2013 GVDASA Sistemas Protocolo 2

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3 AVISO O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas. As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins. Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do GVcollege, versão Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino GVDASA Sistemas Protocolo 3

4 Sumário 1 Pré-configuração do curso Cadastro de Visitantes (Pessoa) Cadastro de Situação de Protocolo Cadastro de setores de serviços Parâmetros do Protocolo Cadastro de Serviço do Protocolo Dados Gerais Empresas/Unidades Fluxo de setores Fichas complementares Procedimentos Protocolo de Serviço Manutenção de Protocolos para Atendentes Atendimento Atender protocolo Editar protocolo Realocar atendente Liberar entrega Concluir protocolo Atend.pós conclusão: (conforme figura 14) Visualizar Protocolo Relatório de Protocolo GVDASA Sistemas Protocolo 4

5 Convenções Os botões a seguir serão encontrados em vários momentos durante o uso do Sistema GVcollege, e serão tratados conforme a descrição da lista abaixo: Combo Box: exibe uma listagem com as opções disponíveis para o campo. Checkbox: quando selecionado torna a afirmação relacionada a ele ativa, ou verdadeira. Abrir cadastro: exibe a tela de origem do cadastro exibido do campo, possibilitando a visualização completa e edição dos dados. No caso do campo estar vazio, possibilita o cadastro do mesmo. Limpar campo: para limpar o valor do campo de um botão de cadastro, basta pressionar a tecla Esc do teclado, ou clicar neste botão. Incluir, Editar, Excluir. Incluir vários: possibilita incluir vários cadastros sem a necessidade de utilizar o Incluir a cada inclusão. Localizar: permite pesquisar um valor/texto de um determinado campo. Consulta cadastro: exibe os contatos de uma pessoa, seja a própria ou de outras que tenham vínculo com ela. Carregar: permite carregar informações ainda não listadas na tela. Selecionar tudo. Selecionar. Selecionar Desfazer seleção. Desfazer seleção de tudo GVDASA Sistemas Protocolo 5

6 1 Pré-configuração do curso ACD_CadCurso.dll Antes de utilizar o módulo protocolo, deve-se configurar no cadastro de curso na aba cobrança o campo Permite débito em conta nos serviços de protocolo conforme mostra a figura a seguir: Figura 1 Cadastro de curso 2013 GVDASA Sistemas Protocolo 6

7 2 Cadastro de Visitantes (Pessoa) PAD_CadPessoa.dll O módulo de protocolo trata qualquer pessoa que não seja um aluno como um Visitante. Isso permite que qualquer pessoa utilize os serviços de protocolo do GVcollege. Para permitir que o visitante utilize os serviços de protocolo, este deverá ser cadastrado como pessoa física (verificar manual Secretaria Desktop). 3 Cadastro de Situação de Protocolo PRT_CadSituacaoProtocolo.dll Antes de configurar o módulo Protocolo é necessário cadastrar as situações de protocolo utilizando o Cadastro de Situação de Protocolo que serão utilizadas para cadastrar tais informações. Figura 2- Cadastro de situações de protocolo 2013 GVDASA Sistemas Protocolo 7

8 Estas informações serão utilizadas para configurar as situações padronizadas nos parâmetros do protocolo tais como: Aguardando autorização, Autorizado, Cancelado, Concluído, Entregue, Produção, Documento retirado, Documento à disposição, Documento encaminhado a Secretaria, Documento encaminhado a Biblioteca, Documento ou Serviço Deferido, Documento ou serviço anulado. A opção Gerar aviso para o solicitante no portal permite configurar avisos a serem disponibilizados no Portal do Aluno. Será gerado o aviso quando um protocolo tiver sua situação alterada para uma situação, com o respectivo aviso configurado nesta rotina. 4 Cadastro de setores de serviços PRT_CadSetorServico.dll Permite definir quais empresas e unidades possuem o setor de serviço. Para cada empresa/unidade prestadora de serviços, permite definir quais atendentes poderão executar serviços no setor, se o atendente poderá realocar serviço para seu setor ou para outro, e quais empresas/unidades serão atendidas pela prestadora de serviços. Figura 3 Cadastro de setores de serviço - Empresa/unidade prestadora de serviço 2013 GVDASA Sistemas Protocolo 8

9 5 Parâmetros do Protocolo PRT_CadParametroProtocolo.dll O parâmetro de protocolo permite configurar se a cobrança será efetuada na parcela do aluno, ou se permite a cobrança na parcela do aluno mesmo se este estiver inadimplente. Para o pagamento ser efetuado diretamente no caixa, estas opções deverão ser desmarcadas. Figura 4 Parâmetro de protocolo No parâmetro Geral Dias pagamento e Horas Dias, as horas são consideradas por dia de trabalho para apuração do prazo de entrega dos serviços indicando Aguardando entrega, Realocação de atendente e Edição de protocolo como situações do protocolo GVDASA Sistemas Protocolo 9

