Serviço Público Federal Universidade Federal do Pará - UFPA S I E SISTEMA DE INFORMAÇÕES PARA O ENSINO (*) Módulo CONTROLE ACADÊMICO

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1 Serviço Público Federal Universidade Federal do Pará - UFPA Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação - CTIC S I E SISTEMA DE INFORMAÇÕES PARA O ENSINO (*) Módulo CONTROLE ACADÊMICO Guia de Referência Função: MANUTENÇÃO E CADASTRO DE ALUNOS Usuário: GRADUAÇÃO E PÓS GRADUAÇÃO Belém, 2009 / Versão 2. (*) Desenvolvido pela FATEC - Fundação de Apoio à Tecnologia e Ciência - UFSM 1

2 APRESENTAÇÂO: A aplicação ( ) para cadastro e manutenção de alunos da pós-graduação deve ser utilizada como o primeiro procedimento para se registrar os dados de um aluno e vinculá-lo a um curso. Para utilização de tal funcionalidade, o usuário deve possuir privilégios de acesso ao sistema SIE no módulo 11-Educação. I. Manutenção e Cadastro dos Alunos Figura. 1 I.1. O acesso ao cadastro e manutenção dos alunos começa quando o usuário acessa o sistema com seu usuário e senha, e em seguida seleciona a aplicação, como exibido na figura acima. Então, a figura 2 surgirá. OBS. O procedimento para manutenção e cadastro de aluno é o mesmo tanto para graduação quanto para pós-graduação. 2

3 Figura. 2 I.2. Na figura.2 o usuário deverá pressionar o botão LOCALIZAR, para verificar se no cadastro do SIE já existe os dados cadastrais do aluno a ser incluído, figura 3 será exibida. Figura. 3 I.3. Na figura 3 o usuário pode procurar o aluno pela matrícula ou pelo nome do mesmo. Nesta busca, caso o usuário deseje procurar pelo nome do aluno, ele 3

4 deve escrevê-lo sem acentos ortográficos, vale lembrar que não há necessidade de escrever o nome completo, basta inserir o primeiro, o último, ou parte do nome, selecionar no campo POSIÇÃO a opção MEIO e pressionar o botão PROCURAR para que o sistema busque os nomes semelhantes e mostre em uma lista. Caso o usuário encontre o nome do aluno ele deve acionar o botão SELECIONAR, caso contrário, ele deve selecionar FECHAR. Figura. 4 I.4. Caso o usuário encontre o aluno, e pressione SELECIONAR, a tela representada pela figura. 4 será exibida com os dados cadastrais selecionado, estes dados não podem ser alterados ou excluídos, os únicos dados que podem sofrer alteração são os contidos nas abas: Formação do Aluno, Endereços, e Cursos. I.5 Caso o usuário não encontre os dados do aluno, ele deve clicar no botão NOVO (ver figura 4) e na lupa ao lado do campo nome para fazer a busca em todas as pessoas do cadastro do SIE (funcionários, entidades externas, fornecedores, etc). 4

5 Figura. 5 I.6. Na figura.5 o usuário pode fazer a procura de uma pessoa pelo número de documento ou pelo nome, basta que os botões de seleção (verificar marcação na figura 5) sejam habilitados. Caso o nome desejado não seja encontrado nesta lista, o usuário pode selecionar o botão FECHAR e inserir o nome do aluno na tela seguinte (Figura.6). OBS. Basta que a pessoa procurada tenha tido algum vínculo anterior ou ativo com a Universidade para que seu nome seja encontrado na lista. Por exemplo: docente, técnico-administrativo, fornecedor, entidade externa, etc. É importante fazer sempre as duas localizações nas respectivas telas de busca. 5

6 Figura. 6 I.7. Nesta figura 6 o usuário deve preencher todos os campos com os dados do aluno, inclusive se desejar, pode inserir uma foto digitalizada do aluno, para isso basta que o usuário selecione o botão ALUNOS FOTOS (imagem circulada de vermelho na figura 6) e procure pela foto nas pastas pessoais de seu computador. Ressaltando que, os campos NOME DO PAI, NOME DA MÃE, , ETNIA, TIPO SANGÜINEO, FATOR RH não são de preenchimento obrigatório. I.8. Todos os campos que possuem o desenho da LUPA azul ao lado possuem dados pré-cadastrados que podem ser pesquisados. Por exemplo, o campo NATURALIDADE, na figura. 7. Nesta procura o usuário pode selecionar o País, o Estado e a Cidade, não é necessário escrever o nome da mesma, basta pressionar o botão procurar ou escrever apenas uma parte da palavra e selecionar a opção MEIO para que o sistema busque os nomes semelhantes. Em seguida, o usuário deve pressionar o botão SELECIONAR. 6

