1 Dados Cadastrais Cadastro de Produto Acabado Cadastro de Matéria Prima Níveis de Estoque Processos...

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1 Conteúdo 1 Dados Cadastrais Cadastro de Produto Acabado Cadastro de Matéria Prima Níveis de Estoque Processos Inventário de Estoques Entradas Recebimento de Compra com Pedido Recebimento de Compra sem Pedido Entradas de Ajuste (Evento) Devolução de Venda Saídas Saídas de Ajuste (Evento) Saídas para Ordem de Produção (Evento) Saídas para Ordem de Produção (Andamento) Transferências Realizar Transferência com pedido de Transferência Realizar Transferência com Pré-Faturamento de Transferência Pré-Faturamento de Pedidos de Transferência Distribuição de Estoque Distribuição Manual de Estoque Conferir Transferência Pendente Pré-Faturamento de Venda Conferência de Pré-Faturamento de Venda Faturamento

2 2.8.1 Faturamento de Pedido de Venda Faturamento de Pré-Faturamento de Venda Controles Controles de Estoque por Lote Controles de Estoque por Chassi Fechamento de Estoque Controles de Estoque Projetado Controle de Volumes Controle de Embarques Controle de Defeitos em depósitos separados

3 1 Dados Cadastrais Cadastro de Produto Acabado No cadastro do produto acabado, o usuário irá informar as características de cada item do estoque, como: descrição, cor, tamanho, estampa, dados fiscais, fotos, especificações etc. O cadastramento dos produtos difere de empresa para empresa, porém algumas informações são básicas. No sistema Millennium as informações estão dispostas em abas separadas por finalidades. Acesso Produtos e Serviços/Produtos Sem necessidade de parametrização. Entradas Cadastro básico de produto O cadastro de produtos contém muitos campos de deverão ser preenchidos de acordo com os recursos que o usuário pretender utilizar no sistema. O procedimento abaixo exemplifica apenas um cadastramento simples para visualização do produto nas rotinas em que for solicitado. Para maiores informações sobre o cadastramento de produtos, consulte o módulo de Conceitos ERP. Clique em Inclui Produto Acabado. Aba Geral Preencha os campos de Código e Descrição. Aba Classificação Preencha os campos da coleção, tipo e marca. Aba Grades e Conversores Preencha os campos de cor, estampa e tamanho. Aba Fotos e Especificações Se for necessário, é possível inserir as fotos do produto. Para isso será necessário manter um arquivo com as imagens para serem importadas para o Millennium. Clique em Efetivar. 3

4 O produto cadastrado poderá ser visualizado em todas as rotinas do sistema que incluirem essa informação Cadastro de Matéria Prima No cadastro de matérias-primas, o usuário irá informar as características de cada item do estoque, como: descrição, cor, tamanho, estampa, dados fiscais, fotos, especificações etc. O cadastramento das matérias-primas difere de empresa para empresa, porém algumas informações são básicas. No sistema Millennium as informações estão dispostas em abas separadas por finalidades. Acesso Produtos e Serviços/Produtos Ter cadastro de grupos preenchido no sistema, em Produtos e Serviços/Cadastros/Grupos. Entradas Cadastro básico de matéria-prima O cadastro de matérias-primas contém muitos campos de deverão ser preenchidos de acordo com os recursos que o usuário pretender utilizar no sistema. O procedimento abaixo exemplifica apenas um cadastramento simples para visualização das matérias-primas nas rotinas em que forem solicitadas. Para maiores informações sobre o cadastramento de matérias-primas, consulte o módulo de Conceitos ERP. Clique em Inclui Matéria-Prima. Aba Geral Preencha os campos de Código, Descrição e Grupo. Se for necessário Aba Fiscal Preencha os campos com as informações permitentes às operações de saídas e entradas das matérias-primas. O contador responsável pela empresa é a pessoa mais indicada para informar qual o conteúdo das informações fiscais. Aba Logística Preencha os campos de cor, estampa, tamanho e as unidades de armazenamento e uso. Clique em Efetivar. 4

5 O produto cadastrado poderá ser visualizado em todas as rotinas do sistema que incluirem essa informação Níveis de Estoque Estoque Mínimo e Máximo O cadastro de quantidades mínimas e máximas tem como objetivo manter em estoques somente o necessário para atender a demanda de vendas em determinado período. Estas informações podem ser inseridas no sistemas de duas formas: Manual, quando o usuário digita as quantidades para cada produto Atualizando, quando o usuário tecla F5 e o sistema veriifca as vendas realizadas no período e altera a quantidade com base nas movimentações. Os níveis de estoques poderão ser usados em processos que necessitam destas informações, como por exemplo, compras de materiais para produzir ou itens para reposição de estoque de vendas. Acesso Logística/Distribuição/Níveis de Estoque Sem necessidade de parametrização. Entradas Na tela de Níveis de Estoque, selecione uma das opções do campo Filial Tipo; No campo Estoque, selcione a opção Mínimo ou Máximo; Digite o código do produto; Selecione a cor e a estampa; Digite as quantidade no grade de tamanhos; Efetive. As quantidades mínimas e máximas serão usadas nos processos que estiverem configurados para validar os níveis de estoques. 5

6 Estoque Ideal para 7 dias Além do controle de quantidade mínima/máxima para os estoques das filiais, o sistema também calcula automaticamente a quantidade ideal diária. Este cálculo é baseado nas vendas de um determinado período a ser informado pelo cliente. O usuário dispõe de três cálculos de médias para atualizar as quantidades de seus estoques: Média simples O sistema faz a soma das vendas realizadas no período e divide pela quantidade de dias informada pelo usuário. Média Ponderada/Dia Calcula a quantidade ideal para atender à necessidade de vendas do período informado pelo usuário, de acordo com o peso definido pelo usuário. Média Ponderada Invertida Calcula a quantidade ideal para atender à necessidade de vendas do período informado pelo usuário, com base nos últimos sete dias de vendas, que antecedem seu cálculo. 1. Média Simples Em Logística/Distribuição/Níveis de Estoque Preencha o campo Produto; Clique no link Atualiza Níveis; Preencha os campos Data Inicial e Data Final para informar o período que o sistema deverá considerar para o cálculo da média; No campo Método, selecione a opção Média Simples; Efetive. 6

