Manual de Utilização Logicorp Phoenix ERP. Pedido de Vendas. ML-01 Versão 4_7_3. ERP Estoque Rafael Marin 30/08/2012 ML01_04 Luis Perim

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1 Manual de Utilização Logicorp Phoenix ERP Pedido de Vendas ML-01 Versão 4_7_3 Departamento: Módulo: Coordenador de Projetos: Data: Número de Controle: Desenvolvido por: ERP Estoque Rafael Marin 30/08/2012 ML01_04 Luis Perim

2 Menu Pedido de Vendas Essa tela tem como objetivo criar pedido de vendas atendendo aos clientes em tempo real ou não, após o preenchimento de algumas informações relevantes ao cliente e ao tipo de pedido, será incluso os produtos de interesse do cliente. Com o pedido aberto, é possível ter em tela o resumo dos valores da nota fiscal, muito útil para vendedores e clientes que precisam controlar seus orçamentos. O menu de vendas é utilizado também para incluir pedidos e emitir notas de movimentações diversas como Devolução, Remessa para concerto, etc. Para correta utilização desse menu é preciso que informações cadastrais de produtos e clientes estejam corretas assim como dados fiscais e financeiros como demonstraremos a seguir. Para acessar o menu Pedido de Vendas clique no menu superior VENDAS e aponte para PEDIDO VENDAS. Esta é a tela principal do menu de Pedidos de Venda, nela podemos consultar pedidos já existentes no sistema através dos filtros Números, Situação, Data, Cliente e Nota Fiscal. Selecione um ou mais filtros para preenchimento e clique na imagem Lupa. Assim como no pedido de Compras os pedidos de vendas também possuem situações especificas a serem respeitadas entre a inclusão de pedido ate o faturamento de notas fiscais. Os pedidos devem seguir essa ordem de explicação através das situações para que cada processo seja realizado da forma correta. Assim que o pedido é incluso fica associado a ele as seguintes situações: Q para Orçamento, R de Retido quando o cliente possui alguma restrição financeira, P de Pendente ficando em aberto para possível alteração, A de Aprovado caso a situação financeira do cliente esteja em dia e os saldos dos produtos estejam com saldo positivo, I de Impresso onde o pedido já aprovado é impresso para separação de itens, C de Conferido onde os produtos do pedido são separados e conferidos, L de Liberado onde o pedido, após conferido, esta pronto para ser faturado, F de Faturado onde é impresso a nota fiscal do pedido e E de Expedido onde o pedido é entregue a transportadora.

3 Para incluir um pedido de Vendas Acesse o menu superior VENDAS e clique em PEDIDO VENDA. Na tela principal do menu clique em F2 INCLUIR para ter acesso a tela de inclusão e siga o seguinte passo: Esse processo de inclusão segue uma sequência programada de preenchimento dos campos necessários para fechamento do pedido de venda. Informe o código do cliente e tecle <enter> fazendo o mesmo para os outros campos. Se esse cliente possuir duplicatas em aberto ou alguma restrição financeira, o sistema informara neste momento, porem, nesse caso, após seu fechamento a situação passa diretamente para situação R Retido podendo ser liberada apenas pelo setor financeiro. Exemplo de Cliente com Duplicatas pendentes. No caso de um cliente que tenha histórico de grande movimentação na empresa, possivelmente, já tenha feito devolução de mercadorias ou de pedidos. Nesse caso o SAC recebe a solicitação de devolução e lança no sistema o valor como crédito a ser utilizado posteriormente pelo cliente em futuras compras. Essa informação também é visualizada após a escolha do cliente.

4 Informações sobre o cadastro de entrega do pedido e cobrança também é informado caso haja divergência entre os endereços. Essa mensagem é ilustrativa e serve para prevenir erros com o setor de logística. Continue informando ao sistema os dados referentes ao preenchimento dos campos. VENDEDOR: Informe o código do vendedor responsável pelo pedido. DATA PROGRAM: Informe uma data para programar a venda para um dia especifico. PREVISÃO SAIDA: Informe uma data prevista para envio da mercadoria ao cliente. CONTATO: Informe o nome de contato cliente.

