SPED Contábil - Versão 3.1.9

Transcrição

1 SPED Contábil - Versão A Escrituração Contábil Digital (ECD) é parte integrante do projeto SPED e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros: I - livro Diário e seus auxiliares se houver; II - livro Razão e seus auxiliares se houver; III - livro Balancetes Diários Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos. Pessoas Jurídicas Obrigadas a Entregar o Sped Contábil Segundo o art. 3 o da Instrução Normativa RFB n o 1.420/2013, estão obrigadas a adotar a ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014: I - As pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro real; II - As pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita; III - As pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de IV As Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo. Para as outras sociedades empresárias a ECD é facultativa As microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas desta obrigação. As regras de obrigatoriedade não levam em consideração se a sociedade empresária teve ou não movimento no período (atenção! sem movimento não quer dizer sem fato contábil). Normalmente ocorrem eventos como depreciação, incidência de tributos, pagamento de aluguel, pagamento do contador,

2 pagamento de luz, custo com o cumprimento de obrigações acessórias (como apresentação de DCTF e DIPJ), entre outras. Prazos para Apresentação dos Livros Digitais O prazo foi fixado pelo art. 5 o da Instrução Normativa n o 1.420/2013, reproduzido abaixo: Art. 5º) A ECD será transmitida anualmente ao Sped até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração. 1º ) Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês subsequente ao do evento. 2º)O prazo para entrega da ECD será encerrado às 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, do dia fixado para entrega da escrituração. 3º)A obrigatoriedade de entrega da ECD, na forma prevista no 1º, não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estejam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento. 4º)Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a maio do ano da entrega da ECD para situações normais, o prazo de que trata o 1º, será até o último dia útil do mês de junho do referido ano. 5º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a dezembro de 2014, o prazo de que trata o 1º será até o último dia útil do mês de junho de Período da Escrituração Situação normal Situação especial ocorrida de janeiro a maio do ano da entrega da ECD para situações normais (extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação) Situação especial de junho a dezembro do ano da entrega da ECD para situações normais (extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação) Situação especial ocorrida de janeiro a dezembro de 2014 (extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação) Prazo de Entrega Último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao anocalendário a que se refere a escrituração. Último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao anocalendário a que se refere a escrituração. Último dia útil do mês seguinte ao do evento. Último dia útil do mês de junho de 2015.

3 Fonte: Sistema Publico de Escrituração Digital SPED Neste tutorial vamos abordar todas as parametrizações e cadastros para a geração perfeita de arquivos SPED Contábil Digital (ECD). Para gerar o SPED Contábil Corretamente. Acesse o cadastro da empresa na aba Contabilidade e preencha os campos destacados na imagem abaixo: Responsável pela Administração do Cadastro: Informar a unidade responsável pela administração do cadastro da entidade. Ao selecionar alguma unidade da federação, ela será relacionada com a Secretaria da Fazenda do Estado ou equivalente. Para mais informações a respeito desse campo, verificar tabela definida no campo 2 do registro 0007, conforme determina o Guia Prático do SPED Contábil. Código Cadastral do Empresário ou Sociedade Empresária na Instituição: Informar o código de cadastro da pessoa jurídica correspondente ao responsável pela

4 Administração do Cadastro. Ainda no cadastro da empresa, selecione o Período Contábil de acordo com a imagem abaixo: Logo após editar o período contábil, selecione a Qualificação da Pessoa Jurídica, que irá levar ao Plano de Contas Referencial, de acordo com a qualificação jurídica da entidade, para o Sped Contábil e ECF - (Escrituração Contábil Fiscal) a partir de Ou seja, depende dessa informação para selecionar o plano de contas referencial da entidade de acordo com os modelos e imagens a seguir: Modelos de Plano de Contas Referenciais. 1.1 Pessoa Jurídica em Geral; 1.2 Pessoa Jurídica em Geral Lucro Presumido; 1.3 Financeira; 1.4 Seguradoras; 1.5 Imunes e Isentas em Geral; 1.6 Financeiras Imunes e Isentas; 1.7 Seguradoras Imunes e Isentas; 1.8 Entidades Fechadas de Previdência Complementar 1.9 Partidos Políticos.

