2013 GVDASA Sistemas APS 1

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3 AVISO O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas. As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins. Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do GVcollege, versão Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino GVDASA Sistemas APS 3

4 Sumário 1 Convenções Introdução Login Tela Principal Menu Sistemas Cadastro de Categorias Grupos e Usuários Grupos Incluir/Editar Grupo Excluir Grupo Usuários Incluir/Editar Usuário Excluir Usuário Cadastro de Programas Cadastro de Sistemas Cadastro de empresas Unidades Aba Detalhes Aba Locais Gerenciador de Menus Gerenciador de Permissões Copiar Permissões do Grupo Consulta de Licença Configuração do APS Consulta de Programas Localização de Programas Criação de Atalhos Exportação de Menus e Programas Importação de Programas e Menus Licenças GVDASA Sistemas APS 4

5 Convenções Existem alguns botões que serão encontrados em vários momentos durante o uso do Sistema GVcollege, e nem sempre é necessário que a imagem dos mesmos seja ilustrada neste manual. Portanto, serão chamados de botões padrão. A partir de agora, estes botões serão conhecidos conforme a descrição da lista abaixo: Combo: Apresenta uma lista em que é possível selecionar uma das opções. Checkbox: Quando marcado, seleciona e/ou torna verdadeira a afirmação relacionada a ele. Abrir cadastro: Ao ser pressionado abre uma tela em que é possível cadastrar ou editar dados, chamando uma rotina do sistema ou uma sub-rotina da que estiver em uso. Caso haja algum valor no campo, este botão abrirá uma tela para editar tal valor; caso não existam dados informados no campo, o botão abrirá uma tela para Incluir dados. Limpar campo: Para limpar o valor do campo de um botão de cadastro de alguns programas, basta pressionar a tecla Esc do teclado, ou clicar neste botão. Incluir, Editar, Excluir: Estes botões podem vir juntos ou separadamente. Sua função é fazer exatamente o que seus nomes indicam, respectivamente. Localizar: Para pesquisar o valor de um determinado campo, usa-se este botão. Carregar: Símbolo de um raio que serve para carregar informações ainda não listadas na tela. Estes botões servem para selecionar ou desfazer a seleção de certos valores ou parâmetros. Portanto, serão chamados, em ordem de cima para baixo, de: Selecionar tudo, Selecionar, Desfazer seleção, Desfazer seleção de tudo, respectivamente. Durante a leitura deste manual serão encontrados alguns símbolos que orientarão o leitor. Os símbolos e suas funcionalidades estão descritos abaixo: Este símbolo será acompanhado por um texto explicativo que conterá detalhes importantes que não poderão ser ignorados pelo leitor. Quando for necessário inserir uma observação a um capítulo do manual, este símbolo surgirá trazendo informações adicionais que facilitarão o entendimento dos textos GVDASA Sistemas APS 5

6 Introdução O APS (Administrador de Programas e Sistemas) é um ambiente para gerenciamento e execução de sistemas e programas. Nele é possível cadastrar programas, organizá-los de acordo com os sistemas, montar uma estrutura de menus que os tornem acessíveis e associar permissões aos usuários (visualizar, modificar, excluir, etc.). O APS permite que se trabalhe com diversas unidades inclusive com várias bases de dados, respeitando as permissões de cada grupo e seus usuários. Os programas são implementados como DLLs, o que possibilita fracionar o sistema em pequenas partes. A maneira de operar estes recursos será descrita nos próximos tópicos. A base disponibilizada para o cliente já possui um padrão de sistemas e menus cadastrados e habilitados para uso. A administração desses itens será feita pelo cliente a cada disponibilização de novas funcionalidades, sistemas ou mesmo a cada criação de novos grupos e/ou usuários e suas permissões GVDASA Sistemas APS 6

7 Login Figura 1 Base de dados Deve-se selecionar uma Base de dados para a seção do APS e autenticar-se nela (informando usuário e senha). Neste momento a empresa e a unidade precisam ser selecionadas (esta seleção pode ser alterada posteriormente, se o usuário possuir as permissões necessárias). Para alterar a senha ainda antes de acessar o sistema, deve-se es clicar no botão do campo Senha, onde será disponibilizada uma nova janela para realizar a alteração GVDASA Sistemas APS 7

