SISTEMA CAÇA-TALENTOS MANUAL DE OPERAÇÃO PERFIL SECRETARIA

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1 SISTEMA CAÇA-TALENTOS MANUAL DE OPERAÇÃO PERFIL SECRETARIA

2 O Sistema Caça-Talentos tem o objetivo de aprimorar o negócio e fornecer um controle informatizado dos processos de captação dos alunos. Ele possui módulos de captação, controle financeiro e controle acadêmico dos alunos. O Sistema possui os seguintes módulos: 1. Cadastros O Menu de Cadastros é responsável pelo Cadastro dos dados básicos do sistema para o seu funcionamento. a) Sair do Sistema Após utilizar o sistema, clique para efetuar logout. Isso é de vital importância para se preservar os dados existentes. Caso o usuário não tenha efetuado logout e um usuário mal intencionado utilize o computador conectado no sistema, os dados podem ser desastrosos. b) Cadastro de Curso i. Cadastro de Curso Os cursos são os conteúdos ministrados pela Caça-Talentos. Deve-se ter o cuidado de não se cadastrar o curso mais de uma vez. Ex: Contabilidade, Gestão Empresarial, etc. Uma TURMA é formada pela composição do CURSO com HORÁRIO E DIAS. Para cadastrar o curso, você deverá observar se ele já está cadastrado. Se não estiver, você deverá digitar seu nome e clicar em Enviar. 1

3 ii. Edição de Curso Existente Nesse menu é possível a edição dos cursos existentes. Para isso, você deverá selecionar o curso desejado. Após a seleção do curso desejado, você poderá alterar seu nome e indicar se deseja deixá-lo ativo ou não. 2

4 c) Cadastro de Professor i. Cadastro de professor Tela de cadastro dos dados dos professores da Caça-Talentos. É necessário esse cadastro, pois posteriormente será feito o relacionamento do professor com a TURMA e com o material entregue. Abaixo temos a tela de cadastro de professores. ii. Edição de professor Tela de edição dos dados dos professores da Caça-Talentos. Para isso, você deverá selecionar o professor. 3

5 E depois atualizar seus dados, clicando em Atualizar dados de professor para finalizar. d) Cadastro de Turma i. Cadastro de turma As turmas no Sistema é a união dos cursos com os dias / horários de aulas. Nessa tela, você deverá entrar com os dados para a criação de novas turmas, como nome da turma, CURSO, professor, valores, dias, etc. Você deverá verificar na tela acima se a turma já existe. Se não existir, você poderá cadastrá-la. 4

6 ii. Edição de turma Nessa tela você fará a edição das turmas cadastradas no Sistema. Você deverá primeiro selecionar a turma desejada para edição. A seguir, você deverá editar os dados da turma selecionada e preencher OBRIGATORIAMENTE: Nome da turma, curso, professor, unidade, data início, data fim, número Máximo de pagamentos por período (número de vezes que o aluno pode parcelar o pagamento. Caso não possa, digite um pagamento), valor dos cursos a vista e valor dos cursos a prazo. 5

7 e) Cadastro de Unidade i. Cadastro de unidade Nessa tela você fará o cadastro de novas unidades físicas da Caça-Talentos. Isso é necessário para que os cursos tenham a referência do local de realização. Você deverá verificar se a Unidade já não está cadastrada. ii. Edição de unidade 6

8 Nessa tela você fará a edição das unidades cadastradas no Sistema. Você deverá selecionar a unidade desejada. Você poderá alterar o nome da unidade e indicar se ela está ativa ou não. f) Cadastro de pessoa i. Cadastro de nova pessoa Nessa tela você deverá cadastrar as pessoas no sistema. Sistemas são todos aqueles clientes de captação ou alunos. Nessa tela você também deverá selecionar os meios de marketing e a turma do aluno, caso ele já esteja fazendo inscrição. Essa tela deverá ser preenchida com atenção, pois a maioria de seus dados são necessários para a manutenção e operação do sistema. Você deverá informar os dados da pessoa, INFORMANDO A FONTE E INTERESSES COMO PRIORITÁRIOS. 7

