Passo a Passo do Sistema Contábil para gerar a ECD

Transcrição

1 Passo a Passo do Sistema Contábil para gerar a ECD

2 Índice PLANO REFERENCIAL... 1 GERAÇÃO DA ECD - SISTEMA FOLHAMATIC CONTÁBIL... 2 Configurações Iniciais - Menu Arquivos... 2 Cadastro de Empresas... 2 Plano Contábil... 3 Históricos... 4 Dados do Contador... 5 Dados do Sócio... 5 Cadastro de Participante... 5 Menu Movimentos... 5 Digitação... 5 Digitação e Digitação de Múltiplas Partidas... 5 Digitação Auxiliar... 6 Atualização do Plano Contábil... 9 Encerramento do Período... 9 Menu Relatórios... 9 Balancete (Plano Referencial)... 9 Listagem do Plano de Contas (Referencial)... 9 Escrituração Auxiliar... 9 Balanço Patrimonial DRE Demonstração de Resultado do Exercício Notas Explicativas GERAÇÃO DO ARQUIVO - MENU DIVERSOS / ECD ECD no Folhamatic Contábil...11 ABA GERAÇÃO DO ARQUIVO:...13 ABA RESPONSÁVEIS:...14

3 ABA ABERTURA DO ARQUIVO:...15 ABA SITUAÇÃO ESPECÍFICA:...16 ABA DMPL / DLPA...17 Passo a passo para preenchimento da aba DMPL / DLPA: ABA OUTROS RELATÓRIOS RTF:...20 Download do PVA...21 VALIDAÇÃO E AUTENTICAÇÃO DO ARQUIVO Para PJ com Registro em Cartório...25 Para PJ com Registro na Junta Comercial...26

4 Plano Referencial Seção Plano de Contas Referencial para o Sped Contábil: O PVA do Sped Contábil adotou, a partir do ano calendário 2014, os mesmos planos de contas referenciais constantes no Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Fiscal (ECF). Para a ECD o Registro é facultativo, todavia, se a pessoa jurídica está obrigada também à entrega da ECF Escrituração Contábil Fiscal, o recomendável é que efetue o vínculo. Ele é um plano de contas, elaborado com base na DIPJ. Foram disponibilizados seis tipos de Planos Referenciais diferentes, de acordo com o segmento da empresa. São eles: PJ em Geral; Imunes e Isentas em Geral; Financeiras ou Associação de Poupança e Empréstimo; Seguradoras ou Entidades Abertas de Previdência Complementar; Entidades Fechadas de Previdência Complementar; Partidos Políticos. 1/43

5 Geração da ECD - Sistema Folhamatic Contábil Nesta apostila veremos tudo o que deve ser configurado para a parametrização do sistema Contábil na geração do SPED ECD (Escrituração Contábil Digital) referente ao ano calendário de A parametrização a seguir deve ser efetuada para que a geração do arquivo e o processo de validação ocorram perfeitamente até o último dia útil do mês de maio. Lembrando que entregamos nesse ano de 2016, o arquivo referente a todo ano calendário Abaixo todas as configurações a serem efetuadas e verificadas no sistema para padronização do mesmo na geração do SPED Contábil: Configurações Iniciais - Menu Arquivos Cadastro de Empresas Verifique no menu: Arquivos / Empresas / Aba 1 Plano de contas, a configuração para Outros Planos. Diante disso, o sistema disponibiliza configurações específicas para a empresa de acordo com seu segmento e possibilita a escolha do Plano Referencial no campo abaixo. da empresa. Existem seis planos referenciais diferentes, e deve ser escolhido um plano diante do seguimento 2/43