5 Ao preencher o cadastro da empresa, o próximo passo é verificar se todos os dados do contador estão preenchidos de forma correta, tais como: data de validade do registro CRC, o Número do CRC e os dados cadastrais complementares que foram criados no cadastro do escritório contábil e contador. Aba de Cadastros > Escritório Contábil/Contador

6 Para o usuário parametrizar as contas para os novos planos de contas referenciais para atender o SPED Contábil e o ECF - agora são nove planos de contas referenciais, para cada segmento econômico -, como vimos anteriormente na aba de: Cadastros > Empresas > F-10 (Extras) > Período Contábil, onde selecionamos um dos seguintes modelos: 1 Pessoa Jurídica em Geral; 2 Pessoa Jurídica em Geral Lucro Presumido; 3 Financeira; 4 Seguradoras; 5 Imunes e Isentas em Geral; 6 Financeiras Imunes e Isentas; 7 Seguradoras Imunes e Isentas; 8 Entidades Fechadas de Previdência Complementar 9 Partidos Políticos. Acesse em Cadastros > Plano de Contas Empresa > F-10 ou (Extras) > Parametrização com o Plano de Contas Referencial. Logo após, será aberto o plano de contas da empresa no lado Esquerdo e o Plano de Contas Referencial irá ser abrir no lado Direito, para inserir as contas Clique em F2

7 ou Enter. Obs: O usuário só ira parametrizar as contas ANALÍTICAS. Após realizar a parametrização do plano de contas referencial, agora é a vez da parametrização dos grupos/contas para a geração correta dos códigos de natureza, conforme a tabela determinada no Guia Prático. Código Grupo/Conta 01 Contas de Ativo 02 Contas de Passivo 03 Patrimônio Líquido 04 Contas de Resultado 05 Contas de Compensação 09 Outras A tabela indica o número que será gerado no campo 3 do registro I050. Esta informação

8 é parametrizada no seguinte caminho: Cadastro > Plano de Contas Empresa > F10 (extras) > Parametrização para o SPED / FCONT. Logo após ira aparecer a seguinte tela, onde o usuário selecionará o parâmetro com a conta do plano de contas. Marque as contas que pertencem ao grupo e grave.

9 Feito o procedimento para o grupo do Ativo, é só repetir o mesmo processo para o Passivo, Patrimônio líquido, Contas de resultado, Contas de compensação e outras. ATENÇÃO: Contas de patrimônio líquido estão dentro do grupo passivo, ao selecionar passivo para a parametrização e clicar na bandeirinha para marcar todos, o grupo de Patrimônio Líquido será marcado como passivo. Aconselhamos selecionar o parâmetro Patrimônio Líquido e na conta/ grupo selecionar apenas o grupo de Patrimônio Líquido para realizar a parametrização de forma correta, para melhor entendimento sobre isto, verificar imagem abaixo.

10 Verificar se a empresa possui lançamento em partida simples no período contábil. Se existir, deve ser realizada a geração de partida múltipla por meio da opção disponível em: Movimentação > Lançamentos >F10(Extras) > Gerar Partida Múltipla.

11 A imagem acima demonstra a geração de partidas múltiplas com base nos lançamentos em partida simples. O sistema verifica os lançamentos em partida simples e gera apenas um único lançamento. Como realizar a geração da partida múltipla? Basta selecionar o lançamento no Grid de origem (primeiro grid), sempre levando em consideração o dia do lançamento. Selecione os lançamentos, clique no ícone. O sistema então realizará a transferências desses lançamentos para o Grid de destino (segundo grid) e solicitará a confirmação da operação. Ao confirmar, irá realizar a unificação dos lançamentos em partida simples do dia primeiro, gerando um único lançamento em partida dobrada. Obs.: Esse procedimento deve ser feito mês a mês, caso ocorra lançamentos em partida simples. Caso exista diferença de valores, os mesmos devem ser corrigidos para uma geração perfeita desta informação.

