Procedimento para Preenchimento Cotação de Serviços no site e-procurement do Grupo Colorado

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1 Procedimento para Preenchimento Cotação de Serviços no site e-procurement do Grupo Colorado Outubro de 2011

2 Índice Página Como Entrar no site e-procurement 3 Login Recuperar Senha Alterar Senha Como Preencher a Cotação/ Orçamento 4 Cotações Informação Responsável da Cotação Página Principal da Cotação 5 Preenchendo o Orçamento 6 Preenchimento para Itens de Contratos 7 Preenchimento Livre (sem contrato) 8 Alterar Itens da Cotação 9 Excluir Itens da Cotação 9 Acompanhamento/ conferência da Digitação do Orçamento 9 Observações e Mensagens 10 Enviar a Cotação para Aprovação 10 Salvar a Cotação 10 Imprimir a Cotação 10 Retornar para a Lista de Cotações (Em aberto) 10 Visualizar as Cotações que foram Enviadas para Aprovação 10 Informações Importantes 11 Avisos 12 2

3 Como Entrar no site e-procurement Página de Entrada no site (LOGIN) Na pagina de login o fornecedor deve digitar o seu nome de usuário e sua senha, e clicar no botão LOGIN. O nome de usuário que deverá de usar é o mesmo que está informado no cadastro de fornecedores do Grupo Colorado, caso o usuário não se lembre da senha, veja o tópico a seguir Recuperação da Senha. Recuperação da Senha Na pagina de login do lado esquerdo no topo, está o link Esqueci Minha Senha!, clicando neste link, será mostrado a página abaixo, o fornecedor deve digitar o endereço de e clicar no botão Recuperar, A senha será envia para seu . Página Recuperação da Senha Alterar Senha Após o usuário entrar no sistema, será exibido no topo do site no lado direito, o link Alterar Senha, clicando neste link, será exibido a página abaixo, o usuário deve digitar a senha de sua preferência 2 vezes, uma no campo Nova Senha e outra no campo Confirmação da Senha e clicar no botão CONFIRMAR. Página Alteração de Senha 3

4 Como Preencher a Cotação/ Orçamento Na pagina principal do site o fornecedor tem 2 botões disponível Cotações e Ordens de Fornecimento; Cotações Lista das Cotações/ RPS que foram enviada para o fornecedor, como o site e-procurement é para todo tipo de cotação, pode ser que o fornecedor tenha cotações de materiais e serviços, as cotações de materiais sempre tem uma data/ Hora de Vencimento, no caso de serviço (RPS) esta cotação não tem data de vencimento aparecerá // 00:00:00. Ordens de Fornecimento Lista das OFs que foram aprovadas para o fornecedor. Na opção Cotações, o fornecedor tem disponível 4 caixas, no caso de serviços será utilizada somente as caixas Em aberto, Em Fechamento e Encerradas. Em Aberto Listas das Cotações que estão aguardando o preenchimento e envio dos orçamentos. Em Fechamento Listas das Cotações que já foram preenchidas e envidas para aprovação técnica. Nesta opção o fornecedor somente terá a opção de visualização, não poderá ser alterada nenhuma informação, caso o fornecedor necessite mudar alguma informação a Cotação/ RPS deverá ser devolvida para ele, retornando para a caixa Em Aberto. Encerradas Listas das Cotações que já foram aprovadas e encaminhadas para o Departamento de Compras. Página de Lista das Cotações Para abrir a cotação e iniciar o preenchimento, o fornecedor terá de estar na caixa Em aberto e clicar no número da cotação. Caso o fornecedor queira ver a informação sobre o responsável da cotação, deve clicar no nome do comprador, será aberta uma outra página mostrando o nome completo, departamento, e telefone. Página de Informações do Responsável da Cotação 4

5 Página Principal da Cotação Conhecendo a página principal da cotação; As informações principais da cotação, são; Cotação - Número da Cotação. Situação Status da Cotação (pode estar Em aberto, em Fechamento ou Encerradas). RPS Número da Recomendação Prestação de Serviços Observação - Qualquer observação que seja feita na RPS para o fornecedor. A serem preenchidas pelo fornecedor: Vendedor Preencher com o nome da pessoa que esta respondendo o orçamento, não precisa ser o nome completo, pode ser o primeiro nome ou nome e sobrenome. Condições de Pagamento Selecionar a condição de pagamento Prazo de Entrega Informar o prazo de entrega do equipamento/ solicitação de serviço. Forma Remessa CIF = Frete por conta do fornecedor FOB = Frete por conta do Grupo Colorado Validade da Proposta Quantidade de dias que a proposta tem validade. É recomendado que informe estes dados e clique no botão SALVAR. Informações Principais da Cotação 5

