Manual do usuário. Sistema Online Ibirapuera Textil.

Transcrição

1 Manual do usuário Sistema Online Ibirapuera Textil Esse documento descreve as funcionalidades do Sistema de Vendas, Pedidos, Atendimento a Clientes e Consumidores, Assistência a representantes entre outros. IMPORTANTE: A área de acesso de um representante ficará sempre restrita aos clientes a ele atribuídos no sistema. A opção Representante existente nas páginas do sistema ficará travada conforme o login de acesso do próprio representante.

2 Conteúdo Manual do usuário...1 Sistema Online Ibirapuera Textil Entrada no sistema...3 Troca de senha...3 Novo pedido...4 Duplicatas em atraso...9 Últimos pedidos...10 Saldo de pedidos...11 Consulta de pedidos...11 Informações do pedido...12 Informações do cliente...13 Informações do romaneio...13 Consulta de posição de pedidos...13 Aprovação de pedidos...14 Consultar aprovação...16 Consulta e gerenciamento de saldo de pedido...16 Distribuição de pedido (módulo não disponível)...17 Atendimento de cliente...18 Duplicatas em atraso...19 Atendimentos...19 Serasa/Sintegra...20 Novo cliente...21 Preenchimento do endereço pelo CEP...21 Atendimento de contato/consumidor...22 Atendimentos...22 Novo contato/consumidor...23 Preenchimento do endereço pelo CEP...24 Listagem de clientes...24 Atendimento de representante...25 Atendimentos...26 Pendência de representante...26 Nova pendência...26 Visualização de detalhes da pendência...27 Consulta de pendência de representantes...27 Comissão...28 Indicação de representante...29 Indicação de loja...29 Administração de pedido...30 Meta de faturamento de representante...31

3 Entrada no sistema O usuário deve preencher o login e senha corretamente e clicar em Entrar, tendo assim, acesso ao sistema. Caso não tenha o login e senha, solicite-o a empresa. Troca de senha A qualquer momento é possível trocar a senha de acesso ao sistema. É aconselhável que a troca seja feita após o primeiro acesso e a cada período de 6 meses

4 Novo pedido Digite o nome ou parte do nome do cliente ou CPF/CNPJ e clique em Procurar. Uma lista de clientes é exibida com o resultado da pesquisa. Ao clicar no nome do cliente, suas informações são exibidas. Após conferir as informações do cliente, clique em Continuar. Vários avisos podem ser exibidos conforme a situação do cliente. Duplicatas em atraso, Saldo de pedidos entre outros.

5 Defina o pedido do cliente, tipo de pedido, origem do pedido, condição de pagamento e os produtos do pedido. Digite o produto que deseja incluir no pedido e clique em Pesquisar. A busca pelo produto pode ser pela combinação de palavras. Ex: tricoline clara (código do produto ou descrição, descrição da cor ou estampa, classificação de cor) A lista mostra os produtos/cores/estampas conforme a pesquisa.

6 Para adicionar um produto ao pedido, digite a quantidade, defina o preço/desconto (caso exista) e clique em Adicionar. Abaixo é exibida a lista de produtos do pedido. Para adicionar vários produtos de uma só vez, digite a quantidade em todos os produtos que deseja e clique em Adicionar. Utilize o campo Observação para qualquer detalhe adicional.

7 Podemos atribuir um desconto à todos os produtos já adicionados ao pedido. Para isso, digite a porcentagem de desconto a ser concedida e clique em Aplicar para aplicar desconto à todos os produtos. O valor total do pedido é atualizado no rodapé da página. Podemos alterar a condição de pagamento para verificarmos o valor do pedido em diversas formas. Para isso, escolha a condição de pagamento, os dias/parcelas e clique em Preços. O valor total do pedido é atualizado no rodapé da página. Caso queira alterar a quantidade, preço, desconto de um produto já adicionado, basta inserir as informações na lista de Produtos do pedido e clicar na opção Clique aqui para recalcular o valor do pedido. Utilize a opção Salvar pedido para salvar o pedido e continuar a digitação do mesmo em outro momento. O pedido fica salvo na área do usuário na parte superior direita na opção Pedidos salvos. Após adicionar todos os produtos desejados, clique em Continuar. Na próxima página podemos definir a data para faturamento do pedido, a transportadora, a classificação do pedido e a forma de pagamento.

