FECHAMENTO DE CAIXA. Menu: PDV > FECHAMENTO DE CAIXA

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1 Página 1 de 18 FECHAMENTO DE CAIXA O fechamento de caixa consiste em conferir, em tela, toda informação de vendas (saída de produtos e serviços) e entradas (por forma de pagamentos), confrontando esta informação com a documentação física (dinheiro, cartão, duplicatas) e com a saída física dos produtos e serviços registrados nas vendas. É através do fechamento de caixa que o sistema gerencial é alimentado, toda informação contida no fechamento de caixa irá disparar diversos gatilhos, refletindo diretamente no estoque e financeiro do sistema (contas a receber, cheques, etc). Antes de iniciarmos o fechamento de caixa, vejamos algumas observações: A. O EMSys comunica pela rede com os módulos de Ponto de Venda - PDV (TacGas3, TacRetail3, TacHungry3, etc); B. A tela de fechamento de caixa pode ser utilizada para inserção de um fechamento de caixa manual (quando não se utiliza PDV), mas em regra, os caixas serão integrados, buscando informações já registradas nos módulos de PDV (TacGas3, TacRetail3, TacHungry3) ou seja, integração de caixa consiste em buscar informações dos módulos de vendas para o módulo de gestão; C. Os fechamentos de caixa devem obedecer algumas regras, sendo elas: C.1 Integração e confirmação de caixa sempre na ordem de fechamento. Ex: Turno 3 de 22/09/2010 jamais ser integrado ou confirmado antes de qualquer turno anterior a ele (Turno 2 de 22/09/2010). Deve ser sempre na ordem de fechamento (Turno e Data); C.2 Exclusão e estorno de caixa sempre na ordem decrescente, ou seja, do último para o primeiro. Ex: para estornar o Turno 2 de 20/09/2010 certifique-se que após ele, não existe nenhum caixa confirmado. Caso exista, estes devem ser estornados na ordem decrescente para que o Turno 2 de 20/09/2010 possa ser estornado; C.3 Fechamento de caixa é uma tarefa diária e constante, devendo ser evitado seu atraso, pois é a partir dele que as outras operações serão geradas. Menu: PDV > FECHAMENTO DE CAIXA 1. PDV: host ou computador onde foi feita a movimentação à Integrar; 2. Sequência gerada automaticamente após inserir ou integrar um caixa; 3. Nome do Operador responsável pelo caixa (preenchido automaticamente após integração do caixa); 4. Data Caixa é a data da movimentação do caixa em questão (preenchido automaticamente após integração do caixa); 5. Número do Caixa é o número do turno (preenchido automaticamente após integração do caixa);

2 Página 2 de Hora Abertura: horário de início do turno (preenchido automaticamente após integração do caixa); 7. Hora Fechamento: horário que o turno foi encerrado (preenchido automaticamente após integração do caixa). Integração de Caixa: a integração de caixa é o ato de buscar as informações de vendas dos módulos de PDV (TacGas3, TacRetail, TacHungry, etc) para o módulo de gestão (EMSys3), com total integridade de informações em seu conteúdo. Ela pode ser feita por turno ou por horário de fechamento. 1. Integrando um caixa (por turno): Selecione o PDV e clique em em seguida será apresentada a tela abaixo: Os caixas listados nesta tela ainda não foram integrados. Sempre que um caixa for integrado com sucesso, ele não mais aparecerá na lista de integração. Observe que existem três turnos do dia 15/09 e três turnos do dia 16/09. A integração de caixa é individual por turno. Selecione sempre o turno mais antigo (observe data, horário e número do turno) e clique no botão Após a integração, é exibida a tela: Sincronizando Emitente de Cheques: sempre que for inserido um cheque no sistema de PDV ou no EMSys, durante uma integração de caixa o sistema irá sugerir que faça a sincronização, ou seja, enviar a informação do emitente do cheque do Emsys para o PDV, ou vice-versa. Ao integrar o caixa, conforme mostrado no passo anterior, havendo novos emitentes de cheques, será apresentada a seguinte tela quando clicar em Integrar. Clique em sim e será apresentada a janela ao lado. Nela, selecione o PDV (deixe as opções IMPORTAR e EXPORTAR marcadas), em seguida clique no botão O sistema sincroniza os emitentes e automaticamente Integra o caixa do PDV. 2. Integrando um caixa (por hora de fechamento): A integração de caixa por horário de fechamento facilita a identificação dos turnos por horário, normalmente é utilizada quando existem mais de um PDV (Ponto de Venda), sendo assim uma estrutura Multi Host. Se sua empresa possui mais de um PDV para a mesma empresa (CNPJ), o sistema deve obedecer a integração de caixa pelo horário de fechamento. Utilizando a função Integração por Hora de Fechamento, serão listados todos os turnos de todos os PDV s, listados na sequência correta de integração.