7 Exemplo numérico: Dias Total Média/Dia Ideal/dias Qtde Vendida: Média Simples No período de 1 a 6 foram realizadas vendas de 12 peças do produto, o sistema divide estas 12 peças pela quantidade de dias (6) resultando numa média de 2 peças/dia = a quantidade ideal para cobrir sete dias de venda são 14 peças. Consulte novamente a tela de níveis de estoques e veja que o sistema atualizou a quantidade do produto no estoque, com base nas vendas realizadas no período determinado. Atenção! Na tela de níveis de estoques, o sistema exibirá, por padrão, sempre a quantidade ideal para sete dias de estoque. 2. Média Ponderada/Dia 7

8 Para calcular este tipo de média, o sistema multiplica as vendas realizadas em cada dia do período pelo peso* informado pelo usuário. Em seguida, divide pela quantidade de dias informada no período. * Peso É a importância relativa que o usuário dará para o período a ser analisado. Em Logística/Distribuição/Níveis de Estoque Preencha o campo Produto; Clique no link Atualiza Níveis; Preencha os campos Data Inicial e Data Final para informar o período que o sistema deverá considerar para o cálculo da média; No campo Método, selecione a opção Média Ponderada Dia; Informe o peso; Efetive. Exemplo numérico: Dias Total Média/Dia Ideal/dias Qtde Vendida: Peso Média ponderada dia ,83 47,83 8

9 O sistema multiplica a quantidade vendida no dia pelo peso respectivo e divide pelo total de dias do período. Dessa forma, temos a quantidade/dia. O resultado será multiplicado por 7 para obter a quantidade ideal para sete dias: 48 peças (arredondando). Consulte novamente a tela de níveis de estoques e veja que o sistema atualizou a quantidade do produto no estoque, com base nas vendas realizadas no período determinado. 3. Média Ponderada Invertida Atenção! Esta média será sempre calculada com base em sete dias, ou melhor, os sete dias que antecedem o cálculo da média. Em Logística/Distribuição/Níveis de Estoque Preencha o campo Produto; Clique no link Atualiza Níveis; Preencha os campos Data Inicial e Data Final para informar o período que o sistema deverá considerar para o cálculo da média; No campo Método, selecione a opção Média Ponderada Invertida; Efetive. Preencha com o período de 7 dias anteriores a data do cálculo. 9

10 Exemplo numérico: Dias Total Média/Dia Ideal/dias Qtde Vendida: Peso Média ponderada invertida ,14 43 Consulte novamente a tela de níveis de estoques e veja que o sistema atualizou a quantidade do produto no estoque, com base nas vendas realizadas no período de sete dias anteriores ao período determinado. 2 Processos 2.1 Inventário de Estoques Foi feita uma alteração no método de inventariar estoques do Millennium Business. A nova forma de inventário ficou mais simples e mais precisa que a anterior, permitindo que o usuário tenha maior flexibilidade para fazer a contagem dos itens e eliminando as margens de erros. Agora o usuário dispõe de três tipos de inventário para executar: Tipo Geral É feita a contagem de todos os itens do estoque. O sistema entenderá que os itens que não estiverem na contagem não existem mais e, portanto, terão seus saldos zerados após o ajuste. Tipo Rotativo A contagem pode ser realizada apenas para uma parte do estoque, de acordo com uma das classificações selecionadas no escopo. Os demais itens do estoque não serão considerados para o inventário. Tipo Livre Neste tipo, o usuário escolherá um item para inventariar e os demais itens não serão considerados para o inventário. A partir da escolha do tipo de inventário a ser feito, o usuário definirá o método de inventariar, que será influenciado pelo modo de data escolhido: Modo Atual Ao escolher a data atual, na liberação do inventário, significa que o usuário fará o inventário em seguida, então o sistema irá congelar o saldo dos itens selecionados para inventariar e não permitirá que seja feita nenhuma movimentação de saída do estoque, até que seja feito o ajuste do inventário. Os empenhos e pré-faturamentos serão permitidos, uma vez que, os itens empenhados e pré-faturados apesar de comprometidos permanecem no estoque. Obs,: A expressão congelar quer dizer que os saldos serão gravados em uma tabela auxiliar para serem usados no momento do ajuste do inventário. 10

11 Modo Retroativo início do dia Este modo de data é usado nos casos em que a empresa faz uma contagem de estoque em um dia e deixa para fazer o lançamento das quantidades em outro dia. Neste modo de data, o sistema considera que o usuário fez a contagem do estoque, anotou a quantidade e depois iniciou as atividades da empresa. Modo Retroativo final do dia Este modo de data é usado nos casos em que a empresa faz uma contagem de estoque em um dia e deixa para fazer o lançamento das quantidades no dia seguinte. Neste modo de data, o sistema considera que o usuário encerrou as atividades da empresa, fez a contagem do estoque e anotou a quantidade. Atenção! É muito importante que o modo de data retroativa seja selecionado corretamente pelo usuário porque isso influenciará diretamente no ajuste de saldos que será feito na finalização do inventário. 1. Programar o inventário a) Definir o tipo de inventário: geral, livre ou rotativo b) Definir o modo de data: Atual Retroativo início do dia Retroativo final do dia 2. Cadastrar o inventário no sistema 3. Definir no gerenciador, na aba Logística, os usuários que terão acesso ao processo de inventário Entradas 1º Cadastrar um inventário do tipo Geral com modo de data Atual Em Logística, Inventário, Incluir Inventário preencha os campos Descrição e Filial. Em Tipo de Inventário, selecione a opção Geral Selecione o Tipo de Estoque, que poderá ser o próprio do cliente ou em poder de terceiros, as regras serão as mesmas. O modo de data estará preenchido sempre com a opção Atual Selecione o Tipo de Produto. Efetive. 11