7 Figura. 7 I.9. Ao término desta etapa de preenchimento dos dados do aluno, o usuário deve selecionar a aba DOCUMENTO ao lado da aba ALUNO, para inserir os dados dos documentos do aluno. A figura.8 é exibida. 7

8 Figura. 8 I.10. Para o usuário registrar os documentos dos alunos na tela logo acima, é necessário que ele clica no botão com a figura de um pequeno papel em branco, ao lado da foto, em seguida o usuário deve selecionar e inserir os demais dados nos campos existentes (Número Documento, UF, Órgão Documento e Datas de Expedição e Validade). Sendo que, apenas os campos TIPO DOCUMENTO E NÚMERO DOCUMENTO são obrigatórios. Em seguida o usuário clica no botão com a figura de um disquete ao lado da foto. OBS. O tipo de documento Cadastro de Pessoa Física é obrigatório para o registro do Aluno. I.11. Ainda nesta figura 8 o usuário tem os botões pequenos ao lado da foto (circulados na figura), com as ações de Alterar, Localizar Imagem, Apagar Imagem, Excluir Documento e Cancelar Preenchimento, a identificação das funções de cada botão pode ser vista quando o usuário descansar o cursor do mouse sobre cada botão. I.12. Após salvar os dados dos documentos do aluno, o usuário deve clicar sobre o botão SALVAR na parte inferior da tela, para salvar os dados inseridos. 8

9 Neste momento o Cadastro do aluno já foi efetuado, no entanto informações adicionais de cadastro e o vínculo com o curso ainda não foi definido, é necessário inserir outras informações, estas são: FORMAÇÃO DO ALUNO, ENDEREÇOS, E CURSOS; marcadas na figura.9. Figura. 9 I.13. Ao pressionar a aba FORMAÇÂO DO ALUNO é necessário pressionar o botão NOVO, para preencher os dados na tela. Visualizar figura 10. 9

10 Figura.10 I.14 A figura 11 é a tela de registro das informações pertinentes a formação do aluno, nesta tela o usuário poderá registrar se o aluno obteve uma formação anterior de Graduação ou Pós dentro da Universidade, ou se obteve fora (campo Tipo de Formação). O usuário ainda pode selecionar o curso que o aluno se formou, e caso tenha sido uma formação externa, o usuário deve selecionar EXTERNA para poder escolher a instituição externa de formação do aluno, podendo adicionar uma instituição caso ela não exista no registro do sistema. OBS. Verificar marcações em vermelho na Figura 11 e

11 Figura.11 I15. A cidade onde a instituição reside também pode ser inserida. OBS. Verificar marcações em vermelho na Figura

12 Figura.12. I.16 Após o término do preenchimento da FORMAÇÃO DO ALUNO, deve-se SALVAR e ir para aba ENDEREÇOS, onde o usuário deverá clicar em NOVO para adicionar o endereço. Vários tipos de endereço podem ser adicionados ao cadastro de um aluno, se houver necessidade. Para cada endereço a ser adicionado basta clicar no botão NOVO e após o término do preenchimento, SALVAR (Figura 13). 12

13 Figura 13 I17. Nesta figura todos os dados do endereço do aludo devem ser inseridos. Entretanto, apenas o campo TIPO ENDEREÇO e RUA são obrigatórios. Após a inserção dos dados o usuário pode SALVAR e preencher a última aba CURSOS, selecionando NOVO (figura 14). OBS. Em todas as abas (menos a aba PESSOAL) o usuário tem a opção de inserir um novo registro, sem excluir o anterior, pode alterar o registro existente, e ainda excluir um registro. (verificar marcação na Figura 13) 13