6 Preenchendo o Orçamento O preenchimento do orçamento é feito nos detalhes dos itens/ solicitações; O equipamento ou a solicitação de serviço que o grupo Colorado envia para o fornecedor, sempre é apresentado com o número do item seguido do traço depois o zero (subitem). Interpretação do Item/ Subitem Os detalhes do item equipamento/solicitação enviadas são; Quantidade Quantidade de equipamentos enviados Unidade Unidade de medição Descrição Pode ser a descrição do equipamento ou serviço solicitado, quando é equipamento, é informado o número do equipamento, a ordem de serviços a vida atual (km ou h) e caso tenha placa é mostrado também. Observações Detalhes das solicitações de serviços ou defeitos apresentados pelo equipamento. Aplicação Modelo/ descrição do equipamento que será afetado pelo serviço. Exemplo de Item Enviado (Equipamento) Para iniciar o preenchimento do orçamento para um item específico é necessário clicar no botão, que se encontra ao lado do item subitem. Ao clicar neste botão será apresentada a página para entrada dos itens de serviços e peças aplicadas (neste site materiais/ peças e serviços são digitados na mesma tela, o que diferencia um do outro é a unidade informada, ex. MO = Mão-de-Obra e PC = Peça). Na tela de preenchimento, parando o mouse s obre os campos, pode-se obter maiores informações quanto a sua finalidade. Página Preenchimento dos Itens de Serviços e Peças 6

7 Existem duas formas para preenchimento dos itens Preenchimento para Itens de Contrato (tabela de preços). Preenchimento livre (sem contrato) 1 Preenchimento para Itens de Contratos Caso o fornecedor tenha contrato de preços com o grupo Colorado, a cotação deve ser preenchida baseados na tabela contida nos Itens Contrato. Para isso, deve clicar no link Itens Contrato e será mostrada a seguinte página; Caixa de Diálogo de Itens de Contrato. Selecione o contrato na lista de contratos disponíveis e escolha alguma das opções de pesquisa, pode ser pesquisada por descrição da peça ou serviço, referência da peça, marca/ fabricante, e ou marque ou desmarque as opções Serviços e Peças. Caso não seja informada nenhuma opção de pesquisa e o fornecedor clicar no botão Pesquisar, será apresentado todos os itens do contrato selecionado. Para selecionar o item escolhido o fornecedor deverá clicar na descrição do item (onde as letras estão sublinhadas). Após o clicar no item a caixa de diálogo é fechada e o foco retorna para a página de preenchimento do item, por padrão o sistema irá preencher todos os campos, onde o fornecedor só deverá informar a quantidade, as informações de alíquota de imposto e o período de garantia. Após preenchido todas as informações do item, deve-se clicar no botão banco de dados, após isso é apresentado a seguinte mensagem; para gravar estas informações no Confirme clicando no botão OK, e caso tenha mais itens para ser digitado para o mesmo equipamento/ solicitado repita o procedimento anterior, se não tiver mais nenhum item a ser digitado, clique no botão Caso o fornecedor não encontrar o item na lista dos contratos, o preenchimento pode ser feito na forma de preenchimento livre (ver mais a frente). 7