12 Liberar o Inventário Na tela de consulta de inventários, selecione o inventário a ser liberado e clique em Liberar Contagem. Efetive. Lançar contagem de inventário Em Logística, Contagem de Inventário, selecione o tipo de produto e o inventário liberado. Clique em Incluir Contagem de Inventário. Selecione o inventário e inicie o lançamento das quantidades nas grades dos produtos Após lançar todos os itens inventariados, clique em Efetivar. Ajuste do estoque Na tela de consulta de inventários, na guia Consulta Inventário, preencha os campos Ordem, Tipo e selecione o Inventário a ser ajustado. 12

13 Clique em Procurar para visualizar as quantidades lançadas para cada item. Nesta tela o usuário poderá verificar a digitação das quantidades para fazer alterações necessárias. Clique na guia Lista Inventários, selecione o inventário a ser finalizado e clique em Ajusta Estoque. Faça uma consulta ao estoque dos produtos e verifique que as quantidades foram ajustadas de acordo com a digitação das contagens realizadas: Para os itens que tinham quantidade, os saldos foram atualizados de acordo com a digitação Para os itens que não tinham quantidade, os saldos foram zerados 2º Cadastrar um inventário do tipo Livre com modo de data Atual O processo de inclusão e lançamento das quantidades é exatamente igual, porém, após o ajuste, a validação mostrará um resultado bem diferente. Depois do ajuste, faça uma consulta ao estoque dos produtos e verifique que as quantidades foram ajustadas de acordo com a digitação das contagens realizadas: Para os itens que tinham quantidade, os saldos foram atualizados de acordo com a digitação Para os itens que não foram inventariados as quantidades permaneceram as mesmas. 3º Cadastrar um inventário do tipo Geral com modo de data Retroativo Em Logística, Inventário, Incluir Inventário preencha os campos Descrição e Filial. Em Tipo de Inventário, selecione a opção Geral Selecione o Tipo de Estoque, que poderá ser o próprio do cliente ou em poder de terceiros, as regras serão as mesmas. No campo Modo de Data selecione a opção: retroativo, conforme foi explicado na motivação do processo. Digite a data na qual a contagem foi realizada. Selecione o Tipo de Produto. Efetive. 13

14 O processo de inclusão e lançamento das quantidades é exatamente igual, porém, após o ajuste, a validação mostrará um resultado bem diferente. Ao realizar o ajuste de um inventário com modo de data Retroativo Início do Dia, o sistema irá congelar o saldo do estoque no início da data informada. No exemplo da figura, a contagem dos itens foi realizada antes do início das atividades da empresa no dia 16. Portanto, no momento do ajuste, o sistema fará um lançamento com a diferença necessária para chegar à quantidade que o usuário informou na contagem do inventário. Exemplo prático: Data da contagem 15/07/14 Quantidade contada Modo de data 100 pç retroativo, início do dia Inclusão do inventário 16/07/14 Consulta do estoque no dia 16 o sistema mostra um saldo de 101 pçs No dia 16/07, no momento em que o usuário fizer a liberação do inventário, o sistema irá congelar o saldo dos itens inventariados e não permitirá que sejam feitas saídas do estoque. Ao realizar o ajuste, o sistema irá verificar: o saldo do estoque no início do dia 15, 100 saldo atual no sistema no 16/ Para ficar com o saldo da contagem será necessário fazer um lançamento de uma peça negativa: = 100 Outro exemplo com os mesmos valores 14

15 Data da contagem 15/07/14 Quantidade contada 100 pç Modo de data Inclusão do inventário 16/07/14 retroativo, final do dia Consulta do estoque no dia 16 o sistema mostra um saldo de 95 pçs No dia 16/07, no momento em que o usuário fizer a liberação do inventário, o sistema irá congelar o saldo dos itens inventariados e não permitirá que sejam feitas saídas do estoque. Ao realizar o ajuste, o sistema irá verificar: O saldo do estoque no final do dia Para ficar com o saldo da contagem será necessário fazer um lançamento de cinco peças: , para iniciar as atividades do dia 16 com as 100 peças inventariadas. Atenção! As quantidades das peças empenhadas ou pré-faturadas devem ser incluídas na contagem do estoque porque o sistema irá considerar todas as peças que estiverem dentro da empresa no momento do inventário. 4º Cadastrar um inventário do tipo Rotativo Neste tipo de inventário, o usuário poderá selecionar os itens de acordo com as classificações do cadastro do produto ou matéria-prima: marca, coleção, departamento etc., que chamaremos de escopo. Ao selecionar alguma das classificações, o sistema irá considerar todos os tamanhos, cores e estampas de todos os itens que se enquadrarem no escopo definido pelo usuário. Os itens em estoque que não atenderem ao escopo definido permanecerão com seus saldos inalterados. Os inventários do tipo rotativo também poderão ser feitos com os modos de datas Atual e Retroativo e terão os mesmos reflexos dos inventários do tipo Geral e Livre. 2.2 Entradas Recebimento de Compra com Pedido Lançar no sistema as notas fiscais de compras de produto acabado ou matéria-prima, referentes aos pedidos de compra cadastrados no sistema pelos vários departamentos da empresa. Acesso Compras/Movimentações Ter pedidos de compra cadastrados no sistema. Ter um documento configurado no Leditor, caso a empresa queira imprimir algum comprovante da movimentação. 15