12 Ao realizar a parametrização de todas as opções demonstradas acima, o próximo passo é a geração do arquivo SPED Contábil. A geração é realizada na seguinte opção: Geração de Informações Oficiais > SPED Contábil. Logo após será habilitada a seguinte tela, na qual o usuário definirá a forma que será gerada o seu Sped Contábil. Para realizar a geração do arquivo, basta verificar cada opção que existe na tela e realizar o preenchimento de forma correta, lembrando que apenas os campos que estão em vermelho possuem preenchimento obrigatório. Detalhamento dos campos:

13 Data Inicial e Final: O sistema verificará o período contábil da empresa e irá preencher automaticamente com a data inicial e final. Não será permitida a geração de uma data fora do período informado. Nº de Ordem: É o número do livro. A numeração dos livros é sequencial por tipo de livro, independente de sua forma (em papel, fichas ou digital). Assim, se o livro anterior, em papel, é o 50, o próximo (digital ou não) é o 51. Indicador de Situação Especial: Nos casos de fusão, cisão e incorporação, preencher o campo inclusive no período imediatamente posterior ao evento, caso a pessoa jurídica seja resultante de fusão, cisão e incorporação. Forma de Escrituração: Indica o tipo de livro a ser gerado. Indicador de Empresa de Grande Porte: Indica se a empresa é ou não de grande porte. Indicador de Situação no Início do Período: Informar a situação da empresa no início do período contábil, lembrando que empresas que iniciam o período contábil fora de 01/01/X1 não devem ser geradas sob o tipo Normal. Indicador de Entidade Sujeita a auditoria Independente: Informar se a empresa está sujeita à auditoria ou não. Indicador do tipo de ECD: Informar se a empresa está ou pertence a uma SCP (Sociedade na Conta de Participação). Escrituração Contábil Descentralizada: Indica a centralização dos lançamentos quando se trata de matriz/filiais. Ao marcar essa opção, o sistema habilitará o Indicador de Descentralização, que deve ser marcado de acordo com o tipo de movimento da empresa selecionada para a geração do arquivo, caso a mesma seja matriz ou filial. Natureza do Livro: Informar um título para o Livro. Ex: Diário com Escrituração

14 Resumida. Estrutura para Demonstrações de Resultados: A estrutura já deverá estar cadastrada, para que possa apenas ser selecionada. Identificação das Demonstrações: Indicar umas das opções existentes no campo de acordo com a necessidade da empresa selecionado para geração do arquivo. Cabeçalho das Demonstrações: Campo de preenchimento obrigatório somente quando a Identificação das Demostrações for igual 2 - Demonstrações contábeis consolidadas ou de outros empresários ou sociedades empresárias. Abrangência Demonstração: Indica a forma de geração da DRE, de forma analítica ou sintética. Data Arq. Atos Constitutivos: É a data de arquivamento do ato de constituição da empresa. As datas de alterações contratuais devem ser desconsideradas. Em termos práticos, é a data do NIRE. Data Ato Conv. Sociedade Simples em Sociedade Empresária: É a data em que a Junta Comercial arquivou o documento que formaliza a conversão. Em termos práticos, é a data do NIRE. Com o novo Código Civil, parte das antigas sociedades civis passou a ser classificada como sociedade empresária. Com isto, deixaram de ter registro em cartório e passaram para as juntas comerciais. Qualificações do Assinante Contador: Indicar umas das opções do campo para qualificar o contador que está sendo informado no arquivo. Qualificações do Assinante Responsável: Indicar umas das opções do campo para qualificar o responsável pela empresa que está sendo informada no arquivo. Nome do Auditor Independente: Informar o nome do Auditor Independente, caso exista.

15 Registro do Auditor Independente: Informar o número do CVM do Auditor responsável. Geração das Demonstrações Contábeis e Balanço Patrimonial (J005, J100 e J150): Indica a forma de apuração da empresa para a geração dos registros acima. Indicador de Finalidade da Escrituração: Informar o indicador correspondente ao arquivo que está sendo gerado. O sistema irá preencher automaticamente a opção Original. Caso necessite substituir um arquivo já enviado, verificar umas das opções deste campo que atende a necessidade. Hash da Escrituração Substituída: Informar o código Hash, caso seja necessário gerar um arquivo substituto. Esse código consta no comprovante de entrega do primeiro arquivo. Esse campo ficará habilitado apenas quando o Indicador de Finalidade da Escrituração for igual a: Substituta com Nire, Substituta sem Nire e Substituta com Troca de Nire. Nire da Escrituração Substituída: Esse campo só será habilitado caso a opção Substituta com Nire seja selecionada no campo Indicador de Finalidade da Escrituração. Deve ser informado o NIRE que substituirá o primeiro já enviado. Caminho de Geração do SPED Contábil: Indica o local onde o arquivo SPED Contábil será gerado. Como padrão, o sistema o gerará em C:\Tron\SPED Ao comparar as telas de geração do arquivo SPED, podemos constatar que na versão