3 Página 3 de 18 Ao abrir a tela de fechamento de caixa, selecione um dos PDV s e clique em Obs: este botão só aparece no momento em que é selecionado um PDV. Observe que é destacado o nome do PDV, sendo apresentado na ordem correta de integração. Selecione o primeiro turno e clique no botão inferior Você será direcionado para a tela de integração descrita no Item 1 deste documento, prossiga com a integração. 3. Conferência dos valores recebidos e suas formas de recebimento: Informações sobre os principais menus do fechamento de caixa Resumo: tela inicial com informações resumidas do fechamento de caixa Vendas > Itens: apresenta os itens registrados no PDV deste turno Vendas > Outras Vendas: para inserir os valores de Outras Vendas Vendas > Medição Bicos: apresenta todas as informações de vendas por bico Vendas > Outras Receitas: apresenta relação de outras receitas deste turno Vendas > Títulos Recebidos: apresenta os tit. recebidos no PDV neste turno Remessas > Espécie: apresenta a relação de Espécie utilizada no pagamento da despesa pelo Cliente Remessas > Cheques Troco: apresenta as informações sobre Cheques Troco Remessas > Haver: apresenta as informações sobre Remessa Haver Recebimento > Espécies: apresenta as informações sobre os pagamentos efetuados em Dinheiro Recebimento > Cheques: traz informações sobre os cheques recebidos como forma de pagamento Recebimento > Duplicatas: traz informações sobre pagamentos efetuados com Duplicatas pelos Clientes Recebimento / Cartão de Débito: traz informações de pagtos efetuados com Cartões de Débito Recebimento / Vale Motorista: traz informações sobre os pagamentos efetuados com Vale Motorista Recebimento / Vale Haver: traz informações sobre os pagamentos efetuados com Vale Haver Recebimento / Depósito em Conta: traz informações sobre os pagamentos efetuados com Depósito em Conta Corrente de sua empresa Responsáveis: permite definir o(s) responsável(eis) pela diferença de caixa (positiva ou negativa) Cupons Fiscais: apresenta informações sobre os Cupons Fiscais dentro deste turno Cupons Fiscais / Formas de Pagamento: traz informações sobre as Formas de Pagamento recebidas pelo PDV durante no turno Sangria / Suprimento: apresenta informações sobre a Sangria/Suprimento recebidas pelo PDV Compensações de Valores / Compensação: traz informações das Compensações neste turno Compensação de Valores / Pagamentos: traz informações sobre os Pagamentos de Compensação pelo PDV neste turno Sangria: Apresenta informações sobre a Sangria recebidas pelo PDV durante no turno 3.1 Confira as Remessas: Espécie:

4 Página 4 de 18 Se houver alguma alteração a ser realizada, causada por erros operacionais, diferença em remessa, basta clicar no botão a alteração do valor. e fazer Se houver alguma inclusão a ser realizada, causada por erros operacionais, remessa não informada, basta clicar no botão fazer a inserção. e Se houver alguma exclusão a ser realizada, causada por erros operacionais, basta selecionar o registro e clicar no botão Cheque Troco: Se houver alguma alteração na numeração do cheque troco, causada por erros operacionais, basta clicar no botão alteração. e fazer a Caso haja alguma exclusão de cheque troco, causada por erros operacionais, basta selecionar o registro e clicar no botão

5 Página 5 de Haver: Se houver alguma alteração a ser realizada, causada por erros operacionais, diferença em haver, basta clicar no botão e fazer a alteração. Se houver alguma exclusão a ser realizada, causada por erros operacionais, basta selecionar o registro e clicar no botão 3.2 Confira os recebimentos em Espécie (Dinheiro): Se houver alguma alteração a ser realizada, causada por erros operacionais, diferença em espécie, basta clicar no botão a alteração. e fazer

6 Página 6 de 18 Se houver alguma inclusão a ser realizada, causada por erros operacionais, espécie não informada, basta clicar no botão a inserção. e fazer Se houver alguma exclusão a ser realizada, causada por erros operacionais, basta selecionar o registro e clicar no botão 3.3 Confira os Cheques: Se houver alguma alteração a ser realizada, causada por erros operacionais, no cheque, basta clicar no registro do cheque e depois em alteração. e fazer a Se houver alguma inclusão de cheque a ser realizada, causada por falta de lançamento operacional, basta clicar em