16 Ter evento de recebimento de pedido de compra configurado no sistema. Entradas Na tela do evento de recebimento de pedido de compra, preencha os campos do cabeçalho, que podem ser: filial, data, cotna, fornecedor, dependendo da necessidade de informação da empresa; A seguir, clique na coluna Pedidos, para visualizar todos os pedidos cadastrado para aquele fornecedor e selecione o pedido a ser movimentado. O sistema irá carregar na tela os itens relacionados ao pedido para que o usuário selecione aqueles que estão dando entrada no estoque da empresa. Em sequencia, o sistema carrega a tela de movimentação com os itens selecionados e abre uma janela para que o usuário confirme as quantidades que estão dando entrada. O usuário poderá alterar a quantidade digitando no grid o total real de peças que chegaram. Clique em Ok para confirmar as quantidades. Selecione a CFOP. Preencha os campos do rodapé do pedido, novamente as informações dependerão da necessidade da empresa, como: condição de pagamento, frete etc. Efetive. Na tela seguinte, o usuário poderá imprimir um romaneio, caso seja necessário. Adiante, o usuário irá digitar a nota fiscal de entrada de mercadoria. Preencha os campos com as informações da nota. No caso da Nfe, o usuário deverá digitar a chave de acesso, que tem 44 dígitos. O sistema irá validar esse digitação e informar ao usuário, caso tenha dígitos a mais ou a menos e deverá ser corrigido. Digite o restante das informações da Nfe, clique em Próximo Passo e finalize a operação. Na tela seguinte, serão exibidos os títulos a pagar, seus valores e datas de vencimento, no caso de pagamento a prazo. Clique em Próximo Passo. Na consulta de estqoue é possível visualizar a quantidade lançada pela movimentação de entrada. No caso de pagamento a prazo, em títulos a pagar, é possível visualizar os títulos incluídos Recebimento de Compra sem Pedido Lançar no sistema as notas fiscais de compra de produto acabado ou matéria-prima. Acesso 16

17 Compras/Movimentações Ter um documento configurado no Leditor, caso a empresa queira imprimir algum comprovante da movimentação. Ter evento de recebimento de compra configurado no sistema. Entradas Na tela do evento de entrada de compra, preencha os campos do cabeçalho, que podem ser: filial, data, conta, fornecedor, dependendo da necessidade de informação da empresa; A seguir, clique na coluna Produtos e digite o código dos itens. O sistema abrirá o grid para digitação das quantidades. Clique em Ok para confirmar as quantidades. Preencha os campos do rodapé do pedido, novamente as informações dependerão da necessidade da empresa, como: condição de pagamento, frete etc. Efetive. Na tela seguinte, o usuário poderá imprimir um romaneio, caso seja necessário. Adiante, o usuário irá digitar a nota fiscal de entrada de mercadoria. Preencha os campos com as informações da nota. No caso da Nfe, o usuário deverá digitar a chave de acesso, que tem 44 dígitos. O sistema irá validar esse digitação e informar ao usuário, caso tenha dígitos a mais ou a menos e deverá ser corrigido. Digite o restante das informações da Nfe, clique em Próximo Passo e finalize a operação. Na tela seguinte, serão exibidos os títulos a pagar, seus valores e datas de vencimento, no caso de pagamento a prazo. Clique em Próximo Passo. Na consulta de estqoue é possível visualizar a quantidade lançada pela movimentação de entrada. No caso de pagamento a prazo, em títulos a pagar, é possível visualizar os títulos incluídos Entradas de Ajuste (Evento) Dar entrada de produto acabado ou matéria-prima no estoque, através de evento de movimentação. Acesso Logística/Movimentações 17

18 Ter um documento configurado no Leditor, caso a empresa queira imprimir algum comprovante da movimentação. Ter evento de entrada simples configurado no sistema. Entradas Na tela do evento de entrada simples, preencha os campos do cabeçalho, que podem ser: filial e data, dependendo da necessidade de informação da empresa; A seguir, clique na coluna Produtos e digite o código dos itens. O sistema abrirá o grid para digitação das quantidades. Clique em Ok para confirmar as quantidades. Preencha os campos do rodapé do pedido, novamente as informações dependerão da necessidade da empresa. Efetive. Na consulta do estoque, a quantidade lançada no evento deverá ser somada ao total Devolução de Venda Dar entrada no estoque dos produtos originados de devoluções de vendas ou desistência por parte dos clientes. Acesso Vendas/Movimentações Ter um documento configurado no Leditor, caso a empresa queira imprimir algum comprovante da movimentação. Ter evento de devolução de venda configurado no sistema. Entrada Na tela do evento de devolução de venda, preencha os campos do cabeçalho, que podem ser: filial e data, conta etc, dependendo da necessidade de informação da empresa. A seguir, clique na coluna Produtos e digite o código dos itens. O sistema abrirá o grid para digitação das quantidades. Clique em Ok para confirmar as quantidades. Preencha os campos do rodapé do pedido, novamente as informações dependerão da necessidade da empresa. Na condição de pagamento selecione a opção Devolução. 18

19 Efetive. O sistema abrirá a tela informando o valor do crédito do cliente. Clique em Próximo Passo para finalizar a operação de devolução. Entrada do item devolvido no estoque. Geração do crédito referente à devolução cadastrada. 2.3 Saídas Saídas de Ajuste (Evento) Dar saída de produto acabado ou matéria-prima no estoque, através de evento de movimentação. Acesso Logística/Movimentações Ter um documento configurado no Leditor, caso a empresa queira imprimir algum comprovante da movimentação. Ter evento de saída simples configurado no sistema. Entradas Na tela do evento de saída simples, preencha os campos do cabeçalho, que podem ser: filial e data, dependendo da necessidade de informação da empresa; A seguir, clique na coluna Produtos e digite o código dos itens. O sistema abrirá o grid para digitação das quantidades. Clique em Ok para confirmar as quantidades. Preencha os campos do rodapé do pedido, novamente as informações dependerão da necessidade da empresa. Efetive. Na consulta do estoque, a quantidade lançada no evento deverá ser subtraída do total Saídas para Ordem de Produção (Evento) 19

20 Dar baixa no estoque de matéria-prima, fazendo o envio para oficina através de um evento de movimentação. Acesso Produção/Movimentação Ter um documento configurado no Leditor, caso a empresa queira imprimir algum comprovante da movimentação. Ter pré-fase cadastrada no sistema e liberada para produção. Ter evento de envio para oficina configurado no sistema. Entradas Na tela do evento de envio para oficina, preencha os campos do cabeçalho, que podem ser: filial, fornecedor e data, dependendo da necessidade de informação da empresa; A seguir, clique na coluna Ordem de Produção e selecione a ordem de corte. O sistema exibirá a(s) fase(s) configurada(s) para acessar oficina e carregará no grid todos os itens usados na produção das peças. Preencha a coluna Preço. Preencha os campos do rodapé do pedido, novamente as informações dependerão da necessidade da empresa. Efetive. Na consulta do estoque, os materiais discriminados no evento estarão baixados Saídas para Ordem de Produção (Andamento) Dar baixa no estoque de matéria-prima, a partir do andamento da produção, sem a necessidade de um evento de movimentação. Acesso Produção/Andamento No ciclo de produção, deve haver uma fase configurada para dar baixa do estoque de matérias-primas. 20

