Manual de Treinamento Módulo: Gestor

Transcrição

1 Manual de Treinamento 11

2 Sumário Apresentação... 3 Requisitos... 3 Login... 3 Visão do Gestor...5 Solicitação... 7 Recursos...7 Status Gerenciamento Cadastro de Centro de Custo Alterar / Inativar de Centro de Custo Cadastro de Funcionário Alterar / Inativar Cadastro de Funcionário Restrições e Data de Expiração Delegar Parametrização Parametrização de Aprovadores e Solicitantes Alertas de Parametrizações Sair

3 Apresentação O sistema Self Booking Lemontech, é um sistema de solicitação de viagens via web que tem como intuito agilizar e facilitar os processos diários e reduzir custos de viagens corporativas. Com um formato completamente personalizável, é possível realizar consultas de voo, reserva e emissão de passagem aérea, reserva de hotel, carro, traslados entre outros serviços, além de gerenciar todas as despesas de viagens através de um relatório de Business Intelligence que mensura todas as suas ações e auxilia nas tomadas de decisão. Requisitos Firefox Internet Explorer Safari Google Chrome Firefox 2.0 ou superior Internet Explorer 7 ou superior Safari Google Chrome OBS: java script, css e cookies devem ser habilitados Login Para realizar o acesso ao Sistema SELF BOOKING LEMONTECH digite o seguinte endereço Em seguida, insira em Cliente o nome da empresa, selecionado através do auto complete, o seu usuário e senha. Importante: Para o primeiro acesso, clique em Esqueci minha senha para que o sistema lhe redirece à tela de cadastro de uma nova senha. 3

4 Importante: Para o primeiro acesso ao selfbooking o usuário precisa cadastrar uma senha. Na tela de login deverá seguir os passos abaixo: Ao acessar o site Clicar em Primeiro Acesso, e o usuário será direcionado para tela onde deverá inserir o nome do cliente e seu usuário. Após esse procedimento o sistema enviara um com os procedimentos para cadastrar uma nova senha. 4

5 Visão do Gestor O perfil de Gestor, possui total autonomia para efetuar qualquer tipo de alteração no Self Booking, inserção e edição de novos funcionários e centros de custos, aprovação e delegação de parametrizações de acordo com a politica de viagens da empresa. Importante: alguns campos a seguir poderão ou não aparecer de acordo com a parametrização estabelecida pela empresa. A tela principal é composta pelos seguintes tópicos: Home Solicitação Recursos Status Gerenciamento Sair 5

6 Home A home é composta por: Informe Campo destinado as informações atualizadas do mercado de viagens e turismo, as quais são alimentadas pela Lemontech. Minhas Pendências Pre aprovação: Svs que permitem sua interação com ação de pre aprovar Aprovação: Svs que permitem sua interação com ação aprovar Pendencias do Cliente Pre aprovação: Svs a serem pré aprovadas Aprovação: Svs a serem aprovadas Pendencias Agencia Orçamento: listagem de sv s pendentes para agencia orçar Emissão: listagem de sv s pendentes para agencia concluir Cancelar emitidas: listagem de sv s canceladas apos concluídas pendentes para agencia finalizá-las Meu Usuário Alterar Cadastro: opção de incluir/editar dados cadastrais Alterar Senha: opção de alterar a senha Alterar Preferências: opção de incluir/editar preferencias de viajante Meu Histórico Minhas Viagens: permite busca de suas viagens através do filtro de check in e check out Meus Top Trechos: listagem dos últimos trechos solicitados Centro de Custo que solicito Possibilita a visualização dos centro de custos que o aprovador pode solicitar Centro de Custo que aprovo Possibilita a visualização dos centro de custos que o aprovador pode aprovar 6

7 Solicitação A solicitação é composto por: Nova Solicitação: permite inserir uma nova SOLICITAÇÃO DE VIAGEM (SV); Pré-Aprovação: Svs a serem pré aprovadas Aprovação: Svs a serem aprovadas Recursos O Recursos, é composto por: Localizar SV: permite localizar qualquer SV através de vários parâmetros. Obs: está funcionalidade permite também a busca da SV para efetuar o cancelamento. Ao localizar SV você pode verificar em qual status ela se encontra, podendo ser: Pendencia Agencia: sv aguardando orçamento ou reprovada Pendencia Solicitante: sv aguardando pré aprovação Pendencia Aprovador: sv aguardando aprovação Aprovada: sv aguardado conclusão dos produtos pelo consultor Concluida: sv com todos os seus produtos finalizados Cancelada: sv com um ou mais produtos cancelados Cancelar Emitido: sv cancelada depois de concluída, aguardando ação do consultor Tutoriais e vídeos: esta tela é composta pelo FAQ (duvidas mais frequentes) e os vídeos institucionais com as principais funcionalidades do sistema. 7

8 Lista de Passageiro Para localizar a Lista de passageiros (preferencia de viagem) siga em Recursos / Lista de passageiros: Nesta tela é possível enviar e editar as preferências de viagem do passageiro. O gestor pode enviar por o perfil para o próprio viajante ou se necessário enviar para outro para que o perfil do passageiro seja preenchido por outro usuário. O gestor deve selecionar o passageiro, mudar o endereço de cadastrado se necessário, e clicar em "enviar". Ao preecher todos os dados necessários, o passageiro deverá clicar em salvar perfil e automaticamente o perfil estará registrado no sistema. 8

