Processo de Balanço de Estoque (Inventário de Estoque)

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1 Processo de Balanço de Estoque (Inventário de Estoque) Introdução O Inventário de Estoque (Balanço) é uma atividade realizada em determinados períodos de tempo, em que todos os itens do estoque são contados, a fim de analisar a compatibilidade de informações entre o estoque físico e o contábil (controlado pelo sistema). Veja aqui dicas para realização deste processo. Nesta documentação será apresentado o processo executado pelo sistema, comportamentos esperados em relação ao procedimento, e ações necessárias para validação e conferência da execução. Funcionamento O acesso para iniciar a execução e levantamento de dados no sistema é realizado no módulo EP (Estoque de Peças), no menu Balanço. Cadastro de Balanço Figura 1: Acesso às telas do processo Primeiramente deve ser cadastrado o balanço, com a data planejada para início e validade, data máxima para execução. Nesta tela também é indicado se o balanço está Aberto, Cancelado ou Finalizado, bem como se bloqueia a movimentação de itens enquanto estiver ativo, após a geração do arquivo. Descrição: Descrição para identificação do balanço realizado, em relatórios para informações gerenciais. Data do Balanço: Data de início do balanço. Data de Validade: Data de validade, data máxima para execução. Situação: Campo para seleção entre Aberto, Cancelado ou Finalizado. A opção Aberto deve ser selecionada ao gravar o balanço. A situação Cancelado deve ser alterada diretamente no cadastro quando o balanço deixar de ser realizado por algum motivo. A situação Finalizado é indicada automaticamente pelo sistema ao emitir as prénotas de acerto do estoque. Bloqueia Estoque dos Itens: Opção para indicar bloqueio de estoque enquanto o balanço estiver aberto, após a geração do arquivo.

2 Número da Contagem: O sistema irá indicar a quantidade de contagens já realizada para o balanço, conforme lançamento de contagens. Última Sequência Digitada: O sistema irá indicar a última sequência de item lançada, gerado no arquivo, na última contagem. Tipo do balanço: Indica o tipo de itens que serão buscados para realização do balanço. o Peças: Busca cadastros de peças, realizados no EP. o Veículos: Busca cadastros de veículos, realizados no CV. Figura 2: Cadastro de Balanço Gera Arquivo de Balanço Esta tela é utilizada para seleção dos itens que serão conferidos naquele momento. A seleção dos itens pode ser realizada por grupo de item, e locação (endereço) do item no estoque, conforme cadastro do item. Código da Filial: Indica a filial para seleção de estoque dos itens, que está realizando o balanço. Código do Balanço: Relacionamento com o cadastro de balanço para conferência e controle. O sistema irá trazer a opção de bloqueio de lançamento conforme cadastro do balanço. Grupo Inicial: Indica o grupo inicial para busca dos itens. Ao informar 0 (zero) será buscado desde o primeiro grupo. Para balanço de veículos é utilizado o grupo de veículos/implementos, para peças o grupo de peças.

3 Grupo Final: Indica o grupo final para busca dos itens. Ao informar 999 será buscado até o último grupo. Os grupos localizados entre o grupo inicial e final serão observados para seleção dos itens. Somente itens com movimentação no período: Possibilita geração de arquivo de balanço apenas de itens movimentados em determinado período, indicado através dos campos Movimentação Inicial e Movimentação Final. Lista de Locação: (Disponível apenas para balanço de peças) Neste grupo de informações serão adicionadas as locações que serão conferidas. Ao deixar em branco esta lista então todos os itens serão adicionados conforme o filtro de grupos. o Tipo de Comparação da Locação: Opção de seleção entre: Contém : para indicação de faixas de locação, ou grupos de locação. Exemplo1: 036/% busca todas as locações que iniciam com 036/ Exemplo2: %001 busca todas as locações que terminam com 001 Exemplo3: %05B% busca todas as locações que possuem a informação 05B na composição; Igual : buscará apenas itens da locação informada; Não Contém : para dentre os itens selecionados, sejam excluídos do arquivo de balanço os itens com determinada locação. o Locação: Neste campo será informada a locação, completa ou parte da locação (contém), para que sejam consideradas na geração do arquivo. Soma estoque de todas Filiais para realizar o balanço: (Disponível apenas para balanço de Peças) Ao marcar esta opção a quantidade em estoque de todas as filiais da empresa será apresentada em um único arquivo. Bloquear Lançamentos nos itens gerados no balanço: Esta opção será marcada conforme cadastro do balanço, podendo ser alterada. A prioridade é sobre a marcação nesta tela (EP530). Após Gravar (F4) a geração do arquivo, e esta opção estiver marcada, os itens ficarão bloqueados para movimentação (entrada ou saída) até que a pré-nota de ajuste seja lançada. Gerar/Bloquear somente itens com estoque ou locação: Ao marcar esta opção serão bloqueados e gerados no arquivo apenas itens com estoque maior que 0 (zero) e que possuam locação, excluindo itens considerados sem locação que não possuam estoque. Quando utilizada esta opção, para balanço de peças, obrigatoriamente deve ser indicada um valor para Considerar como sem Locação. Considerar como sem Locação: Este campo é utilizado para indicar a locação padrão para itens considerados sem locação. No sistema existe a obrigatoriedade de indicar locação para gravar o item, desta forma itens sem locação devem ser cadastrados com um padrão.

4 Figura 3: Tela para geração do arquivo de Balanço Após a geração do arquivo, deve ser impresso o relatório que contem os itens selecionados para contagem. O relatório está localizado em EP > Balanço > Processo de Balanço v.02 > Relatórios > Contagem de Balanço Novo. O relatório 1214 Contagem de Balanço - Novo apresenta a listagem dos itens e suas sequências para contagem, lançamento de retorno no sistema e conferência. OBSERVAÇÃO! Também poderá ser utilizado coletor de dados, executando a exportação de informações para o coletor e posteriormente a importação das informações coletadas, integrando diretamente com o processo.

