Treinamento GVcollege Portal do Aluno

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2 Treinamento GVcollege Portal do Aluno

3 AVISO O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas. As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins. Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do GVcollege, versão Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino GVDASA Sistemas Portal do Aluno

4 Sumário 1. Acesso aos portais Página Principal Botões no topo da tela Troca de senha Logoff Dados Cadastrais Consulta Financeira Títulos Bloqueio de emissão de títulos Pagamento Cielo Negociação de parcelas em atraso Declaração de quitação anual de débitos Apresentação de cheques devolvidos Contratos Versionamento de contratos de matrícula Aceite de contrato de matrícula Reemitir o contrato de matrícula Central de avisos Comprovante IR Menu do Aluno DadosCadastrais Matrículas Realizadas Área Pedagógica Protocolo Consulta Protocolo Solicitar serviço Boletim Comparação de notas Consulta Frequência do Aluno Situação curricular GVDASA Sistemas Portal do Aluno 4

5 2.25 Atividades Complementares Avaliação Institucional Documentos Pendentes Matrícula Processo de Matrícula Fase: Cursos Disponíveis Fase: Seleção de Disciplinas Fase: Responsáveis Fase: Contrato Fase: Financeira Fase Ficha Complementar Fase: Atualização Cadastral Aba Responsável Educacional Fase: Confirmação de Disciplinas Fase: Conclusão Comprovante Opções de Matrícula Indicação da unidade polo na inscrição EAD Turma Agenda Bloqueio de acesso Central de downloads GVDASA Sistemas Portal do Aluno 5

6 1. Acesso aos portais O acesso ao portal do aluno é feito através do portal da sua Instituição. Após acessar o link correspondente o usuário deve fazer o login informando seu usuário e senha fornecidos pela instituição de ensino. Unidade: Selecionar a empresa e unidade na qual será feito o acesso; Usuário: Informar o usuário para acesso; Senha: Informar a senha para acesso. Lembrar meu Login nesta máquina: Marcar esta opção para que os campos login e senha permaneçam salvos. 2. Página principal Na tela serão exibidos os menus disponíveis para o aluno, pai, mãe, responsável financeiro, responsável educacional e responsável do contrato. É possível exibir o portal da instituição como página principal (Ver manual Configuração dos Portais) GVDASA Sistemas Portal do Aluno 6

7 2.1 Botões no topo da tela Página Principal: clicar no ícone para retornar a Página Principal. Alterar minha senha: clicar no ícone para exibir a tela de alteração senha. Sobre o sistema: clicar no ícone para obter informações do portal. Encerrar sessão: Clicar no ícone para encerrar a utilização do portal. 2.2 Troca de senha A troca de senha será solicitada automaticamente quando for identificada a utilização da senha padrão determinada pelo sistema. O sistema poderá bloquear a alteração da senha, caso identifique que esta seja muito fraca. O usuário deve dar preferência às senhas que utilizam letras e números, e ainda caracteres especiais, como %, $. 2.3 Logoff A saída do portal pode ser realizada a qualquer momento através do botão Encerrar sessão. Automaticamente o usuário é redirecionado para a página de login do portal. 3. Dados cadastrais Possibilita consultar e alterar os dados cadastrais do usuário logado no portal. As permissões para alteração são definidas pela Instituição, que poderá permitir a alteração dos dados diretamente no portal ou apenas visualizá-los e solicitar alteração destes dados (verificar manual Configuração dos Portais). Uma vez definido a parametrização da Máscara do Nome Social, o nome de exibição do usuário logado será o Nome Social e não o Nome de Registro GVDASA Sistemas Portal do Aluno 7

8 4. Consulta financeira O usuário poderá efetuar a consulta das parcelas utilizando os filtros por período, alunos, parcelas pendentes ou pagas. Serão exibidos os dados das parcelas agrupadas por aluno, podendo também agrupar pelas colunas Situação ou Responsável GVDASA Sistemas Portal do Aluno 8

