MANUAL CONFIGURAÇÃO PARA CONTABILIZAÇÃO DO CONTAS A PAGAR MÓDULO FINANCEIRO

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1 MANUAL CONFIGURAÇÃO PARA CONTABILIZAÇÃO DO CONTAS A PAGAR MÓDULO FINANCEIRO Datahouse Automação Rua Barão do Itaqui, número 55, sala 101, Bairro Passo D areia, Porto Alegre / RS

2 CONTABILIZAÇÃO MÓDULO FINANCEIRO CONTAS A PAGAR O presente roteiro tem por finalidade orientar o usuário do Sistema Questor acerca das configurações necessárias para a utilização da integração contábil do Contas a Pagar no módulo financeiro. Configurações Básicas: 1. Configuração do Escritório - Novo: Acessando o menu Configurações / Configuração do Escritório - Novo o usuário encontrará a tela onde deverá ser feita a configuração da contabilização do Contas a Pagar. São campos pertinentes a esta configuração: Escritório: Informe o código do escritório a ser configurado. Data Inicial Controle de Caixa: Informar neste campo a data inicial de controle do movimento de caixa e demais contas como bancos, receitas, despesas. Com a informação deste campo pode-se realizar a implantação dos saldos das contas que ocorrerá através da opção Implantar Saldos do menu de Utilitários. A implantação dos saldos será realizada na data imediatamente anterior a informada neste campo. Após existirem lançamentos na implantação de saldos, caso a mesma seja alterada será emitida mensagem de confirmação e procedida a alteração dos lançamentos da implantação considerando a nova data. Quando existirem lançamentos diferentes de implantação de saldos sempre é permitido retroagir a data. Já para avançar a data somente será permitido se não existirem lançamentos entre a data atual e o dia anterior a nova data informada. Utiliza Centro de Custo: Permite selecionar na caixa combinatório as opções Sim ou Não. Atentese o usuário de que esta configuração se refere a utilização do Centro de Custo Financeiro. Data Inicial Centro de Custo: Este dicionário serve para criar parâmetro do tipo Data, no formato

3 dia/mês/ano. O usuário deverá então uma data para início da utilização do Centro de Custo no módulo. Utiliza Centro de Custo: Permite selecionar na caixa combinatório as opções Sim ou Não. Atentese o usuário de que esta configuração se refere a utilização do Centro de Custo Contábil. Data Inicial Centro de Custo: Este dicionário serve para criar parâmetro do tipo Data, no formato dia/mês/ano. O usuário deverá então uma data para início da utilização do Centro de Custo no módulo. Plano Despesa Multa: Informe a conta do plano de contas correspondente a Multas Pagas. Quando houver um pagamento com multa, o valor da mesma será gerado nesta conta. Histórico Multa: Informe um histórico para pagamentos com multa. Plano Despesa Juro: Informe a conta do plano de contas correspondente a Juros Pagos. Quando houver um pagamento com juro, o valor do mesmo será gerado nesta conta. Histórico Juro: Informe um histórico para pagamentos com juros. Plano Despesa Desconto: Informe a conta do plano de contas correspondente a Descontos Obtidos. Quando houver um pagamento com desconto, o valor do mesmo será gerado nesta conta. Histórico Desconto: Informe um histórico para pagamentos com desconto. Plano Despesa Tarifa: Informe a conta do plano de contas correspondente a Tarifas Bancárias. Quando houver um pagamento com tarifa, o valor da mesma será gerado nesta conta. Histórico Tarifa: Informe um histórico para pagamentos com débito de tarifa bancária. Histórico Pagamento: Indicar o códido do histórico a ser utilizado para os pagamentos. Histórico Contrapartida: Indicar o códido do histórico de contrapartida a ser utilizado para os pagamentos. 2. Tabela Contábil: Acessando o menu Cadastros / Tabelas contábeis / Tabela Contábil - Novo o usuário encontrará a tela onde deverão ser cadastradas todas as tabelas inerentes a contabilização dos Pagamentos do Módulo Financeiro:

4 São campos pertinentes a esta configuração: Escritório: Informe o código do escritório a ser configurado. Tabela Contábil: Informar neste campo o número sequencial da tabela contábil. Ao inserir um novo registro o sistema irá sugerir o primeiro número disponível no banco podendo o usuário alterar de acordo com a sua necessidade. Descrição Contábil: Informe neste campo uma descrição da tabela contábil, definido pelo usuário. Sequencia: Informado neste campo o número sequencial dos movimentos a serem cadastrados na tabela contábil. Origem Conta Contábil: Informe a origem da conta contábil. Quando utilizada a opção Informar, deve-se identificar a conta contábil na própria regra. Quando utilizada a opção Própria Conta, o sistema vai gerar na contabilização a mesma conta utilizada no Financeiro (Pagamento Digitado na Área de Trabalho). Para as demais opções o sistema vai buscar a conta referente a cada tipo de pessoa (Cliente e/ou Fornecedor). Lembrando que quando for o Financeiro do Tributário a busca é realizada através da reserva de contas que o sistema guarda no cadastro de Clientes / Fornecedores. São opções de seleção: *Informar *Cliente *Fornecedor *PrópriaConta Natureza Custo: Informe se o lançamento a ser gerado será de Débito ou Crédito. Empresa: Deverá ser inicado neste campo o código da Empresa do lançamento contábil. Este campo é de preenchimento obrigatório quando na origem da conta for selecionada a opção Informar. Conta Contábil: Informe uma conta contábil para essa regra de contabilização. Histórico: O histórico será gerado no complemento. Utiliza-se desta forma por utilizar-mos dois cadastros de históricos diferentes (Contabilidade e Financeiro) e objetivando não abrir solicitações adicionais de dados aos usuários do Financeiro, pertinentes a contabilização. Regra Valor Contábil: Neste campo define-se a regra para gerar o valor do lançamento, utilizando as variáveis disponíveis. São valores disponíveis para este campo: Importante: As tabelas contábeis que fazem a integração do contas a pagar devem ser cadastradas cadastradas na ordem que segue: Tabela Contábil da Provisão: Onde será configurada a provisão do documento a ser pago. Esta tabela tem configuração de conta débito e conta crédito e vinculada a conta contábil da despesa com tipo de movimento Provisão. Como mostra a Fig.01

5 Tabela Contábil do Pagamento: Onde será configurada uma das partidas do documento a ser pago. Esta tabela deverá ser vinculada a conta contábil da despesa com tipo de movimento Recebimento / Pagamento. Como mostra a Fig.01 Fig. 01 Fig. 02 Tabela Contábil do Pagamento Contra Partida: Onde será configurada a contra partida da tabela contábil do pagamento do documento a ser pago. Esta tabela deverá ser vinculada na conta que receberá o lançamento com tipo de movimento Movimento Débito ou Movimento Crédito, dependendo do nível do lançamento a ser contabilizado. Como mostra a Fig Vinculação Tabela Contábil Pagamento x Conta contábil Acessando o menu Cadastros / Contas Centros de Custo / Plano de Contas o usuário encontrará a tela onde deverão ser vinculadas as tabelas contábeis as Contas Contábeis:

6 Esta mesma opção poderá ser feita pelo usuário utilizando o menu Cadastros / Contas Centros de Custo / Configurar Tabelas Contábeis: Fig.01 Fig.02 No caminho que está detalhado nas Figuras 01 e 02 deste Manual, o usuário conseguirá fazer estes apontamentos em lote, sem a necessidade de entrar conta por conta.

7 4. Contabilização: Após todas as configurações e apontamentos efetuados o Sistema Questor está apto a realizar a contabilização do Contas a Receber do Módulo Financeiro. Para tal rotina o usuário deverá executar a contabilização acessando o menu Arquivos / Gerar Contabilização: O usuário deverá então definir a competência que deseja contabilizar e marcar as opções do contas a pagar e dos pagamentos para gerar o movimento contabil. OBS: É DE EXTREMA IMPORTÂNCIA QUE O USUÁRIO ESTEJA CIENTE DE QUE A CADA ALTERAÇÃO FEITA NO PAGAMENTO OU MESMO NO CADASTRO DOS PAGAMENTOS A CONTABILIZAÇÃO DEVERÁ SER REFEITA.