CADASTRO DE CLIENTES

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1 CADASTRO DE CLIENTES

2 1. INTRODUÇÃO No Softpharma há o Cadastro de Convênio, nele estão vinculados os clientes que fazem parte do convênio e podem usufruir dos descontos e demais benefícios negociados entre as empresas e a farmácia. Porém, há casos do cliente possuir vínculo com mais de um convênio. Por exemplo: o Sr. João Silva (nome fictício) possui benefício do convênio com a empresa que ele trabalha (Convênio A) e também o convênio Tele-entrega e/ou Particular da Farmácia (Convênio B). Utilizando o exemplo acima, no processo atual deverá efetuar um cadastro do cliente João Silva e vincular ao Convênio A e outro cadastro em nome deste mesmo cliente para o Convênio B. Conforme poderá observar na imagem abaixo, teremos vários cadastros do cliente João Silva e cada um deles incluso em um convênio. A partir do release a tela de Cadastro de Clientes passará por uma remodelagem, tornando o processo de controle de clientes mais prático e fácil de manutenção, onde será possível cadastrar apenas uma vez o cliente e posteriormente efetuar os vínculos aos convênios que o mesmo faz parte, conforme representado na figura abaixo. Para os novos clientes poderá utilizar o novo formato de cadastro, porém observamos que para os cadastros antigos o vínculo entre clientes e convênios deverá ser realizado manualmente. Alertamos que esse novo formato de cadastro não será obrigatório, então poderá continuar conforme o processo atual. Neste documento abordaremos as principais alterações no Cadastro de Clientes. Clique aqui para visualizar a nova tela.

3 2. CADASTRO DE CLIENTES A tela atual apresenta alguns campos para lançamento de informações dos dados cadastrais, tais como endereço, identificação e também o convênio que o cliente pertence (figura 2.01). Figura 2.01 Cadastro de clientes atual Conforme mencionamos acima, foram realizadas algumas adequações nela para fins de atender o novo processo de cadastro de clientes. Figura 2.02 Cadastro de clientes novo

4 Na aba principal contemplará o código, nome e CPF/CNPJ do cliente, e as demais informações serão cadastradas nas guias Dados Básicos e Informações Adicionais. Permite inserir informações referentes ao endereço completo, telefones, s de contato e documentos pessoais, além do cadastro de Dependentes na guia de mesmo nome. Através da guia Vincular Convênios será possível efetuar as associações entre o cliente e os convênios os quais ele faz parte. 2.1 Dados Básicos A. Endereço B. Número C. CEP D. Complemento (tele-entrega) E. Próximo (tele-entrega) F. Cidade G. Bairro H. Telefone I. Celular J. s Figura 2.03 Dados Básicos K. Tipo documento L. Órgão expedidor M. Número documento N. UF O. Inscrição Estadual P. Sexo Q. Data Nascimento R. Naturalidade S. SPC T. Não ligar em pós venda Os campos referente a Matrícula, Limite de crédito e Situação do cliente, que hoje estão na tela principal, são vinculados ao convênio. Desta forma abordaremos esta informação no item 2.4 Vincular Convênios.

5 2.2 Informações Adicionais A. Estado civil B. Cônjuge C. Nascimento cônjuge D. Nome do pai E. Nome da mãe F. Renda Familiar G. Tempo de residência H. Casa própria Figura 2.04 Informações Adicionais I. Pontuação fidelidade J. Benefício aposentado K. Controle (vendedor) L. Senha atual M. Tipo contribuinte N. SUFRAMA O. Conta Contábil P. Referências (1 à 4)

6 2.3 Dependentes Nesta aba são cadastrados os dependentes do cliente, as autorizações e liberações para compra em determinados convênios serão realizadas através da sub-aba Dendentes localizada na aba Vincular Convênios (item 2.4 Vincular Convênios). Figura 2.05 Dependentes A. Nome do dependente B. Parentesco C. Telefone D. Nascimento E. Situação cadastral do dependente F. Senha G. Dependentes (lista)

7 2.4 Vincular Convênios Logo após o cadastro do cliente, deverá efetuar o vínculo deste com os convênios que ele faz parte através da aba Vincular Convênios, que por sua vez permitirá além de identificar os convênios, como também efetuar manutenções das regras do convênio para o cliente, dentre elas: limites de créditos, desconto especiais, bloqueios e entre outros. No menu suspenso Convênios Vinculados estarão listados os convênios que o cliente já está vinculado para manutenção, e para realizar uma nova associação disponibilizamos os campos Convênios (F2-Consultar), CPF/CNPJ e Tipo. Figura 2.06 Vincular Convênios As abas Geral, Desconto e Bloqueios, Observação e Mensagem, Dependentes, Informações Adicionais, serão gerenciadas pelos botões de acesso rápido: Editar: para efetuar alterações nos vínculos com os convênios. Após consultar, pressione este botão que habilitará os campos para manutenção; Novo: através deste botão é possível efetuar uma nova associação entre o cliente e o convênio, habilitando os campos para inserir as regras e descontos conforme a sua necessidade. Aplicar: após inserir ou alterar as informações, nas abas, deverá pressionar este botão para salvar as alterações realizadas. Cancelar: ao pressionar este botão as alterações não salvas serão desfeitas.

