Treinamento Sistema Imobilis Módulo II

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1 Imobilis Módulo II Preparação de recibos Recibos> Reajuste Informe o mês para que o sistema verifique de acordo com o cadastro, quais são os contratos que serão reajustados. Maior índice p/ reajuste Para os inquilinos que possuem no cadastro o índice correspondente à zero, preencha o campo em questão e o sistema irá atualizar os inquilinos de índice zero de acordo com o informado. Botão Verificar Atrasados Exibe relatório com os contratos que ainda não foram reajustados. Clique no botão Continuar para gerar o reajuste. Serão listados os contratos com data de reajuste dentro do período informado. Utilize os botões na parte inferior da tela: Marcar Seleciona os contratos para participarem do processamento do reajuste. Marcar todos Seleciona todos os contratos que estão na tela. Editar valor Abrirá a tela ao lado, para que o valor seja alterado. Abrir Cadastro Abrirá o cadastro do inquilino com dados da locação. Cartas Aviso Abrirá a tela ao lado para ser gerada a carta. Data da Carta Informe à data que constará na carta. Arquivo Nesse campo será selecionado o arquivo contendo o texto da carta. Manual de implantação do sistema Imobilis 16/09/2014 1

2 A carta deverá ser redigida utilizando as variáveis do sistema, clicando no botão? será aberta a tela abaixo com a legenda das variáveis. As variáveis deverão ser colocadas no espaço a ser preenchido automaticamente pelo sistema, por exemplo. São Paulo, <%dia%> de <%mes%> de <%ano%>. Desta forma ao imprimir a carta o sistema preencherá: São Paulo, 10 de setembro de De acordo com as variáveis utilizadas o sistema irá preencher as informações necessárias para compor a carta. Ao fazer o texto uma única vez, o mesmo poderá ser utilizado nos próximos meses. Botão Relatório Imprime relatório contendo os reajustes a serem processados. Esse relatório não poderá ser impresso após o processamento do reajuste, aconselhamos que o mesmo seja impresso antes de clicar no botão processar. Ao processar o reajuste, o sistema atualizara automaticamente o valor do aluguel no cadastro do inquilino. Recibos> Geração de Lançamentos Nessa tela serão feitos os lançamentos avulsos a serem inclusos nos recibos dos inquilinos. Aqui poderão ser feitos lançamentos parcelados com vencimentos mensais. Lembrando que o aluguel de cada inquilino é lançado automaticamente pelo sistema. Os lançamentos podem ser lançados de forma individual ou por filtragem, veremos a seguir. Competência Informe mês e ano do lançamento. Conta Clique no botão de pesquisa para selecionar a conta do plano de contas a ser feito o lançamento. Referência Informe o histórico o qual se refere à cobrança. Valor Informe o valor da cobrança Qtde de meses Coloque o numero de parcela que esse valor será lançado, em caso de mais de uma parcela selecione o Tipo do histórico para completar o histórico da cobrança. Por Filtragem Utilizando a opção por filtragem o lançamento será feito para todos os inquilinos que foram selecionados para participar da Geração de lançamentos (opção marcada no cadastro do inquilino). As outras opções Tipo de correspondência também podem ser utilizadas para essa filtragem, nesse caso o sistema vai selecionar os inquilinos de acordo a opção de Manual de implantação do sistema Imobilis 16/09/2014 2

3 correspondência do cadastro (correio, administração ou mãos). Por Inquilino Esse lançamento será feito para o inquilino selecionado, clique no botão de pesquisa para procurar o inquilino correspondente. Ao clicar no botão Processar serão listados todos os inquilinos selecionados. Clique no botão Gravar. Recibos> Relatório de Lançamentos Informe a competência e / ou uma faixa de inquilinos para gerar o relatório. Observação: Caso você queira conferir todos os lançamentos já realizados para um determinado inquilino, não preencha o campo competência, preencha apenas um inquilino para imprimir um relatório individual contendo todos os lançamentos. Recibos> Manutenção de Lançamentos Nessa tela você poderá realizar alterações dos lançamentos já realizados ou novos lançamentos. Informe o código do inquilino e a competência correspondente. Utilize os botões Adicionar, Editar e Remover para ser feita a ação. Ao terminar e gravar o processo de um lançamento utilize o botão terminado para limpar a tela e continuar a fazer lançamentos para outro inquilino. Manual de implantação do sistema Imobilis 16/09/2014 3

