GESTÃO DE VIAGENS CORPORATIVAS GUIA DO SOLICITANTE

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1 GESTÃO DE VIAGENS CORPORATIVAS GUIA DO SOLICITANTE Versão 1.0 BTMS Next Gen Atualizado em fevereiro de 2016

2 SOLICITAÇÃO DE PASSAGENS AÉREAS

3 03 1.Introdução Pensando em otimizar o serviço oferecido ao cliente, a ArgoIT investiu em uma nova interface para o ARGO, onde houve uma renovação na navegabilidade do usuário, agregando serviços e facilitadores conforme apresentados nestes manuais do NextGen. Veja nas próximas páginas, o processo completo de solicitação online e offline através desta interface, que está com um layout bem mais intuitivo e amigável conforme exemplificado na nova página de pesquisa de voos: Para exibir o ícone do NextGen no ambiente do cliente, entre em contato com o Suporte Argo. 2.Aéreo 2.1 Solicitação de Aéreo Online. Nesta opção, o próprio viajante corporativo pode acessar o sistema para efetuar reservas de serviços aéreos que serão encaminhados para que a agência emita depois das respectivas aprovações. GUIA DO SOLICITANTE DE PASSAGENS AÉREAS

4 04 Depois de conectar-se no ARGO, clique no ícone NextGen que está no menu principal da tela: Selecione o menu Aéreo para acessar ao buscador: Ao acessar o finder online, insira a origem e o destino, bem como a data e período desejados. Para acrescentar a Volta clique no sinal de + : Apesar das opções Ida e Volta e Múltiplos Destinos continuarem presentes, é possível incluir trechos no pedido apenas utilizando o sinal de +. Observe também que, neste primeiro momento não é obrigatório incluir o nome do viajante. Clique em Pesquisar : GUIA DO SOLICITANTE DE PASSAGENS AÉREAS

5 05 Na parte inferior da tela, é possível reaproveitar informações de pesquisas anteriores caso deseje efetuar solicitação para a mesma cidade: O sistema apresentará a disponibilidade referente a data pesquisada, separando a ida e a volta. Clicando na aba Filtros é possível selecionar a cia, voos sem paradas, aeroportos próximos e também o provedor: GUIA DO SOLICITANTE DE PASSAGENS AÉREAS

6 06 Por padrão do sistema, a resposta da busca será ordenada por preço, mas pode ser alterada conforme opções apresentadas abaixo: Para enviar a cotação para um dos envolvidos ou para qualquer outro endereço de , selecione as opções que devem constar nessa mensagem clicando no ícone do envelope, exibindo o item Disponibilidade por é possível escolher o formato que deseja enviar as cotações (PDF, HTML ou texto). GUIA DO SOLICITANTE DE PASSAGENS AÉREAS

7 07 E na aba Intervalos, conseguimos restringir o range de horário para otimizar a visualização: O ícone da lupa apresentará os detalhes do voo, para selecioná-lo clique em verde quando o voo estiver escolhido :, que ficará GUIA DO SOLICITANTE DE PASSAGENS AÉREAS

8 08 Para dar andamento ao pedido, precisamos selecionar o viajante ao lado esquerdo da tela: Lembramos que na busca não haverá restrições de políticas, no momento que o viajante for adicionado as políticas serão aplicadas. Temos ainda as opções de limpar e refazer a pesquisa. Caso não existam mais voos para adicionar, clique em Concluir : Será requerido o preenchimento dos itens obrigatórios: A justificativa apenas para o caso de não ter sido escolhido o menor valor, caso haja política habilitada: GUIA DO SOLICITANTE DE PASSAGENS AÉREAS

9 09 E por último a forma de pagamento: Depois de efetivar o pedido, a solicitação passará ao status Autorização para ação do aprovador e quando for emitida, o viajante receberá o voucher por Solicitação de Aéreo Offline Na solicitação offline, é enviado um pedido de cotação para a agência que enviará as opções para o destino e período solicitados. Depois de acessar o ícone do Aéreo na página inicial, preencha os detalhes e clique em Pedir à Agência : GUIA DO SOLICITANTE DE PASSAGENS AÉREAS

10 10 Inclua a observação, se necessário, e clique em Confirmar : Selecione o nome do viajante e clique em Concluir : Assim como na solicitação online será necessário preencher todos os campos com os itens obrigatórios: GUIA DO SOLICITANTE DE PASSAGENS AÉREAS

