Manual de Procedimentos RECEPÇÃO CHECK-OUT. CMNet Soluções em Informática e Agência de Viagens e Turismo Ltda. Consultoria de Processos de Sistemas

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Aurélio Laranjeira
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1 Manual de Procedimentos RECEPÇÃO CHECK-OUT

2 RECEPÇÃO CHECK-OUT SUMÁRIO Fluxo de Processos Pré Check-out Documentação de Reservas com Faturamento Emissão de Extratos Check-Out Mini Bar Emissão de Extratos Encerramento da Conta Empréstimo de Objetos Nota em Aberto no PDV

3 FLUXO DE PROCESSOS INÍCIO Houve consumo de mini bar? Lancto minibar na conta Emitir extrato no checkout Encerrar Contas Divergência no consumo? Verifica comprovantes de venda Aviso de objetos emprestados? Entrar em contato com setor responsável para verificar objeto Procede estorno? Existe nota aberta no PDV? Contatar ponto de venda para fechamento da mesa Lançamento do desconto na conta Informar Forma de Pagamento Impressão NF automática FIM

4 Pré Check-Out O procedimento de pré check-out é utilizado para agilizar o check-out na recepção. Esta rotina visa a prevenção de erros de lançamentos indevidos ou mesmo de dúvidas dos hóspedes em relação à sua conta no momento do checkout. Documentação de Reservas com Faturamento Deve separar toda a documentação de reservas com faturamento e que não necessite da assinatura do hóspede no check-out para que o recepcionista noturno possa encerrar essas contas e anexar cada nota fiscal com sua respectiva documentação. Emissão de Extratos Envio de extrato para simples conferência na noite anterior ao seu check-out. Para efetuar esse procedimento, na noite anterior ao check-out, imprima os extratos dos hóspedes, acessando a opção Caixa - Extratos no módulo VHF. Nessa opção, utilize por Data para hóspedes individuais e por Grupo para Grupos. Preencha a data do checkout com o dia seguinte, marque a opção Imprimir Detalhes do PDV e clique em Imprimir. Após imprimir todos os extratos, envie para as respectivas UHs. Caso tenha mais alguma informação a enviar para o hóspede, como guest comments, horário de transfer, etc a mesma deverá seguir juntamente ao extrato no mesmo envelope.

5 Check-Out Para efetuar o check-out, siga os procedimentos abaixo: Mini Bar Primeiramente, questione o hóspede se houve algum consumo de mini bar. havendo nenhum consumo, prossiga com o encerramento normalmente. Havendo consumos efetue o lançamentos dos consumos na conta. Para efetuar o lançamento, acesse a Operação de Caixa, digite o número da UH e clique no botão Lançar no canto inferior esquerdo da tela. Selecione o grupo e o respectivo tipo de débito e crédito para lançamento. Digite o número do documento, valor do consumo e clique em Lançar. Após efetuar o lançamento, clique em Voltar no canto inferior esquerdo da tela. Extrato Emita o extrato para a conferência do hóspede. Esse extrato poderá estar diferente do extrato enviado para a UH na noite anterior, pois pode ter havido ligações telefônicas, consumos em PDVs, etc. Para emitir o extrato, acesse a opção Caixa - Operação de Caixa no módulo VHF. Iremos utilizar essa mesma opção para emissão de extrato, impressão de nota fiscal, lançamentos, etc. Se preferir, utilize a tecla de atalho na barra de atalhos do sistema. Na tela de operação de caixa, digite o número da UH que fará o check-out e tecle <ENTER>

Na caixa de diálogo Tipo de Extrato serão exibidas as seguintes opções, como segue: [Todas as Contas - Consolidadas]: será impresso o extrato de todas as contas dessa reserva; do hóspede principal,

6 Na caixa de diálogo Tipo de Extrato serão exibidas as seguintes opções, como segue: [Todas as Contas - Consolidadas]: será impresso o extrato de todas as contas dessa reserva; do hóspede principal, acompanhante (se houver) e da empresa (se houver). Todos os lançamentos de todas as contas serão impressos em um único extrato; [Todas as Contas]: será impresso o extrato de todas as contas dessa reserva; do hóspede principal, acompanhante (se houver) e da empresa (se houver). Porém, será impresso um extrato para cada conta separadamente. [nomedaconta]: as outras opções abaixo se referem ao nome da conta, que normalmente é o nome do hóspede, acompanhante ou empresa. Selecione qual o tipo da conta desejado, marque a opção Imprime detalhes do PDV e clique em Imprimir. Entregue ao hóspede para efetuar a conferência. Normalmente, o hóspede já terá conferido o extrato na noite anterior e, geralmente com esse procedimento, não haverá divergências no consumo. Entretanto, pode ocorrer alguns casos esporadicamente e devemos verificar os comprovantes de venda para comprovar o consumo ao hóspede. Caso o estorno proceda, solicite declaração e assinatura do hóspede no extrato e efetue o lançamento do desconto na conta. Atenção! NUNCA estorne um lançamento no VHF oriundo de um PDV. Esse procedimento pode ocorrer retributação e divergências nas informações integradas com o Livro Fiscal. Sempre efetue um lançamento de desconto no valor do estorno, mesmo que o valor seja em sua totalidade.

