CONVIS GUIA DE UTILIZAÇÃO E AÇÕES

Transcrição

1 CONVIS GUIA DE UTILIZAÇÃO E AÇÕES *Para mais informações, consulte também o documento de política de uso. Se após a leitura ainda houver dúvidas procure o responsável do controle de frotas e viagens e/ou o NTI. MENU: AUTENTICAÇÃO A AUTENTICAÇÃO É NECESSÁRIA PARA GARANTIR A SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES NO SISTEMA E A INTEGRIDADE DO SERVIDOR. DESSA FORMA, O CONVIS ESTÁ VINCULADO AO SISTEMA DE AUTENTICAÇÃO DO INSTITUCIONAL PARA FACILITAR AO SERVIDOR, A UTILIZAÇÃO DE UMA ÚNICA AUTENTICAÇÃO. PARA TER ACESSO AO SISTEMA, DIGITE SEU NOME DE USUÁRIO E SENHA UTILIZADO NA INSTITUIÇÃO, E PRESSIONE O BOTÃO AUTENTICAR (AZUL), E O SISTEMA IRÁ EXIBIR UM MENU DE OPÇÕES BASEADAS NAS PERMISSÕES QUE FORAM DEFINIDAS AO SEU USUÁRIO PELO ADMINISTRADOR GERAL.

2 MENU: AGENDA EM TODO O SISTEMA SERÁ EXIBIDO UM CALENDÁRIO INFORMANDO A AGENDA DAS VIAGENS E VEÍCULOS, COM SUAS RESPECTIVAS CIDADES. SEMPRE HAVERÁ A OPÇÃO DE SELECIONAR UMA VIAGEM PARA VER MAIS DETALHES OU, QUANDO FOR O CASO, TOMAR ALGUMAS AÇÕES REFERENTES À VIAGEM. NESTE PAINEL SEMPRE SERÃO EXIBIDOS OS DETALHES DA VIAGEM SELECIONADA NO CALENDÁRIO E/OU NA LISTA GERAL DAS VIAGENS EXIBIDAS ABAIXO DO CALENDÁRIO. ESTE DETALHAMENTO É APRESENTADO EM TODOS OS MENUS RELACIONADOS A VIAGENS. OBS: INFORMAÇÕES CONTIDAS NOS DETALHES FORAM INSERIDAS NO MOMENTO DA SOLICITAÇÃO DE UMA VIAGEM. FOI REALIZADA POR UM SERVIDOR, UTILIZANDO O MENU DE SOLICITAÇÃO. ESTA É A QUE CONTEM OS VEÍCULOS CADASTRADOS. CASO QUEIRA VER A AGENDA DE UM VEÍCULO EM ESPECÍFICO, SELECIONE A SETA À ESQUERDA, QUE SERÁ EXIBIDA UMA TABELA DA AGENDA DESTE VEÍCULO.

3 MENU: SOLICITAÇÃO DEVE-SE PRESSIONAR O BOTÃO CADASTRAR (VERDE) PARA INCLUIR UMA NOVA SOLICITAÇÃO DE VIAGEM, E COMPLETAR AS INFORMAÇÕES SOLICITADAS. POR FIM, UTILIZE O BOTÃO GRAVAR (AZUL), PARA REGISTRAR A SOLICITAÇÃO OU O BOTÃO CANCELAR (VERMELHO), PARA NÃO REGISTRAR A SOLICITAÇÃO. APÓS REGISTRAR A SOLICITAÇÃO, HÁ A OPÇÃO DE INFORMAR OS OUTROS SERVIDORES QUE IRÃO VIAJAR NO MESMO PEDIDO DE VIAGEM. PARA ISSO, ESCOLHA O SERVIDOR E PRESSIONE O BOTÃO INCLUIR (VERDE). CASO QUEIRA REMOVER UM SERVIDOR JÁ INCLUÍDO NA VIAGEM SELECIONADA, ESCOLHA O SERVIDOR E PRESSIONE O BOTÃO RETIRAR (VERMELHO). NESTA LISTA ESTÃO AS VIAGENS SOLICITADAS. CASO QUEIRA VER OS DETALHES DAS AÇÕES REALIZADAS PARA UMA VIAGEM ESPECÍFICA, SELECIONE A SETA À ESQUERDA. OBS: SEMPRE QUE QUISER REALIZAR UMA AÇÃO PARA A VIAGEM, DEVE- SE SELECIONAR A VIAGEM EM QUESTÃO E SOMENTE ISSO UTILIZAR A AÇÃO. POR EXEMPLO: INCLUIR SERVIDORES EM UMA VIAGEM, COMO ORIENTAÇÃO ACIMA.