21 Na ficha técnica do produto, devem ser discriminados todos os materiais utilizados na produção do item. Entradas Na tela de andamento da produção, selecione as fases e inicie o andamento. Quando o usuário estiver na fase configurada para dar baixa das matérias-primas, automaticamente o sistema dará baixa das materías-primas assim que o usuário fizer o andamento para a fase seguinte. Na consulta do estoque, a quantidade de material discriminado na ficha técnica do produto deverá ser subtraída do total, assim que o andamento sair da fase configurada para baixa. 2.4 Transferências Realizar Transferência com pedido de Transferência Fazer o envio de itens entre as filiais da empresa através da emissão de um pedido de transferência. Acesso Logística/Movimentações Ter pedido de transferência cadastrado no sistema, em Logística/Distribuição; Ter evento de transferência configurado no sistema, Em Logística/Movimentações; Ter um documento configurado no Leditor, caso a empresa queira imprimir algum comprovante da movimentação. Entradas Em Logística/Movimentações, selecione o evento de Faturamento de Pedido de Transferência. Selecione a filial de origem e a filial de destino; Selecione o pedido de transferência; Marque os itens a serem transferidos; Confirme as quantidades a serem transferidas; Selecione a CFOP; Efetive; Imprimir o romaneio, se for necessário; 21

22 Clique em Próximo Passo; Selecione a opção Imprimir Nota, preencha os dados da nota e clique em Próximo Passo para efetivar a movimentação. Na consulta de estoque das filiais, a quantidade transferida será subtraída da filial origem e somada na filial destino Realizar Transferência com Pré-Faturamento de Transferência Reservar itens no estoque da filial origem para, posteriormente, fazer o envio de itens entre as filiais da empresa através do evento de faturamento. Acesso Logística/Movimentações Ter pré-faturamento de transferência cadastrado no sistema, em Logística/Expedição; Ter evento de faturamento de pré-faturamento de transferência configurado no sistema, Em Logística/Movimentações; Ter um documento configurado no Leditor, caso a empresa queira imprimir algum comprovante da movimentação. Entradas Incluir pré-faturamento Em Logística/Expedição, selecione pré-faturamento de transferência; Selecione a filial de origem e de destino; No grid de produtos, digite os códigos e informe as quantidades a serem transferidas; Efetive. Faturar o pré-faturamento Em Logística/Movimentações, selecione o evento de Faturamento de Pré-Faturamento de Transferência. Selecione a filial de origem e a filial de destino; Selecione o pré-faturamento de transferência; Marque os itens a serem transferidos; 22

23 Confirme as quantidades a serrem transferidas; Selecione a CFOP; Efetive; Imprimir o romaneio, se for necessário; Clique em Próximo Passo; Selecione a opção Imprimir Nota, preencha os dados da nota e clique em Próximo Passo para efetivar a movimentação. Na consulta de estoque das filiais, a quantidade transferida será subtraída da filial origem e somada na filial destino. 2.5 Pré-Faturamento de Pedidos de Transferência Reservar os itens do pedido de transferência para, posteriormente, efetivar a transferência através do evento de movimentação. Acesso Logística/Expedição Ter pedido de transferência cadastrado no sistema, em Logística/Distribuição; Ter um documento configurado no Leditor, caso a empresa queira imprimir algum comprovante da operação. Entrada Em Logística/Expedição, selecione pré-faturamento de transferência; Selecione a filial origem e filial destino; Selecione o pedido de transferência; Marque os itens a serem pré-faturados e informe a quantidade; Efetive. Os itens pré-faturados permanecerão reservados na filial origem aguardando o faturamento. Após o faturamento, os itens serão baixados da filial origem e darão entrada na filial destino. 23

24 2.6 Distribuição de Estoque Distribuição Manual de Estoque Administrar a transferência de produtos entre as filiais da empresa. Esta distribuição é feita manualmente com base na percepção das vendas de cada filial. Para auxiliar na distribuição das quantidades, o usuário poderá utilizar o recurso de níveis de estoque (mínimo e máximo). Com base nessas informações, podem ser definidas as quantidades ideais, ou possíveis, de serem remanejada para as outras filiais da empresa. Após a efetivação da distribuição, o sistema gera pré-faturamentos de distribuição que deverão ser conferidos antes do faturamento efetivo. Acesso Logística/Distribuição/Distribuição de estoque Preencher os níveis de estoque, se for necessário; Cadastrar um evento de faturamento de transferência, sendo: Na guia Geral Faturamento de Pedido Faturamento de Pré-faturamento Na guia Configurações No campo Conferência de Produtos Pendentes, selecionar a opção Com Conferência Marcar o campo Envia Mensagem na Conferência de Transferência Entrada Distribuição do estoque Na tela de distribuição de estoque, selecione o produto, a estampa e a cor. Selecione o nível de estoque para visualizar e tecle F5 para exibir as quantidades na tela. A seguir selecione a filial origem e a filial destino. Digite, na grade, as quantidades a serem transferidas e tecle F12 para lançar. O sistema enviará uma mensagem perguntando se o usuário deseja transferir mais algum item. Repita a operação para todos os itens que serão transferidos. 24