8 Tela Principal Figura 2 Administrador de Programas e Sistemas A tela principal do APS é composta por uma barra de menus, uma barra de ferramentas com botões para algumas funcionalidades básicas, uma área de trabalho onde o usuário pode colocar atalhos para programas usados com frequência e uma barra de tarefas dos programas em execução GVDASA Sistemas APS 8

9 Menu Sistemas Figura 3 Menu de sistemas Exibe todos os sistemas cadastrados aos quais o usuário possui permissão de acesso, permitindo que o usuário selecione o desejado. Cadastro de Categorias Neste cadastro são registradas as categorias dos programas utilizados, tais como Cadastro, Manutenção, Ferramenta, Relatório, permitindo ainda inserir os ícones que serão utilizados. Figura 4 APS- Cadastro de Categorias 2013 GVDASA Sistemas APS 9

10 Grupos e Usuários Permite a inclusão de usuários e seus respectivos grupos. Grupos Serão apresentadas as três funcionalidades possíveis: Incluir, Editar e Excluir, assim como a lista dos Grupos já cadastrados. Figura 5 - APS- cadastro de grupos e usuários Ao clicar no botão Incluir, será disponibilizada uma nova janela, onde, na área superior, você deverá digitar o Nome do novo Grupo que está sendo criado. Após este registro, na parte inferior da tela, estarão listados todos os usuários já cadastrados no sistema (Usuários Disponíveis) e, para incluí-lo neste novo grupo, basta clicar no nome do usuário e enviá-lo para a lista de Usuários Alocados. Outra maneira de enviar um usuário para a lista é através do duplo clique nos nomes dos usuários, tanto para inclusão como para exclusão do Grupo. Um usuário poderá estar em mais de um grupo, possuindo assim, as permissões de ambos os grupos GVDASA Sistemas APS 10

11 Incluir/Editar Grupo Permite criar ou editar um grupo vinculando ou desvinculando os usuários pertencentes ao grupo. Deve-se utilizar as setas para mudar os usuários de lista. Figura 6 Incluir/Editar grupo Excluir Grupo Deve-se selecionar o grupo e clicar no botão Excluir. Será apresentada uma tela de confirmação. Um usuário não pode excluir seu próprio grupo GVDASA Sistemas APS 11

12 Usuários Nesta tela é possível Incluir, Editar, Excluir, Pesquisar pelo nome de usuário. E na sub-aba Grupo é possível visualizar a quais grupos o usuário selecionado pertence, assim como na aba Unidades, são exibidas as unidades às quais o usuário selecionado pertence. Figura 7 - Cadastro de grupos e usuários 2013 GVDASA Sistemas APS 12

13 Incluir/Editar Usuário Para incluir um usuário, o mesmo deverá estar cadastrado no Cadastro de pessoas. Ao selecionar a opção de inclusão, é necessário informar Usuário e pesquisar o usuário desejado no campo Nome completo e senha. Figura 8 Incluir/Editar usuário Aba Grupos: permite definir quais grupos o usuário pertence. Aba Unidades: permite definir quais unidades o usuário tem acesso. Excluir Usuário Para a opção de exclusão de um usuário, será apresentada uma tela de confirmação, questionando se você realmente deseja excluir o Usuário selecionado. Para excluí-lo basta clicar em Sim GVDASA Sistemas APS 13

14 Cadastro de Programas Este cadastro definirá quais Programas serão utilizados. Figura 9 Cadastro de programas Descrição: informe a Descrição do Programa que está sendo cadastrado (ele será localizado através da ferramenta de pesquisa de programas por meio desta descrição). Título: será o nome apresentado no item da barra de menu correspondente ao programa (seu preenchimento não é obrigatório, pois os programas já possuem um título padrão). DLL: neste campo deve ser informado o nome da DLL (Dynamically Linked Library) correspondente ao programa. Categoria: neste campo é necessário vincular a DLL a uma das categorias cadastradas anteriormente (item 4.2). Ícone Grande / Pequeno: estes ícones serão exibidos na área de trabalho de cada Sistema, de acordo com a configuração de visualização de cada usuário. Usa Log: este campo é de uso interno do APS e não deve ser alterado. Programa Interno: este parâmetro indicará se o programa que você está cadastrando é do tipo Programa Interno, tornando-o indisponível para localização. Será acionado através de outra DLL. Versão: este campo é de uso interno do APS e não deve ser alterado GVDASA Sistemas APS 14