9 ii. Edição de pessoa Nessa tela você fará a edição das pessoas. Você deverá selecionar a pessoa. Após a escolha da pessoa, você poderá editar seus dados. 8

10 iii. Relacionamento de Pessoa X Marketing Nessa tela você fará a edição das pessoas previamente cadastradas no sistema e os parâmetros de marketing existentes no Sistema, tais como forma de captação, interesses, etc. Seu cadastro é importante para a gestão da Caça- Talentos, visto que posteriormente teremos a geração dos relatórios de meios marketings. Com isso, o gestor saberá onde investir de forma eficaz para a captação de novos alunos. Primeiro você deverá selecionar o aluno desejado. Depois da seleção da pessoa, você deverá selecionar ou editar as seleções anteriores de Segmento, interesse e fonte. 9

11 g) Tipos de desconto i. Cadastro de desconto Nessa tela você deverá cadastrar os tipos de descontos que poderão ser lançados para os alunos na sua matrícula. Os descontos deverão ser previamente autorizados pelo gestor. Você deverá verificar se o desconto já não está cadastrado. Após verificar, você deverá indicar o nome do desconto e sua porcentagem. ii. Edição de desconto Nessa tela você fará a edição dos descontos. 10

12 Após selecionar o desconto, você deverá cadastrar os dados de nome do desconto, porcentagem de desconto e se ele irá permanecer ativo ou não. h) Operadores do Sistema i. Cadastro de operador Nessa tela você irá cadastrar os usuários do sistema. Os novos usuários deverão ser previamente autorizados pelo gestor. Você deverá cadastrar obrigatoriamente o login, senha. Nome e sobrenome do usuário. O Login não deverá ter espaços em branco ou acentos. 11

13 ii. Edição de operador Nessa tela você fará a edição dos operadores do sistema. Você deverá selecionar o usuário. Após a seleção do usuário, você poderá editar seus dados. 12

14 i) Material i. Cadastro de material Nessa tela você irá cadastrar o material que fará parte dos cursos. Você deverá informar a quantidade inicial em estoque para posterior controle de material. Você deverá verificar se o material já não está cadastrado. Você irá digitar o nome do material, o curso correspondente, descrição e o estoque inicial. 13

15 ii. Edição de desconto Nessa tela você fará a edição dos materiais que fará parte dos cursos. Você deverá selecionar o material. Após selecionar o material, você poderá alterar seu nome, curso, descrição. Terá acesso ao estoque atual e poderá inserir mais itens no estoque. 14

16 j) Marketing Os menus de marketing funcionam da mesma forma i. Fonte Aqui será feito o cadastro das formas de propaganda que a Caça-Talentos possui. Cadastro de Fonte Você irá verificar se a fonte já não está cadastrada. Se não existir, você deverá fornecer seu nome. Edição de fonte. Você deverá selecionar a fonte desejada. 15

17 Após a seleção da fonte, você poderá alterar seu nome e se está ativa ou não. ii. Segmento Tipos de pessoas que são cadastrados no sistema: Alunos, ex-alunos, professores, etc. iii. Interesses Os cursos que as pessoas gostariam de fazer. 2. Gestão de Turmas No Menu de Gestão de Turmas temos o controle das inscrições, formas de pagamento, controle de material e relacionamento de professores X turmas e o Módulo Acadêmico do Sistema. a) Relacionar turmas X horários Nessa tela podemos fazer o relacionamento das turmas X horários. 16

18 Você deverá clicar sobre a turma desejada. E depois editar os dados do seu horário. b) Inscrição Aqui você fará a inscrição do aluno numa determinada turma, caso não tenha sido feita no cadastro de pessoa. Para isso, você deverá selecionar o aluno e a turma. Após a seleção, será apresentada uma tela solicitando a confirmação do relacionamento. Se você confirmar o relacionamento Aluno X Turma, você deverá cadastrar se o aluno tem desconto e o número de parcelas para pagamento. Após a confirmação, deverá ser preenchido o valor das prestações, data de 17

