MANUAL SIPAC ORIENTAÇÕES PARA REQUISIÇÕES DE RP

Transcrição

1 MANUAL SIPAC ORIENTAÇÕES PARA REQUISIÇÕES DE RP

2 SUMÁRIO 1. Introdução Solicitar material em um registro de preços Visualizar Ata Solicitar material em um Registro de Preços Acompanhar requisições enviadas Comprovante da requisição Referências

3 1. INTRODUÇÃO Este manual é uma transcrição adaptada das instruções contidas no manual do SIPAC elaborado pela SINFO/UFRN, onde se encontram as orientações para a solicitação de material em um registro de preços e para o acompanhamento das requisições enviadas no SIPAC. AVISO Antes de realizar os procedimentos descritos abaixo, verifique no SIPAC a existência de algum registro de preço contendo o material desejado e que não seja exclusivo de um outro setor, caso não haja, siga as instruções contidas no Manual de Compras - Guia para Solicitações de Compra, caso haja, siga as instruções abaixo. 3

4 2. SOLICITAR MATERIAL EM UM REGISTRO DE PREÇOS Esta funcionalidade permite realizar o cadastro de solicitações de materiais no sistema de registro de preço. O Sistema de Registro de Preços é adotado, preferencialmente, nas aquisições de produtos que apresentam consumo frequente ou em situações onde não é possível definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administração. Para realizar esta operação, acesse o SIPAC Módulos Portal Administrativo Compras Sistema de Registro de Preço Solicitar Material em um Registro de Preço. 4

5 A seguinte tela será exibida, com os campos que permitirão Buscar um determinado registro de preços e a Lista de Registros de Preços previamente cadastrados no sistema: Caso deseje buscar por um determinado registro de preço ativo, informe um dos seguintes dados: Código ou nome do Material a ser solicitado, licitado por meio do registro de preços; Selecione o Grupo de Material ao qual o Material licitado pertence, dentre as opções disponibilizadas; Fornecedor do material a ser solicitado; Título do Reg. Preço que deseja buscar; Selecione a opção Todos os Reg. Preços caso queira visualizar, na lista exibida embaixo do campo de busca, todos os registros de preços previamente cadastrados no sistema. Iremos exemplificar selecionando a opção Todos os Reg. Preços. 5

6 Para retornar ao menu inicial do módulo, clique em será válida sempre que estiver disponível.. Esta opção Caso desista de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta opção será válida para todas as páginas em que for apresentada. Após preencher os campos com os dados desejados, clique em Buscar para realizar a consulta. A Lista de Registros de Preços será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os processos que atendem aos critérios de busca utilizados. Ainda na Lista de Registros de Preços, clique em, ou listados. para definir a ordenação desejada para os registros de preços A partir da Lista de Registros de Preços, é possível Visualizar Ata de registro de preço e Solicitar o material que consta em um determinado registro. Essas operações serão explicadas em detalhes nos tópicos abaixo, neste mesmo manual Visualizar Ata Para visualizar a ata de um determinado registro de preço, clique no ícone referente ao registro desejado. Iremos exemplificar clicando no ícone ao lado do registro com Validade da Ata: 15/04/2016. A seguinte tela será disponibilizada pelo sistema: 6

7 Primeiramente, caso queira retornar à página anterior, clique em Voltar. Esta opção será válida sempre que for apresentada. Na lista de Itens da Ata, exibida na imagem acima, o ícone indica que o item foi cancelado, ou seja, não está mais disponível para solicitação; o ícone, por sua vez, indica que o item está bloqueado; já o ícone indica que o item está em estado restrito. Esta legenda é válida para todas as telas em que os ícones forem exibidos. Na lista de Fornecedores Participantes do registro de preço, clique na Razão Social de um determinado fornecedor para visualizar suas informações. Esta opção será válida para todas as páginas em que for apresentada. Exemplificaremos clicando no link. A tela abaixo será prontamente exibida pelo sistema: 7

8 Para encerrar a visualização desta tela e retornar à página anterior, clique em. Esta opção será válida sempre que for disponibilizada. De volta à página anterior, que contém a lista de Fornecedores Participantes, clique no ícone, encontrado ao lado da Razão Social do fornecedor do material, para visualizar os Itens da Ata do Fornecedor. A seguinte tela será apresentada: Retornando mais uma vez à tela com a lista de Fornecedores Participantes do registro de preço, será possível visualizar na parte inferior da página a lista de Itens da Ata. Clicando no ícone ao lado de um dos itens listados, será exibida a tela de Quantidades Empenhadas do item desejado. Iremos exemplificar clicando no ícone ao lado das informações do Item: 1. O sistema o direcionará para a tela a seguir: 8

9 Se desejar visualizar os dados de uma determinada requisição do material selecionado, clique no link referente ao seu número. Exemplificaremos clicando no link A seguinte página será apresentada, com os Dados da Requisição selecionada: 9