6 Na Aba 2 Configurações Diversas: certifique-se que a opção ECD está habilitada, pois está opção faz com que o sistema apresente um alerta sempre que estiver inserindo alguma informação que não esteja nos padrões ECD. Nessa mesma aba, veja se o Registro na Junta Comercial e seu estado ou Cartório está preenchido de forma correta, com número de registro. Plano Contábil Referente ao Plano de Contas, as configurações são especificamente para as contas analíticas. Acessando o Menu: Arquivos / Plano Contábil / Aba Contas Contábeis - 1, todas as contas analíticas do plano devem ser: vinculadas ao plano de contas Referencial da Receita Federal e também ter a opção: Conta de Aglutinação (ECD) habilitada. Para vinculação do Plano Referencial, você deverá configurar o Menu: Arquivos / Empresas / Aba 1 Plano de Contas, na opção Outros Planos e Plano Referencial de acordo com o tipo da empresa. No caso de contas analíticas que recebam lançamentos globais, a opção Conta de Lançamento Global deve ser habilitada. 3/43

7 Na aba Configuração 4 certifiquem-se de que os campos necessários estão preenchidos. No quadro Natureza das Contas do lado esquerdo da tela, os campos: Ativo, Passivo, Despesas, Custos, Receitas e Resultado devem ter o número do primeiro grau das contas informado no quadro à frente. Do lado direito da tela verifique se as contas para transferência do Lucro ou Prejuízo, de Transferência de Resultado e Patrimônio Líquido estão preenchidas e corretas. Históricos Os históricos são necessários para identificar os lançamentos contábeis. Nomeando a situação de cada um dos fatos contábeis que constam na digitação. Esses podem ser cadastrados através da rotina: Menu Arquivos / Históricos, contendo minimamente um código e sua descrição. Ou se preferir pode ser digitado manualmente no campo OBS, na tela de digitação. 4/43

8 Dados do Contador No Menu Arquivos / Dados do Contador, basta efetuar corretamente o cadastro completo do contador responsável pela a empresa, contendo, inclusive, a data de validade da Certidão de Regularidade Profissional do CRC. ATENÇÃO: O campo validade não é obrigatório. E a Certidão de Regularidade Profissional é o documento que comprova que o profissional da contabilidade está em situação regular perante o CRC na data de sua emissão. O profissional deverá acessar o link de Serviços online do Portal do CRC, utilizando seu número de registro no CRC (pessoa física) e respectiva senha. Não existe limite para sua emissão, e a certidão tem validade de noventa dias. Dados do Sócio No menu: Arquivos / Dados do Sócio, basta efetuar corretamente o cadastro completo dos sócios da empresa, caso tenha. Cadastro de Participante No Menu Arquivos / Participantes, caso a empresa tenha, cadastre o participante que se encaixar em um dos 11 códigos de relacionamento disponíveis na tela. Após cadastrado, esse código deve ser informado nos lançamentos que influenciarem diretamente o lucro ou prejuízo do período da empresa. Menu Movimentos Digitação É necessário ter toda a movimentação da empresa pronta para o período de geração do arquivo. Essas movimentações podem vir para a contabilidade por meio de integração com outros departamentos, ou serem efetuadas manualmente em uma das cinco telas de digitação que o sistema Folhamatic Contábil possui. Para isso basta acessar o Menu Movimentos / Digitação. Digitação e Digitação de Múltiplas Partidas As duas principais digitações do sistema são: Menu Movimentos / Digitação ou Menu Movimentos / Digitação de Múltiplas Partidas. 5/43

9 Digitação Auxiliar A Digitação Auxiliar é utilizada apenas nas empresas que vão gerar o livro do tipo R (razão auxiliar) e seus auxiliares A e Z para a ECD. Os lançamentos contábeis que tiveram mais de uma operação dentro do mesmo número de lançamento, são considerados lançamentos globais. Exemplo de um pagamento de quatro fornecedores no lançamento nº 08, teremos a seguinte situação: Na parte debaixo dessa tela, que é a digitação auxiliar, esses lançamentos globais deverão ser "justificados". Por exemplo: Lançamento Global: Pagamento dos fornecedores A, B, C e D. R$ ,00 Digitação Auxiliar: Fornecedor A ,00 Fornecedor B ,00 Fornecedor C ,00 Fornecedor D ,00, totalizando os ,00 6/43

