SEBRAETEC SERVIÇOS EM INOVAÇÃO E TECNOLOGIA PROCEDIMENTOS SISTEMA ELETRÔNICO INSTITUIÇÕES

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1 SEBRAETEC SERVIÇOS EM INOVAÇÃO E TECNOLOGIA PROCEDIMENTOS SISTEMA ELETRÔNICO INSTITUIÇÕES DEZEMBRO 2012

2 ÍNDICE A) INSTRUÇÔES... 5 B) ENQUADRAMENTO... 6 C) ACEITE DA ENTIDADE... 6 D) PREENCHIMENTO DO PLANO DE TRABALHO... 9 E) APROVAÇÃO DO PLANO DE TRABALHO F) PACTUAÇÃO E PAGAMENTO DO CLIENTE G) EXECUÇÃO DO PROJETO H) CONCLUSÃO DO PROJETO I) APROVAÇÃO DA CONCLUSÃO SEBRAE J) CLÍNICA TECNOLÓGICA K) ACEITE DA ENTIDADE - CLÍNICA L) PREENCHIMENTO DO PLANO DE TRABALHO - CLÍNICA M) APROVAÇÃO DO PLANO DE TRABALHO - CLÍNICA N) PACTUAÇÃO E PAGAMENTO DO CLIENTE - CLÍNICA O) EXECUÇÃO DO PROJETO - CLÍNICA P) CONCLUSÃO DO PROJETO - CLÍNICA Q) APROVAÇÃO DA CONCLUSÃO SEBRAE - CLÍNICA R) PRORROGAÇÃO DE PROPOSTA S) MENU: MANUTENÇÃO PROPOSTA T) ORIENTAÇÕES PARA EMISSÃO DE NOTA FISCAL Versão dezembro/2012 2

3 FLUXO DE ATIVIDADES RESUMIDO 1 Nofica Entidade 2 Recusou ou reprovou Volta para o solicitante Notifica Responsável Sebrae 6 9 Responsável aprova 4 5 Término 10 1) Solicitante preenche a primeira tela com a requisição. Após salvar clicando em (V), seleciona a segunda aba, seleciona o cliente desejado e, se for necessário preenche dados adicionais. Após inserido. Imprime o Termo de Adesão. Clique no botão notificar. 2) Entidade Recebe uma notificação, que diz para ela acessar o sistema para aceitar ou recusar a demanda e adicionar o plano de ação. Se no caso ela em três dias não aceite a proposta o responsável pela proposta receberá uma notificação, dizendo que a entidade está em atraso, após 10 dias depois do aceite se a entidade não tiver preenchido as atividades para o plano de ação e tiver devolvido para aprovação o responsável também receberá uma notificação, dizendo que a entidade está em atraso para o preenchimento das atividades. 3) OBS: Para inovação o prazo de aceite é de 5 dias e 15 dias pra preenchimento do plano de trabalho. 4) Aprovação do Solicitante do Plano de trabalho da Entidade. 5) Aprovação do Gerente do Plano de Trabalho da Entidade. 6) Sistema efetua a distribuição dos recursos 7) É solicitado que o Responsável pela proposta entre no sistema e selecione a opção de pagamento para geração no financeiro, imprime o PACTO. 8) Sistema fica verificando se o cliente já efetuou ou pagamento, se não o sistema fica com o responsável até que o cliente efetue o pagamento, quando o cliente efetuar o pagamento e o financeiro der baixa no caixa, o sistema libera automaticamente para que a entidade possa iniciar os serviços. 9) Entidade efetua trabalhos, e assim que terminar a atividade, e é necessário atualizar a atividade no sistema, pois o sistema verifica se atividade está ou não atrasada, e manda uma notificação para os responsáveis pela proposta. Após preencher as atividades, o sistema libera para que a entidade possa fazer a impressão do Termo de Conclusão e conclua a proposta encaminhando automaticamente para o Sebrae. 10) O responsável poder recusar as atividade ou concluir o processo. 11) O cliente recebe um para que ele possa responder um questionário de avaliação dos serviços prestados pela entidade.