10 6 Cadastro de Serviço do Protocolo PRT_CadServicoProtocolo.dll O Serviço do Protocolo é o programa onde são cadastrados os serviços que a instituição oferece. 7 Dados Gerais Figura 5 Cadastro de serviços de protocolo Local de iniciação do serviço: neste campo define-se se o serviço terá início no ambiente desktop, web ou ambos. Prazo em dias: pode-se estipular o prazo em dias da entrega do protocolo. Papel obrigatório p/ o serviço: define-se um papel obrigatório para o serviço. Se este campo for informado, o solicitante do serviço obrigatoriamente deverá ter o respectivo papel, caso contrário, não será possível à inclusão do serviço. Tipo de solicitação de senha: neste campo, pode-se definir se será exigida senha do solicitante na retirada do protocolo. É um método de segurança GVDASA Sistemas Protocolo 10

11 Tipo de verificação de débitos: neste campo temos algumas opções de verificação da inadimplência do aluno, tais como: não verificar débitos, verificar débitos e emitir um alerta e verificar débitos e bloquear o serviço. Tipo de vínculo com matrícula: o aluno poderá solicitar qualquer serviço e requerer ou não vínculo com a matrícula. O não requerimento pode ser utilizado para o cadastro de visitantes, requerer vínculo com a matrícula principal (aluno vinculado a um curso) ou requerer vínculo com a matrícula por disciplina ( aluno deve estar vinculado a disciplinas para poder fazer pedido de protocolo, ou seja, não basta ter vínculo com a matrícula principal). ) Modelo de recibo: definição opcional do modelo de recibo por serviço, onde serão disponibilizados macros para listar as informações adicionais configuradas nas fichas complementares do serviço. Demais parâmetros: Permite consulta pela web (o portal deve estar configurado para exibição de informações do protocolo), se Permite cobrança na parcela para solicitante aluno (este campo somente habilitará se nos parâmetros de protocolo estiver marcado que permite cobrança na parcela do aluno), se Permite quantidade maior que 1 (se o serviço pode ser incluído mais de uma vez), e se Requer entrega para solicitante 2013 GVDASA Sistemas Protocolo 11

12 8 Empresas/Unidades No cadastro de serviços de protocolo na aba de Empresas/Unidades é incluída a instituição e as unidades que poderão solicitar este serviço. Figura 6 Cadastro de serviços de protocolo Definição das empresas e unidades que oferecem o serviço aos solicitantes (alunos, visitantes e web). O valor do serviço e a integração contábil passaram a ser definidos por empresa/unidade. Figura 7 Empresa/unidade que oferecem o serviço GVDASA Sistemas Protocolo 12

13 9 Fluxo de setores Definição do fluxo de setores por onde o serviço deverá passar, com indicação da ordem de execução e número de horas para conclusão de cada etapa. Permite definir se o setor poderá editar e concluir o serviço. Figura 8 - Fluxo de Setores 2013 GVDASA Sistemas Protocolo 13

14 10 Fichas complementares Permite vincular dados adicionais ao serviço, a partir de um formulário originário de uma ficha complementar. A mesma poderá ser disponibilizada na web. Figura 9 Formulário de ficha complementar 2013 GVDASA Sistemas Protocolo 14

15 11 Procedimentos Figura 10 - Cadastro de serviços de protocolo - Procedimentos Permite definir os procedimentos (store procedure) a serem executados automaticamente pelo sistema, na troca de situação ou etapa do fluxo de um protocolo GVDASA Sistemas Protocolo 15

16 12 Protocolo de Serviço PRT_Protocolo.dll alunos. Em Protocolo de Serviço, realiza-se a inclusão e manutenção dos protocolos dos Figura 11 Protocolo de serviço Incluir: ao clicar no botão de inclusão de serviço, preencha a descrição do serviço de acordo com os que foram cadastrados anteriormente. Na tela de inclusão, pode-se salvar e imediatamente atender o protocolo caso o serviço de protocolo for isento de cobrança. Após a confirmação da inclusão de um serviço, o sistema disponibilizará a opção de impressão do recibo para pagamento no caixa, caso o serviço de protocolo for cobrado. Visualizar e Editar: Foi criada a possibilidade de visualizar e editar um protocolo, onde somente as informações adicionais (fichas complementares) poderão ser alteradas. Atendimento: Foi criada uma interface única de atendimento (PRT_ManAtendimentoProtocolo.dll), a ser chamada via manutenção geral de protocolos e via interface de manutenção para atendentes, com diversas funcionalidades tais como: - Permite incluir um atendimento com indicação de conclusão ou não da etapa. Em caso de conclusão, o protocolo poderá ser concluído ou ser disponibilizado automaticamente para outro setor do fluxo definido no serviço. - Permite realocar um serviço para outro atendente, com base em permissões GVDASA Sistemas Protocolo 16