8 2 Preenchimento Livre (sem contrato) Preenchendo serviços e mão-de-obra, o campos obrigatórios são; Quantidade Quantidade de serviços prestados (esta informação será utilizada para calcular o valor total do item, que será Quantidade x Preço Unitário). Unidade Unidades que definem que são serviços: MO Mão-de-Obra SE Serviço MS Meses HR Horas KM Quilometragem D Diárias Descrição Descrição do Serviços (detalhes relevante do serviço executado) Preço Unitário Preço unitário do serviço (esta informação será utilizada para calcular o valor total do item; Quantidade x Preço Unitário). % Desconto Porcentagem do Desconto (Utilizado para calcular o valor liquido do item) Isento ICMS Caso o item não tenha ICMS esta opção deve ser marcada. %ISS Alíquota do ISS Garantias Informação da garantia pode ser informada por tempo ou medição. A Garantia 1 é por tempo, ex. 3 MESES, e Garantia 2 por medição, ex KM Preenchendo de peças aplicadas e materiais, o campos obrigatórios são; Quantidade Quantidade de serviços prestados (esta informação será utilizada para calcular o valor total do item, que será Quantidade x Preço Unitário). Unidade Unidades de medição das peças e materiais. Referência Referência do fabricante Fabricante Nome do Fabricante Descrição Descrição das peças aplicadas. Preço Unitário Preço unitário da peça (esta informação será utilizada para calcular o valor total do item; Quantidade x Preço Unitário). % IPI Alíquota do IPI % ICMS Alíquota do ICMS % Desconto Porcentagem do Desconto (Utilizado para calcular o valor liquido do item) Isento ICMS Caso o item não tenha ICMS esta opção deve ser marcada. Garantias Informação da garantia pode ser informada por tempo ou medição. A Garantia 1 é por tempo, ex. 3 MESES, e Garantia 2 por medição, ex KM. Após preenchido todas as informações do item, deve-se clicar no botão banco de dados, após isso é apresentado a seguinte mensagem; para gravar estas informações no Confirme clicando no botão OK, e caso tenha mais itens para ser digitado para o mesmo equipamento/ solicitado repita o procedimento anterior, se não tiver mais nenhum item a ser digitado, clique no botão Após finalizar o preenchimento da cotação é necessário envia-la para aprovação na usina (ver tópico mais a frente) 8

9 3 Alterar Itens da Cotação Para alterar dados de itens já digitados no orçamento, o usuário deverá ir até a página principal da cotação, e clicar no botão localizado na frente do item ao qual se quer modificar, conforme figura abaixo; Selecionando Item para Alteração Será mostrada a página com o item já preenchido, o usuário pode alterar qualquer informação, depois disso clicar no botão, o sistema mostrará uma mensagem que o Item foi feito manutenção com sucesso, e para voltar á página principal da cotação, clicar no botão. 4 Excluir Itens da Cotação Para excluir itens já digitados no orçamento, o usuário deverá ir até a página principal da cotação, e clicar no botão localizado na frente do item ao qual se quer excluir. Será mostrada a página com o item já preenchido, para excluir deve-se clicar no botão página principal., a seguir será mostrada a mensagem abaixo, e o foco do sistema voltará para a Mensagem de Confirmação de Exclusão do Item 5 - Acompanhamento/ conferência da Digitação do Orçamento No lado direito da página, tem o link, onde o fornecedor poderá acompanhar a digitação dos itens e valores acumulados, será apresentada a seguinte página; Caixa de Diálogo do Total Orçamento. 9

10 Observações e Mensagens No rodapé da página principal está disponibilizado 2 campos para observações gerais; Observações Este campo é utilizado para o fornecedor registrar as informações do número do seu orçamento, ordem de serviços, ou qualquer outra informação relevante para vincular a cotação ao sistema da sua empresa. Mensagens Este campo é utilizado para o fornecedor comunicar ao responsável técnico sobre qualquer observações ocorrida para a cotação, ex. Pode-se informar que determinado não tem garantia, ou que determinado item não tem conserto, ou que tal serviço não poderá ser feito, ou que esta aguardado alguma definição, etc. Campos para Observações (rodapé da página principal da cotação). Enviar a Cotação para Aprovação Para enviar a cotação para aprovação na usina, é necessário clicar no botão SALVAR E ENVIAR, localizado no topo da página principal da cotação, o sistema irá questionar se realmente é isso que o fornecedor deseja fazer, caso seja isso mesmo, clicar no botão OK. Salvar a Cotação Para salvar a cotação e garantir que todos os dados digitados sejam gravados no site é necessário clicar no botão SALVAR, localizado no topo da página principal da cotação, o sistema irá mostrar uma mensagem informando ao fornecedor que a cotação foi salva, mas, ainda não foi enviada. Imprimir a Cotação Para imprimir a cotação, o fornecedor deve clicar no botão IMPRIMIR, localizado no topo da página principal da cotação. Será apresentado um relatório no formato PDF. Retornar para a Lista de Cotações (Em aberto) Para retornar a lista das cotações em aberto, clicar no botão RETORNAR, localizado no topo da página principal da cotação. Visualizar as Cotações que foram Enviadas para Aprovação Para visualizar as cotações que estão para aprovação na usina, o fornecedor deverá clicar no botão Cotações, localizado no topo do site, depois no link Em Fechamento, será apresentado a lista de cotações. Estas cotações estão disponíveis somente para visualização, não podem ser editadas. Visualizar Cotações em Aprovação 10