5 Figura 4: Relatório para listagem dos itens de balanço Figura 5: Exibição do relatório para contagem de estoque

6 Lançamento de Contagem do Balanço Após efetuar a contagem do estoque dos itens selecionados, deve ser realizado o lançamento dessas informações para que o sistema efetue o relacionamento, conferência e validação dos valores. As contagens são gravadas na tela EP531 Lança Contagem do Balanço. Nesta tela é necessário informar o código do balanço, a numeração da contagem e a sequência ou código do item. E então lançar o estoque físico encontrado na locação do item. Código da Filial: Indica a filial de lançamento do balanço. Código do Balanço: Código do balanço que será lançado contagem. De acordo com o arquivo gerado. Locação: Indica a locação do item selecionado. Código do Item: Indica o código do item para lançamento da contagem. (Será aberta pesquisa conforme tipo de balanço peças ou veículos). Sequência: Indica a sequência do item no arquivo de balanço, conforme relatório Contagem: Indica a numeração da contagem que está sendo realizada. Digitar Sequência: Ao marcar essa opção o sistema habilita o campo Sequência para digitação. Caso esta opção esteja desmarcada então ficará habilitado o campo Código do Item. Atualizar Locação: (Disponível apenas para balanço de peças) Ao marcar essa opção o sistema habilita o campo Digitar Locação todos os itens, e permite que sejam lançadas as locações conforme atualização realizada. Digitar Locação todos os itens: (Disponível apenas para balanço de peças) Esta opção só será habilitada caso marcado o campo Atualizar Locação. Ao marcar esta opção o sistema irá solicitar digitação de locação em cada item que houver lançamento de contagem. Estoque físico: Após informar a sequência ou código do item deve ser lançado o estoque físico localizado na locação do item. Locação Atual: Quando indicado para atualizar a locação, neste campo que será informada a nova locação do item.

7 Figura 6: Lançamento de Contagem do Balanço Os demais campos bloqueados para edição, que trazem informações do item indicam os seguintes dados: Preço de Venda: Indicação do preço de venda cadastrado para o item na filial. Estoque Congelado: Indica o estoque disponível do item no sistema. Nesta quantidade está apenas o estoque disponível, sem considerar quantidades pendentes em pré-notas ou ordens de serviço. Estoque Físico Anterior: Indica o estoque físico lançado na contagem anterior. Caso não tenha sido lançada nenhuma contagem estará zerado. Estoque em Pedidos: Indica a quantidade de estoque que está pendente em pedidos (ordens de serviço ou pré-notas). Esta quantidade está fora da contagem de Estoque Congelado. Valor do Custo: Indica o custo do item. Status: Informação de geração do item no arquivo, para controle interno do sistema. A cada lançamento de contagem de um item deve ser gravado o processo, através do botão Gravar ou (F4), e então será armazenada a contagem correspondente ao lançamento. Caso a tela seja fechada, ao abrir novamente o sistema seguirá a partir da última contagem lançada para o balanço. ATENÇÃO! Caso seja necessário lançar um item que esteja fora da listagem do balanço, mas tenha sido localizado na prateleira, basta indicar o Código do Item e o sistema questionará para adicionar o item no arquivo de balanço e então pode ser lançada sua quantidade.

8 Após finalizar o lançamento da contagem é possível visualizar as diferenças localizadas no balanço através do relatório 1215 Diferenças de Balanço Novo. Figura 7: Relatório de Listagem de Diferenças Figura 8: Exibição das Diferenças de Lançamento O lançamento de contagens (EP531) pode ser realizado quantas vezes forem necessárias para confirmar a contagem correta dos itens no estoque. Nas contagens após a primeira, quando a quantidade do estoque físico diverge da contagem anterior, o sistema questiona a ação sobre o estoque físico já lançado:

9 Figura 9: Questionamento no lançamento de contagens divergentes A cada contagem podem ser visualizadas as diferenças localizadas também através do relatório Diferenças de Balanço por Contagem. ATENÇÃO! Para Inventário de Veículos. Após garantir a conferência desejada através das contagens realizadas, no processo de balanço para veículos as notas de ajuste, quando necessárias, devem ser realizadas manualmente. Os veículos cuja movimentação foi bloqueada na geração do balanço serão liberados ao alterar o cadastro do balanço (EP529) para Finalizado. Após garantir a conferência desejada através das contagens realizadas, devem ser geradas as pré-notas de ajuste de estoque para as sobras e/ou faltas localizadas para peças. Geração de Pré-notas sobre as Diferenças do Balanço Na geração de pré-notas deve ser selecionada a filial e o código do balanço para validação. O sistema utiliza da última contagem para efetuar a geração dos itens com sobra ou falta em relação ao estoque físico. Figura 10: Geração de pré-nota de diferença do estoque físico Após selecionar o código do balanço e sobre Sobras ou Faltas basta indicar Dados da Pré-nota. Será habilitada outra aba para indicação das informações da pré-nota e observações necessárias.

10 Figura 11: Dados e Geração da pré-nota de ajuste As numerações das pré-notas para acesso e geração das notas fiscais serão apresentados ao usuário após a finalização da geração. Após gerar as pré-notas, os itens voltarão a ficar ativos para movimentação. Durante o processo de balanço, caso seja necessário liberar algum item para movimentação, pode ser realizado através do cadastro do catálogo específico (EP015), Permite realizar movimentações do produto (entradas/saídas). Em caso de dúvidas na utilização do processo contate o Suporte Tecinco.

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