9 No grid Alunos será apresentado a lista de alunos, quando usado Nome Social a exibição será pelo Nome Social e não pelo Nome de Registro. Para as parcelas que contenham títulos pendentes, o usuário poderá visualizá-las e emitir a segunda via do boleto clicando na coluna Título correspondente a parcela. 4.1 Imagem página boleto - Mensagem da instituição É possível inserir uma imagem com mensagem de acordo com a necessidade da instituição, pode ser: Comunicado de alerta; Imagem marketing; Imagem de divulgação cursos. Para ativar o uso da mensagem é preciso parametrizar no portal Configurações: 1. Configuração Portal; 2. Aba Geral; 3. Grupo Imagens para Informação sobre Pagamentos de Boleto GVDASA Sistemas Portal do Aluno 9

10 Para informações de tamanho, extensão e pasta de armazenamento consulte manual de Configurações dos Portais (vide manual 2 - Configuração dos Portais Título 2.1.4). 5. Títulos Exibe a lista de títulos pendentes do responsável financeiro, na qual será possível efetuar correção de valores dos títulos para outra data e emitir a 2ª via do título. Para efetuar o recálculo, selecione um título e clique no botão Recalcular Títulos, e na tela Correção de Títulos informar a nova data para vencimento, podendo imprimir a simulação ou emitir o bloqueto de pagamento. O número de dias para permitir o recalculo de títulos é definido pela instituição (verificar manual Configuração dos Portais). A emissão de segunda via de títulos no portal web é bloqueada quando os mesmos ultrapassarem a quantidade máxima de dias permitida para emissão após o vencimento GVDASA Sistemas Portal do Aluno 10

11 Os títulos enviados para que o banco efetue a cobrança não poderão ser recalculados, apenas impressos. No caso de alguma parcela não aparecer para emissão da 2ª via, será necessário efetuar a geração do bloqueto via GVcollege para que seja gerado o número de controle. 5.1 Bloqueio de emissão de títulos Caso possua pendências de contrato, o sistema apresentará a mensagem: Títulos com contrato pendente de aceite. O título só poderá ser emitido após o aceite do contrato (verificar manual Configuração dos Portais/Secretaria Desktop). 6. Nota fiscal Para o responsável financeiro consultar e imprimir as notas fiscais eletrônicas de serviços das parcelas deve-se parametrizar o menu Notas Fiscais no portal do aluno. É possível efetuar o download da nota fiscal no formato PDF. Responsáveis financeiro para diferentes alunos as informações serão apresentadas em uma única nota. 7. Pagamento Cielo Permite o pagamento de parcelas com rede CIELO para usuários com acesso para efetuar o pagamento de parcelas. A utilização desta funcionalidade depende de contrato firmando da Instituição com a rede CIELO GVDASA Sistemas Portal do Aluno 11

12 7.1 Negociação de parcelas em atraso Permite ao usuário com o devido acesso, negociar parcelas em atraso com base em planos de negociação. Será exibida a simulação de todos os planos de negociação disponíveis para a negociação. 7.2 Declaração de quitação anual de débitos Permite que o responsável financeiro emita uma quitação de débitos anteriores GVDASA Sistemas Portal do Aluno 12

13 7.3 Apresentação de cheques devolvidos No acesso do responsável financeiro no menu Consulta Financeira, será exibida a opção Existem cheques pendentes para que o usuário possa visualizar a listagem de cheques. É possível também tornar obrigatória a visualização da listagem dos cheques pendentes assim que o responsável acessar a consulta financeira (verificar manual Configuração dos Portais Consulta Financeira). 8. Contratos 8.1 Versionamento de contratos de matrícula Ao efetuar a emissão do contrato de matrícula no processo de rematrícula será gerado histórico do contrato e armazenado em PDF (Verificar manual Configuração dos Portais) GVDASA Sistemas Portal do Aluno 13