8 Caso a tranportadora desejada não exista, clique em Nova, preencha os dados da transportadora e clique em Gravar. Para visualizar quais transportadoras atendem a cidade do cliente, clique em Clique aqui (para ver quais transportadoras...). Uma lista é exibida com as transportadora que atendem a cidade do cliente com o respectivo prazo de entrega. É possível visualizar a simulação dos vencimentos das duplicatas do pedido. Para isso, clique em Ver vencimento. Clique em Salvar Pedido e Enviar para enviar o pedido como sugestão caso o

9 cliente queira avaliar e aprovar o pedido. Caso contrário clique em Confirmar/Enviar. A empresa recebe o pedido no mesmo momento e inicia-se o processo para a entrega ao cliente. Para enviar o pedido a vários s, separe os endereços com ponto-vírgula (;) ou vírgula (,). Para imprimir o pedido, clique em Imprimir Duplicatas em atraso A opção de Duplicatas em Atraso traz somente as duplicatas que não estão pagas e estão atrasadas. Pode-se também visualizar quaisquer outras duplicatas não pagas escolhendo a data de vencimento inicial e final.

10 Últimos pedidos A opção de Últimos pedidos traz os 3 últimos pedidos do cliente. Através da opção Para copiar este pedido como um novo pedido Clique aqui é possível fazer a cópia total do pedido como um novo pedido. Qualquer modificação no pedido é permitida, adição e remoção de produtos, preços, transportadora, etc. Ao copiar um pedido como um novo, segue-se o processo definido no item #3.Novo pedido

11 Saldo de pedidos O sistema indica se o cliente possui pedidos em aberto (saldo de pedidos). Ao clicar na opção Saldo de pedidos o sistema apresenta os pedidos e a respectiva quantidade solicitada e entregue Consulta de pedidos Digite as informações (pedido, nf, representante, etc) para realizar a busca por pedidos e clique em Pesquisar. Utilize a opção Mais opções para refinar as opções de pesquisa dos pedidos. A lista exibe os pedidos encontrados conforme os dados digitados para a busca. Clique no número do pedido para visualizá-lo. Clique no nome do cliente para visualizar seus dados. Clique no Romaneio para visualizar os dados. Clique NF para visualizar os dados da nota fiscal.

12 Informações do pedido

13 Informações do cliente Informações do romaneio Consulta de posição de pedidos Digite as informações (pedido, nf, representante, etc) para realizar a busca por pedidos e clique em Pesquisar. Utilize a opção Mais opções para refinar as opções de pesquisa dos pedidos. A lista exibe os pedidos encontrados conforme os dados digitados para a busca com

14 sua respectiva pendência/posição. Clique no número do pedido para visualizar todas as suas pendências, tempo de resolução e gráfico do tempo de resolução de cada pendência. Aprovação de pedidos A aprovação dos pedidos apresenta as irregularidades analisadas pelo sistema e distribuídas aos departamentos responsáveis. Para a resolução das irregularidades, inicia-se a pesquisa dos pedidos usando número do pedido, departamento, pendência e demais opções de busca.

15 Para visualizar o pedido e efetuar as devidas correções, clique no número do pedido. Após analisada a irregularidade, clique na opção Resolver para gravar as devidas considerações sobre a pendência e a finalização da mesma. Após finalizadas todas as pendências, o pedido é aprovado automaticamente.

16 Consultar aprovação A consulta de aprovação detalha a resolução das pendências do pedido e as alterações realizadas que determinaram a aprovação do pedido. Consulta e gerenciamento de saldo de pedido Exibe e indica os pedidos que possuem produtos não enviados ao cliente. Alguns produtos são indicados com Aguardando emissão de NF para que sejam analisados.

17 Após a devida negociação com o cliente sobre o desejo de cancelar ou receber o saldo, pode-se gerenciar o pedido clicando no número do pedido. O saldo do pedido pode ser cancelado ou pode ser copiado para um novo pedido, seguindo todo o processo de um pedido até o seu faturamento. Ao ser copiado para um novo pedido, o saldo do pedido original é zerado. Distribuição de pedido (módulo não disponível) Atendimento de cliente O atendimento registra as ocorrências de um cliente já cadastrado ou um novo cliente.

18 Para um cliente cadastrado, no campo cliente pode-se digitar a Razão Social/Nome ou CNPJ/CPF. A lista de clientes encontrados é exibida. (Pode-se pesquisar pela Razão Social/Nome em partes. Ex: aviamentos ca. Na lista exibida, clique no nome do cliente para visualizar seu cadastro. No rodapé da página, pode-se clicar em Mais Informações para visualizar informações complementares. Pode-se informar um alerta para o próximo pedido (Ao digitar o próximo pedido do cliente, o alerta é exibido). Pode-se informar a Observação para todos os pedidos (Todo novo pedido do cliente carrega essa observação) Importante: Informar o Limite de crédito e a validade do limite é importante para o sistema analisar os novos pedidos recebidos do cliente e encaminhar ao departamento responsável para a devida aprovação.

19 Duplicatas em atraso A opção de Duplicatas em Atraso traz somente as duplicatas que não estão pagas e estão atrasadas. Pode-se também visualizar quaisquer outras duplicatas não pagas escolhendo a data de vencimento inicial e final. Atendimentos A opção de Atendimentos direciona para a página trazendo os últimos atendimentos realizados para o cliente.

