Serviço Público Federal Universidade Federal do Pará - UFPA Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação - CTIC S I E

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1 Serviço Público Federal Universidade Federal do Pará - UFPA Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação - CTIC S I E SISTEMA DE INFORMAÇÕES PARA O ENSINO (*) Módulo CONTROLE ACADÊMICO Guia de Referência Função: OFERTA DE DISCIPLINAS Usuário: COLEGIADO DE CURSO Belém, (*) Desenvolvido pela FATEC - Fundação de Apoio à Tecnologia e Ciência - UFSM

2 I. Apresentação O Sistema de Informações para o Ensino - SIE foi criado e desenvolvido pela Fundação de Apoio à Tecnologia e a Ciência - FATEC, órgão vinculado à Universidade Federal de Santa Maria - UFSM. O módulo CONTROLE ACADÊMICO tem como objetivo geral controlar as atividades relacionadas às questões acadêmicas da IES. Este Guia de Referência é destinado especificamente ao usuário do COLEGIADO DE CURSO para a realização da função de OFERTA DE DISCIPLINAS. A função OFERTA DE DISCIPLINAS tem como objetivo efetuar a montagem da oferta de disciplinas para a realização da matrícula dos alunos nos Cursos, informando o número de vagas e os horários das turmas. A oferta de disciplinas pode ser entendida conforme a seguir: FLUXO DA OFERTA DE DISCIPLINAS 1. COLEGIADO: Situação: SOLICITADA 1.1. Cria uma nova turma e define os parâmetros da mesma; 1.2. Define os horários da mesma; 1.3. Tramita o pedido para o Departamento responsável pela disciplina; 2. DEPARTAMENTO: Situação: ANÁLISE 2.2. Analisa o pedido 2.3. Vincula Docente; 2.4. Vincula Espaço Físico. 3. DEPARTAMENTO após análise, tramita a turma para umas das 3 situações a seguir: 3.1. Para matrícula, (Situação: MATRÍCULA) 3.2. Para retornar ao colegiado para ajuste de horários, (Situação: AJUSTE DE HORÁRIO) o colegiado Ajusta o que for necessário nos horários e novamente tramita a turma para análise do departamento Para outro Departamento atender ao pedido (Situação: ANÁLISE) outro departamento Analisa o pedido e caso possa atender, tramita a turma para a matrícula. 4. COLEGIADO: Situação: MATRÍCULA 4.1. Realiza a matrícula / ajustes na matrícula. 5. DEPARTAMENTO: Situação: LANÇAMENTO DE NOTAS 5.1. Envia a turma para lançamento de notas 6. DEPARTAMENTO: Situação: INATIVA 6.1. Inativa a turma no final do semestre; Em qualquer momento uma turma pode ser excluída da oferta, desde que não tenha alunos matriculados nesta turma. Universidade Federal do Pará UFPA - Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação - CTIC 2

3 II. Acessar o Sistema II.1. Clicar no ícone que está em sua área de trabalho II.2. Aparece uma janela com a Tela de Abertura do Sistema (Figura 2) para você preencher o Usuário e a Senha, (usuário e senha são fornecidos pelo administrador do sistema). Figura 2: Tela de Inicial do Sistema II.3. Pressione o botão OK para ter acesso as Telas do Sistema. IMPORTANTE O sistema funciona como vários aplicativos do sistema Windows, ou seja, as regras válidas para os aplicativos do Windows, também são válidas para esse sistema. Obs: Caso queira trocar sua senha, utilize o botão Alterar Senha na Tela de Abertura (Figura 2). Após a alteração (Figura 3) da senha, basta pressionar o botão OK. Figura 3: Tela para alteração de senha do usuário O sistema possui controle de digitação de senha errada: após a terceira tentativa errada, o sistema é automaticamente encerrado. Para alterar a senha antiga, o usuário deverá digitar duas vezes a nova senha: uma no campo Nova Senha e outra no campo Confirmação. A nova senha terá no mínimo 5 caracteres. Feita a digitação da senha, uma nova Tela Principal, será aberta. Universidade Federal do Pará UFPA - Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação - CTIC 3

