Service Center Manual para Envio de Documentos Fiscais de Serviços

Transcrição

1 Service Center Manual para Envio de Documentos Fiscais de Serviços (01/09/2016) 1

2 2 Introdução

3 Envio de Documentos Fiscais Objetivo O envio de documentos fiscais de serviços, através do Service Center, tem como objetivo automatizar e padronizar o recebimento fiscal pela Vale, gerando benefícios também para os seus fornecedores, que passarão a ter visibilidade do andamento desse processo. O Service Center difere do NIMBI na questão do envio de documentos fiscais pelo Service Center ser voltado ao recebimento e cadastro de documentos fiscais de serviços, enquanto o NIMBI envolve o processo de recebimento de documentos de materiais. Portanto, o objetivo deste manual é auxiliar os usuários no envio e acompanhamento de documentos fiscais de serviços, através do Service Center 3

4 Envio de Documentos Fiscais Service Center O Service Center é a plataforma que conduz todo o processo, desde a submissão do documento fiscal, até sua integração à base de dados Vale Fornecedor Service Center Recebimento Fiscal Vale Toda a comunicação entre fornecedores e a equipe de Recebimento Fiscal Vale, agora ainda mais ágil, será realizada no ambiente do Service Center 4

5 Envio de Documentos Fiscais Benefícios O envio dos documentos fiscais de serviços através de uma plataforma online, como o Service Center, traz uma série de benefícios para a Vale e seus fornecedores Objetividade de informações O envio de todas as informações necessárias para o recebimento fiscal é garantido por validações automáticas no preenchimento dos formulários, evitando atrasos por informações pendentes Comunicação mais clara e eficaz Armazenamento do histórico A comunicação entre a Vale e o fornecedor é centralizada no Service Center, sendo possível acompanhar o andamento do processo. Adicionalmente, alterações no chamado, ou em seu status, são notificadas por O usuário poderá visualizar o histórico dos chamados abertos, em andamento e resolvidos, possibilitando consultas que auxiliarão ocorrências futuras. Este Histórico pode ser também extraído para geração de relatórios e indicadores de atendimento Atendimento mais ágil Com o aumento da eficiência na troca de informações, e através do suporte de uma plataforma online para a gestão dos chamados, o atendimento ao fornecedor se torna mais rápido e eficaz 5

6 6 Acesso

7 Envio de Documentos Fiscais Acesso Para acessar o Service Center, o usuário deve fazer login em Vale Procurement Global Services, no endereço valeglobalservices.com. 1 Se você já tiver usuário cadastrado no portal, insira seu e senha, conforme instrução recebida por , e clique em Entrar 2 Se necessário, clique em Esqueci a senha para receber por uma nova senha gerada automaticamente 3 Endereço: valeglobalservices.com Caso não tenha usuário cadastrado, clique na opção Cadastrese e preencha as informações solicitadas. Um usuário e senha serão encaminhados via 7

8 Envio de Documentos Fiscais Acesso 1 Clique em Service Center 2 Clique na opção Acessar Aplicação, que será exibida em seguida 8

9 9 Navegação

10 Esta é a página que usuário verá ao acessar o Service Center 10 1 Selecione a Área Recebimento de Notas Fiscais Serviços (NFSe)

11 A aba Visão geral é exibida automaticamente Nesta aba é possível acompanhar um resumo de todas as NFs e Recibos enviados, e seus macro status 11

12 Criação de um Novo Chamado 1 Clique para abrir um novo chamado 12

13 Criação de um Novo Chamado 1 Ao clicar na lista de Tipo, uma lista dos tipos de chamados possíveis será exibida. 13

14 Tipos de Chamado Os tipos de chamados disponíveis para fornecedores são: Nota Fiscal de Serviço Eletrônica : Chamado utilizado para enviar notas fiscais de serviço eletrônicas a partir do XML e/ou PDF da Nota e que possuem Relatórios de Faturamento (RF) e Folha de Registro de Serviços(FRS) Nota Fiscal de Serviço Eletrônica SPS: Chamado utilizado para enviar notas fiscais de serviço eletrônicas a partir do XML e/ou PDF da Nota e que possuem apenas Pedido e Item, ou seja, sem Relatório de Faturamento ou Folha de Registro de Serviços. Recibo/Fatura/Nota de Débito: Chamado utilizado para enviar recibos, faturas ou notas de débito que possuem Relatórios de Faturamento (RF). Recibo/Fatura/Nota de Débito SPS: Chamado utilizado para enviar recibos, faturas ou notas de débito que possuem apenas Pedido e Item, ou seja, sem Relatório de Faturamento ou Folha de Registro de Serviços. 14

15 Criação de um Novo Chamado Para exemplificar como deve ser feito o preenchimento, utilizaremos o formulário de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica 1 Não esqueça também de Caso tenha um arquivo XML encaminhar a imagem da nota da sua nota fiscal, faça o fiscal em arquivo formato PDF. upload dele para preencher o Ele também é obrigatório! formulário automaticamente 2 15