14 8.2 Aceite de contrato de matrícula Controle realizado nos contratos emitidos pela matrícula indicando o aceite do mesmo. Através da emissão do contrato o usuário poderá efetuar o aceite de contratos pendentes, desde que tenha permissão para tal funcionalidade (Verificar manual Configuração dos Portais). A emissão e pagamento de títulos e parcelas estarão disponíveis somente após o aceite do contrato de matrícula caso exista a exigência do aceite (conforme parametrização do curso, verificar manual Configuração dos Portais). 8.3 Reemitir o contrato de matrícula Possibilita reemitir os contratos de matrícula, emitindo o último contrato gerado para a matrícula do aluno. 9. Central de avisos Exibe os avisos gerados pelo GVcollege para o Portal do Aluno. Nele é possível visualizar ou excluir um ou mais avisos. 10. Comprovante IR O comprovante de IR será liberado apenas para o responsável financeiro. O sistema avaliará quais são as parcelas pagas no período de apuração, que tenham eventos dedutíveis do I.R (verificar manual Tesouraria). Para gerar o comprovante, basta selecionar um ano no campo Ano e aguardar o cálculo do sistema. A impressão pode ser feita pelo botão Imprimir GVDASA Sistemas Portal do Aluno 14

15 11. Menu do aluno 11.1 Dados cadastrais É possível consultar e alterar os dados cadastrais do aluno. As permissões para alteração são definidas pela Instituição, que poderá permitir a alteração dos dados diretamente no portal ou apenas visualizá-los e solicitar alteração destes dados (verificar manual Configuração dos Portais) Matrículas realizadas Serão exibidas as matrículas confirmadas do aluno durante os diferentes períodos letivos cursados na Instituição As matrículas serão exibidas conforme configuração (verificar manual Configuração dos Portais) Área pedagógica Permite consultar as ocorrências pedagógicas relacionadas ao aluno. A consulta exibirá as ocorrências cadastradas nos últimos 07 dias, caso não haja ocorrências no período 2015 GVDASA Sistemas Portal do Aluno 15

16 padrão de consulta é possível determinar um período de pesquisa no campo Período e clicando em Carregar Protocolo Permite consultar o andamento de solicitações já realizadas e realizar novas solicitações através do botão Solicitar serviço Consulta protocolo Para efetuar a consulta do protocolo deve-se escolher a situação e o período Solicitar serviço Para efetuar a solicitação do serviço deve-se clicar no botão Solicitar serviço GVDASA Sistemas Portal do Aluno 16

17 Para realizar a solicitação é necessário selecionar o serviço desejado, quantidade, matrícula, observações e selecionar a forma de pagamento entre Débito ou Caixa, após devese clicar no botão Enviar. Para a geração de boletos no protocolo, deve-se utilizar a opção Débito, além de configurar os itens os seguintes itens: Tipo de vínculo com matrícula localizado no Cadastro de Serviço de Protocolo (verificar Manual Protocolo). Permite débito em conta nos serviços de protocolo localizado no Cadastro de Curso/Aba Cobrança (verificar Manual Secretaria). O período informado do Parâmetro Acadêmico deverá ser o mesmo da matrícula do aluno. Após clicar no botão Enviar será exibida a tela Confirmação da Solicitação GVDASA Sistemas Portal do Aluno 17

18 11.7 Boletim No boletim serão exibidas as notas obtidas no período letivo selecionado. É possível visualizar todos os boletins do aluno. Através da seleção do período desejado na emissão do boletim Comparação de notas Permite realizar um comparativo utilizando gráficos entre o desempenho do aluno e o desempenho médio dos outros alunos das disciplinas que ele está cursando. A exibição de gráficos comparativos também permite que gráfico seja gerado para turmas que tenham avaliação por conceito. É possível apresentar os grupos das disciplinas, caso seja utilizado no Cadastro de Currículo (Vide manual da Secretaria). Em relação à configuração, veja no manual das Configurações do Portal GVDASA Sistemas Portal do Aluno 18

19 11.9 Consulta frequência do aluno Consulta frequência do aluno, funcionalidade que permitirá ao usuário uma visão geral de todas as ocorrências de faltas, faltas justificadas e atrasos do aluno dentro da turma Situação curricular Permite consultar a situação curricular do aluno, na qual será apresentada em tela possibilitando a impressão. A consulta exibirá a situação da disciplina ou ciclo, avaliações nas disciplinas, aproveitamento de estudos e demais informações curriculares GVDASA Sistemas Portal do Aluno 19

