) e contabilidade. O sistema fornece consultas e relatórios de adiantamentos de motoristas por período, estabelecimentos, tipos, etc. Existem controles para inibir lançamentos de adiantamentos fora de períodos contábeis e financeiros. REGISTRO DE ADIANTAMENTO DE VIAGEM. A tela acima mostra as inclusões dos adiantamentos de viagens dos motoristas. 01. Empresa. Informar o estabelecimento responsável do adiantamento. 02. Data do Documento. Informar a data do adiantamento. 03. Tipo de Adiantamento.

16 Interno ou Externo. O tipo externo usa-se para identificar adiantamentos dado para agregados da empresa. 04. Motivo dos Adiantamentos. Viagem, Diárias, Pedágios, Salários e para Postos de Abastecimentos. Estes últimos geram uma entrada no contas a pagar já que são débitos com os postos onde são trocados por dinheiro ou espécies (deve-se informar o CNPJ do Posto) 05. Código do Veículo. É obrigatório nos adiantamentos para postos e tipo externo. 06. Motorista / Funcionário. Campo Obrigatório para todos os adiantamentos. O funcionário deve estar cadastrado no módulo de funcionários previamente e estar ativo. 07. Destino da Viagem. Campo livre. 08. Portador. Campo obrigatório para integração dos adiantamentos com Fluxo de Caixa, Financeiro e contábil. 09. Valor do Adiantamento. Valor que será integrado com acertos de viagens, financeiro e contábil. 10. Acertado. Indica se o adiantamento foi incluído ou não num acerto de viagem.

17 RECIBO DO ADIANTAMENTO DE VIAGEM. A tela acima mostra uma copia do recibo de adiantamento emitido pelo sistema após a inclusão do adiantamento. RELATORIO DE ADIANTAMENTOS DOS FUNCIONARIOS. A tela acima mostra o filtro de emissão de relatórios

18 VALORES FINAIS DO ACERTO DE VIAGENS. A tela acima mostra o resultado final do acerto de viagens do sistema. Todos os valores apresentados em azul tem origem em campos preenchidos anteriormente no procedimento do acerto. 01. Total do Frete. Corresponde ao somatório dos valores de frete dos percursos informados nos trajetos da viagem. Podem ter origem em conhecimentos, Manifestos, Notas Fiscais ou informados manualmente. 02. Total Frete Recebido. Total do Frete que é recebido pelo motorista da viagem. 03. Valor Devolução. Indica o total da devolução do valor do frete recebido. 04. Total Adiantamentos. Somatório de todos os adiantamentos recebidos pelo motorista entre a data inicial e final da viagem. 05. Total Adiantamentos + Saldo Valor Recebido Soma do total dos adiantamentos + o saldo do total recebido o valor devolvido 06. Total Despesas a Vista. Somatório de todas as despesas da viagem que foram pagas a vista.

19 06. Total Despesas a Prazo. Somatório de todas as despesas da viagem que foram pagas a prazo. 07. Total Créditos do Motorista. Valores que a empresa reembolsa ao motorista gerados durante a viagem. 08. Total Adicional para o Motorista da Viagem. Percentual ou valor que o motorista da viagem recebe a título de premio pelo trabalho. 09. Total valor a vista + premio Motorista. Total das despesas pagas a vista na viagem + o premio do motorista. 10. Saldo Parcial. O sistema apresenta um saldo parcial do acerto, créditos débitos. Os créditos são basicamente os valores pagos a vista, prêmios e reembolsos. Os débitos são basicamente os adiantamentos e recebimentos de fretes. 11. Saldo do Motorista. O sistema permite que os valores de debito do motorista (saldo devedor) fiquem pendentes no acerto de viagem. Estes saldos aparecem como saldo anterior para compor o saldo total. 12. Valor do Acerto. O valor do acerto poderá ser credor ou devedor para o motorista. O sinal do acerto D ou C é utilizado para esta finalidade. O acerto pode zerar ou não o saldo final do motorista.