16 Criação de um Novo Chamado Após importar o arquivo XML da nota fiscal, a ferramenta irá preencher alguns campos automaticamente. Os campos que não forem preenchidos automaticamente, deverão ser preenchidos de forma manual pelo usuário Os campos importados pelo XML não poderão ser editados pelo usuário. Os campos marcados com * são obrigatórios 16

17 Criação de um Novo Chamado Nesta seção deverão ser preenchidas informações referentes à empresa prestadora do serviço O formulário é dividido em seções que agrupam os tipos de informações a serem preenchidas, facilitando a visualização Os campos marcados com * são obrigatórios 17

18 Criação de um Novo Chamado Nesta seção deverão ser preenchidas informações referentes à empresa prestadora do serviço O formulário é dividido em seções que agrupam os tipos de informações a serem preenchidas, facilitando a visualização O campo CNPJ/CPF deve conter o CNPJ do Prestador do Serviço Os campos marcados com * são obrigatórios 18

19 Criação de um Novo Chamado Nesta seção deverão ser preenchidas as informações da nota fiscal, com: seu número, valor e impostos O formulário é dividido em seções que agrupam os tipos de informações a serem preenchidas, facilitando a visualização As Bases de Cálculo de ISS e do INSS devem ser informadas de acordo com os valores dos respectivos impostos e suas alíquotas! Os campos marcados com * são obrigatórios 19

20 Criação de um Novo Chamado Nesta seção deverão ser preenchidas as informações referentes ao serviço prestado e seus documentos, como por exemplo, o número do pedido e da FRS Vale O formulário é dividido em seções que agrupam os tipos de informações a serem preenchidas, facilitando a visualização O campo Num. Relatório de Faturamento deve ser preenchido conforme o Número da RF disponibilizado pela Vale. Todas as FRS devem ter obrigatoriamente um RF associado a elas. Caso contrário, a nota será rejeitada Os campos marcados com * são obrigatórios 20

21 Criação de um Novo Chamado Na seção final são preenchidas as informações do tomador de serviços (empresa Vale) O formulário é dividido em seções que agrupam os tipos de informações a serem preenchidas, facilitando a visualização 1 Gera chamado e encaminha para Atendimento 21 Gera chamado, encaminha para Atendimento e abre novo formulário Exibe prévia do chamado

22 Cancelamento de Documento Fiscal O usuário também pode abrir um formulário de Cancelamento de Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas IMPORTANTE: Nenhuma nota fiscal de serviços poderá ser cancelada sem a devida autorização da área, evitando assim problemas financeiros e tributários. Caso seu chamado de envio de documento fiscal seja devolvido (rejeitado) está autorizado à realizar o cancelamento da NFS-e 22

23 Cancelamento de Documento Fiscal IMPORTANTE: Nenhuma nota fiscal de serviços poderá ser cancelada sem a devida autorização da área, evitando assim problemas financeiros e tributários. Caso seu chamado de envio de documento fiscal seja devolvido (rejeitado) está autorizado à realizar o cancelamento da NFS-e É obrigatório informar o número do chamado criado caso já tenha sido criado um chamado para o documento fiscal referente Se o usuário tiver criado um chamado para o documento fiscal no Service Center, ele deve marcar a opção Sim 23

24 Acesso a Chamados Criados 1 Clique para listar todos os chamados submetidos Filtra exibição por tipo de chamado 24 Filtra chamados em andamento ( Abertos ) Filtra chamados concluídos ou rejeitados ( Fechados )

25 Acesso a Chamados Criados Para acessar o chamado que se deseja verificar os detalhes, ou encaminhar alguma informação adicional à Vale, basta clicar no seu id Após clicar no filtro desejado na tela anterior, a ferramenta lista todos os chamados com aquela característica Empresa X Empresa X 25

26 Comunicação Toda comunicação entre o fornecedor e a Área de Atendimento é feita por mensagens dentro do próprio chamado. O histórico da comunicação é armazenado ; A seção de Notas aparece no final do documento após clicar em Editar Notas privadas são visíveis apenas para você 1 Preencha a Nota com as informações ou questionamentos que precisar 2 Você pode adicionar arquivos a uma Nota (comprovantes, por exemplo) 3 Salva 26 a Nota para a Área de Atendimento Mostra rascunho da Nota como será exibida (formatos, etc)

27 Análise de Histórico do Chamado Todas as atualizações e edições do chamado, inclusive notas, podem ser visualizadas através do painel Histórico no seu detalhamento. Este painel pode ser consultado pelo usuário sempre que ele desejar 27

28 Envio de Documentos Fiscais Acompanhamento de Status Novo chamado Em andamento Cadastrado Rejeitado NOVO CHAMADO EM ANDAMENTO REJEITADO CADASTRADO No momento da abertura de um chamado, ele recebe o status Novo, e somente passará a Em andamento quando for aceito por um atendente Um chamado será considerado Em andamento durante todo o processo de análise e entrada na base de dados Vale Documento(s) não aceitos devido a pendências ou inconsistências. Ao consultar o chamado correspondente, o fornecedor poderá conferir o problema identificado e atuar para corrigi-lo Documento(s) submetido(s) com sucesso 28

29 Dúvidas e Problemas relacionados ao envio da NFS Preencher o formulário disponível na ferramenta 29

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