19 vencimento, o tipo e a descrição (caso seja cheque, o número do cheque, etc). Você deverá selecionar o aluno e a turma. Após a seleção do aluno e da turma, os dados de confirmação serão apresentados. Você deverá clicar para confirmar o relacionamento. Essa ação não será possível se: 1 O aluno tiver ocorrências não pagas no sistema. Nesse caso, ele deverá efetuar o pagamento das ocorrências em aberto ou o operador do sistema deverá editar a ocorrência, colocando seu valor igual a zero e depois fazendo a baixa da mesma. 2 O aluno já estiver matriculado para a turma. Após confirmar, você deverá indicar se o aluno tem desconto e o número de parcelas de pagamento. Se ele não tiver desconto, não altere o campo. 18

20 Após a indicação do desconto e número de parcelas, você deverá indicar os tipos de pagamento da(s) parcela(s), descrição do pagamento (se for boleto, número do boleto. Se for cartão de crédito, número do cartão, etc), corrigir o valor e a data de vencimento, caso seja necessário. Após o preenchimento dos dados da tela acima, a inscrição terá sido efetuada. As parcelas irão impactar no financeiro, gerando ocorrências. 19

21 c) Cancelar inscrição No cancelamento da inscrição, você poderá tirar um aluno de uma turma que foi alocado de forma incorreta. Você deverá selecionar o aluno e a turma. Você irá ver os dados de confirmação e poderá cancelar o aluno na turma. Essa operação irá cancelar também todas as ocorrências financeiras. 20

22 d) Material i. Relacionamento Material X Turma Aqui você deverá indicar qual material será entregue para determinada turma. Você deverá selecionar o material e a turma para inserir o relacionamento. ii. Entrega de material ao professor o Inserir dados de entrega de material ao professor Relaciona os dados de entrega de material ao professor para controle de estoque. Você deverá selecionar o material (o estoque será automaticamente exibido), o professor, a quantidade (número de unidades entregues ao professor), a data e a hora da entrega. 21

23 o Editar dados de entrega de material ao professor Faz a edição da entrega de material ao professor. Você deverá digitar o período desejado para verificar as entregas de material aos professores. Serão listadas as entregas de material para o período digitado. Clique sobre a relação desejada. 22

24 Na tela a seguir, você deverá alterar os dados de acordo com o desejado. e) Encerrar turma Após a última aula, a turma deverá ser encerrada para cair no arquivo morto do sistema. Você deverá clicar sobre a turma desejada. 23

25 Após a seleção da turma, você poderá fazer o seu encerramento. 3. Telemarketing No menu de telemarketing, temos as opções para a gestão dos contatos efetuados com os clientes de captação da Caça- Talentos e do pós-venda. Nela poderemos criar as Campanhas: ações de marketing direcionadas a um determinado público com um determinado interesse. Podemos também fazer a gestão dos contatos efetuados com os clientes da Caça-Talentos. a) Criar Campanha Campanha é uma ação direcionada para captação de clientes para um determinado curso. Na campanha deverão ser cadastrados os dados do curso alvo, 24

26 interesses relacionados, datas, scripts de atendentes (informações gerais da campanha). Você deverá também indicar os atendentes que farão parte da campanha. Quando uma campanha tem por objetivo uma turma, o sistema irá procurar todas as pessoas que tem interesses relacionados, exceto as que já cursaram alguma turma do curso em questão. Na criação da campanha, você deverá digitar: Nome da campanha, Objetivo, Script dos atendentes (as informações do curso), data início, data fim, segmento alvo, interesses relacionados (o sistema irá pesquisar no cadastro as pessoas que tem os interesses comuns para fazer a pesquisa) e turma alvo ( a turma que se destina a campanha). 25

27 b) Editar Campanha Através desse menu é possível a edição dos dados da campanha. Você deverá selecionar a Campanha. Então poderá alterar os dados de nome da campanha, objetivos, script atendentes, data início e fim. 26

28 c) Status de Campanha Faz o acompanhamento da campanha. Você deverá selecionar a Campanha. Após selecionar, você terá acesso as informações consolidadas da Campanha. 27

29 d) Encerrar Campanha Após o termino da campanha, ela deverá ser encerrada através deste Menu. Você terá acesso a uma tela com os dados da Campanha e deverá encerrá-la. 28