11 11 Ao finalizar, a solicitação passará ao status Cotação para ação da agência. Clicando no ícone que está no final da página, é possível consultar todos os pedidos que apresentam pendências: É permitido visualizar os detalhes das próximas viagens e o histórico de pedidos nas outras abas: Quando a agência responder a cotação, a OS passará ao status Escolha para que o viajante selecione a opção desejada: GUIA DO SOLICITANTE DE PASSAGENS AÉREAS

12 12 Ao clicar no pedido é possível visualizar as informações e fazer a seleção: Depois de clicar em Enviar Escolha, a solicitação passará para o status de Autorização. Quando for aprovada e emitida, o viajante receberá o voucher por e poderá consultar o pedido na aba Próximas Viagens : GUIA DO SOLICITANTE DE PASSAGENS AÉREAS

13 GUIA DO SOLICITANTE DE PASSAGENS AÉREAS 13

14 SOLICITAÇÃO DE HOSPEDAGEM

15 15 1.Introdução Neste módulo aprenderemos a criar solicitações de hospedagens no NextGen, tanto online quanto off-line. É importante lembrar que para utilizar esse serviço o mesmo tem que estar configurado pela agência onde as políticas e assinaturas terão que estar habilitadas. 2.Solicitação de Hospedagem online Nesta opção, o próprio viajante pode acessar o sistema para efetuar reservas de serviços que serão encaminhados para que a agência emita depois das respectivas aprovações. Depois de conectar-se no Argo Gestão de Sistemas, clique no ícone NextGen que está no menu principal da tela: Selecione o menu Hospedagem para acessar ao buscador: Ao acessar o finder online, insira a cidade, bem como a data de check in e check out. Observe também que, neste primeiro momento não é obrigatório incluir o nome do viajante. Clique em Pesquisar : GUIA DO SOLICITANTE DE HOSPEDAGEM

16 16 Na parte inferior da tela, é possível reaproveitar informações de pesquisas anteriores caso deseje efetuar solicitação para a mesma cidade: O sistema apresentará a disponibilidade referente a data pesquisada. GUIA DO SOLICITANTE DE HOSPEDAGEM

17 17 Clicando na aba Filtros é possível selecionar bairro para hotéis disponíveis no Diretório de hotéis. Por padrão do sistema, a resposta da busca será ordenada por preço, mas pode ser alterada conforme opções apresentadas abaixo: Para enviar a cotação para um dos envolvidos ou para qualquer outro endereço de , selecione as opções que devem constar nessa mensagem clicando no ícone do envelope, exibindo o item Disponibilidade por é possível escolher o formato que deseja enviar as cotações (PDF, HTML ou texto). GUIA DO SOLICITANTE DE HOSPEDAGEM

18 18 E na aba Intervalos, conseguimos restringir o range de preço: Para visualizar os detalhes dos quartos disponíveis selecione a. Para selecionar o quarto desejado clique em. Será apresentado na próxima tela todos os detalhes do hotel como: forma de pagamento aceita, mapa de localização termos para cancelamento, quantidade de diárias, telefone do hotel. Para finalizar a compra clique em estou de acordo e comprar. GUIA DO SOLICITANTE DE HOSPEDAGEM

19 19 Para dar andamento ao pedido, precisamos selecionar o viajante ao lado esquerdo da tela: Lembramos que na busca não haverá restrições de políticas, no momento que o viajante for adicionado as políticas serão aplicadas. Temos ainda as opções de limpar e refazer a pesquisa. Caso não existam mais hotéis para adicionar, clique em Concluir : GUIA DO SOLICITANTE DE HOSPEDAGEM

20 20 Será requerido o preenchimento dos itens obrigatórios: A justificativa apenas para o caso de não ter sido escolhido o menor valor, caso haja política habilitada: GUIA DO SOLICITANTE DE HOSPEDAGEM

21 21 E por último a forma de pagamento: Depois de efetivar o pedido, a solicitação passará ao status Autorização para ação do aprovador e quando for emitida, o viajante receberá o voucher por 3.Solicitação de Hospedagem Offline Na solicitação offline, é enviado um pedido de cotação para a agência que enviará as opções para o destino e período solicitados. Depois de acessar o ícone do Hospedagem na página inicial, preencha os detalhes e clique em Pedir à Agência : Inclua as preferências para cotação Por hotéis ou Por Preferência, você também pode indicar o tipo de apartamento, tipo de cama e observação, se necessário, e clique em Confirmar : GUIA DO SOLICITANTE DE HOSPEDAGEM