4 Quando o inquilino já tem lançamentos para o período informado, os mesmos serão listados na tela. Selecione o lançamento a ser editado e clique no botão editar, será aberta a tela de edição. Ao terminar a alteração, clique no botão gravar. Para incluir novo lançamento, clique no botão adicionar para ser aberta a tela ao lado. Informe a conta do plano de contas, a referência e o valor da cobrança. Clique em Gravar. No fim de todo o processo, clique no botão Terminado para iniciar o processo com outro inquilino. Recibos> Exclusão de Lançamentos Nessa tela poderão ser excluídos lançamentos individuais ou lançamentos de determinada faixa de inquilinos. Informando somente a competência, serão excluídos todos os lançamentos de todos os inquilinos até a data informada. Acrescentando o código reduzido, serão excluídos todos os lançamentos que utilizaram esse código. Para excluir lançamentos de somente um inquilino, informe o código do inquilino e o código reduzido. Observação Qualquer opção selecionada será considerada para exclusão de todos os lançamentos já gravados até o período informado. Caso queira excluir um lançamento específico, utilize a tela anterior manutenção de lançamentos. Recibos > Controle de Carnê Nessa tela o usuário tem a possibilidade de gerar os boletos em forma de carnê, facilitando o controle e garantindo facilidade ao gerar os boletos de IPTU por exemplo. Para realizar consultas do carnê de IPTU basta preencher o código do imóvel ou inscrição imobiliária - Informe o código do imóvel que serão gerados os carnês. Em caso de carnês já gerados, os mesmos serão listados e poderão ser editados, clicando no botão Editar Carnê. Para gerar novos carnês, clique no botão Novo Carnê. Manual de implantação do sistema Imobilis 16/09/2014 4

5 Aba Carnê Recebimento Título do Carnê Informe ao que refere-se o carnê. Conta Selecione a conta do plano de contas para ser feito o lançamento. Valor da parcela Informe o valor da cobrança, em caso de parcelamento coloque o valor individual de cada parcela. Histórico Descreva o histórico que deverá constar na impressão dos carnês. Quantidade de parcelas Informe o número total de parcelas. Parcela inicial Informe o número da parcela atual, ou seja, se for o primeiro pagamento informe 1. Caso essa cobrança seja antiga, e está sendo lançado nesse sistema após os primeiros pagamentos, informe a parcela atual corresponde, por exemplo, se a próxima cobrança for da parcela 4/8, informe 4. Vencto parcela inicial Informe o vencimento da parcela. Tipo de Histórico Escolha o complemento de histórico que irá aparecer no carnê. Preencha os campos e clique no botão Continuar. Aba Parcelas Exibe todas as parcelas do carnê em questão e permite alterações ou exclusões. Continuar p/ ConPag Envia as despesas lançadas para o módulo contas a pagar. Aba Carnê de Pagamento Clique no botão continuar para gerar as parcelas no sistema Conpag. Manual de implantação do sistema Imobilis 16/09/2014 5

6 Aba Dados Conpag Conta Informe a conta de despesa do pagamento. Credor e Favorecido Informe o Credor e o favorecido. Selecione o Tipo de pagamento e Tipo de documento. Contrapartida Corresponde ao código da conta bancária onde será realizado o débito. Recibos> Preparação de Recibos Competência Informe o mês para geração dos recibos. Considerar inquilinos com cobrança judicial Selecionando essa opção o sistema irá gerar recibo para inquilinos que possuam cobrança judicial. Reprocessar recibos preparados Selecione essa opção quando houver necessidade de refazer os recibos que já foram processados. Esse procedimento substitui os recibos da competência em questão gerados anteriormente. Especificar faixa de vencimento para processar Informe a faixa de vencimento para que o sistema gere os recibos somente da faixa em questão. Caso o campo não seja preenchido o sistema irá gerar os recibos de todos os inquilinos. de inquilinos para geração de recibos. Especificar faixa de inquilinos para processar Selecione a faixa Ao clicar no botão processar serão listados os recibos gerados. Os recibos poderão ser editados antes de sua impressão, clicando no botão Editar Recibo. Para imprimir os recibos clique no botão imprimir os recibos. Manual de implantação do sistema Imobilis 16/09/2014 6

7 Recibos> Relação de Recibo Nessa tela o usuário tem a possibilidade de imprimir diversos tipos de relatórios, que podem ser filtrados por competência, faixa de vencimento ou faixa de inquilinos. Recibos> Manutenção de Recibo Nessa tela poderão ser alterados os valores dos recibos já preparados. Código do Inquilino Informe o inquilino corresponde. Selecionar por Escolha a situação do recibo. Ordenado por Selecione a opção correspondente. Serão listados os recibos dentro dos filtros aplicados. Utilize os botões na parte inferior da tela, para efetuar a ação necessária: Editar- Habilita os campos para realizar as alterações dos dados do recibo. Imprimir recibo Abre a tela para impressão do recibo. Baixar Recibo Efetuar a baixa do recibo (creditando o pagamento). Cancelar recibo Cancela a cobrança do inquilino. Manual de implantação do sistema Imobilis 16/09/2014 7