10 Para cada lançamento global, terá uma nova numeração de lançamentos auxiliares. Todos os dados deverão ser informados, pois serão enviadas para a Receita. Pode-se verificar também que nessa tela, enquanto não for lançado o valor total na digitação auxiliar, consta uma "diferença" no campo e o botão "sair" não fica habilitado, precisando totalizar o valor do lançamento contábil. Nas digitações citadas acima, deverá efetuar os lançamentos do ano contábil segundo orientações abaixo: Os lançamentos devem conter: Data do Registro Contábil; Conta (s) Credora (s); Conta (s) Devedora (s); Histórico ou Código de Histórico Padronizado; Valor do Registro Contábil; Número do Lançamento para identificar de forma unívoca. 7/43

11 O lançamento contábil deve ser efetuado com: Um registro a débito e um a crédito ou, Um registro a débito e vários a crédito ou, Vários registros a débito e um a crédito ou, Vários registros a débito e vários a crédito. Poderá utilizar: Dicas: Campos Alfanuméricos: máximo 255 caracteres (histórico, complemento, etc); Pipe: Não utilizar! Pois ele é a separação dos dados no leiaute como o exemplo: 0000 LECD EMPRESA ECD /43

12 Atualização do Plano Contábil A Atualização do plano Contábil organiza os saldos das contas contábeis da empresa no período solicitado, basta acessar o menu: Movimentos / Atualização do Plano Contábil, informe o período de 01 a 12 do ano ativo e confirme a atualização. Encerramento do Período Antes de efetuar o encerramento certifique-se que a conta de Encerramento e transferência de Lucro/Prejuízo, estão corretas. Caso precise alterar, acesse o menu Arquivos / Plano Contábil / Aba 4 Configuração. No Menu Movimentos / Encerramento do Período, encerre o período para apurar o Lucro ou Prejuízo da empresa. Ativo deve bater com Passivo, e as contas de Receitas e Despesas devem estar com seus saldos zerados para gerar e entregar o arquivo sem erros. Menu Relatórios Para se certificar que o encerramento foi feito corretamente e que os saldos das contas estão corretos, verifique as movimentações e saldos, tirando os relatórios abaixo, verificando a relação das contas contábeis e também, das contas Referenciais. Balancete (Plano Referencial) No menu: Relatórios / Balancete / Mensal. Visualize os saldos aglutinados pelo referenciamento selecionando a opção Tipo de Balancete: Referencial. Listagem do Plano de Contas (Referencial) Menu: Relatórios / Listagens / Plano de Contas. Selecione Tipo da Listagem Referencial e Tipo Referencial / Completo com vínculo. Para visualizar se o referenciamento está correto e completo. Escrituração Auxiliar Menu: Relatórios / Escrituração Auxiliar. Poderá emitir Diário, Listagem e Razão das digitações auxiliares. Para os casos de entrega do Livro R e seus auxiliares A e Z. 9/43

13 Balanço Patrimonial Emita o balanço para verificar se Ativo e Passivo batem. Basta acessar o menu: Relatórios / Balanço Patrimonial. DRE Demonstração de Resultado do Exercício Acesse menu: Relatórios / Demonstração do Resultado do Exercício. E emita a DRE para se certificar de que os grupos de resultado: Receitas, Despesas e Custos foram zerados e seu lucro ou prejuízo transportado para o PL do Balanço. Notas Explicativas Através do menu: Relatórios / Notas Explicativas é possível montar o relatório de explicações específicas de situações especiais que podem ter ocorrido durante o ano calendário. Clicando na opção: Arquivo, gere este relatório em Word e salve na extensão.rtf. Assim poderá anexá-lo a opção da Aba Outros Relatórios RTF na tela de geração do arquivo texto. 10/43