20 11.11 Atividades complementares Permite consultar as atividades, cargas horárias e totais de carga horária de cada grupo já realizadas para os cursos selecionado. São exibidas as informações de local de realização das atividades, data de início e término, bem como informações do grupo de atividades e suas respectivas cargas horárias necessárias para cumprimento do currículo e os totais de cada Avaliação institucional Permite ao aluno acessar a Avaliação Institucional através do menu Links (verificar manual Configuração dos Portais) GVDASA Sistemas Portal do Aluno 20

21 11.13 Documentos pendentes Caso o aluno possua alguma pendência de documentos na instituição, o item de menu Documentos Pendentes é exibido. Clicando nele, o aluno poderá visualizar a lista de documentos que devem ser entregues para a instituição de ensino para regularizar sua situação Matrícula Para que o processo de matrícula seja possível através do portal do aluno é necessário realizar a geração de escala para o período desejado É necessário que o aluno esteja matriculado na turma principal do curso, e que a opção Libera Matrícula Web esteja marcada na tela da matrícula principal do aluno Processo de matrícula Permite realizar a rematrícula nas disciplinas oferecidas pela Instituição. O aluno é conduzido ao longo do processo por meio de fases (etapas) do processo. Validações do processo: Valida se o usuário tem permissão para realizar a matrícula; Valida se o aluno escolhido possui matrícula principal no período da geração de escala cadastrada; Valida se o aluno possui algum documento pendente; Valida se o aluno está em débito com a instituição. É permitido fazer upload de fotos na sessão de Rematrícula, porem deve ser parametrizado no portal Configuração dos Portais a opção "Permitir inserir foto" (Configuração >> Rematrícula >> Aba: Fases do Processo >> marque a opção). Quando essa opção tiver desmarcada não terá a opção de fazer upload da foto. Essa parametrização ficará disponível para todas as abas que tiverem o campo de foto GVDASA Sistemas Portal do Aluno 21

22 Fase: Cursos disponíveis a rematrícula. Exibe uma listagem com os cursos nos quais o aluno possui matrícula disponível para Para selecionar o curso deve-se clicar em iniciar rematrícula e após clicar no botão Avançar. O texto que pode ser exibido nesta etapa deverá ser predefinido previamente (verificar manual Secretaria Desktop) Fase: Seleção de disciplinas O aluno poderá selecionar as disciplinas nas quais deseja efetuar a matrícula. A cada disciplina escolhida são verificados os possíveis conflitos de horário. Para cancelar a seleção de uma disciplina, basta desmarcá-la. O aluno poderá selecionar turmas ofertadas para outras disciplinas marcando a opção Turmas de outras disciplinas, desde que estas disciplinas estejam disponíveis para o aluno conforme a configuração de equivalências do currículo GVDASA Sistemas Portal do Aluno 22

23 Fase: Responsáveis outros. Permite informar o responsável do contrato utilizando as opções: aluno, pai, mãe Fase: Contrato Fase disponível para a emissão do contrato, o contrato terá o template conforme apresentação visual da Instituição. Quando marcada a opção Eu aceito os termos propostos no contrato, esse aceite é referente ao contrato que exibido Fase: Financeira Permite ao aluno escolher a forma de pagamento desejada e os planos de pagamentos cadastrados no GVcollege. Os planos exibidos foram configurados para a exibir na rematrícula web. Vide manual da Tesouraria. Após simular o plano de pagamento, habilitará o botão Avançar GVDASA Sistemas Portal do Aluno 23

24 O aluno poderá executar a simulação de parcelas já incluindo os descontos por ele escolhidos, desde que o processo de matrícula permita a seleção de plano de pagamento com desconto. Na simulação de parcelamento da matrícula será verificado o valor mínimo estabelecido pela instituição para valores de parcelas (verificar manual Tesouraria Parâmetros de Tesouraria). Se a forma de pagamento solicitar consulta ao SPC então ao selecionar uma forma de pagamento que consulta o SPC, será realizada uma consulta ao SPC. De acordo com o retorno do SPC (com restrição ou sem restrição) serão exibidos todos os planos de pagamento ou apenas os planos configurados para exibir para pessoas com CPF/CNPJ com restrição Fase: Ficha complementar Permite ao aluno preencher informações adicionais na ficha complementar cadastrada e configurada no GVcollege GVDASA Sistemas Portal do Aluno 24