4 FLUXOGRAMA DE ATIVIDADES Demanda necessidade Preenche plano de ação Solicitante aprova? FI M Enquadra? Assinam pacto Gerência aprova? Preenche formulário de adesão Envia contrapartida ao SOE RET ORN A ESC Respeita regras? FI M Pagou? Solicita NF de 50% do total do projeto à entidade. Busca entidades habilitadas Solicita NF de 40% do total do projeto à entidade Escolhe entidade Interrompe a execucção Inovação? Nã Assina termo de adesão FI M Avisa cliente Executa projeto É Inovação? Comissão de avaliação aprova? Solicita NF de 30% do total do projeto à entidade Inovação? Gerência aprova? Cumpriu previsto? Preenche conclusão Notifica entidade FI M Inovação? Preenche avaliação Aceita demanda? Solicita NF de 30% do total do projeto à entidade Aprovou? Solicita NF de 50% do total do projeto à entidade Encerra projeto Legenda: Amarelo: Cliente Azul: Sistema/Sebrae Rosa: Entidade contratada Verde: Gerência SEBRAE Cinza: Fim do processo Versão dezembro/2012 4

5 PROCESSO DETALHADO A) INSTRUÇÔES 7) Para vizualizar o passo a passo dos procedimentos operacionais das telas através do sistema é necessário clicar no item exibir. Versão dezembro/2012 5

6 B) ENQUADRAMENTO 1) Cliente(s) procura(m) o Sebrae e esclarece sua(s) necessidade(s) 2) Consultor Sebrae(Solicitante) analisa a possibilidade de enquadramento da necessidade do cliente no Programa 3) Havendo enquadramento, o consultor (solicitante), juntamente com o cliente, preenchem o Termo de Adesão no sistema eletrônico. 4) Na aba Clientes, seleciona a empresa, E ENCAMINHA O FLUXO PARA A ENTIDADE. C) ACEITE DA ENTIDADE Link de acesso O acesso permitido ao coordenador indicado pela instituição, com login e senha específicos. 5) Agora o processo segue para a ENTIDADE, que é automaticamente notificada para dar continuidade ao processo. 6) A entidade então deve acessar o sistema pelo LINK de acesso (enviado por , juntamente com Login e Senha), acessa o Menu ENCAMINHAR, e deve aceitar ou recusar a demanda no prazo de 3 dias úteis. As demandas da entidade sempre se encontrarão no Menu Encaminhar. Para inovação o prazo é de 5 dias. No caso de recusa, a entidade deve justificar, pois a recusa freqüente pode ser objeto de descredenciamento. Versão dezembro/2012 6

7 Em caso de recusa, a proposta retorna para o solicitante, para o cliente escolher outra entidade. Imprimi-se novo Termo de Adesão. Tela de aceite da entidade Versão dezembro/2012 7

8 A entidade deve então escolher um técnico. Versão dezembro/2012 8

9 D) PREENCHIMENTO DO PLANO DE TRABALHO 8) No caso de aceite da entidade, ela deve preencher na aba Plano de Trabalho a Situação atual considerando a necessidade ou problema da empresa, a Solução proposta para atendimento da necessidade do cliente, bem como os resultados esperados, e clicar no botão incluir (V). Em seguida deve cadastrar uma a uma as atividades propostas, duração, e valor de hora correspondente, e clicar novamente no botão incluir (V). Abaixo a tela de inclusão do Plano de Trabalho: Versão dezembro/2012 9

10 Abaixo a tela de inclusão do Plano de Trabalho para certificação: 9) Para certificação é possível inserir a atividade certificação e despesas de viagem. Para SEBRAEtec inovação, o projeto deverá ser anexado eletronicamente através do botão (Anexo). Versão dezembro/