4 III. OFERTA DE DISCIPLINAS PASSO A PASSO III.1. Acessar o Sistema, (conforme item II deste documento). III.2. Aparece a Tela de Aplicação de Navegação no SI, (Figura 4) Figura 4: Tela de Aplicação de Navegação no SI III.3. Seguindo a Figura 5, selecione pressionando no + : 11 Educação Controle Acadêmico Oferta de Disciplinas Figura 5: Tela de Acesso a Função Oferta de Disciplinas por Curso Pressione o item Oferta de Disciplinas por Curso para ter acesso a Tela Oferta de Disciplinas por Curso (Figura 6). Figura 6: Tela Oferta de Disciplinas por Curso. Universidade Federal do Pará UFPA - Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação - CTIC 4

5 A oferta de disciplinas por Curso deve ser feita conforme a seguir: 1. Inicialmente cada Curso da Instituição fará suas solicitações de disciplinas, preenchendo as informações na tela conforme Figura O Curso envia a oferta solicitada para o Departamento Acadêmico responsável pela disciplina da turma. O envio da disciplina selecionada poderá ser feito através do botão Tramitar ou do botão Enviar Todas (menu ao lado do botão Tramitar). O botão Enviar Todas, envia todas as disciplinas pertencentes ao departamento e na mesma situação da turma selecionada. 3. O Departamento irá receber essas solicitações através de sua caixa postal, e fará a análise das solicitações através da aplicação de Oferta de Disciplinas por Departamento. III.4. Na tela Oferta de Disciplinas por Curso (Figura 6) proceda conforme a seguir: a) Pressionar o botão Localizar; b) É apresentada a tela da Figura 7 para que seja localizado o Curso para o qual será feita a solicitação de oferta de disciplinas; Para localizar o curso: o Deixar marcada a opção Código do Curso, digitar o código do mesmo e pressionar o botão OK, ou o Marcar a opção Nome da Unidade, digitar o Nome da Unidade ou somente pressionar no botão Procurar, selecionar o curso desejado e pressionar o botão Selecionar. Figura 7: Tela apresentada para Localizar Curso. c) Após o curso ser localizado, será apresentada uma Tela conforme o exemplo da Figura 8; Universidade Federal do Pará UFPA - Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação - CTIC 5

6 Figura 8: Tela Oferta de Disciplinas por Curso - EXEMPLO. Na tela da Figura 8 podem ser solicitadas novas turmas, assim como são exibidas as turmas que estão ofertadas no ano e período atual de oferta. Podendo ser manipulada pelos itens do menu, conforme a seguir: O botão Novo, possui uma setinha na lateral que possibilita o acesso as diversas opções em seu Menu. Nesta aplicação, oferta de disciplinas por Curso, apenas as opções Turma e Horário estão disponíveis, pois as opções de Docente e Espaço Físico, são responsabilidades dos Departamentos. Ainda neste mesmo menu aparecem as opções: Filtrar, Ordenar, Excluir e Copiar, sendo que esta última só aparece habilitada se não houver nenhuma turma solicitada. A opção Ordenar, serve para organizar as turmas ofertadas. As opções de ordenação são por Nome Disciplina, Código Disciplina, Código Turma e Situação da turma. A opção Excluir, permite excluir a turma selecionada. Universidade Federal do Pará UFPA - Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação - CTIC 6

7 Os Botões Alterar, Excluir, Tramitações e Tramitar só ficarão habilitados caso já tenha alguma turma solicitada. Para visualizar as turmas ofertadas no semestre anterior, alterar o ano e o período dos parâmetros e acionar o botão Atualizar. O botão Agenda, só será habilitado quando a turma for enviada para análise pelo Departamento. O botão Copiar, só será habilitado se não tiver nenhuma oferta criada, para que o Curso, ao invés de digitar, possa efetuar uma cópia de uma oferta anterior. Para visualizar os detalhes de horários, docentes, espaços físicos, notas de aula e blocos da turma, pressionar duas vezes com o botão esquerdo do mouse na turma desejada, ou abrir a árvore pressionando + ao lado da descrição da turma. Para solicitar uma nova oferta pressione o Menu do botão Novo (setinha ao lado do botão) e selecione a opção Turma; após acionar este botão os campos serão habilitados para preenchimento dos dados conforme instruções a seguir. Instruções para Preenchimento dos campos o Código da Disciplina Localize através do ícone o código da disciplina do currículo do Curso; É apresentada a Tela da Figura 9 para localização da disciplina. Figura 9: Tela Localizar Disciplina do Currículo 1. No item Localizar, informar se as disciplinas são apenas da Versão Corrente do Curso ou de todas Versões Ativas do Curso. 2. A partir da seleção do item Código da Disciplina. Selecione este item e informe o Código da disciplina; após, pressione o botão Procurar, ou somente pressione o botão Procurar. Universidade Federal do Pará UFPA - Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação - CTIC 7