4 MENU: AUTORIZAÇÃO ATENÇÃO: COMO ORIENTADO NOS OUTROS CASOS, ANTES DE TOMAR UMA AÇÃO, DEVE-SE SELECIONAR A VIAGEM EM QUESTÃO NA LISTA (NESTE CASO, LISTA DE VIAGENS A AUTORIZAR). SEMPRE DEVE-SE VERIFICAR SUA PERMISSÃO DE AÇÕES NO SISTEMA. ESTA OPÇÃO SERÁ NECESSÁRIA, QUANDO ALGUM SERVIDOR INFORMÁ-LO COMO AUTORIZADOR INICIAL OU QUANDO UMA DECISÃO INDIRETA FOR A VOCÊ DIRECIONADA. NESTE PONTO HÁ DUAS FORMAS DE SE TOMAR DECISÃO QUANTO À VIAGEM SOLICITADA, A DECISÃO DIRETA E A DECISÃO INDIRETA. A DECISÃO DIRETA HABILITA DUAS OPÇÕES DE AÇÕES: APROVAR OU RECUSAR A VIAGEM SENDO VOCÊ LIBERADO PARA AUTORIZAR A VIAGEM SEM TER QUE REPASSAR ESSA DECISÃO A UM SUPERIOR, BASTA PRESSIONAR O BOTÃO APROVAR (VERDE). CASO TAMBÉM ESTEJA LIBERADO PARA NÃO AUTORIZAR A VIAGEM, DEVE-SE DIGITAR UMA JUSTIFICATIVA E SOMENTE ENTÃO, PRESSIONAR O BOTÃO RECUSAR (VERMELHO). A DECISÃO INDIRETA HABILITA DUAS OPÇÕES DE AÇÕES: ENCAMINHAR OU REPASSAR A DECISÃO DE AUTORIZAÇÃO DA VIAGEM. UM ENCAMINHAMENTO SIGNIFICA QUE VOCÊ APROVOU A VIAGEM, PORÉM SOLICITA PARA QUE OUTRO SERVIDOR TAMBÉM DECIDA. NESTE CASO, SELECIONE O SERVIDOR A DIRECIONAR A DECISÃO E PRESSIONE O BOTÃO ENCAMINHAR (AZUL). PARA NÃO DECIDIR E SOLICITAR QUE OUTRO SERVIDOR DECIDA POR VOCÊ, PRESSIONE O BOTÃO REPASSAR (VIOLETA), APÓS SELECIONAR O SERVIDOR PARA DIRECIONAR.