22 22 Selecione o nome do viajante e clique em Concluir : Assim como na solicitação online será necessário preencher todos os campos com os itens obrigatórios: GUIA DO SOLICITANTE DE HOSPEDAGEM

23 23 Ao finalizar, a solicitação passará ao status Cotação para ação da agência. Clicando no ícone que está no final da página, é possível consultar todos os pedidos que apresentam pendências: É permitido visualizar os detalhes das próximas viagens e o histórico de pedidos nas outras abas: Quando a agência responder a cotação, a OS passará ao status Escolha para que o viajante selecione a opção desejada: GUIA DO SOLICITANTE DE HOSPEDAGEM

24 24 Ao clicar no pedido é possível visualizar as informações e fazer a seleção: Este ícone só irá desaparecer após a justificativa. Depois de clicar em Enviar Escolha, a solicitação passará para o status de Autorização. Quando for aprovada e emitida, o viajante receberá o voucher por e poderá consultar o pedido na aba Próximas Viagens : GUIA DO SOLICITANTE DE HOSPEDAGEM

25 GUIA DO SOLICITANTE DE HOSPEDAGEM 25

26 SOLICITAÇÃO DE LOCAÇÃO DE VEÍCULOS

27 27 1. Locação 1.1. Solicitação de Locação Online Nesta opção, o próprio viajante corporativo pode acessar o sistema para efetuar reservas de serviços que serão encaminhados para que a agência emita depois das respectivas aprovações. Depois de conectar-se no Argo Gestão de viagens e despesas, clique no ícone NextGen que está no menu principal da tela: Selecione o menu Locação para acessar ao buscador: Ao acessar o módulo Locação, preencha as informações do veículo, retirada e devolução depois clique em Pesquisar. Observe que neste primeiro momento não é obrigatório incluir o nome do viajante. GUIA DO SOLICITANTE DE LOCAÇÃO DE VEÍCULOS

28 28 Na parte inferior da tela, é possível reaproveitar informações de pesquisas anteriores, caso deseje efetuar solicitação para a mesma cidade: O sistema apresentará a disponibilidade e valores referente a data pesquisada. Clicando na aba Filtros é possível selecionar a locadora da sua preferência. E na aba Intervalos, conseguimos restringir o range de preço: GUIA DO SOLICITANTE DE LOCAÇÃO DE VEÍCULOS

29 29 Para visualizar os detalhes da locadora, clique em Para encaminhar as cotações por , clique no ícone do envelope Disponibilidade por e- mail e escolha o formato que deseja enviá-las (PDF, HTML ou texto). Para finalizar a compra clique em Detalhes e Confirmar GUIA DO SOLICITANTE DE LOCAÇÃO DE VEÍCULOS

30 30 O sistema apresentará a mensagem Modelo escolhido com sucesso. Para dar andamento ao pedido, selecione o viajante ao lado esquerdo da tela: Lembramos que na busca não haverá restrições de políticas, no momento que o viajante for adicionado as políticas serão aplicadas. Temos ainda as opções de limpar e refazer a pesquisa, para finalizar sua solicitação clique em Concluir : Na sequência preencha todas as informações requeridas e clique em Prosseguir. GUIA DO SOLICITANTE DE LOCAÇÃO DE VEÍCULOS

31 31 E por último escolha a forma de pagamento: Depois de efetivar o pedido, a solicitação passará ao status Autorização Solicitação de Locação Offline Na solicitação offline, é enviado um pedido de cotação para a agência e a mesma irá retornar as opções de locação para a escolha. Depois de acessar o ícone Locação na página inicial, preencha os campos necessários e clique em Pedir à Agência : Será necessário informar a Locadora Preferencial, e depois clique em Confirmar : GUIA DO SOLICITANTE DE LOCAÇÃO DE VEÍCULOS

32 32 O sistema apresentará a mensagem Sucesso ao adicionar a solicitação. Selecione o nome do viajante e clique em Concluir : Assim como na solicitação online será necessário preencher todos os campos com os itens obrigatórios: Ao finalizar, a solicitação passará ao status Cotação para ação da agência. GUIA DO SOLICITANTE DE LOCAÇÃO DE VEÍCULOS