14 Geração do Arquivo - Menu Diversos / ECD ECD no Folhamatic Contábil É necessário que a contabilidade da empresa esteja com o período encerrado para a geração do arquivo. Porém antes de encerrar o exercício, efetue os procedimentos abaixo, alguns já citados nas padronizações acima: 1 - Para fins de SPED, a digitação deve ser realizada de forma ANUAL, em sequência. Sendo assim é importante efetuar a Renumeração da Digitação, através do menu Utilitários/ Renumeração da Digitação. Informe o período de janeiro a dezembro do ano ativo, clique na opção ANUAL e depois em RENUMERAR. 2 É importante efetuar a Atualização do Plano de Contas. Para fazê-la, acesse o menu: Movimentos/ Atualização do Plano de Contas, atualize de 01 a 12 com a Opção NORMAL. 11/43

15 3 O Encerramento do Exercício, deve ser feito através do menu: Movimentos/ Encerramento do Período, transportando o LUCRO/ PREJUÍZO apurado no exercício. 4 Verifique o Balanço Patrimonial e se o total do Ativo e Passivo batem. Acesse menu: Relatórios / Balanço Patrimonial e verifique se os valores estão corretos: 12/43

16 5 - Efetue a geração do arquivo SPED ECD, através do menu: Diversos/ SPED / ECD. Em atendimento sempre ao último Ato Declaratório Executivo que disponibiliza o leiaute mais atual do Arquivo Digital SPED ECD, a geração do mesmo é atualizada por parte do sistema, validação e envio correspondente ao ano calendário de ABA GERAÇÃO DO ARQUIVO: Destino: Informe o local onde será gerado o arquivo; Arquivo: O nome do arquivo será conforme o exemplo acima, ECD9999.TXT; Período: Informe o período da geração do arquivo; Formas de Escrituração: O Tipo do Livro se será: G (Diário Geral), R - A-Z (Escrituração Resumida - Escrituração Auxiliar Digitação Auxiliar), ou B (Instituição Financeira Bacen); Código de Município: O código de município é puxado automaticamente, conforme o Cadastro da Empresa; Número do Livro Contábil: Informe o número do Livro Diário, que deverá ser sequencial referente ao último entregue, em papel ou formato digital; Natureza do Livro Contábil: Diário (padrão), porém o usuário poderá alterar; Verificar inconsistências: Com este botão poderá verificar se há alguma inconsistência antes de gerar o arquivo. 13/43

17 ABA RESPONSÁVEIS: Informe o Contador. Informe o Sócio / Responsável que assina pela empresa. Dados do Contador: o sistema apresenta o (s) Contador (es) cadastrado (s) no menu Arquivos/ Dados do Contador, permitindo selecionar o Contador Responsável pelo envio do arquivo; Dados dos Responsáveis: o sistema permite especificar os dados de até 10 responsáveis e também possui a opção de integrar as informações automaticamente do cadastro de Sócios (Menu Arquivos). 14/43

18 ABA ABERTURA DO ARQUIVO: Preencha esta aba, de acordo com as informações da Empresa. Indicador de Início de Período: Normal (01/01/ano correspondente) ou Situações Específicas. Indicador de Finalidade de Escrituração: Original (padrão) ou substituta, permitindo especificar o NIRE quando for alterado. Indicador de empresa de grande porte: NÃO (padrão) / SIM. Auditor Independente: Utilizado por empresas de grande porte (campo facultativo), é possível informar dois ou mais Auditores Independentes responsáveis pela Empresa. Nome e Registro CVM do Auditor: Depois de preenchido o Nome do Auditor, deverá especificar o registro CVM. Indicador de SCP Sociedade em Conta de Participação: É possível identificar as Sociedades em Conta de Participação: como Sócio Ostensivo ou Participante. - Ao habilitar a opção Participante de SCP como Sócio Ostensivo, o usuário poderá identificar quais são as empresas Participantes da Sociedade. - Ao habilitar a opção ECD da SCP, o usuário poderá especificar seu Código ou CNPJ como SCP. - De acordo Com o ADE Cofis 82/2015, as SCP obrigadas à entrega da ECD Escrituração Contábil Digital, deverão utilizar os livros G, R, B, A ou Z para a entrega do arquivo. - O livro S Escrituração Mantida pelo Sócio Ostensivo foi excluída a partir do leiaute 4 do Manual de Orientação da ECD disponibilizado em 31 de dezembro de /43