20 Para visualizar mais atendimentos do mesmo cliente, pode-se realizar uma pesquisa conforme a data informada e o tipo de atendimento. Para incluir um novo atendimento, clicar em Incluir e após preencher o Tipo de Atendimento e o texto, clicar em Gravar. Serasa/Sintegra A opção de Serasa/Sintegra mostra se o cliente possui protestos no Serasa ou alguma restrição no Sintegra. É possível visualizar o histórico de consultas realizadas ao Serasa e ao Sintegra referentes ao cliente. Para incluir uma consulta, clicar em Incluir, adicionar uma observação se necessário e clicar em Gravar. Importante: A data da última consulta é analisada pelo sistema para novos pedidos recebidos do cliente. O pedido é encaminhado ao departamento responsável para a devida aprovação.

21 Novo cliente Caso o atendimento seja à um novo cliente, preencha os dados necessários para efetuar o novo cadastro. Preenchimento do endereço pelo CEP Digita o número do CEP e clica na opção Buscar Endereço. O endereço é preenchido automaticamente.

22 Atendimento de contato/consumidor Atendimento destinado para consumidores e contatos que a empresa possui. Atendimentos A opção de Atendimentos direciona para a página trazendo os últimos atendimentos realizados para o consumidor. Realiza-se a busca pelo consumidor para visualização de seus dados e acesso aos atendimentos. Para visualizar mais atendimentos, pode-se realizar uma pesquisa conforme a data

23 informada e o tipo de atendimento. Para incluir um novo atendimento, clicar em Incluir e após preencher o Tipo de Atendimento e o texto, clicar em Gravar. Novo contato/consumidor Caso o atendimento seja à um novo consumidor, preencha os dados necessários para efetuar o novo cadastro. Preenchimento do endereço pelo CEP Digita o número do CEP e clica na opção Buscar Endereço. O endereço é preenchido automaticamente.

24 Listagem de clientes Página de visualização de clientes de cada representante. É possível organizar rotas de visita usando a busca de clientes por cidade.

25 Atendimento de representante Atendimento destinado a representantes de acordos, soluções, propostas e demais negociações entre representates e a empresa. Realiza-se a busca pelo representante para visualização de seus dados e acesso aos atendimentos.

26 Atendimentos A opção de Atendimentos direciona para a página trazendo os últimos atendimentos realizados para o representante. Para visualizar mais atendimentos do representante, pode-se realizar uma pesquisa conforme a data informada e o tipo de atendimento. Para incluir um novo atendimento, clicar em Incluir e após preencher o Tipo de Atendimento e o texto, clicar em Gravar. Pendência de representante A área de pendência de representantes gerencia tarefas que podem ser atribuídas aos representantes e que ficaram pendentes de um retorno para a empresa. Importante: Toda pendência em aberto é visualizada pelo representante assim que ele entra no sistema com seu login e senha. Nova pendência Para adicionar uma nova pendência, selecione o representante e clique na opção Nova, preencha as informações necessárias e clique em Gravar. Para visualizar pendências não finalizadas de um representante, clique em Pesquisar.

27 Visualização de detalhes da pendência Ao pesquisar as pendências do representante, clique na opção Ver para visualizar os detalhes e interações descritas sobre a pendência. Para incluir qualquer observação, clique na opção Incluir. A opção Finalizar encerra a pendência e conclui o atendimento. Consulta de pendência de representantes Página de consulta das pendências por período dos representantes. Utilize a opção Finalizada caso seja necessário procurar somente por pendências já

28 finalizadas. A lista mostra as respectivas pendências. Clique em Ver para visualizar os detalhes e resolução da pendência. Comissão Página para escolha do representante e visualização da comissão dos pedidos faturados (notas fiscais). Ao escolher o mês desejado, clique na opção Pesquisar.

29 Indicação de representante Página para auxílio a consumidores que desejam adquirir produtos da empresa e não sabem como proceder. Ao digitar a cidade do consumidor, é realizada a pesquisa sobre os representantes que atendem a cidade. Indicação de loja Página para indicação de loja a consumidores que desejam adquirir produtos da empresa e não sabem onde encontrar. Pode-se digitar a cidade do consumidor e escolher o estado (UF). A lista mostra os clientes que compraram o produto desejado por relevância da data mais recente da compra.

30 Ao clicar no nome do cliente, os dados do cliente podem ser enviados ao consumidor. A opção Como chegar mostra a Geo Localização da loja indicada Administração de pedido Página para movimentação de pedidos alterando sua posição entre departamentos e abertura de verificação de pendências. O pedido altera sua situação para novas análises e aprovações. A pesquisar o pedido desejado, clique na opção Mudar situação/incluir pendência para definir as verificações e posição do pedido.

31 Meta de faturamento de representante Página para acompanhamento do faturamento dos representantes perante as metas definidas. Ao entrar no sistema, o representante já é notificado sobre sua posição (percentual) da meta do período e meta diária.