10 As operações presentes nesta página serão explicadas detalhadamente no capítulo Acompanhar Requisições Enviadas, presente no fim deste mesmo manual. 10

11 2.2. Solicitar Material em um Registro de Preços De volta à tela inicial da operação, que contém a Lista de Registros de Preços cadastrados no sistema, se desejar solicitar um material em um registro de preço, clique no ícone ao lado do registro de preço desejado. Iremos exemplificar clicando no ícone referente ao registro com Validade da Ata: 15/04/2016, o mesmo registro utilizado no tópico anterior deste manual. A tela a seguir será disponibilizada: Na página acima, é possível realizar uma busca por um determinado item da ata do registro de preço selecionado. Para isso, informe se deseja visualizar Todos os itens da ata ou se deseja visualizar um item específico buscando pelo seu Nome. Caso opte por buscar o item por seu Nome, informe, em seguida, a denominação do item desejado. Em Opções de Visualização, selecione a ordem de exibição dos resultados da consulta a ser realizada, dentre as opções Material ou Fornecedor. Exemplificaremos informando o Nome: CLORO GASOSO e Ordenar por: Material. Após informar o dado desejado, clique em Buscar para prosseguir com a operação. A página será prontamente recarregada com os resultados da busca, conforme tela abaixo: 11

12 Na lista de Fornecedores Participantes do registro de preço selecionado, clique no ícone ao lado do fornecedor do item que deseja solicitar para prosseguir com a operação. O sistema o direcionará para a página a seguir, que contém as Informações sobre a Solicitação de Registro de Preço: 12

13 Na tela acima, clique no número do Processo de Compra ou da Licitação para consultar os Fornecedores Participantes e os Itens da Ata do registro de preço. Nesta etapa da operação, será possível Buscar Item da Ata do Fornecedor que será adicionado à solicitação de material a ser cadastrada. Para buscar o item desejado, informe se deseja consultar Todos os itens da ata ou se deseja buscar um item específico selecionando a opção desejada e informando seu Código ou Nome. Após selecionar a forma de consulta desejada, clique em Buscar. A lista de Itens da Ata será atualizada, passando a disponibilizar apenas os materiais que atendem aos critérios de busca informados. Na lista com os Itens da Ata, clique no ícone ao lado de um determinado item para adicioná-lo à solicitação. Exemplificaremos com o Material: CLORO GASOSO. O sistema o direcionará para a seguinte tela, contendo as Informações Sobre a Solicitação de Registro de Preço: 13

14 Em seguida, informe a Quantidade do material a ser solicitado e, se desejar, insira Observações no campo disponibilizado pelo sistema e, por fim, escolha uma Finalidade. Para prosseguir, clique em Incluir. A seguinte tela será, então, exibida, com as Informações Sobre a Solicitação de Registro de Preço: 14

15 Nesta etapa, informe se a requisição do material será custeada com o orçamento de um convênio selecionando dentre as opções Sim ou Não. Se desejar, insira Observações sobre a solicitação. Iremos exemplificar a opção Requisição custeada com orçamento de um CONVÊNIO: Não. Caso deseje alterar os dados de um determinado material já inserido na requisição, clique no ícone ao seu lado. O sistema exibirá uma tela semelhante à tela anterior, possibilitando que o usuário modifique a Quantidade do material a ser solicitada. Ainda na lista de materiais inseridos na requisição, na página que contém as Informações Sobre a Solicitação de Registro de Preço, clique em material previamente incluído. O sistema exibirá a seguinte janela: para remover um Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, o material será automaticamente excluído da lista de materiais adicionados. Se desejar inserir um novo material à solicitação, clique em Inserir Novo Material e repita a operação realizada anteriormente. Para modificar o fornecedor do material a ser solicitado, clique em Mudar Fornecedor e confirme a ação na seguinte caixa de diálogo apresentada pelo sistema: 15

16 Clique em Cancelar se desejar interromper a operação ou em OK para prosseguir. Optando por seguir com a mudança de fornecedor, o sistema o direcionará para a tela inicial da operação de solicitação de material em um registro de preço, onde são apresentadas a lista de Fornecedores Participantes e os campos para Buscar Item da Ata. Retornando à página que contém as Informações Sobre a Solicitação de Registro de Preço, após inserir todos os materiais a serem solicitados ao fornecedor selecionado, clique em Gravar para salvar a solicitação no banco de dados do sistema sem enviá-la para atendimento, possibilitando, assim, futuras alterações. A seguinte mensagem de sucesso será apresentada no topo da página: Para cadastrar uma nova solicitação de material para o mesmo registro de preço, clique em opção será válida sempre que estiver disponível. e repita a operação. Esta 16