25 Validações 1 O sistema deverá gerar um pré-faturamento de transferência para cada filial selecionada com os itens respectivos; 2 Em Logística/Distribuição, selecione a opção Confere pré-faturamento de transferência. Na tela de conferência, selecione a filial origem e clique em Procurar para visualizar os pré-faturamentos gerados a partir da distribuição. Permitir Conferência Selecione o pré-faturamento e clique no link Permitir Conferência. Marque os pré-faturamentos que podem ser conferidos e efetive. Conferir Pré-Faturamento Selecione o pré-faturamento e clique Conferir Pré-Faturamento. Atenção! Se na empresa não houver as operações de Permitir Conferência e Conferência, o usuário deverá marcar o campo Não Utiliza Conferência de Pré-Faturamento de Transferência. Dessa forma, os pré-faturamentos de transferência serão gerados com os campos Pode Conferir e Conferido já marcados. Saída 1 Faturamento do pré-faturamento de transferência. 2 Saída da quantidade da filial origem e entrada da quantidade na filial destino. Atenção! O sistema não permitirá o faturamento de transferências não conferidas, caso o evento esteja configurado com conferência Conferir Transferência Pendente Efetuar a transferência de itens do estoque entre duas filiais. A transferência pode ser feita a partir de um pedido de transferência ou diretamente pelo evento. Neste tipo de movimentação, a quantidade será baixada do estoque origem e, somente após a conferência dos itens transferidos, a filial destino poderá executar confirmação do recebimento. Acesso Logística/Movimentações 25

26 1. Configurar um evento de movimentação de transferência. Na configuração do evento, na guia Configurações, no campo Conferência de Produtos Pendentes, deve estar selecionada a opção Com Conferência; 2. No gerenciador de usuários, definir quais os usuários que irão conferir e confirmar o recebimento dos itens transferidos; 3. Configurar o documento de transferência que será impresso na efetivação da movimentação, tanto de envio quanto de recebimento. Entradas Executar o evento de transferência de estoque. Confirmação de recebimento Na tela de consulta de movimentações, selecione a guia Transferências Pendentes. Faça uma busca para visualizar todas as transferências que foram geradas para a filial e ainda estão pendentes. Selecione a movimentação cujo recebimento será confirmado e clique em Alterar Movimento. Na tela de alteração, clique no link Confirma Recebimento. O sistema abrirá a janela na qual deverão ser inseridos os códigos dos itens conferidos, via digitação ou leitura de código de barras. Insira todos os itens referentes a transferência e efetive. O sistema exibirá as telas de finalização do evento para que o usuário efetive o processo. Atenção! Se o evento de transferência exigir conferência, o operador do sistema deverá estar ciente da necessidade de confirmar o recebimento dos itens transferidos porque nenhuma mensagem de aviso será emitida e a quantidade dos itens não será lançada no estoque. Validações 1 Na consulta de transferências pendentes devem ser listadas todas as transferências entre filiais que ainda não tiveram seus recebimentos confirmados. 2 Em caso de divergência de produtos durante a conferência, o sistema enviará uma mensagem de alerta informando que as quantidades ou os itens não conferem e não permitirá a efetivação da conferência. Saída 1 Após a execução do processo de recebimento com conferência, consulte o estoque das filiais origem e destino e verifique que as quantidades dos itens foram baixadas e lançadas, nas respectivas filiais. 2.7 Pré-Faturamento de Venda 26

27 Reservar no estoque de produtos as quantidades dos itens, referente a pedidos de venda cadastrados no sistema, a fim de garantir a sua entrega. Acesso Logística/Expedição e Recebimento/Pré-Faturamento de Venda Ter pedidos de venda cadastrados no sistema; Ter quantidade de itens em estoque para reservar. Entradas Na tela de inclusão de pré-faturamento, digite a data de emissão, selecione a filial geradora e o cliente para o qual será feita a reserva. Clique no campo Pedido para visualizar todos os pedidos cadastrados para o cliente e selecionar aquele que será pré-faturado. O sistema exibirá na tela os itens do pedido para que o usuário marque aqueles que serão pré-faturados. Após selecionar os itens, o sistema irá carregá-los automaticamente na tela. Após carregar os itens do pedido na tela, o usuário poderá clicar no campo Quantidade e alterá-la para mais ou para menos. Clique em Efetivar. 1 Na consulta de estoque, as quantidades pré-faturadas dos itens devem ser exibidas na coluna Reserva. 2 Os pré-faturamentos feitos devem ser visualizados na impressão do Relatório 133 Pré-Faturamentos Conferência de Pré-Faturamento de Venda A conferência do pré-faturamento consiste em fazer uma verificação da separação manual dos itens do pedido, a fim de evitar distorção entre os itens pedidos e os itens efetivamente entregues ao cliente. Este recurso deve ser utilizado por empresas que trabalham com leitor de código de barras, caso contrário sua eficiência não será usufruída. Normalmente a conferência é feita em um setor diferente daquele onde a mercadoria foi separada. Atenção! Ao utilizar o recurso de conferência de pré-faturamento, o sistema não permitirá que sejam faturados pedidos cujos pré-faturamentos não têm sido conferidos. Acesso Logística/Expedição e Recebimento/Pré-Faturamento de Venda 27

28 Ter pré-faturamentos cadastrados no sistema; Configurar um usuário com permissão para acessar o recurso de conferência de pré-faturamentos. Entradas Faça uma busca no cadastro de pré-faturamentos. Selecione o pré-faturamento a ser conferido e clique no link Conferir Pré-Faturamento. O sistema abrirá uma tela na qual o usuário fará a leitura do código de barras para checar os itens separados. Após a leitura de todos os itens, efetive o processo. O pré-faturamento conferido será disponibilizado para o faturamento na tela de movimentação. 2.8 Faturamento Faturamento de Pedido de Venda Efetivar as vendas através do faturamentos dos pedidos cadastrados no sistema. Acesso Vendas/Movimentações Ter pedido de venda previamente cadastrado no sistema. Ter evento de faturamento de pedidos configurado no sistema. Ter um documento configurado no Leditor, caso a empresa queira imprimir algum comprovante da operação. Entrada Em Vendas/Movimentações, selecione o evento de faturamento de pedido. Preencha os campos do cabeçalho da tela como, filial, tabela de preços, data de entrega Selecione o cliente; No campo pedido, serão listados todos os pedidos cadastrados para o cliente selecionado; Selecione o pedido a faturar e aguarde o sistema carregar as informações na tela; Selecione a CFOP; 28