7 Página 7 de 18 Se houver alguma exclusão de cheque a ser realizada, causada por lançamento indevido, basta clicar em 3.4 Confira as Notas a Prazo: Para incluir uma nova duplicata Nota a Prazo, que não foi informado no PDV, clique no botão * Para incluir uma duplicata, preencha todos os campos da tela ao lado, e sempre amarre o cupom fiscal correto a que pertence esta duplicata, clicando em e selecionando o cupom. Deve ser informado o cupom correto, evitando problemas fiscais e evitando divergências na emissão da fatura e nota fiscal de fatura. Caso haja necessidade de alterar alguma duplicada já informada anteriormente, clique sobre a duplicata, em seguida no botão Após as alterações confirme no botão desta janela. Caso haja necessidade de excluir alguma duplicada já informada anteriormente, clique sobre a duplicata, em seguida no botão Observe que é gerado um resumo total das Notas a Prazo no rodapé da janela

8 EMSys - Fechamento Caixa Página 8 de 18 de fechamento, quando habilitada a aba de Duplicatas. 3.5 Confira os Cartões de Crédito e Débito: Verifique no resumo os valores totais por Administradora, este resumo permite um acompanhamento em tempo real do valor total, conforme as duplicatas de cartão vão sendo alteradas. Para incluir um novo cartão de Crédito ou Débito, clique no botão e será apresentada a janela ao lado. O processo de lançamento é idêntico ao lançamento de Nota a Prazo porém o Tipo será Cartão de Crédito. Para alterar ou excluir, siga os mesmos procedimentos ensinados no Tópico 3.4 de Nota a Prazo. 3.6 Confira as Cartas Frete:

9 EMSys - Fechamento Caixa Página 9 de 18 O procedimento de Incluir, Alterar e Excluir uma Carta Frete é o mesmo procedimento de lançar duplicatas em Notas a Prazo, porém, utilizando o TIPO Carta Frete (conforme imagem ao lado). 3.7 Confira os Adiantamentos de Frete: O procedimento de Incluir, Alterar e Excluir um Adiantamento de Frete é o mesmo procedimento de lançar duplicatas em Notas a Prazo, porém, utilizando o TIPO Adiantamento de Frete (conforme imagem ao lado). 3.8 Confira os Vales Motorista: O procedimento de Incluir, Alterar

10 Página 10 de 18 e Excluir um Vale Motorista é o mesmo procedimento de lançar duplicatas em Notas a Prazo Conforme mostra a imagem ao lado, informe o Sacado, Data de Emissão, Data de Vencimento, Valor, Placa e o nome do Autorizante para este Vale Motorista e clique em 3.9 Confira os Recebimentos de Vale Haver: * opção disponível apenas para quem utiliza TacGasAdvanced O Recebimento em Vale Haver é uma operação exclusiva do PDV, não podendo ser incluida ou alterada no EMSys, apenas excluída. Para excluir um Recebimento em Vale Haver no fechamento de caixa, clique sobre o Vale Haver a ser excluído, em seguida clique em 3.10 Confira o(s) Depósito em Conta:

11 Página 11 de 18 O procedimento de Incluir, Alterar e Excluir um Depósito é o mesmo procedimento de lançar duplicatas em Notas a Prazo Informe o número do comprovante, número do cupom fiscal, Data do Depósito, Valor do Depósito e o Mnemônico (Conta Bancária), inserindo a informação em 3.11 Confira e informe o Troco Final do turno: Este procedimento no fechamento de caixa, é para quem utiliza fundo fixo (troco) nos PDVs. Para inserir um Troco Final, vá até a aba inicial do fechamento de caixa (Resumo) e clique duas vezes na palavra Troco Final.

12 Página 12 de 18 Obs: O Troco Final de um turno é automaticamente o Troco Inicial do próximo turno Visualizar os Cupons Fiscais: Se houver necessidade de conferência de algum cupom fiscal, nesta aba será apresentado todos os cupons fiscais emitidos no turno, trazendo todas as informações do cupom fiscal, sendo elas: * Número do Cupom * Data de Emissão do Cupom * Hora Inicial e Final de impressão do Cupom * Cliente e Vendedor * Itens do Cupom Fiscal, dentre outras informações. Através desta tela, é possível alterar algumas informações do cupom fiscal no fechamento de caixa, dados estes que não afetam a integridade de informações do cupom fiscal no sistema. É passível de alteração apenas o cliente e o vendedor amarrados ao cupom. Havendo necessidade de alteração, selecione o cupom a ser alterado e clique em