14 Figura 14 I18. A figura 15 é a tela em que o usuário deverá preencher para vincular o cadastro do aluno a um curso, neste registro o número de matrícula será gerado pelo sistema. Apenas o campo CÓDIGO DO CURSO é obrigatório. Mas para cadastro correto e completo os outros campos nesta tela serão explicados abaixo, para melhor entendimento. Versão Curso: identifica a versão do curso que o aluno deverá estar vinculado, e para efeito de integralização o que deverá cumprir. Ordem de Matrícula: não é obrigatório o preenchimento. Este campo indica no caso de matrícula automática no sistema colocar prioridade de vagas nas turmas para os alunos. Período Atual: período em que o aluno está no decorrer do curso. Turno Aluno: turno de aula do aluno. Forma de Ingresso: O aluno ingressou por meio de processo seletivo, transferência, e outros. Data de Ingresso: data de ingresso do aluno no curso. Ano de Ingresso: ano de ingresso do aluno no curso. Período de Ingresso: período de ingresso do aluno no curso. Forma de Evasão: sem evasão para alunos em curso. Desistente, jubilado, formado são outros tipos de evasão. 14

15 Direito de Matrícula: todo aluno sem evasão tem direito de matrícula, mas se por algum motivo o curso determine a proibição de matrícula de um aluno, basta alterar o campo para Sem Direito à Matrícula. Ano de Ingresso para jubilamento: ano de ingresso a ser considerado para fim de desligamento do curso. Período de Ingresso para jubilamento: período de ingresso a ser considerado para fim de desligamento do curso. Ano Proc. Seletivo: ano que foi submetido ao processo de seleção para ingresso no curso. Período do Processo Seletivo: período que foi submetido ao processo de seleção para ingresso no curso. Instituição: a instituição em que o alunos se submeteu ao processo seletivo, na UFPA (Local Proc. Seletivo = Interna) outra instituição (Local Proc. Seletivo = Externa). Figura 15 OBS. Já é possível fazer o cadastro de alunos especiais no SIE, para isto o usuário necessita apenas selecionar na opção Código do Curso o 15

16 curso 999P. I19. Em seguida o usuário tem a opção de fazer alguma observação sobre o registro do aluno dentro do curso, basta que selecione NOVO na aba OBSERVAÇÕES. (Figura 16) Figura 16 I20. Após pressionar NOVO, a tela representada na figura 17 surgirá. O usuário pode preencher os dados nos campos indicados e SALVAR. 16

17 Figura 17 I21. A aba após OBSERVAÇÕES é a aba NOTAS PROCESSO SELETIVO, nesta aba o usuário ao selecionar o desenho de uma folha de papel em branco, circulado na figura 18, no campo PROVA, os tipos de prova que o aluno foi submetido para poder ingressar no curso são exibidos, ao lado pode-se inserir a nota que ele obteve em cada prova. Para salvar, deve-se clicar sobre o botão que tem a figura de um disquete (verificar figura 18). Para inserir outra nota o botão do desenho de uma folha de papel em branco deve ser pressionado. 17

18 Figura 18 I22. A última aba SITUAÇÃO DO ALUNO (figura 19) também pode ser preenchida, primeiramente deve-se pressionar NOVO. Esta aba pode ser utilizada para identificar a situação do aluno no curso. Esta aba não precisa ser preenchida, e possui as ações de NOVO (registrar nova situação sem descartar a anterior), ALTERAR (alterar a situação atual), e EXCLUIR. 18

19 Figura 19 I23. As abas disponíveis na tela de CURSO são de preenchimento opcional, elas existem apenas para complementar o registro acadêmico dos alunos. A figura 19 é a última referente ao Cadastro e Manutenção de Aluno da Pós- Graduação. Ao final de todo este processo o usuário pode SALVAR e fechar as aplicações normalmente utilizando o sinal nas telas. OBS. 1- O sistema gera automaticamente o número de matrícula do aluno. OBS. 2- Para visualizar o registro de algum aluno basta que o usuário acesse novamente a aplicação X e procure pelo aluno através do botão LOCALIZAR. A busca pode ser feita pelo nome ou número de matrícula. (Verificar figura 20 e 21) OBS. 3- O preenchimento do cadastro sem o preenchimento na aba curso não vincula o aluno ao curso, não gera número de matrícula. Ao iniciar o cadastro de dados pessoais de um aluno preencha sempre as informações na aba curso, para geração da matrícula e vínculo do aluno ao curso. 19