5 MENU: CONTROLE ATENÇÃO: LEMBRE-SE SEMPRE SELECIONAR A VIAGEM EM QUE DESEJA REALIZAR ALGUMA AÇÃO. PARA ISSO, UTILIZE A LISTA DAS VIAGENS A GERENCIAR. OBS: AS VIAGENS QUE FORAM APROVADAS DIRETAMENTE OU ENCAMINHADAS (APROVADA INDIRETAMENTE), SERÃO EXIBIDAS PARA A TOMADA DE DECISÕES. NESTA ETAPA, SERÁ NECESSÁRIO AVALIAR AS VIAGENS E DISPONIBILIDADE DOS VEÍCULOS, PARA ASSIM, INFORMAR O VEÍCULO QUE SERÁ UTILIZADO NA VIAGEM. APÓS ESCOLHER A VIAGEM, SELECIONE UM VEÍCULO NA LISTAGEM E PRESSIONE O BOTÃO GRAVAR (AZUL) PARA INFORMAR O VEÍCULO. É POSSÍVEL REMOVER UM VEÍCULO JÁ INFORMADO PRESSIONANDO O BOTÃO REMOVER (VERMELHO). COM BASE NA INDICAÇÃO DE NECESSIDADE DE UM MOTORISTA PARA A VIAGEM, INFORME O CONDUTOR PARA A VIAGEM SELECIONADA. SELECIONE UM CONDUTOR NA LISTAGEM E PRESSIONE O BOTÃO GRAVAR (AZUL) PARA INFORMAR O CONDUGOR. PARA REMOVER O CONDUTOR INFORMADO PRESSIONE O BOTÃO REMOVER (VERMELHO). APÓS VEÍCULO E CONDUTOR INFORMADO, PODE-SE GERAR OS DOCUMENTOS, PRESSIONANDO O BOTÃO IMPRIMIR (LARANJA). PRESSIONANDO O BOTÃO INICIAR (VERDE), IRÁ INFORMAR QUE A VIAGEM TEVE INÍCIO E QUANDO O VEÍCULO RETORNAR, PRESSIONE O BOTÃO FINALIZAR (VIOLETA) PARA ENCERRAR O PROCESSO. (EM AMBOS OS CASOS INFORME CORRETAMENTE A DATA E HORÁRIO DE SAÍDA AO INICIAR E DE RETORNO AO FINALIZAR). HÁ AINDA A POSSIBILIDADE DE INTERROMPER A VIAGEM, MEDIANTE UMA JUSTIFICATIVA OBRIGATÓRIA, PRESSIONANDO O BOTÃO INTERROMPER (VERMELHO).

6 MENU: VEÍCULO PARA INCLUIR UM NOVO VEÍCULO, PRESSIONE O BOTÃO CADASTRAR (VERDE) E PREENCHA AS INFORMAÇÕES CORRETAMENTE. NO FINAL DO FORMULÁRIO, SÃO APRESENTADAS AS OPÇÕES DE GRAVAR E CANCELAR O CADASTRO. PARA GRAVAR PRESSIONE O BOTÃO GRAVAR (AZUL) E CASO NÃO QUEIRA TERMINAR O CADASTRO, APENAS PRESSIONE O BOTÃO CANCELAR (VERMELHO). QUANDO UM VEÍCULO JÁ CADASTRADO NECESSITAR DE ALGUMA ATUALIZAÇÃO DE INFORMAÇÕES, SELECIONE-O NA LISTA DE VEÍCULOS, ALTERE AS INFORMAÇÕES E PRESSIONE O BOTÃO ALTERAR (LARANJA) PARA CONFIRMAR A ALTERAÇÃO. CASO HOUVER A NECESSIDADE, UM VEÍCULO PODERÁ SER EXCLUÍDO DO SISTEMA, UTILIZANDO O BOTÃO REMOVER (VERMELHO), DEPOIS DE SELECIONADO UM VEÍCULO. LISTA DOS VEÍCULOS CADASTRADOS NO SISTEMA, COM SUAS RESPECTIVAS FOTOS EM MINIATURA.

7 MENU: SERVIDOR PARA INCLUIR UM NOVO SERVIDOR, PRESSIONE O BOTÃO CADASTRAR (VERDE) E PREENCHA AS INFORMAÇÕES CORRETAMENTE. NO FINAL DO FORMULÁRIO, SÃO APRESENTADAS AS OPÇÕES DE GRAVAR E CANCELAR O CADASTRO. PARA GRAVAR PRESSIONE O BOTÃO GRAVAR (AZUL) E CASO NÃO QUEIRA TERMINAR O CADASTRO, APENAS PRESSIONE O BOTÃO CANCELAR (VERMELHO). QUANDO UM SERVIDOR JÁ CADASTRADO NECESSITAR DE ALGUMA ATUALIZAÇÃO DE INFORMAÇÕES, SELECIONE-O NA LISTA DE SERVIDORES, ALTERE AS INFORMAÇÕES E PRESSIONE O BOTÃO ALTERAR (LARANJA) PARA CONFIRMAR A ALTERAÇÃO. CASO HOUVER A NECESSIDADE, UM SERVIDOR PODERÁ SER EXCLUÍDO DO SISTEMA, UTILIZANDO O BOTÃO REMOVER (VERMELHO), DEPOIS DE SELECIONADO UM SERVIDOR. LISTA DOS SERVIDORES CADASTRADOS NO SISTEMA, COM SUAS RESPECTIVAS FOTOS EM MINIATURA.