29 Preenhca os campos do radapé da tela como: transportadora; Efetive; A seguir, o usuário poderá imprimir um romaneio ou clicar em Próximo Passo; Selecione a opção Imprimir Nota, preencha os dados da nota e clique em Próximo Passo para efetivar a movimentação. Baixa do estoque de produtos Inclusão de título a receber do cliente Inclusão de título a pagar para o vendedor ou representante e para transportadora, se for o caso Faturamento de Pré-Faturamento de Venda Fazer o faturamento definitivo das peças que estavam reservadas no estoque. Acesso Vendas/Movimentações Ter pedido de venda previamente cadastrado no sistema. Ter evento de faturamento de pré-faturamento configurado no sistema. Ter um documento configurado no Leditor, caso a empresa queira imprimir algum comprovante da operação. Entrada Em Vendas/Movimentações, selecione o evento de faturamento de pré-faturamento. Preencha os campos do cabeçalho da tela como, filial, tabela de preços, data de entrega Selecione o cliente; No campo Pré-Fat., serão listados todos os pré-faturamentos cadastrados para o cliente selecionado; Selecione o pré-faturamento a faturar e aguarde o sistema carregar as informações na tela; Selecione a CFOP; Preenhca os campos do radapé da tela como: transportadora; Efetive; 29

30 A seguir, o usuário poderá imprimir um romaneio ou clicar em Próximo Passo; Selecione a opção Imprimir Nota, preencha os dados da nota e clique em Próximo Passo para efetivar a movimentação. Baixa do estoque de produtos que estavam reservados Inclusão de título a receber do cliente Inclusão de título a pagar para o vendedor ou representante e para transportadora, se for o caso. 2.9 Controles Controles de Estoque por Lote Administrar o armazenamento de itens que, devido a sua natureza, necessitam ser estocados em lotes, por exemplo, tecidos e fios. A partir da informação do lote do produto ou matéria-prima, o sistema controla a venda, a compra e a produção que envolve este tipo de item. Acesso Produtos e Serviços/Produtos No cadastro dos produtos a serem movimentados, o campo Permite Lotes no Estoque deve estar marcado; Configurar um evento de movimentação marcando os campos Lote e Detalhes do Lote; Configurar o layout dos documentos a serem impressos no processo; Ter eventos de movimentação configurados para acessar lotes. Ter um documento configurado no Leditor, caso a empresa queira imprimir algum comprovante da operação. Entradas Recebimento com lotes Em Compras/Movimentações, selecione o evento de recebimento de materiais Preencha o cabeçalho do evento; Selecione o fornecedor; Digite o código do produto. O sistema preencherá a coluna Lote automaticamente usando como referência o número do romaneio. Porém, o usuário poderá digitar nesta coluna outra numeração, de acordo com seu próprio controle. 30

31 Preencha os campos do rodapé do evento e efetive. A seguir, o usuário poderá imprimir um romaneio ou clicar em Próximo Passo; Selecione a opção Digitar Nota, preencha os dados da nota e clique em Próximo Passo para efetivar a movimentação. Na consulta de estoque, verifique que a quantidade do produto foi lançada no estoque e que o número do lote está sendo informado na tela. Saída de itens com lote Em Vendas/Movimentações, selecione o evento de saída de materiais Preencha o cabeçalho do evento; Selecione o cliente; Digite o código do produto. O sistema preencherá a coluna Lote automaticamente usando como referência o número do romaneio. Porém, o usuário poderá digitar nesta coluna outra numeração, de acordo com seu próprio controle. Preencha os campos do rodapé do evento e efetive. A seguir, o usuário poderá imprimir um romaneio ou clicar em Próximo Passo; Selecione a opção Imprimir Nota, preencha os dados da nota e clique em Próximo Passo para efetivar a movimentação. Na consulta de estoque, verifique que a quantidade do produto foi subtraída do estoque, conforme o número do lote informado no evento de saída Controles de Estoque por Chassi Manter um histórico do produto desde a sua produção até a venda ao consumidor, inclusive os casos de devolução e troca. Em um momento específico da produção, o sistema irá gerar a numeração do chassi, que será uma identificação única do item, cuja função é evitar pirataria e comercialização ilegal de produtos. O sistema também permitirá a geração de número de chassi para os produtos que estavam em estoque antes da empresa adotar o processo de geração, inclusive para os itens devolvidos ou trocados. Atenção! Essa numeração será gerada para cada cor, estampa e tamanho do produto. 31

32 Acesso Produção / Andamento de produção 1. Definir em qual fase do ciclo produtivo será gerado o número do chassi para o produto; 2. Na fase que irá gerar o número do chassi, marcar o campo Gerar Arquivo de Etiqueta nesta Fase; 3. Nos parâmetros gerais, no grupo Produção, na guia Andamento, marcar o campo Finalização por códigos de barras somente com número de chassi; 4. A finalização da produção deve ser feita pelo andamento por código de barras; 5. No evento de movimentação, na guia Logística marcar o campo Lote; 6. No cadastro do produto, na guia Classificação, marcar o campo Permite Lotes no Estoque; 7. No gerenciador de usuários, configurar os usuários que irão acessar a geração de numeração de chassi. 8. Ter pasta ETPROD no diretório c:\wts\files\documentos; 9. Configurar em FORMULÁRIOS uma etiqueta para impressão do número do chassi gravada na pasta ETPROD; 10. Em Utilitários, Configurações Gerais, na pasta Vendas, grupo Pedido de Vendas, marque os campos: - Utiliza Chassi, na guia Logística - Usa campo Lote, na guia Logística - Utiliza Código de Barras, na guia Inclusão Atenção! Marque os campos acima no grupo de Pré-Faturamento e Estoque. Entradas Parte 1 Gerar numeração de chassi pelo andamento de produção. Na tela de andamento de produção, na fase configurada para gerar chassi, selecione o produto e clique no link Gerar Etiqueta de Chassi. O sistema exibirá a grade do produto com as quantidades em produção. Tecle F12 para gerar a numeração do chassi para cada peça. A seguir, será aberta a janela de busca para seleção do diretório no qual 32

33 deverá ser criado o arquivo com a numeração. Selecione o diretório e clique em Salvar A numeração gerada será utilizada no processo de rastreamento do produto. 33