30 e) Inserção de contato Quando uma pessoa entra em contato com a Caça- Talentos, tal contato deverá ser cadastrado através desse menu. Você deverá digitar o nome da pessoa. O sistema irá apresentar o resultado da busca. Você deverá marcar a caixa da pessoa com quem se teve o contato e preencher os dados. Tipo de contato: ativo (Caça-Talentos procurou pessoa) ou receptivo (Caça-Talentos foi procurado pela pessoa), data, hora e descrição do contato. Caso seja necessário procurar a pessoa novamente, preencha os dados abaixo de Gera um contato posterior?. Esse preenchimento implicará em evento na Agenda da Caça-Talentos. 29

31 f) Inserção de contato em Campanha Qualquer contato efetuado com uma pessoa que é cliente de captação da campanha deverá ser registrado através deste menu. Você deverá selecionar a campanha desejada. Na tela abaixo, você poderá visualizar os dados da Campanha. Clicando sobre o nome da pessoa, seus dados poderão ser visualizados para o contato. Você deverá preencher com os dados do contato e se gerar um evento posterior para cair na agenda, os dados abaixo de Gera um evento posterior deverão ser completados. 30

32 g) Visualizar contato em campanha Através desse menu, é possível ver todos os contatos efetuados durante a campanha. Você deverá selecionar a campanha, o período desejado e se deseja ver todos os clientes ou SOMENTE os clientes já contatados. Após a seleção, os dados serão apresentados na tela. h) Visualizar contato com pessoa 31

33 Através desse menu, é possível ver todos os contatos efetuados durante o dia a dia, fora das campanhas. Você deverá digitar o nome da pessoa. Após a digitação, nomes similares não buscados serão apresentados. Você deverá marcar a caixa correspondente a pessoa procurada e clicar em ver contatos da pessoa selecionada. Os contatos serão exibidos. i) Agenda i. Visualizar Agenda Nessa opção é possível a visualização dos cadastros da agenda e a edição dos seus eventos. Visualização da Agenda: serão exibidos os eventos do mês. Para visualizar um evento, clique sobre o mesmo. 32

34 Após clicar sobre o evento, você poderá visualizar seus dados, status. Você também poderá cadastrar os dados do contato e gerar um novo evento na agenda. 33

35 ii. Editar Agenda Permite a edição da agenda de contatos. A edição da Agenda esta sendo realizada através do Menu acima Visualizar Agenda. 4. Gestão Financeira Através da gestão financeira podemos ter o controle das ocorrências geradas. Ocorrências são todos lançamentos resultantes da inscrição dos alunos. Através desses 34

36 lançamentos, podemos ter o controle e uma visão de receitas e despesas. a) Cadastro de Valor da Hora/Aula O sistema poderá ser utilizado com a colocação do valor da hora/aula. Para isso, peça a habilitação desse recurso no sistema. b) Geração de ocorrências Quando um aluno faz a inscrição num curso, é definida a forma de pagamento e a data do vencimento. A isso chamamos de ocorrência. i. Criar nova ocorrência Se uma ocorrência tiver que ser gerada fora da matricula, esse recurso será utilizado. Você deverá selecionar o aluno, a turma, o número da competência (ex: 1 significa parcela 1), o valor devido e a data do vencimento. ii. Editar Ocorrência Se uma ocorrência tiver sido cadastrada de forma incorreta, você poderá fazer sua correção através do menu abaixo. Você deverá digitar o nome da pessoa. 35

37 Após a digitação do nome da pessoa, as ocorrências geradas para pessoas com nomes semelhantes serão apresentadas. Você deverá clicar sobre o número da ocorrência desejada. Após clicar sobre o número da ocorrência, você poderá fazer sua edição. Preencha os campos, inclusive o Motivo da Alteração. 36

38 iii. Baixar ocorrência Após o pagamento do aluno, a indicação desse pagamento deverá ser feito através do Menu, informando os dados da operação. Você deverá digitar o início do nome da pessoa. As ocorrências geradas para aquela pessoa serão listadas. Clique sobre o número para efetuar a baixa. 37