7 Para efetuar um lançamento a crédito (desconto), no rodapé da tela de operação de caixa, clique em Lançar. Selecione o Grupo e a opção correspondente ao setor que será lançado o desconto. Exemplo: AB (Grupo) - Desconto de Bar da Piscina (Opção que será lançado o desconto). Dica Pode ser criada uma única opção de desconto. Exemplo: Desconto de PDV, e essa opção poderá ser utilizada para todos os PDVs. Porém, ao lançar essa opção, no campo Documento, deverá ser especificado o nome do PDV. Posteriormente, também não será possível emitir um relatório com esses descontos de um determinado PDV, pois a opção é utilizada para todos eles. Encerramento da Conta Efetue todos os acertos na conta e emita o extrato para uma nova conferência do hóspede. Após isso, ele autorizará a emissão da nota fiscal, concordando com os lançamentos do extrato e por fim efetuando o check-out. Clique em Encerrar Contas para efetuar o check-out. Havendo mais de um hóspede na reserva, o sistema irá perguntar se o usuário quer encerrar a conta de todas elas, podendo assim, uma reserva ficar com conta encerrada e outra em aberto. Isso pode ocorrer em uma UH double, o acompanhante encerrar a conta e o hóspede principal continuar com sua conta aberta. Atenção! Sempre selecione a forma de pagamento correta para o check-out. Um check-out pago em Visa e selecionada a forma Mastercard no sistema, acarreta em divergências na integração dos módulos VHF e Contas a Receber, gerando um retrabalho de reabertura de conta e atraso no cumprimento dos processos. Portanto, atente-se à essa operação. Fique de Olho A forma de pagamento A Faturar só pode ser utilizado quando, na reserva, estiver com um contrato válido vinculado, pois no contrato é tratado todos os detalhes para faturamento.

Ao clicar Encerrar Contas, o sistema irá abrir a tela para o usuário informar a forma de pagamento da conta. Selecione a forma correta e clique em Lançar.

8 Ao clicar Encerrar Contas, o sistema irá abrir a tela para o usuário informar a forma de pagamento da conta. Selecione a forma correta e clique em Lançar. Dica Caso o pagamento seja efetuado em mais de uma forma, em dinheiro e cartão, por exemplo, selecione a forma Dinheiro e lance o valor correspondente. Repita a operação com a forma Cheque. Empréstimo de Objetos Ao imprimir a nota, o sistema poderá exibir a tela de Objetos Emprestados caso o hóspede dessa UH tenha efetuado um empréstimo e a governança tenha registrado no sistema. Essa tela têm por objetivo alertar o recepcionista que esse hóspede emprestou um objeto e ainda não efetuou a devolução. Faça o questionamento com o hóspede ou entre em contato com a governança. Caso o hóspede devolver o objeto no momento do check-out, clique no flag Devolver e depois em OK para confirmar a devolução. Caso contrário, clique em Sair para manter o objeto emprestado no sistema e efetuar o check-out. Posteriormente, esse objeto deverá ser tratado para não ficar emprestado, pois o hóspede estará efetuando o check-out e o objeto deverá ser alterado como não devolvido e em seguida alterada a quantidade disponível no cadastro do mesmo ou devolvido caso a governança encontre o objeto deixado na UH pelo hóspede. Para isso, leia o tópico Empréstimo de Objetos na documentação da Governança.

9 Nota em Aberto no PDV Outra mensagem exibida pelo sistema no momento do check-out, é a tela de nota em aberto no PDV. Caso haja alguma nota em aberto em algum PDV do hotel, o sistema fará um alerta para o usuário se deseja continuar ou não. Essa mensagem é mostrada quando algum lançamento é feito em um PDV com débito nessa UH e ainda não foi fechada. Esse alerta do sistema permite que consumos efetuados por esse hóspede não seja perdido. Selecione "" e entre em contato com o PDV mostrado na mensagem do sistema pedindo a liberação da mesa vinculada a esse apartamento. Com essa liberação no PDV, o sistema não mostrará mais a mensagem, permitindo a impressão da nota fiscal normalmente.

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