33 33 Clicando no ícone que está no final da página, é possível consultar todos os pedidos que apresentam pendências: Quando a agência responder a cotação, a OS passará ao status Escolha para que o viajante selecione a opção desejada: Ao clicar no pedido é possível visualizar as informações e fazer a seleção: Quando a agência responder a cotação, a OS passará ao status Escolha para que o viajante selecione a opção desejada: GUIA DO SOLICITANTE DE LOCAÇÃO DE VEÍCULOS

34 34 Ao clicar no pedido é possível visualizar as informações e fazer a seleção: Este ícone só irá desaparecer após a justificativa. Depois de clicar em Enviar Escolha, a solicitação passará para o status de Autorização. Quando for aprovada e emitida, o viajante receberá o voucher por e poderá consultar o pedido na aba Próximas Viagens : GUIA DO SOLICITANTE DE LOCAÇÃO DE VEÍCULOS

35 SOLICITAÇÃO DE PASSAGENS RODOVIÁRIAS

36 36 1.Introdução O Modulo Rodoviário permite que seja feita reservas de passagens rodoviárias nacionais de forma online utilizando o provedor J3. Além disso, podemos inserir informações de reservas que foram efetuadas fora da ferramenta através das opções de cotação offline 2.Como utilizar Acesso Antes de solicitar o Rodoviário é necessário habilitar a política MODROD: GUIA DO SOLICITANTE DE PASSAGENS RODOVIÁRIAS

37 37 3.Rodoviário 3.1Solicitação online Ao acessar o Menu Rodoviário, insira os dados e clique em pesquisar. Na parte inferior da tela, é possível reaproveitar informações de pesquisas anteriores caso deseje efetuar solicitação para a mesma cidade: O sistema apresentará a disponibilidade referente a data pesquisada, separando a ida e a volta. GUIA DO SOLICITANTE DE PASSAGENS RODOVIÁRIAS

38 38 Para enviar a cotação para um dos envolvidos ou para qualquer outro endereço de , clicando no ícone do envelope, exibindo o item Disponibilidade por é possível escolher o formato que deseja enviar as cotações (PDF, HTML ou texto). O ícone da lupa apresentará os detalhes e Marcação de assento, para selecionar clique no botão Confirmar. GUIA DO SOLICITANTE DE PASSAGENS RODOVIÁRIAS

39 39 Para dar andamento ao pedido, precisamos selecionar o viajante ao lado esquerdo da tela: Lembramos que na busca não haverá restrições de políticas, no momento que o viajante for adicionado as políticas serão aplicadas. Temos ainda as opções de limpar e refazer a pesquisa. Caso não existam mais voos para adicionar, clique em Concluir : Será requerido o preenchimento dos itens obrigatórios: Informe o RG do passageiro e em seguida em prosseguir: GUIA DO SOLICITANTE DE PASSAGENS RODOVIÁRIAS

40 40 No campo de justificativa terá que ser preenchido ou selecionado uma opção pré-cadastrada, após inserir a justificativa clique no botão Prosseguir que ficará disponível: E por último a forma de pagamento: Depois de efetivar o pedido, a solicitação passará ao status Autorização para ação do aprovador e quando for aprovado, o viajante receberá o voucher por 3.2Solicitação Offline Na solicitação offline, é enviado um pedido de cotação para a agência que enviará as opções para o destino e período solicitados. Depois de acessar o ícone do Rodoviário na página inicial, preencha os detalhes e clique em Pedir à Agência : Selecione o nome do viajante e clique em Concluir : Assim como na solicitação online será necessário preencher todos os campos com os itens obrigatórios: GUIA DO SOLICITANTE DE PASSAGENS RODOVIÁRIAS

41 41 Ao finalizar, a solicitação passará ao status Cotação para ação da agência. Clicando no ícone que está no final da página, é possível consultar todos os pedidos que apresentam pendências: É permitido visualizar os detalhes das próximas viagens e o histórico de pedidos nas outras abas: Quando a agência responder a cotação, a OS passará ao status Escolha para que o viajante selecione a opção desejada: GUIA DO SOLICITANTE DE PASSAGENS RODOVIÁRIAS

42 42 Ao clicar no pedido é possível visualizar as informações e fazer a seleção: Este ícone só irá desaparecer após a justificativa. Depois de clicar em Enviar Escolha, a solicitação passará para o status de Autorização. Quando for aprovada e emitida, o viajante receberá o voucher por . GUIA DO SOLICITANTE DE PASSAGENS RODOVIÁRIAS