11 Informações Importantes No site já esta disponível um passo a passo de como responder as cotações de serviços, para chegar até ele, basta entrar em qualquer cotação e localizar o link, no lado direito da página principal da cotação. Como responder as Cotações de Serviço? 1º Os itens para cotação são definidos com zeros a direita. Por exemplo, o item 1 será representado por 1-0. Para poder incluir ou dar manutenção nos itens referentes a esta cotação, deve-se clicar no botão (MANUTENÇÂO) ao lado de cada item. Feito isso, será apresentada uma tela em que você fornecedor deverá incluir as peças e a mão de obra necessária para realização dos trabalhos solicitados no item. No momento da inclusão, será apresentado o botão Salvar em que será realizado a inclusão ou manutenção do item e o botão Retornar, para visualizar todos os itens da cotação. Para os materiais envolvidos no orçamento, digitando uma referência que está cadastrada em nosso sistemas, as informações referentes a descrição e a Unidade de Medida serão preenchidas automaticamente. Todo caso, para se buscar um item em nosso cadastro, acesse os Prompts de Itens Contrato (para os itens acertados através de contrato) e Materiais / Serviços (para os materiais e serviços cadastrados em nossa base de dados). 2º A inclusão de novos itens só é possível quando se clicar no botão (MANUTENÇÂO) do item 0, porém para a alteração de itens já inclusos, basta clicar no botão (MANUTENÇÃO) do item em questão. 3º Uma vez que todos os itens da cotação foram respondidos, deve-se escolher a opção Salvar e Enviar para que a cotação possa ser analisada pelo responsável e o procedimento ter andamento. Caso esteja incluindo novos itens ou dando manutenção nos itens já incluídos, basta clicar no botão Salvar. 4º Fiquem atentas a todas as informações exigidas, referências, descrição do item, valores, impostos e garantia quando houver. Para que seu trabalho e nosso trabalho sejam facilitados, preencha a descrição dos itens corretamente, sem erros de português e com clareza. 5º Caso ocorra cortes pelo responsável, a cotação será retornada para você fornecedor analisar e confirmar novamente o procedimento. Estas informações de corte estarão presentes em cada item. 6º Você está fazendo uso de um ambiente seguro, com o objetivo de agilizar e facilitar os procedimentos de manutenção em nossos equipamentos, desta maneira, esteja atento as nossas notificações por e as informações preenchidas na cotação. 7º Em caso de dúvida quanto a informação que deve ser preenchida em cada campo, pare o mouse sobre o mesmo que um descritivo será apresentado. Caso ainda existam dúvidas quanto ao procedimento de preenchimento de cotação, entre em contato com o Departamento de Informática através dos telefones apresentados na Página Inicial do Site ou ainda com o Departamento responsável pelo envio da cotação. 11

12 Avisos Estas informações podem conter imprecisões técnicas ou erros tipográficos. Periodicamente, são feitas alterações nas informações aqui contidas; tais alterações serão incorporadas em futuras edições desta publicação. O Grupo Colorado pode, a qualquer momento, aperfeiçoar e/ou alterar os produtos e/ou programas descritos nesta publicação. O E-Procurement é o termo usado para descrever completamente o uso de métodos eletrônicos em cada estágio do processo da compra, identificada, desde a solicitação até o pagamento, e contrair informações de potencial a gerência executiva. O sistema é uma aplicação Web, e permite que os compradores gerenciem suas compras e otimizem seu tempo na redução operacional em relação aos sistemas de cotações convencionais. Este manual foi elaborado por; Anderson Kleber de Sousa Analista de Sistema Desenvolvimento TI Grupo Colorado Contato: anderson.sousa@colorado.com.br telefone: (17) Site Desenvolvido por; Guilherme Pereira Analista de Sistema Desenvolvimento TI Grupo Colorado Contato: guilherme.pereira@colorado.com.br telefone: (16) Adriano Queiroz de Carvalho EPG (Grupo de Engenharia de Processos) Tecnologia da Informação Grupo Colorado Contato: adriano.carvalho@colorado.com.br telefone: (16)