19 ABA SITUAÇÃO ESPECÍFICA: Tipo de Escrituração: Centralizada (Consolidada Matriz) ou Descentralizada (Individual); Situação Específica: Cisão, Fusão, Incorporação. Ao selecionar o sistema permitirá especificar o DIA/MÊS/ANO na aba Geração do Arquivo. Data de arquivamento da conversão de sociedade simples em empresária: Data, Exemplo: empresa de trabalho intelectual que passou a exercer atividade de comércio. Registros Facultativos: DRE Configurável Quando se utiliza a DRE Configurável do menu Relatórios. Centro de Custos Se deseja enviar o centro de custos da empresa para o SPED. Gerar DMPL/DLPA Habilite para que fique disponível a Aba DMPL/DLPA. Código da Instituição Responsável pela Manutenção do Plano de Contas Referencial: é necessário identificar qual o código da Instituição Responsável pela Manutenção do Plano Referencial (conforme o tipo de empresa). Diante da configuração feita no Menu Arquivos / Empresas / Aba 1 Plano de Contas. 16/43

20 ABA DMPL / DLPA Esta aba permite que o usuário gere informações do relatório DMPL ou DLPA, especificando o Fato contábil que modificou os saldos das contas de Lucro/Prejuízo e/ou do Patrimônio Líquido. Exemplo: Aumento do Capital Social. Poderá especificar a conta contábil que sofreu modificação e o Saldo Inicial e Final de cada conta. Os saldos deverão ser informados conforme o Período de Apuração (Anual ou Trimestral) da Empresa. Passo a passo para preenchimento da aba DMPL / DLPA: Essa rotina não é obrigatória para a geração do SPED ECD. Caso deseje utilizar essas informações, todos os dados devem ser preenchidos manualmente de acordo com as informações de sua empresa. A DLPA permite que seja realizado somente um fato contábil por período, já a DMPL exige que seja realizado um fato por mês. O passo a passo para o preenchimento é realizado da seguinte maneira: Na aba SITUAÇÕES ESPECÍFICAS habilite a opção Gerar DMPL/ DLPA. Acesse a aba DMPL/DLPA, selecione qual opção deseja habilitar, sendo que o SPED aceita somente um dos demonstrativos. 17/43

21 Escolhida a opção, basta marcá-la e selecionar o período referente (esse período esta relacionado com o encerramento realizado no sistema para essa determinada empresa, sendo trimestral ou anual). O próximo passo é criar o fato contábil. Para fazê-lo insira o código e logo após acrescente o nome desse fato, clicando na opção + para que esse fato seja inserido (para criar esses fatos contábeis, podem ser tomados como base os relatórios da DLPA/ DMPL, de acordo com o demonstrativo escolhido, como base). 18/43

22 Criado os fatos desejados, será necessário realizar o lançamento referente a esse fato, informando a conta contábil a qual se refere; o saldo inicial dessa conta; o saldo dessa conta durante o ano; o saldo final (soma do saldo inicial mais o saldo do fato contábil), caso este saldo seja credor deverá inserir o sinal negativo (-) à frente; de o código do fato contábil (cadastrado no início do procedimento) e por fim o indicador. Para finalizar, clique sobre a opção + para inserir o lançamento realizado. 19/43

23 ABA OUTROS RELATÓRIOS RTF: Caso necessário, inclua no arquivo digital, outros relatórios não especificados/exigidos pelo Manual de Orientação, como por exemplo: Notas Explicativas. Basta gerar esses relatórios em formato RTF para anexar ao arquivo. 20/43

24 Após realizar os procedimentos acima, todas as informações necessárias para a geração desse demonstrativo estarão preenchidas. 6 Após verificar todas as ABAS, retorne a Aba Geração do Arquivo e clique em Gerar arquivo que irá validar no PVA (Programa Validador e Assinador) da Receita Federal. 7 Após ter feito os procedimentos no sistema, e gerado o arquivo. Baixe o PVA, acessando o endereço abaixo: Download do PVA 21/43