17 De volta à tela com as Informações Sobre a Solicitação de Registro de Preço a ser cadastrada, se desejar salvar a solicitação e enviá-la para atendimento, clique em Enviar. Será necessário vincular a requisição a um orçamento, de acordo com a página exibida abaixo: Na página acima, selecione a opção orçamentária desejada. Para solicitar autorização a uma unidade distinta para o custeio da requisição, clique em. O sistema o direcionará para a página a seguir: Na tela acima, defina a Unidade para Autorização, isto é, a unidade que irá arcar com os custos do material solicitado. Exemplificaremos com a Unidade para Autorização: SECRETARIA ADMINISTRATIVA. 17

18 Se desejar retornar à página anterior e selecionar outra opção orçamentária, clique em. Para finalizar a operação, clique em Solicitar Autorização. A seguinte página será exibida, juntamente com a mensagem de sucesso da ação: Para visualizar os dados da requisição, clique no ícone. A tela será exibida conforme a apresentada no tópico Visualizar Ata, presente neste mesmo manual. Recomendamos registrar o número e o ano da requisição para que possa ser realizado o acompanhamento da requisição demonstrado nas instruções abaixo. 18

19 3. ACOMPANHAR REQUISIÇÕES ENVIADAS Esta funcionalidade é utilizada pelos requisitores de materiais da Instituição, permitindo que os usuários acompanhem as requisições de material feitas para um registro de preço vigente. Através desta operação, será possível visualizar os dados da requisição, seu comprovante e os itens nela inseridos através da visualização das compras. Para realizar esta operação, acesse o SIPAC Módulos Portal Administrativo Requisições Buscar Requisições. 19

20 O sistema exibirá a seguinte tela: Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme na janela que será apresentada pelo sistema. Esta operação é válida para todas as telas que apresentem esta função. Para retornar à página inicial do módulo, clique no link é válida sempre que a função estiver disponível.. Esta opção Na tela acima, o sistema solicita que o usuário informe um ou mais dos critérios listados para efetuar uma busca por determinada requisição específica. São eles: Tipos da Requisição: Selecione o tipo da requisição a ser localizada e insira, neste campo, a opção SOLICITAÇÃO DE MATERIAL DE UM REGISTRO DE PREÇOS; Grupo de Material: Informe o código ou selecione o grupo de material desejado a partir da lista fornecida pelo sistema; Número/Ano: Informe o número e ano de cadastro da requisição a ser localizada; Material: Selecione o material associado à requisição a partir da listagem exibida pelo sistema ao inserir o código ou parte do nome do item; Status da Requisição: Especifique o status da requisição desejada; 20

21 Proponente (Matrícula): Informe a matrícula do usuário proponente da requisição. Se desejar, localize esta informação clicando no ícone ; Proposto (CPF): Informe os números do CPF do usuário proposto; Unidade Requisitante: Selecione a unidade requisitante da requisição a partir da lista disponibilizada, ou informe o código da mesma; Buscar nas Unidades Subordinadas: Esta opção será fornecida mediante a seleção de uma unidade requisitante no campo anterior, e permite que o usuário escolha se deseja buscar requisições nas unidades subordinadas à unidade principal; Período: Defina o período de cadastro das requisições a serem localizadas selecionando as datas através do calendário virtual fornecido pelo sistema ao clicar no ícone ou digitando-as nos campos específicos. Exemplificaremos a busca de requisições que atendam aos seguintes parâmetros: Tipos da Requisição: SOLICITAÇÃO DE MATERIAL DE UM REGISTRO DE PREÇOS; Número/Ano: 16582/2011. Definidos os critérios de busca, clique em Buscar para prosseguir. os resultados serão exibidos conforme mostrado na tela abaixo: A partir desta tela são disponibilizadas as opções de Visualizar Requisição, visualizar Comprovante da Requisição e Visualizar Compras. Observação: note que o símbolo só aparecerá se o status da requisição for: FINALIZADA, caso contrário não aparecerá, contudo, este detalhe não terá importância nos procedimentos abaixo. 21

22 3.1. Comprovante da Requisição Clique no ícone seguinte formato: para visualizar o comprovante da requisição, o qual será gerado no 22

23 Observação: caso o ícone apareça em lugar do ícone, significa que a requisição ainda não foi autorizada pela ASORC, o que impossibilita a emissão do comprovante. Para efetuar a impressão do documento, clique no ícone. Com o comprovante da requisição impresso, assine-o e encaminhe-o para a DM, para que seja anexado ao processo correspondente à licitação do material e em seguida enviado ao gabinete da PROGF para a autorização da despesa e posterior emissão do empenho. Após a emissão do empenho, o fornecedor será avisado, e terá um prazo de até 30 (trinta) dias para realizar a entrega do material, que será feita no Almoxarifado Central da UFMA. 23

24 REFERÊNCIAS UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE. Superintendência de Informática. SIPAC: Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos. Disponível em: < Acesso em: 18 maio