15 Subprogramas ogramas: nesta parte do cadastro de Programas, serão apresentados os subprogramas (ou funcionalidades) que estarão diretamente relacionadas ao programa principal que está sendo cadastrado. Condutores de Dados: essa área é destinada aos Condutores de Dados dos relatórios de alguns programas e conterá informações quando a DLL em questão for um Relatório ou necessitar dos recursos destes condutores. Condutores de dados são as formas sob as quais os dados do sistema serão disponibilizados nestes programas. Também são chamados de "Macros". Cadastro de Sistemas Este cadastro definirá quais sistemas serão utilizados dentro do APS. É a partir deles que os níveis de permissões de usuários e seus grupos serão organizados. Figura 10 APS- Cadastro de sistemas Descrição: neste campo informe a Descrição do Sistema (por exemplo: GVcollege, APS, Patrimônio, Contabilidade, entre outros); Imagem: permite localizar uma imagem que será apresentada como fundo de tela (papel de parede) do sistema que está sendo cadastrado. A imagem deverá estar localizada em C:\GVDASA\GVcollege\APS\Imagens. Versão: este campo é de uso interno do APS e não deve ser alterado. A imagem deve estar na pasta APS/Imagens para que possa ser exibida como papel de parede GVDASA Sistemas APS 15

16 Cadastro de empresas O cadastro de empresas é o mesmo cadastro de pessoas, sendo complementado com informações especificas do papel Empresa. Figura 11 - Empresa Na aba Dados da Empresa é necessário informar o código da empresa que está sendo cadastrada, o seu nome, e o nome completo. Indique também qual o tipo de integração contábil que será usado por esta empresa. Unidades O cadastro de unidades é o mesmo cadastro de pessoas (manual da Secretaria), sendo complementado com informações especificas do papel Unidade. Figura 12 - Cadastro de Unidades 2013 GVDASA Sistemas APS 16

17 Aba Detalhes A opção Assinaturas permite inserir assinaturas para um determinado documento. Figura 13 - Cadastro de Unidades Aba Locais Permite informar locais existentes numa unidade Figura 14 - Locais/Unidade 2013 GVDASA Sistemas APS 17

18 Gerenciador de Menus Permite configurar a forma como os menus serão apresentados para os usuários, sendo possível incluir Item de menu, Programas e/ou Separadores. Para isto deve-se utilizar tanto o botão Incluir no menu superior quanto o botão direito do mouse sobre o sistema desejado selecionando a opção Incluir. Figura 15 Gerenciador de menus Selecione à esquerda na árvore de menus, onde o item será exibido, Ao clicar em Incluir um item de menu, será criado um novo campo onde deverá ser informado o nome para exibição. Para incluir um programa, primeiro selecione o item de menu a quem ele pertencerá, clicar em incluir e em Programas, e selecionar a DLL correspondente. Figura 16 - Selecionar programa A inclusão do Separador deve ser feita após a seleção do item de menu que ficará acima da separação, no item Incluir e selecionando Separador GVDASA Sistemas APS 18

19 Gerenciador de Permissões Figura 17 Gerenciador de permissões Nesta ferramenta é possível acessar as opções de permissão de todos os Programas e Sistemas cadastrados no sistema. Para editar as permissões é necessário selecionar um Grupo de usuários e a Categoria (Programa ou Sistema). Em seguida, basta selecionar a Checkbox relacionada a Executar, Incluir, Editar e/ou Excluir para cada programa da lista. Também é possível inserir o atalho a partir desta tela. Para facilitar a configuração das permissões, existe uma ferramenta que poderá ser acessada através do botão direito do mouse, tanto na área de programas como na área de subprogramas, habilitando uma nova janela com quatro opções: Marcar todos na coluna, Desmarcar todos na coluna, Marcar todos na linha e Desmarcar todos na linha GVDASA Sistemas APS 19