11 10) Na mesma tela, será habilitado o botão NOTIFICAR, para dar seqüência ao fluxo encaminhando ao SEBRAE/PR. Após clicar em notificar o Fluxo é encaminhado novamente para o Sebrae. Versão dezembro/

12 E) APROVAÇÃO DO PLANO DE TRABALHO 11) Assim que a entidade envia o Plano de Trabalho, o SEBRAE é notificado através de . Deve acessar a proposta e aprovar ou não o Plano de trabalho da entidade. F) PACTUAÇÃO E PAGAMENTO DO CLIENTE 12) Na seqüência deve ser realizada a pactuação com as três partes: cliente, entidade e SEBRAE. G) EXECUÇÃO DO PROJETO 13) Quando o CLIENTE efetua o pagamento, o sistema automaticamente dispara um e- mail para o consultor do SEBRAE e para a ENTIDADE, avisando que a entidade pode iniciar a execução e que deve entrar em contato com o Sebrae para envio da Nota Fiscal da sua primeira parcela. Texto de notificação após pagamento da 1ª parcela pelo cliente: SEBRAETEC: A proposta nº??? já pode ter a sua execução iniciada. Favor entrar em contato com o consultor do Sebrae responsável pela proposta, para encaminhamento da Nota Fiscal. H) CONCLUSÃO DO PROJETO 14) A entidade inicia a execução e conforme a entidade executa as ações, ela deve acessar o sistema para concluir as ações conforme prazo proposto.. Versão dezembro/

13 15) Quando todas as atividades forem concluídas a entidade acessa o sistema e preenche a solução implantada e os resultados alcançados e clica em (V). 16) Após clicar em (V) a entidade deve clicar sobre a atividade que será finalizada e aguardar as informações serem carregadas automaticamente na página. 17) A entidade preenche então o término real e clica em (V) OBS: O sistema não aceita datas retroativas como término real. 18) Na mesma tela será habilitado os botões concluir e termo de conclusão. 19) A entidade imprime o Termo de Conclusão para assinatura do cliente (e envia ao Sebrae) e CONCLUI. Versão dezembro/

14 I) APROVAÇÃO DA CONCLUSÃO SEBRAE 20) Nesse momento o SEBRAE é notificado que a execução da proposta foi concluída, ao mesmo tempo em que o CLIENTE, recebe com a solicitação de AVALIAÇÃO dos serviços prestados, que poderá ser feita de forma eletrônica. O SEBRAE deve receber da entidade o TERMO DE CONCLUSÃO assinado pelo cliente e solicitar ao cliente que realize Avaliação dos serviços prestados Versão dezembro/

15 J) CLÍNICA TECNOLÓGICA 21) Consultor Sebrae(Solicitante) analisa a possibilidade de abertura de uma clínica tecnológica. 22) Havendo necessidade, o consultor (solicitante), preenche as informações no sistema eletrônico. K) ACEITE DA ENTIDADE - CLÍNICA Link de acesso Acesso permitido ao coordenador e suplente indicados pela instituição, com login e senha específicos. 23) Agora o processo segue para a ENTIDADE, que é automaticamente notificada para dar continuidade ao processo. 24) A entidade então deve acessar o sistema pelo LINK de acesso (enviado por , juntamente com Login e Senha), acessa o Menu ENCAMINHAR, e deve aceitar ou recusar a demanda no prazo de 3 dias úteis. As demandas da entidade sempre se encontrarão no Menu Encaminhar. No caso de recusa, a entidade deve justificar, pois a recusa freqüente pode ser objeto de descredenciamento. No caso de recusa, a proposta retorna para o solicitante, para o cliente escolher outra entidade. Imprimi-se novo Termo de Adesão. Versão dezembro/