8 3. A partir da seleção do item Localizar. Selecione este item e informe o nome da disciplina desejada; após, pressione o botão Procurar, será exibida uma lista de Nomes de Disciplinas; escolha a desejada e pressione o botão Selecionar. 4. A partir do item Unidade (Departamento responsável pela disciplina). Selecione este item, e localize através do ícone. É apresentada a Tela da Figura 10. Selecione o item Unidade, informe o código da Unidade e pressione o botão Ok ou Selecione o item Nome da Unidade e pressione o botão Procurar para que seja exibida uma lista de nome das Unidades, escolha a Unidade desejada e pressione botão Selecionar. Figura 10: Tela Localizar Disciplina do Currículo o Nome da Disciplina É preenchido automaticamente pelo sistema. o Turma Informe o código da turma. A composição do código de turma deverá ser: CCCSS Código de Curso + Seqüência Numérica; o Ano Será preenchido automaticamente pelo sistema (ano de oferta definido nos parâmetros do Curso). o Período Será preenchido automaticamente pelo sistema (período de oferta definido nos parâmetros do Curso). o Vagas Oferecidas Informar o número de vagas oferecidas. o Vagas Ocupadas Este campo será incrementado a cada aluno matriculado. o Vagas Aumentadas Será preenchido automaticamente conforme alteração no campo Aumento de Vagas. o Saldo de Vagas Será preenchido pelo sistema (vagas oferecidas + vagas aumentadas vagas ocupadas). o Aumento de Vagas - Informar o número de vagas que deseja aumentar (número positivo) ou diminuir (número negativo) na turma. Deve ser utilizada no caso necessidade de ampliar a turma para atender a matrícula (normalmente esta alteração é feita na época do ajuste de matrícula); o Calendário Informe o calendário ao qual a turma pertence. O sistema preenche como padrão o calendário mais utilizado nas turmas do curso. o Número do Documento Ao criar uma turma, o sistema cria um documento para a mesma, e gera um número que será o número de identificação para este documento. o Situação Indica em que fase a turma está; esse campo é atualizado automaticamente a medida que a turma vai tramitando. A situação começa como Solicitada, quando o Curso cria a turma. Universidade Federal do Pará UFPA - Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação - CTIC 8

9 Passa para Aceita quando o Curso envia a turma para o Departamento, e este passa a turma para as situações de Matrícula e Lançamento de Notas e, no final do processo (final do semestre) a situação passa para Inativa. Conforme a seguir: a. Na criação da turma ela fica com situação = SOLICITADA, ajustar o horário e tramitar para o departamento; b. Após tramitar para o Departamento a turma fica com situação = ACEITA ; c. Caso o departamento não concorde com o horário sugerido na solicitação da turma, esta ficará com situação = AJUSTE HORÁRIO ; d. Quando o departamento terminar de alocar Docente e Espaço Físico e não necessitar de mais nenhum ajuste, a turma será tramitada de volta ao colegiado com situação = MATRÍCULA ; e. Ao término do período as turmas deverão mudar de situação pelo departamento e ficarão com situação = LANÇAMENTO ; o Disponibilidade - É o escopo da turma e indica como a turma vai ser disponibilizada para a matrícula. Pode estar disponível apenas para os alunos do curso da turma, para os alunos dos cursos que têm a disciplina da turma no currículo, para qualquer aluno de qualquer curso ou para alunos que façam parte das ênfases do curso. o Observação Campo livre para incluir informações sobre a solicitação. O colegiado pode sugerir espaço físico e docente na área livre para texto; III.5. Configuração dos detalhes da turma Após a criação de uma nova turma, pressionar no + ao lado da turma ou na seta no botão Novo para acessar os seguintes detalhes da mesma: Horários Docentes Espaço Físico Notas de Aula Blocos Horários 1. Pressione a opção Horários. 2. Será apresentada a tela da Figura 11, para que possam ser configurados os horários que serão ofertados à turma selecionada. Universidade Federal do Pará UFPA - Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação - CTIC 9