5 Na aba DIVERSOS preencha os seguintes campos: CARTEIRA: Selecione o tipo de cobrança a ser lançado junto ao banco. TIPO DE PEDIDO: Informe o tipo de movimentação a ser gerada por esse pedido de entrada, saída ou outro (TES). CONDIÇÃO DE PAGAMENTO: Informe a condição de pagamento para esse pedido. TRANSPORTADORA: Informe qual transportadora fará a entrega deste pedido ao cliente. COMPRADOR: Informe o nome, código ou outra informação do comprador. Após informar ao sistema a forma de pagamento (a prazo ou a vista) o foco da tela volta para a aba GERAL e fica posicionado no campo Código do produto, para que messe momento, os itens possam ser adicionados ao pedido. A forma de pagamento A Vista não pode ser alterada após sua escolha, para isso, será preciso abrir um novo pedido. Legenda para opção de pesquisa e alteração avançada. CÓDIGO: Informe o código do produto ou tecle <enter> em branco para tela de pesquisa. QTDE: Informe a quantia desejada para inclusão SHIFT+DEL ITEM: Selecione o item e clique em shift+del para retirar o produto da lista. RESUMO NF: Mostra o espelho da nota fiscal com os totais de valores lançados no pedido. OBS: Caso a quantia de um produto informada for maior que a quantia atual em estoque o sistema perguntara se deseja continuar, o item pode ser incluso, mas o pedido fica em situação PENDENTE

6 até que o saldo de estoque para o produto seja suficiente ou o produto seja retirado. Os itens com saldo insuficiente aparecem com asterisco no romaneio do pedido. Quando o saldo em estoque do produto for suficiente para cobrir a quantia do pedido, entre no pedido e edite o item fazendo sua validação. Após incluir todos os itens tecle ESC para finalizar a inclusão e continuar a informar os dados restantes. O foco da tela volta para a aba DIVERSOS onde será confirmado a carteira de cobrança, condição de pagamento e transportadora. Na aba OBSERVAÇÃO informe, nos campos reservado aos setores, alguma informação relevante sobre o pedido. Essa observação não sairá impressa na nota fiscal, somente será impressa no romaneio do pedido. Na aba FATURAMENTO preencha os seguintes campos. Exemplo de observação de rodapé NF. Informe ao sistema o valor do frete para entrega do pedido, o valor será lançado como despesa no resumo de NF mostrado no fechamento do pedido. Esse valor será rateado entre todos produtos do pedido, porem, somente os produtos tributados com ICMS terão o rateio somado na Base de Calculo de ICMS. Quando os produtos forem isentos de impostos esse valor será somado somente no Total da Nota Fiscal. O campo Obs. NF será impresso no rodapé da nota fiscal no espaço reservado aos Dados Adicionais.

7 Para finalizar o processo de inclusão do pedido tecle <enter> e responda as confirmações que o sistema pede, no final será gerado e mostrado na tela o romaneio do pedido incluso. O pedido esta disponível para consulta e alteração no menu principal da tela de Pedidos de Vendas. O pedido estará com situação R ou P ou Q ou A sendo que para prosseguir com o andamento do pedido ele precisa estar com situação A Aprovado. Caso o pedido esteja em situação R Retido o financeiro precisara fazer uma analise sobre o cliente (pagamentos em atraso, pedidos abertos, limite de crédito, etc) e mudar a situação do pedido para A Aprovado ou manter Retido ate regularização. Caso esteja em situação P Pendente o produto pode estar com saldo em estoque insuficiente para a quantia do pedido. Faça o acerto do estoque e atualize o saldo do pedido passando novamente pela quantia do pedido. Se estiver em situação Q provavelmente o pedido esta com a condição de pagamento não definida, assim basta alterar para uma condição de pagamento valida. Se o pedido aberto estiver totalmente regularizado passara diretamente para situação A Aprovado podendo assim dar continuidade ao seu andamento. Impressão de Pedidos I Assim que o pedido se encontrar em situação A Autorizado o setor responsável pela separação dos produtos poderá imprimir o romaneio de separação. Para isso clique em F7 Impressão de Pedidos Aprovados e confirme a alteração com seu usuário e senha para gravar o rastreamento do pedido.

8 Nesse momento o romaneio será impresso em impressora matricial e seu status será alterado para I Impresso. Conferencia de Pedidos C Logo após a impressão do pedido onde os produtos são separados é necessário fazer a conferência dos produtos, para isso clique em F7 Conferência. Será aberta uma tela com todos os pedidos em situação I prontos para serem Conferidos. Selecione o pedido desejado e tecle <enter> para conferir os produtos. Legenda para opção de pesquisa Para validar a alteração informe seu usuário e senha de sistema para marcar o rastreamento do pedido. Na tela de Conferência de Pedido de Venda pressione a tecla <enter> no campo referente ao N DOCUMENTO para aparecer à lista de produtos a ser conferido.