13 Página 13 de 18 Será apresentada a janela ao lado, com os campos CLIENTE e VENDEDOR abertos para alteração. Após alterar, clique em concluir a operação. para 3.13 Sangria e Suprimentos: Sangria são todas as operações de retirada de dinheiro no PDV e Suprimento são os movimentos de entrada de dinheiro no PDV. Sempre que um operador de PDV retirar dinheiro (oriundo das vendas) para não acumular valores altos em mãos, e enviar para o cofre, escritório ou carro forte, esta ação deve ser registrada no PDV como SANGRIA. Sempre que um operador de PDV receber dinheiro para alimentar o caixa, dinheiro que o Escritório envia para o operador do PDV ter um fundo para troco, esta ação deve ser registrada no PDV como SUPRIMENTO. Executadas estas operações no PDV, o fechamento de caixa no EMSys irá apresentar estas informações nas seguintes abas: Visualização de Sangria e Suprimentos: Inclusão, Alteração e Exclusão de Sangria:

14 Página 14 de 18 Utilize os botões Inclusão, Alteração e Exclusão de Suprimento: Para incluir, alterar ou excluir um Suprimento, clique aqui e siga os passos descritos no Tópico 3.1 (lançamento de remessas no fechamento de caixa); 3.14 Compensação de Valores: Caso tenha ocorrido alguma compensação de valores no turno (PDV), as mesmas aparecerão na tela abaixo: Estas compensações de valores são trocas de espécies por títulos a receber e só poderão ser realizadas com autorizações previamente estabelecidas pelo usuário administrador do sistema. Operação exclusiva do PDV, no fechamento de caixa apenas visualização Responsáveis: As diferenças de caixa (positiva ou negativa) deverão ser rateadas para os responsáveis pelo caixa (funcionários), fechando assim os movimentos de entradas e saídas. As diferenças que por ventura não forem rateadas ao funcionário poderão ser debitadas ou creditadas diretamente para a empresa. Posteriormente estes rateios poderão ser lançados contra despesas ou receitas de falta ou sobras de caixa.

15 Página 15 de Incluir / Alterar / Excluir Funcionários como Responsável Utilize os botões Quando houver mais de um responsável, e a diferença for a mesma para todos, após incluir todos os funcionários, clique no botão Com isto, o sistema irá calcular o valor total da diferença e dividir igualmente para cada funcionário Confirmação do caixa: A confirmação de caixa é a etapa final do fechamento. Certo de que todas as alterações e conferências foram feitas no fechamento do caixa, estamos prontos para confirmá-lo. Esta confirmação garante que nenhuma alteração será feita dentro do fechamento posteriormente, ou seja, todos os procedimentos explicados nas etapas anteriores não poderão mais ser efetuados quando o caixa for confirmado. Isto garante seu conteúdo, bem como a consistência das informações, pois um caixa confirmado alimenta todo o sistema com as informações ali existentes (efetivação dos saldos recebidos e saídas de estoques). Clique aqui e leia no início do documento o tópico C.1 as regras de confirmação de caixa.

16 Página 16 de 18 É possível ainda, antes de confirmar o caixa, alterar seu status para CONFERIDO. Não se trata de uma regra alterar o status para CONFERIDO antes de CONFIRMAR, porém, algumas empresas designam funcionários apenas para esta função. Para alterar um status de ABERTO para CONFERIDO, na tela inicial do fechamento (aba resumo), clique no botão Em seguida confirme o caixa clicando no botão Status do Fechamento Status Aberto: caixa pendente de confirmação, passível de alteração em seu conteúdo. Status Conferido: caixa pendente de confirmação, apto para ser confirmado. Status Fechado: caixa já confirmado, impossibilitado de qualquer alteração em seu conteúdo Estornar o caixa Se eventualmente após a confirmação do caixa, o usuário percebe que precisa fazer alguma alteração no fechamento, ou por ter confirmado equivocadamente, ele pode estornar este caixa. O Estorno do Caixa permite alterar o seu status de Fechado para Aberto, ou seja, o fechamento estará disponível para alterações em seu conteúdo. Clique aqui e leia no início do documento o tópico C.2 as regras de estorno de caixa. Para estornar um caixa, na tela inicial (aba Resumo), clique no botão Faça as devidas alterações, se necessário, em seguida confirme novamente clicando em 3.18 Relatório Demonstrativo: Após a confirmação do caixa, emita o relatório

17 EMSys - Fechamento Caixa Página 17 de 18 demonstrativo de caixa. Nele contém todas as informações referentes ao caixa recém fechado. Para emitir o relatório de fechamento, na aba resumo, clique no botão O Emsys possui duas templates para este relatório, sendo uma delas interna no sistema (template padrão), e a outra customizada, sendo esta editável e alterável pela fábrica de relatórios. Clique em sim para emitir o relatório padrão, será exibida as informações do fechamento do caixa em tela. Para impressão do relatório visualizado em tela, clique no ícone da impressora:

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