17 - Permite liberar a entrega de protocolos para os solicitantes do serviço. - Permite manter atendimentos após a conclusão de um protocolo, com a finalidade de manter observações adicionais. Entregar: o serviço só poderá ser entregue se tiver algum atendimento e se o mesmo Requer entrega. Concluir: somente será possível concluir se o protocolo tiver algum atendimento, e se o serviço requer entrega. O mesmo tem de ser entregue primeiramente antes da conclusão. Ao clicar neste botão o sistema questionará se você deseja realmente concluir o serviço. Clique em Sim para confirmar. Cancelar: o cancelamento de um serviço pode ser feito apenas antes de sua entrega. Se o serviço estiver concluído, não poderá mais ser cancelado. Desfazer: este botão pode ser utilizado para desfazer a última atividade realizada no serviço. Ao desfazer a conclusão do serviço, por exemplo, o andamento retornará ao status anterior. Excluir: caso seja necessário, o serviço pode ser excluído, desde que ainda não tenha sido concluído. Segunda via: esta opção é utilizada para emitir uma segunda via do comprovante de protocolo. Caso a emissão durante a inclusão do serviço tenha sido cancelada, por exemplo. Senhas: para facilitar o atendimento da pessoa ou aluno durante a solicitação de um serviço de protocolo foi criado este botão que permite a reinicialização ou alteração da mesma, em caso de esquecimento. Isentar: Esta opção serve para isentar o aluno ou pessoa a pagar o valor a ser cobrado pelo serviço. Figura 12 Justificativa de protocolo 2013 GVDASA Sistemas Protocolo 17

18 Ao marcar a opção isenta valor o sistema apresentará a tela para justificar, porque está isentando o serviço de protocolo. Existe a possibilidade de informar o beneficiário pelo serviço de protocolo. Na inclusão de um protocolo será solicitada a pessoa beneficiada além da solicitante já existente. As validações de apuração do valor do serviço, débitos e matrícula ativa passarão a ser feitos sobre o beneficiado. 13 Manutenção de Protocolos para Atendentes PRT_ManProtocoloAtendente.dll Na Manutenção de protocolos para os atendentes dos setores (PRT_ManProtocoloAtendente.dll), são disponibilizados os protocolos atendidos ou em atendimento pelo atendente, bem como os que estão aguardando atendimento pelo setor. Figura 13 Manutenção de protocolos para atendentes O botão atendimento da rotina Manutenção de protocolos para atendentes ficará disponível no momento que é selecionado um protocolo. Após clicar no botão atendimento estará disponibilizado o botão atender protocolo GVDASA Sistemas Protocolo 18

19 14 Atendimento O filtro situação geral do protocolo, serve para informar a real situação do protocolo, por exemplo, deferido, indeferido, encaminhado a outro setor, etc. Situação do protocolo no setor/etapa do atendimento existe três situações: aguardando, em andamento e concluído, são referentes à etapa do processo. Figura 14 Manutenção de protocolos para atendentes 15 Atender protocolo O filtro Próxima etapa do fluxo do protocolo, ficará disponível, somente quando a situação do protocolo no setor/etapa do atendimento estiver concluída. O filtro observação é um campo livre. Figura 15 Protocolo Incluir atendimento 2013 GVDASA Sistemas Protocolo 19

20 16 Editar protocolo É possível editar as observações, a matrícula se o serviço tiver configurado para exigir essa informação. Caso o serviço tenha dados a ser informados em fichas complementares, ao lado dos dados gerais, será apresentado uma aba contendo os campos a serem preenchidos. Figura 16 - Cadastro de protocolo 17 Realocar atendente Permite para trocar o atendente, somente mediante permissão na rotina cadastro de setores de serviço. Figura 17 Protocolo- Realocar atendente do protocolo no setor/etapa 2013 GVDASA Sistemas Protocolo 20

21 18 Liberar entrega A liberação será possível após a conclusão de todas as etapas do processo. 19 Concluir protocolo É a finalização do processo de entrega do protocolo. 20 Atend.pós conclusão (conforme figura 14) O atendimento pós-conclusão, serve para fazer algum tipo de registro, mesmo que o protocolo já tenha sido concluído. Nesse caso não passará mais pelos setores. Figura 18 Protocolo- Incluir atendimento após conclusão 2013 GVDASA Sistemas Protocolo 21

22 21 Visualizar Protocolo Permite visualizar o protocolo, porém não é possível ajustar nenhum campo. Figura 19 Cadastro de protocolo 2013 GVDASA Sistemas Protocolo 22

23 22 Relatório de Protocolo PRT_RelProtocolo.dll Este relatório tem como objetivo exibir na tela ou impressão os dados de movimentações efetuadas no módulo protocolo de acordo com os filtros. Figura 20 Relatório de protocolo Para emitir um relatório de protocolo informe se a origem dos protocolos a serem listados é Web, Desktop ou Ambas no campo Protocolo com origem. Indique, como um filtro, as datas de inclusão e entrega do protocolo para que somente os serviços realizados de acordo com estes filtros sejam listados no relatório GVDASA Sistemas Protocolo 23

24 Serão listados os serviços realizados de acordo com os filtros anteriores. Selecione os serviços desejados e clique em Avançar. Figura 21 - Relatório de protocolo Figura 22 Relatório de protocolo Por último, selecione as situações cadastradas, quais os serviços que possuem tais situações deverão ser listados no relatório GVDASA Sistemas Protocolo 24