9 Informe o código do item no campo PRODUTO e tecle <enter> o foco do cursor passara para o campo QTD, informe a quantidade a ser conferida e tecle <enter>. A QTD restante será diminuída até ser zerada. Note que, assim que a quantia for zerada a cor da linha da descrição do produto muda indicando que o produto foi conferido. Se o produto possuir controle de lote será apresentado em tela o menu de inclusão de código de lote para o produto. No campo LOTE informe o código do lote a ser dado saída e sua quantia. O período de validade é definido na aba Logística dentro do cadastro do produto. Um mesmo produto pode ter vários lotes. O código do lote pode ser um lote novo ou um lote já existente no sistema.

10 Movimentação de Lote. Para finalizar pressione ESC e confirme o encerramento da conferência. Nesse momento o sistema altera a situação do pedido de I para C Conferido. Em C tem a opção de colocar a quantidade de volume. Entre em situação EMBALAGEM. Após colocar a quantidade este pedido será automaticamente liberado L. Autorização de venda a Vista Para os pedidos com condição de pagto a Vista, será preciso validar sua autorização de venda. Selecione o pedido e clique em F7 Autorização de Venda a Vista. A venda será autorizada e poderá posteriormente ser Liberada. Esse processo não altera a situação do pedido, apenas autoriza sua condição de pagamento.

11 Liberação de Pedido de Venda L Após a conferência do pedido ser feita pelo estoque é necessário fazer sua liberação, esse procedimento geralmente é de responsabilidade administrativa assim como o faturamento do pedido. Clique em F7 Liberação para ter acesso aos pedidos prontos para serem liberados. Nessa tela apareceram todos os pedidos conferidos, selecione o pedido desejado e tecle <enter> marcando com o sinal de Cerquilho ( # ). Pode-se liberar vários pedidos juntos marcando-os ao mesmo tempo. Informe seu usuário e senha para gravar o rastreamento da movimentação e finalize. Nesse momento o pedido passa a estar em situação L Liberado. Legenda para opção de pesquisa Faturamento do Pedido F Após ser feito a Liberação do pedido clique em F7 Faturamento. Confirme a pergunta para continuar e aparecera uma tela com informações a serem conferidas.

12 O campo CFOP é preenchido automaticamente com o valor que estiver cadastrado na formula fiscal. Os pesos também são preenchidos automaticamente conforme cadastro do produto. Confirme o restante das opções e preencha o espaço reservado para o Corpo da Nota Fiscal com observações a serem impressas no rodapé da nota fiscal. Teclando <enter> confirme o faturamento da nota, o processo levara alguns segundos para que o sistema faça as validações entre o cadastro dos produtos, do cliente e a formula fiscal. Se houver alguma inconsistência no pedido será apresentada uma mensagem semelhante a esta logo abaixo: Caso não haja inconsistência o pedido será faturado e mostrado a confirmação de faturamento com o número da nota fiscal gerada. Para a empresa que possuir o modulo fiscal disponível nesse momento será mostrado também uma tela com o lançamento contábil a ser feito e o rateio de despesas. Após ser faturado a nota fiscal estará disponível no menu Notas Fiscais de Saída para manutenção caso seja necessário fazer alguma alteração. Também é gerado as Duplicatas a Receber que ficam disponíveis para consulta e liquidação no menu financeiro Contas a Receber. O número da

13 Duplicata é formado pelo número da respectiva nota fiscal seguida pelo seqüenciador que identifica o número de parcelas. Expedição de Pedidos E Após faturar a nota fiscal o pedido esta pronto e embalado para ser enviado ao cliente. Nesse momento o pedido esta em situação F Faturado. O ciclo de situações do pedido pode parar quando estiver faturado uma vez que já foi gerado número de nota fiscal. Porem, algumas empresas possuem setor de expedição com serviço de transportadora para entrega de mercadorias. Assim o pedido pode passar para outra situação, E Expedido. Clicando em F7 Expedição aparecera uma tela para escolha do pedido a ser expedido. Informe o número do pedido e tecle <enter>, pode-se expedir quantos pedidos forem necessários. Após confirmar em tela os pedido a serem expedidos tecle ESC para encerrar o processo de expedição. Informe usuário e senha para marcar o rastreamento do processo e finalize confirmando a informação de finalização bem sucedida. Será impresso o relatório de Expedição com informações pertinentes a transportadora e a saída da mercadoria da empresa. Nesse momento a situação do pedido passa a ser E Expedido.