9 Perfil de Passageiro Para atualizar as preferencias de viagem do passageiro siga em Recursos / Perfil do Passageiro. Digite o nome do passageiro que deseja alterar o perfil e selecione o nome pelo auto complete e clique em atualizar, insira as informações e clique em salvar perfil. 9

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11 Status O Status é composto por: Pendências/Orçamento: listagem de sv s pendentes para agencia orçar Pendências/Emissão: listagem de sv s pendentes para agencia concluir Pendências/Cancelar emitidas: permite visualizar as sv s que foram canceladas após de concluídas. Pendencia Solicitante: permite visualizar as sv s que estão pendentes para os solicitantes. Pendência Aprovador: permite visualizar as sv s que estão pendentes para os aprovadores. Gerenciamento Este tópico é composto pelos itens: Meu usuário /Alterar cadastro: permite visualizar e editar seu cadastro de acordo com políticas da empresa. Meu usuário/alterar senha: permite alterar senha de acesso. Gerenciamento / Cliente / Regional / Listar; nesta tela podemos somente visualizar as regionais cadastradas no sistema. 11

12 Cadastro de Centro de Custo Para cadastrar o centro de custo siga em Gerenciamento / Cliente / Centro de custo / Novo. Informe o código do centro de custo no campo nome e a descrição do nos campos correspondentes, informe a regional que ele pertence e clique em gravar. Para cadastrar sub-centro de custo informe o código do sub-centro a descrição, informe a regional que ele pertence e clique em gravar. 12

13 Alterar / Inativar de Centro de Custo Para inativar o centro de custo, o gestor deverá localizar o centro de custo desejado, clicar em editar, alterar o status para inativo e clique em gravar. 13

14 Cadastro de Funcionário Para cadastrar um novo funcionário, siga em Gerenciamento / Cliente / Funcionários / Novo. Obs: os campos com asteriscos são obrigatórios. Exemplos de Parametrizações Pode se auto aprovar? essa parametrização permite o aprovador aprovar ele mesmo quando ele for o passageito e o aprovador daquela SV. Pode solicitar para todos? essa parametrização permite tanto o perfil de solicitante como o perfil de aprovador solicitar para todos sem excessão. Pode pré-aprovar todos? essa parametrização permite tanto o perfil de 14

15 solicitante como o perfil de aprovador pré-aprovar todas as solicitações. Após preencher todos os campos, cadastre de login e a senha e clique em salvar. Alterar / Inativar Cadastro de Funcionário Localize o passageiro através do caminho Gerenciamento / Cliente / Funcionarios / Lista. Digite alguns dos parâmetros como número do CPF, nome, matrícula, etc e clique em listar. Efetue as alterações desejadas e clique em salvar. 15

16 Restrições e Data de Expiração Para liberar o acesso a politica de restrições, primeiro localize o usuário que deseja alterar e clique em Restrições. Neste momento o sistema lhe disponibilizara algumas opções e como: liberar solicitações retroativas, e fugir da regra. 16

17 Delegar Parametrização Para o perfil de gestor, as funções de parametrização e delegação estão separadas por abas para uma melhor distinção entre as funções. Na aba Delegações em Aprovador Delegado, escolha para qual usuário deva delegar suas parametrizações. Caso o usuário tenha parametrizações de Aprovação e/ou Solicitação clique na aba correspondente. Após a escolha do delegado, selecione delegar todas as parametrizações ou desmarque a opção e escolha uma parametrização específica através do filtro. Para delegar parametrizações específicas escolha através dos filtros disponíveis e clique em buscar. 17

18 Filtros delegação de Aprovação Filtros delegação de Soliciação O sistema irá apresentar o resultado da pesquisa, selecione as parametrizações desejadas ou caso tenha escolhido todas as delegações Insira o prazo de início e o vencimento da delegação e clique em Delegar. 18

19 Obs: Caso deixe o prazo de início em branco o prazo a ser considerado é de início imediato Após realizar todas as etapas o sistema irá verificar se as parametrizações já serão delegadas (perfil gestor) ou se deverão ser aprovadas pela gestão de viagem (Solicitante/Aprovador) Tela aguardando aprovação da gestão 19

20 Tela aguardando parametrizações aprovadas Na tela de delegação o usuário também poderá visualizar todas as delegações que realizou e também solicitar o cancelamento das mesmas. Utilize os filtros para buscar uma delegação e também visualizar as que já foram delegadas. 20

21 Ainda na aba Delegação, poderá delegar as parametrizações selecionando para O gestor também tem a responsabilidade de aprovar as delegações que outros colaboradores solicitam um para os outros. Esse pedido de delegação, pode ser visualizado na home. Para aprovar, clique em abrir e selecionar entre autorizar ou negar a parametrização. 21

22 Parametrização de Aprovadores e Solicitantes Para parametrizar quais centros de custo os usuários poderão solicitar e/ou aprovar, localize o funcionário e clique sobre o ícone parametrização. Selecione o centro de custo, tipo de passageiro, vencimento da paramertrização, se tiver, e se esse ira aprovar somente para um passageiro com perfil de aprovador e clique em adicionar. Após o cadastro, as informação serão listadas conforme tela abaixo. Caso haja necessidade de alguma alteração, você pode fazê-lo nessa mesma tela. 22

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24 Alertas de Parametrizações Na home do sistema é exibido o alerta de parametrização, onde são listados os centros de custo e sub centro de custo que estão sem aprovadores e/ou solicitantes. Para definir essa parametrizações, siga o caminho: gerenciamento alerta de parametrização. Sair Essa opção permite você sair dos sistema de forma que nenhuma SV fique travada em seu usuário. 24