Manual Fechamento de Caixa. Gestor - Versão 11.2 (PAF) atualização

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1 Manual Fechamento de Caixa Gestor - Versão 11.2 (PAF) atualização

2 O fechamento de caixa é uma opção em que você encerrará os lançamentos financeiros feitos durante o dia e fará a conferência do caixa, a fim de verificar as possíveis ocorrências de sobras ou faltas. Após o caixa ser fechado, as informações devem ser encaminhadas para sua retaguarda. O caixa só deve ser fechado quando você tiver certeza de que não será realizada mais nenhuma operação no caixa da loja. É extremamente recomendado que o caixa seja fechado no final do dia, e não no dia seguinte. Se não fechar o caixa do dia, não será possível abrir o caixa no dia seguinte. O primeiro caixa a ser aberto deve ser, obrigatoriamente, o terminal que é o servidor. Só se realiza o fechamento de caixa em terminal que abriu o caixa. Se a loja ficar sem abrir o caixa durante um ou mais dias, nos dias seguintes não será permitido lançar venda neste período retroativo, pois o caixa assumirá a data referente ao dia em que o caixa está sendo aberto. 1.Como Acessar o Fechamento de Caixa Tela Inicial de Fechamento de Caixa Fundo de Caixa Anterior Vendas Contas a Receber Lançamento Crédito Reforço de Caixa 2.6. Sobra de Caixa 2.7. Subtotal entrada e Caixa Anterior 2.8. Devoluções Despesas Retiradas Cartões de Crédito/Débito Carnet Crédito Fidelidade Crédito Devolução Quebra de Caixa A Quebra de Caixa pode acontecer quando Fundo de Caixa para Próximo Dia Falta ou Sobra A Falta pode ocorrer quando A Sobra pode ocorrer quando

3 3 1. Como acessar o Fechamento de Caixa Clique em <Movimentação Financeira>. Em seguida, clique em < Fechamento do Caixa>. Será solicitado que você digite seu usuário e senha. Depois clique em <Acessar>. Apenas usuários com permissão poderão fazer o fechamento de caixa. É indicado que ou franqueado ou gerente façam o fechamento de caixa

4 4 E a tela de Fechamento de Caixa abrirá. O texto em azul refere-se às entradas. O texto em vermelho refere-se às saídas. 2. Tela de Fechamento do Caixa Esta é a tela inicial do Fechamento do Caixa. Vamos analisar cada item. 2.1 Fundo de Caixa Anterior: É o valor inicial do caixa no momento de sua abertura. Este valor inicial corresponde ao valor deixado no caixa do dia útil anterior

5 5 2.2 Vendas: É a soma de todas as vendas em dinheiro feitas no dia. Para visualizá-las, basta clicar na palavra Vendas. Na tela de Detalhamento das vendas, aparecerá uma listagem das vendas realizadas durante o dia. Se você desejar, é possível cancelar a última venda realizada no dia, clicando no ícone de cancelamento ao lado do último Cupom da listagem. Para retornar, clique em <Retorna ao resumo de fechamento do caixa>. O Gestor sempre irá cancelar a venda inteira. Sendo assim, considere: O Gestor não exclui vendas e sim cancela vendas. Caso a última venda realizada tenha sido efetuada com duas referências e você precise cancelá-la, as duas referências lançadas nesta venda também serão canceladas, ou seja, dentro de cada venda pode existir mais de um produto. A troca não estará disponível para cancelamento

6 6 2.3 Contas a Receber: Se a loja trabalhar com Carnet, o somatório de recebimentos de carnets e os valores dos cheques que foram devolvidos pelo banco e foram pagos pelos clientes, durante o dia, serão apresentados neste item. 2.4 Lançamento Crédito: É um valor lançado no cadastro do cliente quando este deixa um valor na loja para utilização futura. 2.5 Reforço de Caixa: É um valor que pode entrar no caixa para complementar o valor inicial de fundo de caixa. Exemplo: Troco (Suprimento = Reforço de caixa). Para visualizar estes valores de contas a receber, lançamento de crédito e reforço de caixa, basta clicar nas palavras correspondentes e uma nova tela ilustrando os valores se abrirá. Para retornar, clique em <Retorna ao resumo de fechamento do caixa>

7 7 2.6 Sobra de Caixa: Se no fechamento de caixa estiver sobrando uma determinada quantia que você desconhece as razões, esta quantia deve ser lançada em Movimento de Caixa como Sobra de Caixa. 2.7 Subtotal entrada e Caixa Anterior: É o somatório de todas as entradas no caixa do dia, mais o fundo de caixa final do dia anterior. 2.8 Devoluções: Irá constar o somatório dos valores dos produtos devolvidos pelos clientes à loja. Por exemplo: troca de produtos. Para visualizá-las, basta clicar na palavra Devoluções Vlr Cliente, que aparecerá uma listagem com todas as devoluções realizadas com ou sem troca. Para retornar, clique em <Retorna ao resumo de fechamento do caixa>

8 8 2.9 Despesas: É a soma de pagamento de uma determinada despesa lançada em movimentação finaceira. Exemplo: pagamento telefone ou compra de material de expediente Retiradas: É a soma de dinheiro e/ou cheque que foram retirados do caixa. Depois de lançadas você poderá visualizá-las, clicando na palavra Retirada. Para visualizá-las, basta clicar nas palavras Despesas ou Retiradas que então aparecerão todas as despesas ou retiradas lançadas no sistema. Para retornar, clique em <Retorna ao resumo de fechamento do caixa> Cartões de Crédito / Débito: Neste campo constam todos os valores de vendas feitas no cartão de crédito ou débito Para visualizá-las, basta clicar em Cartões de Crédito/Débito. Para retornar, clique em <Retorna ao resumo de fechamento do caixa>