8 Recibos> Impressão de Recibo Informe a faixa de vencimentos e o tipo de correspondência para filtrar os recibos. Não considerar Recibos em aberto até informe a data para que o sistema não liste os recibos devedores até a data informada. Carregar selecionado os inquilinos COM ENVIO por Ou seja, clicando nessa opção, ao carregar os boletos, o sistema já marcará para envio/impressão todos que estão com a opção selecionada no cadastro de inquilino. Carregar selecionado os inquilinos SEM ENVIO por Já nessa opção, o sistema irá marcar todos os que não estão com a opção selecionada no cadastro de inquilino. Tipo de correspondência Utilize as opções de filtragem para os tipos de correspondências utilizados no cadastro do inquilino: Correio, Administradora, mãos Tipo de impressão Utilize as opções de filtragem para os tipos de impressão do recibo marcados no cadastro do inquilino, aba valores, as opções disponíveis são: local e Remessa para banco. Para iniciar o processo de impressão clique no botão Avançar. Conta bancária para impressão dos boletos Selecione a conta que será utilizada para creditar os valores dos recibos pagos. Configure o Local de Pagamento e Mensagem que serão impressos no boleto. Definir nova mensagem de multa O sistema possui uma mensagem de multa padrão, caso queira personalizar a mensagem, selecione essa opção e digite a mensagem no campo correspondente. Tipos de Impressão: - Laser Imprime o boleto no formato padrão, na impressora local da administradora. - Laser Administradora Modelo recibo para recebimento no local, não imprime código de barras. - Arquivo Gera um arquivo para impressão em gráfica especializada. - Envia todos os recibos marcados para o cadastrado do inquilino. - Remessa p/ banco registro ou impressão Gera o arquivo para ser enviado ao banco. Impressora: -Modo Simples Para impressão somente frente ou tipo PDF. -Modo duplex vertical ou horizontal Para impressão frente e verso. Manual de implantação do sistema Imobilis 16/09/2014 8

9 Recibos> Impressão de Recibo Segunda Via Aba Opções Indique o local de pagamento e a mensagem, a fim de instruir o caixa e o inquilino quanto ao pagamento do boleto. Utilize as demais opções para configurar a impressão do boleto. Após clique no botão Avançar. Aba Seleção Informe o código do inquilino e o recibo, as informações do recibo serão preenchidas automaticamente. Selecione a conta bancária para impressão do boleto. Para editar o recibo, clique no botão na parte inferior da tela. Para enviar via , selecione a opção. Ao clicar no botão processar será aberta a tela a seguir. Via Informe o nome e o da administradora. No campo Logotipo deverá ser informado o caminho do logotipo, solicite ao instrutor do treinamento. Informe o Título do e clique no botão Enviar, será encaminhado diretamente para o do cadastro. Clicando duas vezes no do inquilino, o campo ficará disponível para alteração. Manual de implantação do sistema Imobilis 16/09/2014 9

10 Recibos> Cancelamento de Recibo Para retornar um recibo cancelado, informe o numero do recibo, o sistema irá preencher automaticamente as demais informações, para confirmar clique no botão Processar. Recibos> Retornar Recibo Cancelado Para retornar o recibo cancelado, poderá ser utilizada a tela ao lado. Esse procedimento somente será aceito quando o inquilino ainda não tiver sido baixado. Ao informar o inquilino, serão listados, ao lado esquerdo da tela, os recibos cancelados. Selecione o recibo que retornará, e clique no botão Selecionar, quando o recibo passar para o lado direito da tela, clique no botão processar. Recibos> Ficha Financeira do Inquilino Nessa tela poderá ser visualizada a ficha financeira do inquilino, ou seja, o histórico de cobranças desde seu cadastro. O filtro será aplicado conforme sua necessidade. Selecionar por Selecione nessa opção se deverão listar os recibos à vencer, vencidos ou todos. Ordenado por Escolha a opção da sequencia em que eu serão listados os recibos, pela competência, vencimento ou valor. Recibo, Cancelar Recibo. Utilize os botões na parte inferior da tela, caso queira executar algum tipo de ação como: Editar, Imprimir Recibo, Baixar Manual de implantação do sistema Imobilis 16/09/

11 Recibos> Protocolo de entrega O sistema disponibiliza a impressão de protocolo, contendo a discriminação do recebimento, bem como alguns filtros que poderão facilitar a impressão. Utilize as abas, na parte superior da tela, para selecionar qual categoria será impresso o protocolo: Inquilino, Proprietário, Fiador e Corretora. Poderá ser utilizado o botão Seleção por inquilino ou Seleção por faixa. Na seleção por inquilino o usuário deverá informar o código do inquilino e clicar no botão Incluir, nessa opção poderão ser inclusos quantos inquilinos quiser. Na opção por faixa, o usuário irá informar o primeiro e o ultimo código que o sistema deverá considerar para impressão, desta forma serão listados os inquilinos que pertencerem à faixa selecionada. Seleção de endereços: Utilize os parâmetros para configurar a impressão do protocolo. Referência Digite a referência desse protocolo, poderá ser escrito um pequeno texto contendo discrições para assinatura do recebimento. Espécie Especifique a que se refere esse recebimento. Somente os ativos Ao selecionar essa opção o sistema não irá considerar os inquilinos que já foram baixados. Esses padrões de utilização se aplicam as demais abas da tela. Manual de implantação do sistema Imobilis 16/09/