25 Depois de ter feito o download e instalado o PVA, basta validar o arquivo e ver se deu tudo certo. 22/43

26 Validação e Autenticação do Arquivo Para PJ com Registro em Cartório De acordo com a Instrução Normativa no 1.420, de 19 de dezembro de 2013, as empresas registradas em cartórios estão dispensadas da autenticação para fins fiscais. Portanto, para cumprir a obrigação acessória com a Receita Federal do Brasil, transmita a escrituração via Sped Contábil. Não há taxa a pagar para a Receita Federal do Brasil. Em relação à autenticação pelos cartórios, deve ser utilizado o Módulo de Registro de Livros Fiscais para os Cartórios de Títulos e Documentos e Pessoa Jurídica, para autenticação de arquivos da ECD. Para isso, é necessário que a empresa registrada em cartório transmita o mesmo arquivo da ECD que foi transmitido ao Sped para os Cartórios por meio do referido módulo. O software referente ao módulo pode ser acessado no site Após se cadastrar no site do RTD Brasil e efetuar o Login e senha, será aberta a área exclusiva do usuário. Clique no banner SPED ; 25/40

27 Clique na opção Livro Contábil Digital : Selecione o Cartório; Informe o Nº do registro da sua Empresa; Digite o Número do Recibo de Entrega do SPED; Selecione o arquivo SPED enviado ao PVA; Informe o CPF do Administrador e demais partes que possuem poderes para representar a empresa. Após enviado o arquivo SPED, as partes que foram informadas, devem assinar o Requerimento de Registro do Arquivo SPED. Cada pessoa (CPF) deve ter o cadastro na Central RTDPJ Brasil para realizar a assinatura digital. Para PJ com Registro na Junta Comercial 2º Ficam dispensados de autenticação os livros da escrituração contábil das pessoas jurídicas não sujeitas a registro em Juntas Comerciais. (Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 1.510, de 5 de novembro de 2014) Através do PVA, execute as seguintes etapas: Validação do arquivo contendo a escrituração; Assinatura digital (e-cpf tipo A3) do livro pela (s) pessoa (s) que têm poderes para assinar, de acordo com os registros e pelo Contabilista; 26/40

28 Geração e assinatura de requerimento para autenticação dirigido à Junta Comercial de sua jurisdição. Importante: Para geração do requerimento é indispensável, exceto para a Junta Comercial de Minas Gerais, informar a identificação do documento de arrecadação do preço da autenticação. Verifique na Junta Comercial como obter a identificação. Ao receber a ECD, o Sped extrai um resumo (requerimento, Termo de Abertura e Termo de Encerramento) e o envia para a Junta Comercial competente. Para gerar o requerimento, após assinar o arquivo no PVA, será liberada a opção para o requerimento. Preencha os campos solicitados e clique em Avançar : 27/40

29 Em seguida é solicitada a assinatura digital do assinante do requerimento. Selecione a qualificação do assinante do requerimento. Clique em Assinar. Na tela "Lista de Certificados" que será aberta, selecione o certificado que será utilizado para a assinatura digital. Caso não existam certificados, será exibida a mensagem: "Nenhum certificado com as características necessárias foi encontrado. Para assinar a escrituração contábil o certificado precisa ser A3, pertencer à ICP-Brasil e o CPF do certificado deverá ser igual ao CPF do respectivo signatário." Clique no botão "OK" para prosseguir ou no botão "Cancelar" para desistir; Será exibida a tela para a digitação da senha do certificado. 28/40

30 Caso a assinatura seja feita com sucesso, a mensagem abaixo será exibida. Clique em "OK" para retornar à tela "Passo-a-Passo" para continuar a próxima etapa do processo. Assinados a escrituração e o requerimento, faça a transmissão para o Sped. Concluída a transmissão, será fornecido um recibo. Imprima-o, pois ele contém informações importantes para a prática de atos posteriores. 29/40