25 Fase: Atualização cadastral Permite ao usuário editar informações referentes aos cadastros conforme a permissão (verificar manual Configuração do Portal) GVDASA Sistemas Portal do Aluno 25

26 Aba - Responsável educacional Os campos destacados na imagem abaixo são apenas para exibir qual pessoa é o responsável financeiro do aluno, e não são editáveis Fase: Confirmação de disciplinas Fase para realizar a confirmação de matriculas. Para confirmar deve-se marcar a opção Eu concordo e após clicar em Avançar GVDASA Sistemas Portal do Aluno 26

27 Fase: Conclusão Comprovante O comprovante de matrícula disponibilizará para o usuário o acesso a todas as matrículas efetuadas mostrando as turmas escolhidas e os respectivos dias da semana em que elas ocorrem. É possível consultar matrículas anteriores por meio da seleção de períodos Opções de matrícula Permite ao usuário visualizar a lista das disciplinas e turmas que estão disponíveis para matrícula no período corrente Indicação da unidade polo na inscrição EAD Caso estejam disponíveis para inscrição, turmas de cursos de ensino EAD, as mesmas estarão identificadas como tais, com a opção de selecionar a unidade polo em que o aluno deseja se matricular GVDASA Sistemas Portal do Aluno 27

28 11.19 Turma Na página da turma são exibidas informações referentes às turmas como, conteúdo programático e realizado das aulas, consulta à frequência do aluno, informações dos colegas da turma, possibilidade de envio de mensagens aos colegas e ao professor e a visualização do plano de ensino. Para que o aluno envie mensagens aos seus colegas, deve-se clicar sobre o nome do aluno desejado e em seguida na opção Escrever mensagem. O sistema disponibilizará apenas os alunos que possuem cadastrado no sistema. No plano de ensino serão exibidas as informações conforme o modelo de plano de ensino configurado para a turma GVDASA Sistemas Portal do Aluno 28

29 11.20 Agenda A aba Horários permite que o aluno visualize os seus horários de aulas exibindo o dia, a sala o horário e o professor. E a aba Compromissos permite a visualização dos eventos (datas de provas, trabalhos, aulas de laboratório, atividades extraclasse, etc.) registrados pelos professores das turmas em que o aluno está matriculado Bloqueio de acesso Bloqueio de acesso a funcionalidades do portal do aluno para os que possuem pendências financeiras. As funcionalidades que podem ser bloqueadas são: Consulta da situação curricular; Consulta do boletim; Consulta do gráfico de comparação de notas; Execução do processo de matrícula; Consulta das opções de matrícula quando o aluno estiver inadimplente ou com negociação aberta. O bloqueio das funcionalidades é definido por unidade (ver manual Configuração dos Portais) GVDASA Sistemas Portal do Aluno 29

30 11.22 Central de downloads Na Central de Download são exibidos os arquivos disponibilizados pelos professores, coordenadores e secretaria para as turmas do aluno, tanto via portal do professor como desktop. Download. Para efetuar o download do arquivo, deve-se clicar sobre o mesmo e clicar no botão 2015 GVDASA Sistemas Portal do Aluno 30

31 12. Troca de mensagens entre alunos e professores Troca de mensagem de aluno para professor e possível desde que seja definido a parametrização no portal Configuração do portal. Na página inicial no menu Central de mensagens, possibilita o acesso à central de mensagens esse indica a quantidade de mensagens não lidas. É permitido ao aluno: Enviar novas mensagens para os professores; Visualizar e responder mensagens recebidas dos professores. É possível fazer impressão das mensagens trocas Nova mensagem Veja como é estruturada a tela de nova mensagem de aluno para professor. 1. Turma: indica a turma que está selecionada para o envio de mensagens; 2. Assunto: campo destinado a uma informação para contextualização do que se trata a mensagem. Esse campo é limitado a 200 caracteres; 3. Selecione os destinatários: por padrão esse campo já vem com o professor selecionado, quando tiver apenas um professor na turma; 4. Mensagem: caixa de mensagens é destinada a edição de textos. Essa caixa não tem limites de caracteres, mas contém um indicador de quantidade de caráteres. A visualização das mensagens trocadas, são posicionadas de acordo com a ordem cronológica GVDASA Sistemas Portal do Aluno 31