10 Figura 11: Tela Horários da Disciplina 3. São exibidas as seguintes informações: Dia da semana, Tipo de Aula, Intervalo, Duração Hora Aula, Hora Inicial, Hora de Término, N Horas/Aula, Data de Início, Data de Término e Indicador de comum. 4. Um horário pode ser Incluído, Alterado ou Excluído utilizando o botão Novo, botão Alterar ou botão Excluir. Instruções para preenchimento dos campos: o Dia da Semana - O usuário pode escolher os dias em que o horário estará disponível. o Tipo de Aula - Tipo da aula a que o horário se refere, que pode ser Prática ou Teórica. o Intervalo - Tempo destinado ao intervalo entre uma hora aula e outra. o Duração Hora Aula - Minutos da hora aula. o Hora Inicial - Hora de início da aula. o Hora de Término - Preenchido pelo sistema conforme o número de horas aula, a duração da hora aula e do intervalo. o Número de Horas Aula - Selecione o número de horas aula para este horário. o Data de Início - Data em que o horário começa a ter validade. o Data de Término - Data em que o horário deixa de ser válido. o Horário em comum - Indica se esse horário é comum a algum outro horário de alguma outra turma qualquer. Universidade Federal do Pará UFPA - Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação - CTIC 10

11 Observação: Para visualizar quais turmas estão marcadas como horário em comum em um Identificador, pressionar o botão com o relógio ao lado do campo horário em comum. Para isso, é necessário ter a opção de alterar um horário habilitada, o que só ocorre quando a turma está em situação de solicitada ou Ajuste de Horários. Docentes Podem ser visualizadas informações sobre o Docente alocado para ministrar aula na turma ofertada, (Matrícula Externa, Nome do Docente, Encargo Didático e Papel do Docente). Nesta aplicação não é permitida nenhuma alteração em docentes, isto só ocorre na Oferta por Departamento. Espaço Físico Podem ser visualizadas informações sobre o Espaço Físico onde será ministrada a disciplina ofertada. No caso de necessidade de utilização de outro espaço físico que não seja sala de aula, o colegiado deverá informar ao DERCA essa(s) disciplina(s) e o tipo de espaço físico (laboratório, auditório, etc). Nesta aplicação não é permitida nenhuma alteração em Espaço Físico, somente na Oferta por Departamento. Blocos Podem ser visualizadas informações sobre o os Blocos disponíveis para vinculação das turmas. Selecionar cada turma para ser incluída em um determinado Bloco de Matrícula. Por exemplo, o Bloco 1A deve conter todas as turmas de disciplinas que os alunos do 1 o. período do curso serão matriculados. III.6. Tramitação Após configurar os detalhes da Turma, pressionar o botão Tramitar para enviar para vinculação de Docente e Espaço Físico. O trâmite de documentos para o departamento deve ser feito pelo usuário que fez o pedido da turma; Universidade Federal do Pará UFPA - Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação - CTIC 11

12 III.7. Tramitações Para exibir o fluxo da tramitação da turma, pressionar o botão Tramitações, será apresentada a Tela da Figura 12 Figura 12: Tela Visualização das Tramitações OBSERVAÇÃO O colegiado deve verificar se as grades curriculares existentes nas versões de cursos (aplicação para imprimir e verificar); - Observar se os períodos estão corretos para as disciplinas - Observar se o tipo da disciplina está correto (obrigatória, optativa,...); - Observar se Carga Horária, Situação e Créditos estão corretos. Universidade Federal do Pará UFPA - Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação - CTIC 12