9 Carnet: Neste campo constam as somas dos valores vendidos no dia ao cliente em Carnet. Para visualizá-los basta clicar em Carnet. Para retornar, clique em <Retorna ao resumo de fechamento do caixa> Crédito Fidelidade: Constarão os créditos concedidos ao clientes obtidos através das compras realizadas na loja. Para visualizá-los, basta clicar em Crédito Fidelidade que o sistema listará todos os créditos que foram concedidos aos clientes em suas compras efetuadas durante o dia através do crédito fidelidade. O Crédito Fidelidade é um tipo de bonificação concedida ao cliente para quando ele realiza compras na loja. Cada loja pode definir um percentual de crédito concedido sobre o valor das compras realizadas. Estes créditos podem ser utilizados em compras futuras, numa porcentagem para utilização do pagamento também definida pela loja. A utilização do crédito fidelidade é opcional e deve ser configurada. Para mais informações consulte o manual Configurar Sistema Crédito Devolução: Constará o crédito utilizado pelo cliente em uma compra, o qual foi concedido anteriormente como crédito devolução. Um determinado cliente compra na loja e depois desiste de ficar com o produto. A loja pode trocar por outra mercadoria ou sugerir um crédito, isto é, o cliente não leva outro produto, não efetua a troca, mas fica com um crédito na loja pela devolução da mercadoria que comprou e desistiu de ficar. Uma outra forma de obter crédito devolução é através da troca de mercadoria originando uma diferença de valor. Isto é, o valor da mercadoria a ser trocada é superior ao valor do produto que o cliente está levando na troca. Esta diferença pode constar também como crédito devolução

10 Quebra de Caixa: Se for constatada uma falta de dinheiro no caixa, o valor deve ser lançado como quebra de caixa, ou seja, depois de verificar todas as possibilidades possíveis para a falta deste valor em caixa e não for constatado o motivo, você deve lançar em quebra de caixa o valor da falta para poder fechar o caixa do dia A quebra do caixa pode acontecer quando: - É feita a retirada de valor do caixa e não ser lançado no sistema; - A retirada de dinheiro/cheque do caixa tiver valor diferente do lançado no sistema; - É recebido um valor menor do cliente; - Outros Fundo de Caixa para Próximo Dia: Caso você queira deixar um valor no caixa para servir de troco no próximo dia útil, você deve informar este valor para o sistema como fundo de caixa para o próximo dia. Verifique agora o lançamento de um fundo de caixa. O valor do fundo de caixa para o próximo dia só poderá ser informado depois de efetuados todos os movimentos de caixa, tais como: retiradas de cheque, retiradas de dinheiro, reforços de caixa, quebra de caixa, lançamento de despesas, entre outros

11 Falta ou Sobra: A soma das entradas menos as saídas devem equivaler a zero. Se houverem valores divergentes ocasionarão sobras ou faltas A falta pode ocorrer quando: - Lançar uma retirada de dinheiro do caixa errada; - Lançar uma retirada de cheque do caixa errada; Receber um valor menor ao que foi registrado no sistema. - Lançar uma despesa sem ter fisicamente dinheiro em caixa; - Lançar duas vezes a mesma despesa A sobra pode ocorrer quando: - Pagar uma despesa e não lançar no sistema; - Receber do cliente um valor maior que a venda registrada no sistema. Quando houver uma falta de dinheiro que não for encontrada, deve-se lançar este valor no movimento de caixa como Quebra de Caixa. Uma possibilidade para identificar faltas para poder fechar o caixa é analisar o relatório relatórios de vendas/devoluções individuais por forma de pagamento, e verificar todos os itens do relatório. Todo e qualquer registro no sistema deve condizer com a situação real da loja

12 12 Se você verifica que o que falta no seu caixa está na sua gaveta em cédulas, você pode deixar como Fundo de Caixa para o Próximo Dia. Basta digitar o valor no espaço adequado e clicar ENTER em seu teclado. Se o valor de Falta for 0,00 ficará disponível a caixa Imprimir Foto?. Se você selecioná-la, ao gerar a o relatório, isto é, a prévia do fechamento, aparecerão as fotos dos produtos vendidos. Se estiver marcado, a foto será impressa ao lado da venda, se estiver desmarcado, não será mostrada a foto. Depois, tecle em <Prévia do Fechamento>. O botão Prévia do Fechamento tem a finalidade de gerar um relatório de caixa para conferência antes de efetivamente fechar o caixa. Feche o relatório e se estiver tudo certo, clique em <Fechar Caixa>. Aparecerá uma mensagem de confirmação. Clique em <Sim> para fechar o caixa

13 13 Se você não fechou o caixa no dia, na data em que tentar fechar o caixa, se sua redução Z já tiver sido emitida, você deverá preencher esta tela, referente ao Preenchimento da Redução Z - a fim de alinhar as informações do seu ECF com o Gestor. Para mais informações a respeito do preenchimento destes campos, consulte seu contador. Depois clique em <Confirmar> e o caixa será fechado. Uma tela informando o fechamento do caixa aparecerá. Consulte o Manual de Movimento de Caixa para mais informações. Muito bem! Agora você já sabe como fazer o Fechamento de Caixa no Gestor. Em caso de dúvidas, contate o Atendimento Online. Boas vendas!