16 Tela de aceite da entidade L) PREENCHIMENTO DO PLANO DE TRABALHO - CLÍNICA 25) No caso de aceite da entidade, ela deve preencher na aba Plano de Trabalho a Situação atual e a Solução proposta considerando o objetivo da clínica, bem como os resultados esperados, e clicar no botão incluir (v). Em seguida deve cadastrar uma a uma as atividades propostas, duração, e valor de hora correspondente, e clicar novamente no botão incluir (v). Abaixo a tela de inclusão do Plano de Trabalho: Versão dezembro/

17 26) Na mesma tela, será habilitado o botão NOTIFICAR, para dar seqüência ao fluxo encaminhando ao SEBRAE/PR. Após clicar em notificar o Fluxo é encaminhado novamente para o Sebrae. Versão dezembro/

18 M) APROVAÇÃO DO PLANO DE TRABALHO - CLÍNICA 27) Assim que a entidade enviar o Plano de Trabalho, o solicitante é notificado através de . Deve então acessar a proposta e aprovar ou não o Plano de trabalho da entidade. N) PACTUAÇÃO E PAGAMENTO DO CLIENTE - CLÍNICA 28) Na seqüência deve ser realizada a pactuação com as três partes: cliente, entidade e SEBRAE. O) EXECUÇÃO DO PROJETO - CLÍNICA 29) Quando o CLIENTE efetua o pagamento, o sistema automaticamente dispara um e- mail para o consultor do SEBRAE e para a ENTIDADE, avisando que a entidade pode iniciar a execução e que deve entrar em contato com o Sebrae para envio da Nota Fiscal da sua primeira parcela. Texto de notificação após pagamento da 1ª parcela pelo cliente: SEBRAETEC: A proposta nº??? já pode ter a sua execução iniciada. Favor entrar em contato com o consultor do Sebrae responsável pela proposta, para encaminhamento da Nota Fiscal P) CONCLUSÃO DO PROJETO - CLÍNICA 30) Quando todas as atividades forem finalizadas a entidade acessa o sistema e preenche a solução implantada e os resultados alcançados. Versão dezembro/

19 31) A entidade então CONCLUI. Q) APROVAÇÃO DA CONCLUSÃO SEBRAE - CLÍNICA 31) Nesse momento o solicitante é notificado que a execução da proposta foi concluída, ao mesmo tempo em que o CLIENTE, recebe com a solicitação de AVALIAÇÃO dos serviços prestados, que poderá ser feita de forma eletrônica. Versão dezembro/

20 R) PRORROGAÇÃO DE PROPOSTA Para eventual prorrogação da proposta a entidade deverá acessar no sistema a proposta correspondente, na aba Plano de trabalho finalizar a atividade em atraso e inserir novamente a mesma atividade que irá atrasar com novo prazo sem preencher o valor da hora e quantidade, justificar o motivo e notificar. A proposta retorna para aprovação pelo SEBRAE,que poderá aprovar ou recusar. Versão dezembro/

21 S) MENU: MANUTENÇÃO PROPOSTA A área de Manutenção Proposta é destinada ao registro de informações adicionais que o técnico julgue importante, como por exemplo: algum comentário importante do cliente; algum comentário técnico importante, etc. Para acessar é necessário incluir o número da proposta e clicar em TAB. Basta inserir as informações desejadas no campo Comentário e clicar em incluir (v). T) ORIENTAÇÕES PARA EMISSÃO DE NOTA FISCAL A emissão de Notas Fiscais deve seguir a operação descrita no Manual Operacional Anexo I do Edital de Cadastramento, e deverá conter as seguintes informações: Número do Contrato (da instituição com o SEBRAE/PR) Número da Proposta a que se refere Destacar que é referente a um projeto SEBRAETEC no corpo da nota, e preferencialmente, a área da consultoria. Destacar a que parcela se refere: 1ª parcela ou 2ª parcela. serão aceitas Notas Fiscais sem as informações acima descritas. Versão dezembro/