34 Atenção! O número do chassi poderá também ser gerado pelo link Imprime. Na tela de andamento de produção, na fase configurada para gerar chassi, selecione o produto e clique no link Imprime, selecione a opção Etiqueta chassi. O sistema exibirá a grade do produto com as quantidades em produção. Tecle F12 para gerar a numeração do chassi para cada peça. A seguir será aberta uma tela para a impressão da etiqueta do chassi. 34

35 Marque o campo Imprime etiqueta de chassi. Clique em Ok para finalizar a impressão. Faça o andamento até a última fase e clique no link Libera p/ estoque. O sistema exibirá uma tela de finalização da produção. Tecle F12 para finalizar o processo. Finalização da produção por código de barras Em PRODUÇÃO, selecione a opção, Andamento por Códigos de Barras. Marque o campo Movimenta por Produto. No campo Fase Origem selecione a fase final do ciclo de produção e no campo Fase, selecione a opção Finaliza Produção. A seguir, selecione a ordem de produção que está sendo finalizada e inicie a leitura do código de barras do chassi. 35

36 Após a leitura de todos os códigos dos itens produzidos, tecle F12 para finalizar o processo e lançar as quantdades no estoque. Validações O sistema deve gerar um arquivo.txt que será lido pelo gerador de etiquetas de códigos de barra. Os produtos devem ser lançados no estoque por lotes. Cada número de chassi gerado será um lote do produto. Nas movimentações de devolução e troca feitas por clientes, o sistema deverá emitir uma mensagem de alerta quando a numeração do chassi indicar que o produto foi vendido para um funcionário e bloquear a movimentação. Também deverá ser emitida uma mensagem de alerta se a numeração do chassi não for identificada, o que pode indicar falsificação de produto. O sistema deverá imprimir as etiquetas de código de barras com o numero do chassi. Ao incluir um pedido de venda com um número de chassi duplicado o sistema emitirá a mensagem: Não é possível duplicar um produto com o mesmo chassi. Ao realizar a contagem do inventário, utilizando um número de chassi duplicado, o sistema emitirá a mensagem: Não é possível duplicar um produto com o mesmo chassi. 36

37 Gerar numeração de chassi pela movimentação Parâmetro No evento de movimentação de entrada, na guia Logística: marcar o campo Gera arquivo para emissão de chassi no campo Imprime Barras, selecione a opção Imprime todos Entrada Na tela de inclusão da movimentação, preencha o cabeçalho, digite o código do produto e a quantidade de itens. Clique no link Efetivar. O sistema exibirá a mensagem: A opção Sim irá direcionar o usuário para imprimir etiquetas a partir de outro aplicativo. Selecione a opção Não. O sistema emitirá outra mensagem perguntando ao usuário se deseja imprimir etiquetas da movimentação. Selecione a opção Sim. A seguir, será aberta a tela para a impressão de etiquetas de chassi. Marque o campo Imprime Etiqueta de Chassi, e selecione uma tabela de preços. Clique OK para finalizar a movimentação. Validação O sistema irá gerar as etiquetas de códigos de barras com número do chassi. As quantidades serão lançados no estoque. Saídas Rasteabilidade Em Logística, selecione a opção Consulta Lote. Na guia Rastreabilidade, no campo Barra informe a numeração do chassi e clique em Procurar. 37

38 O sistema deverá exibir todo o histórico do produto desde o lançamento no estoque, via finalização de produção, até a saída para o consumidor final. Na tela de rastreabilidade serão visualizados os números de romaneio e nota fiscal, nome do cliente e data da movimentação, inclusive as movimentações de devolução e troca de mercadorias. Parte 2 Re-Gerar Numeração de Chassi No caso de perda de alguma etiqueta, o sistema permitirá sua reimpressão desde que o andamento da produção não esteja finalizado e a reimpressão da etiqueta pela movimentação. Em Utilitários, selecione a opção Formulários, no campo Arquivo, clique na opção Abrir. O sistema exibirá uma tela para selecionar a etiqueta que deseja reimprimir. Clique em abrir. Clique na opção Imprimir. O sistema exibirá uma tela para selecionar o romaneio ou a ordem em andamento. No campo Seleção do chassi marque o número do chassi que deseja reimprimir. Validação O sistema irá gerar somente o número do chassi selecionado Fechamento de Estoque Bloquear alterações e exclusões nos itens de movimentações após uma data determinada. Dessa forma, não será possível alterar quantidades ou excluir itens das movimentações, por exemplo, para manipular os saldo de estoques das lojas. 38

39 Acesso Logística/Fechamento de estoque Sem necessidade de parametrização. Entradas Após selecionar Fechamento de Estoque, preencha o campo Data e Efetive. Ao tentar alterar a quantidade ou excluir uma venda, o sistema emitirá uma mensagem de alerta informando que não é possível realizar a operação porque o estoque já foi fechado para aquela data Controles de Estoque Projetado Este recurso faz uma análise do estoque de produtos para verificar se haverá quantidade suficiente para atender ao pedido na data de entrega solicitada. O sistema irá verificar a quantidade atual do estoque, mais os pedidos de compra, menos os pedidos de venda que estiverem programados para entrega no período e enviará uma mensagem para alertar o usuário, nos casos em que o estoque não for suficiente para atender ao pedido de venda na data de entrega digitada. Os pedidos de compra também serão monitorados quando o recurso de projeção de estoque for ativado. As alterações feitas nos pedidos de compra referentes às datas de entrega, filial e quantidade comprada, afetam diretamente a projeção do estoque e as inclusões dos pedidos de venda. Horizonte do Estoque Projetado Outra análise feita pelo sistema é no cadastro do produto através do campo Horizonte do Estoque Projetado. Neste campo o usuário poderá informar um período a partir do qual o sistema poderá permitir a inclusão de pedidos de venda para o produto, mesmo que o estoque não seja suficiente para atendê-lo na data da emissão. Esse campo deverá ser preenchido nos casos em que a empresa tiver certeza que após o período informado haverá entrada de estoque para o produto. O usuário deverá informar no pedido de venda uma data de entrega superior à quantidade de dias informada no campo Horizonte do Estoque Projetado. Por exemplo, esse período poderá ser o tempo que a empresa leva para produzir o item ou o tempo que leva para receber um pedido de compra/importação. 39