_GESTÃO DE DESPESAS Novo Expense NextGen

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1 _GESTÃO DE DESPESAS Novo Expense NextGen

2 Sumário 1. Introdução Como solicitar um adiantamento Solicitação Como efetuar uma prestação de contas... 9 Pág. 2 de 11

3 1. Introdução O modulo Adiantamento permite solicitar ao departamento financeiro um adiantamento para ser utilizado nas despesas, tais como refeições, táxis, entre outros. No retorno da viagem, o viajante deverá prestar contas informando quanto foi utilizado de maneira que o sistema informe se há valor a ser reembolsado ou devolvido para a empresa. Vale mencionar ainda, que o Argo Gestão de Despesas permite também a solicitação de um adiantamento em conjunto com a viagem. 2. Como solicitar um adiantamento Selecione o menu Adiantamento 2.1 Solicitação Insira o nome do viajante e clique em motivo e Rateio (s). Será requerido o preenchimento dos itens obrigatórios: Pág. 3 de 11

4 Preencha as informações do Adiantamento e clique no botão + para adicionar. Caso tenha outras solicitações de Adiantamento pode adicioná-las e ao finalizar clique em Concluir : Clicando na aba Colunas é possível padronizar conforme exemplo abaixo. O sistema salvará esta configuração de forma independente para cada usuário e as colunas serão exibidas nos próximos acessos: Pág. 4 de 11

5 Será requerido o preenchimento dos itens obrigatórios: E por último Aprovador: Finalizar solicitação Depois de efetivar o pedido, a solicitação passará ao status Autorização para ação do aprovador. Após a aprovação realizada, o responsável do departamento financeiro receberá uma notificação de que deverá efetuar o pagamento. Na sequência, ele irá atualizar essa informação no sistema através do Aguardando Pagamento : Pág. 5 de 11

6 Clicando no ícone que está no final da página, é possível consultar todos os pedidos que apresentam pendências: Pág. 6 de 11

7 Ao retornar da viagem, o viajante deverá acessar a solicitação para fazer a Prestação de Contas do Adiantamento, lançando suas respectivas despesas: Ao selecionar Aguardando lançamento o sistema apresentará a tela abaixo. Clique em + Adicionar Despesas para fazer o lançamento das despesas. Pode selecionar as despesas lançadas pela Web, Celular, Wappa, cartão ou todas. As informações que poderão ser alteradas dependerão da política cadastrada. Ao finalizar clique em + : Pág. 7 de 11

8 Ao Lançar uma nova Despesa clique em +Criar nova Despesa. O viajante pode informar se o valor é Comprovado e/ou Reembolsável veja descritivo abaixo: Comprovado: Significa que o solicitante tem a nota fiscal ou qualquer outro comprovante da despesa Reembolsado: Deve sempre ser marcado para que o sistema entenda que o valor em questão foi gasto com despesa corporativa e deve gerar reembolso ou devolução. É possível editar e excluir a prestação. As informações de quantidade e valores poderão ser alteradas de acordo com as políticas cadastradas pelo administrador, além disso será apresentado um alerta caso o valor da despesa esteja fora da política. Pág. 8 de 11

9 Depois de concluídos os lançamentos, clique em Enviar para Aprovação a solicitação seguirá o fluxo até que a despesa esteja Encerrada : Obs.: Caso o aprovador reprove qualquer uma das despesas e inserir o motivo no campo Justificativa, a solicitação inteira será reprovada, e voltará para o status Aguardando Lançamento para que sejam corrigidos ou excluídos os respectivos lançamentos reprovados. Após Conferida e/ou Aprovada a solicitação irá para o status de Aguardando Pagamento : Novamente as informações serão preenchidas e a despesa passará ao status de Encerrada e não aparece mais na tela de solicitações pendentes: 3 Como efetuar uma prestação de contas A prestação de contas isolada serve para fazer lançamentos que não estejam associados a uma OS efetuada anteriormente, selecione o menu Novo Expense. Clique em Nova Despesa. Pág. 9 de 11

10 Inclua os dados da prestação sobre as informações que poderão ser alteradas. Isso dependerá das políticas cadastradas. Ao finalizar clique em Adicionar + : Ao finalizar clique em Criar Relatório Selecione o viajante. Pág. 10 de 11

11 Na Sequência o preenchimento dos itens obrigatórios: Caso seja necessário, é possível incluir outras despesas, ao finalizar clique em Enviar para Autorização. Se houver Estrutura de Aprovação para conferência, esta solicitação passará pelas duas aprovações. Mesmo que o usuário seja Master Reembolso, a solicitação passará por aprovação por conferência, caso exista. Após a ação dos aprovadores de custo e conferência a solicitação passará para o status de Aguardando Pagamento : Após o responsável do financeiro preencher as informações de pagamento, deverá clicar em Confirmar e a despesa passará para o status de Encerrada : Pág. 11 de 11