8 2.4.1 Geral Na aba Geral contempla informações do cliente no convênio selecionado. Dentre elas a matrícula, limite de crédito, número do cartão (se o mesmo possuir), a situação cadastral e sua identificação. Observamos que a matrícula será utilizada nas vendas na identificação do cliente. Figura 2.07 Geral A Matrícula refere-se a identificação do cliente no convênio. Podendo ser o código disponibilizado pelo convênio, o telefone do cliente no caso de convênio tele entrega ou a gerada automaticamente pelo sistema quando não informada pelo usuário. No campo Limite de crédito deve-se informar o valor do crédito disponibilizado pelo convênio selecionado. Assim sendo, deverá cadastrar individualmente o limite de crédito para cada um dos convênios que o cliente pertence. E, por sua vez, o campo Situação identifica o status do cadastro do cliente junto ao convênio, ou seja, quando o cliente deixar de pertencer ao convênio deve-se alterar esta situação para inativo. Porém, observamos que é obrigatório a relação do cliente com pelo menos um convênio. Logo, quando não houver relação com nenhum convênio o cadastro do cliente ficará inativo. Também apresenta curva ABC que pertence, e a qual programa de Fidelidade ele está integrado. Referencia as datas de: última compra, cadastro e alteração. Configurações referentes à dia de vencimento ou prazo para vendas e os parâmetros "Cobrar juros/multa por atraso", "Cobrar juros na venda", "Bloquear sistema fidelidade" e "Cartão entregue.

9 2.4.2 Descontos e Bloqueios Nesta aba são configurados os descontos e bloqueios aplicados ao cliente para o convênio selecionado, divididos em: geral nas vendas ou específico. Figura 2.08 Descontos e Bloqueios Os percentuais de desconto geral nas vendas estão localizados na guia Clientes. Estes descontos serão aplicados automaticamente em todas as vendas, obedecendo a hierarquia de descontos. Logo abaixo estarão localizados os campos para parametrização dos descontos e bloqueios por: grupo principal, tipo de produto, laboratório ou produto, e a visualização dos mesmos. Para todas as opções citadas, os tipos de descontos serão: normal, por faixa ou condição de pagamento. As funcionalidades de liberar descontos e retirar liberação também permanecem Observação e Mensagem Nesta tela é possível informar observações e mensagens referentes ao cadastro do cliente no convênio. Lembrando que a mensagem, por ser exibida no momento da venda, poderá ser inserida como um lembrete. Por exemplo: solicitação de documento ou informação faltante no cadastro do cliente. Figura 2.09 Observação e Mensagem

10 2.4.4 Dependentes Através desta aba é possível selecionar os dependentes que estarão autorizados a comprar no convênio informado. Também poderá definir limite de compra que ele terá no convênio e cadastrar o número de cartão do mesmo, se a Farmácia trabalhar com este controle. Ambas as informações ficarão registradas e visíveis no quadro abaixo. Figura 2.10 Dependentes Lembrando que, o cadastro do dependente deverá ser realizado na guia Dependentes (vide item 2.3 Dependentes) Informações Adicionais Esta aba contempla local e endereço que o cliente trabalha e qual função exerce, como também informações para cobranças em débito automático (banco, agência, conta e operação). Figura 2.11 Informações adicionais

11 2.4.6 Observações Gerais Quando o convênio selecionado for do tipo Cheque pré-datado, habilitará a aba Limites Cheque onde será possível informar limite de crédito ao cliente. Para maior controle, a Farmácia poderá configurar, a partir de que valor a autorização do gerente/supervisor será solicitada. Através da marcação nos campos comprovantes de endereço, CPF e RG ficará registrado quais documentos, do cliente, foram retidos no momento da liberação de crédito. Figura 2.12 Limites Cheque Quando o convênio possuir integração com Big Convênios habilitará a aba, de mesmo nome, para cadastrar os dados do cartão conforme poderá observar na imagem abaixo. Figura 2.13 Big Convênios Clique aqui para visualizar as alterações do Cadastro de Clientes.