39 Você poderá digitar os dados da baixa. c) Geração de boletos Função desabilitada. Serve para gerar boletos de pagamento. d) Lançamento de descontos para alunos Permite lançar descontos para os alunos. e) Formas de pagamento i. Inserir formas de pagamento Insere novas formas de pagamento no sistema: ex: cartão de crédito, cartão de débito, boleto bancário, etc. 5. Funções Auxiliares ii. Editar formas de pagamento Possibilita editar as formas de pagamento existentes no sistema. 38

40 Através desse menu, pode se controlar os bens e recursos administrativos da Caça-Talentos, bem como controle de manutenção. a) Estoque e patrimônio i. Parâmetros Produtos Cadastra os tipos de produtos utilizados pela Caça-Talentos (produtos de escritório, higiene, informática, etc). Fabricantes Os fabricantes estão na lista de empresas que tem preferência pela Caça-Talentos. Fornecedores Os fornecedores são as empresas que vendem os produtos para a Caça-Talentos. Empresas de manutenção São as empresas que fazem manutenção nos produtos que exigem tal cuidado. Relação de produtos que as empresas dão manutenção Faz o relacionamento dos produtos que exigem manutenção e das empresas que a realizam. ii. Gestão Inventário a. Cadastrar novo produto no inventário Cadastra um produto patrimonial no inventário da Caça-Talentos. b. Editar produto existente no inventário Edita os produtos existentes no patrimônio da Caça-Talentos. Manutenção a. Cadastro de produtos enviados para a manutenção É a lista dos produtos que são enviados para empresas de manutenção. 39

41 b. Produtos que retornaram da manutenção É o controle com dados de garantia dos produtos que voltaram da manutenção. b) Newsletter i. Enviar newsletter Envio para grupos com determinados interesses. Você poderá enviar apenas um , preenchendo o campo avulso. Você deverá indicar o assunto e o texto, que poderá receber formatação. 6. Sala Virtual ii. Visualizar newsletter enviada Visualiza as newsletters enviadas. iii. Configuração newsletter Deverá ser verificado junto ao provedor de serviços internet ou fornecedor de contas de e- mail, os dados técnicos de Servidor SMTP, Login SMTP, Senha SMTP, emissor (o que aparecerá para as pessoas como emissor). Módulo de Acompanhamento Virtual das Aulas ministradas. 7. Relatórios Fornece os relatórios das operações efetuadas no sistema a) Cursos i. Alunos cadastrados Relatório padrão Relatório com dados padrão dos alunos. Relatório com Relatório com dados padrão dos alunos e . Relatório Completo 40

42 Relatório com todos os dados dos alunos. Relatório por data de nascimento Relatório com data de nascimento dos alunos. ii. Professores cadastrados Relatório com a relação de todos os professores cadastrados no sistema. iii. Cursos cadastrados Relatório dos cursos cadastrados no sistema. iv. Turmas cadastradas Relatório das turmas cadastradas no sistema. v. Descontos cadastrados Relatório dos descontos cadastrados no sistema. vi. Material cadastrado Relatório dos materiais cadastrados no sistema. vii. Controle de material entregue Relatório do estoque dos materiais. viii. Professor por turma Relação de professores por turma. ix. Alunos por turmas global Relatório de alunos em todas as turmas. x. Alunos por turma Relatório de alunos por turma a partir de uma determinada turma. b) Financeiro i. Adimplentes por turma Relatório que indica boletos gerados e pagos por alunos. ii. Inadimplentes por turma Relatório que indica boletos gerados e não pagos por alunos. c) Telemarketing 41

43 i. Campanhas cadastradas Relatório das Campanhas Cadastradas no sistema. ii. Contatos por campanha Relatório dos contatos efetuados durante uma campanha. iii. Contatos por campanha/dia Relatório de contatos por campanha segmentados por dia. iv. Contatos por dia / fora de campanha Contatos efetuados pela Caça-Talentos fora de campanha. v. Contatos global por dia Contatos de campanha e fora de campanha segmentados por dia. d) Marketing i. Alunos por interesse Lista os alunos segmentados por interesse. ii. Alunos por fonte Lista os alunos segmentados por fonte. 42