20 Copiar Permissões do Grupo No menu principal do Gerenciador de Permissões, acessando a opção Ferramentas, existe a opção Copiar permissões do Grupo, que copia as permissões de um grupo para outro. Inicialmente você deverá selecionar o Grupo do qual serão copiadas as permissões e, após isso, selecionar se o Sistema deverá Copiar sobrescrevendo ou Mesclar os Dados das permissões. Consulta de Licença Permite consultar conexões ativas e conexões já realizadas em um período, possibilitando a emissão dos dados exibidos em tela Figura 18 - Consulta de licença 2013 GVDASA Sistemas APS 20

21 Configuração do APS Figura 19 Configuração do APS Permite configurar o posicionamento do menu Sistemas, permitindo escolher a opção: Esquerda (menu Sistemas ficará localizado na parte superior, a esquerda dos demais menus) ou opção Direita (menu Sistemas ficará localizado na parte superior, a direita dos demais menus). Consulta de Programas Permite listar os programas cadastrados em todos os sistemas do GVcollege. Nele é possível filtrar a listagem dos programas de acordo com um sistema desejado, ou listar todos os programas. Para cada um será exibido sua Versão, a última data em que foi Modificado, Tamanho e Arquivo (localização do arquivo nas pastas do GVcollege). Figura 20 Consulta de programas Para exibir a listagem basta selecionar o sistema desejado ou a opção Todos e clicar no botão Carregar, possibilitando também a impressão deste relatório GVDASA Sistemas APS 21

22 Localização de Programas O Sistema APS possuiu uma ferramenta bastante prática e útil que é a de Localização de Programas. Esta ferramenta é disponibilizada em todos os Sistemas cadastrados no APS e poderá ser acessada através do botão Localizar, ou do atalho do teclado Ctrl + F. Ao selecionar esta ferramenta, será disponibilizada uma janela para que o usuário possa digitar toda ou parte da Descrição de qualquer programa. Depois deste procedimento, serão listados todos os programas que contenham o que foi digitado, inclusive os que não estão cadastrados nos menus, com suas respectivas categorias e DLL's. Esta localização listará apenas os programas em que o usuário que está conectado possua permissão de visualização. Criação de Atalhos Por meio da ferramenta Localização de Programas, é possível realizar a criação de atalhos na página inicial do sistema. Após localizar o programa desejado, deve-se clicar sobre o mesmo com o botão direito do mouse, e selecionar a opção Criar atalho: Ins.. Figura 21 - Criar Atalho 2013 GVDASA Sistemas APS 22

23 Exportação de Menus e Programas Esta ferramenta tem por finalidade realizar exportação das Categorias, Programas ou Itens de Menu para um arquivo que poderá ser importado posteriormente pelo GVcollege. Para exportar os Itens de Menu, é necessário indicar os itens de menu de determinado Sistema que serão exportados. Figura 22 - Exportação de menus e programas Após indicar o Tipo de Exportação (Itens de Menu, Programas e Categorias) e o arquivo de saída (*.gmx), selecione os itens que deverão ser exportados, conforme ilustrado na figura abaixo. Figura 23 - Exportação de menus e programas 2013 GVDASA Sistemas APS 23

24 Importação de Programas e Menus Permite importar dados de um arquivo (*.gmx), gerado pelo Exportador de Programas e Menus, respeitando a ordem exibida na tela. O Importador de programas e menus identifica automaticamente quando o usuário tenta fazer a importação de Itens de Menu, e habilita um campo para a seleção do Sistema que será importado. Figura 24- Importação de menus e programas Após selecionar o arquivo, marcar os itens de menu que serão importados GVDASA Sistemas APS 24

25 Licenças As licenças têm por objetivo disponibilizar os acessos, empresas, unidades acordadas em contrato. Existem dois tipos de licenças: APS_LicenceService.exe: esse é um módulo controlador de usuários simultâneos, sendo assim se a empresa contratante tiver adquirido três licenças, poderá acessar simultaneamente o GVcollege em três estações diferentes, caso tente o acesso a uma quarta estação será apresentado mensagem conforme figura abaixo: Arquivo.ALF: é utilizado tanto em clientes com controle de acesso simultâneo, quanto os que controlam somente as empresas/unidades que serão listadas. O mesmo contém as informações de licença do cliente. Pode ter qualquer nome desde que sua extensão seja ALF. É importante também que exista apenas 1 arquivo.alf na pasta do APS.exe GVDASA Sistemas APS 25