Tutorial Financeiro Acessando o módulo Financeiro

Transcrição

1 Sumário Acessando o módulo Financeiro... 2 Configuração de Categoria e Conta para Contrato... 4 Movimentações... 5 A confirmar... 7 Aprovar... 9 Extrato Recebimentos Pagamentos Agrupar Fluxo de Caixa Relatório de Entradas e Saídas Relatório de Movimentação por Categoria Fechamento de Comissão... 21

2 Tutorial Financeiro Acessando o módulo Financeiro Para acessar o módulo financeiro, clique em Financeiro, que se encontra na tela inicial do sistema. Como mostra na imagem abaixo. Na aba Financeiro, encontraremos várias opções, tais como: Conta, Categoria, Configuração de Categoria e Conta para Contrato, Movimentações, Fluxo de Caixa, Relatório de Entradas e Saídas, Relatório de Movimentações por Categoria. Abaixo iremos explicar cada opção dessa aba. Na opção Conta temos um cadastro das Contas que a Unidade Fiscal possui. Na imagem abaixo temos alguns exemplos de contas criadas.

3 OBS.: Para criar uma Conta, basta escrever o nome da conta no campo Descrição, e clicar no botão. Na opção Categoria, temos o cadastro das categorias e subcategorias das Despesas e Receitas. Na imagem abaixo temos alguns exemplos de categorias e subcategorias criadas.

4 OBS.: Para criar uma Categoria, basta escrever o nome da categoria no campo Descrição, e clicar no botão. Para criar uma subcategoria, basta clicar com o botão direito em uma categoria já criada, selecionar a opção Incluir Subcategoria, escrever o nome no campo Descrição e clicar no botão Salvar, como mostra na imagem abaixo: Configuração de Categoria e Conta para Contrato Nesta aba, tem a opção de definir qual Categoria e Conta serão geradas as movimentações financeiras após a contratação de uma pasta. Como mostra a imagem abaixo. OBS.: As contas e categorias mostradas na imagem acima são as mesmas criadas nos tópicos anteriores (Conta e Categoria).

5 Movimentações Na aba Movimentações, será possível ver todas as movimentações de Receitas e Despesa de uma Unidade Fiscal. Com a atualização da nova versão (1.36.0) do Pontta Gestor, a tela de Movimentação Financeira é apresentada com outro visual. Uma tela mais interativa e com uma grande facilidade no manuseio. Veja a imagem abaixo: De início, entenda que todas as movimentações mostradas nesta janela são referentes a Conta e ao período selecionados.

6 Uma vez com a conta selecionada e o período desejado o sistema apresentará todas as movimentações filtradas juntas aos seus valores correspondentes, como é mostrado no painel inicial. Veja um exemplo Observa-se na imagem anterior que os valores mostrados no painel não mais são do que valores referentes a conta Banco Itaú no mês de agosto de Outro detalhe da tela inicial da Movimentação Financeira é o painel Conta que apresenta o saldo atual de todas as contas existentes no sistema. Veja o exemplo. Atalho para a criação de contas Após criar uma conta, a mesma não será apresentada no painel Conta por não possuir nenhum tipo de movimentação. Valores zerados. Ao lado direito da tela principal, está o relatório de despesas por categoria em formato de pizza, que nada mais é que o Relatório de Movimentação por Categoria. Este tópico será mostrado mais à frente.

7 Outro tópico que será mostrado mais para frente e que está presente na página de Movimentações, é o Relatório de entradas e saídas. Veja a imagem: Após a apresentação da tela inicial do item Movimentações, vamos para a parte mais interessante, que são as abas que compõe esta mesma janela. Para isto, primeiramente, compreenda que as movimentações são divididas em Recebimentos (RECEITAS) e Pagamentos (DESPESAS), diferenciadas através da cor de saldo, como verde para RECEITAS e vermelho para DESPESAS. A confirmar A aba A confirmar apresentará movimentações lançadas do sistema, a partir de uma movimentação de estoque (compra) como também a venda de uma pasta, que acarretará nos pagamentos de comissões aos profissionais ligados a esta pasta. De uma forma resumida, o objetivo desta aba é mostrar ao usuário (responsável pelo o financeiro) que foram lançadas certas movimentações e para que as mesmas possam entrar neste módulo com a sua confirmação. Veja na imagem exemplo seguinte que nesta mesma aba é possível visualizar venda de pastas

8 (parcelas), comissão presentes na venda da pasta e também a compra de materiais pertencente a uma movimentação de estoque. Siga a legenda editada na imagem para uma melhor compreensão. Para confirmar (conscientizar) certa movimentação, basta seleciona-la e clicar em Confirmar. Veja: Informe a conta e a categoria (caso não esteja configurado) para confirmar a movimentação Para editar qualquer movimentação presente nesta aba, bastará com que o usuário dê um duplo clique na movimentação desejada. Assim, uma nova janela de edição será aberta. Vantagem encontrada em movimentações referentes a pagamentos com cheques, podendo visualizar as informações, como banco, conta e agência. Veja o exemplo: Uma vez confirmada a movimentação, a mesma estará presente nas abas Aprovar, Extrato e Recebimentos / Pagamentos, sem contar que a movimentação confirmada fará efeito nos valores presente na aba Resumo nos campos À pagar / À receber e no campo Saldo Projetado, lembrando que a movimentação foi confirmada, mas não foi aprovada e nem efetivada (definir se foi pago/recebido).

9 Aprovar A aba Aprovar será utilizada quando for definido pelo o cliente (parâmetros do sistema) que uma movimentação (receita e/ou despesa) necessite de uma aprovação da gerência para ser baixada. Para aprovar uma movimentação, siga os mesmos passos informados para a confirmação de uma movimentação.

10 Extrato A aba Extrato nada mais é que a junção de todos os pagamentos e recebimentos (Receitas e Despesas) lançados no sistema. Para uma melhor compreensão, basta associar a aba com o extrato de uma conta corrente (extrato bancário). Veja as características da aba: Exportar as movimentações apresentadas para o Excel. Imprimir lista das movimentações apresentadas. Realizar filtro (pesquisa) por movimentações. Realiza a atualização da aba.

11 Vamos detalhar a imagem anterior; A coluna # representa a situação de cada movimentação se a mesma foi paga/recebida. Situação de efetivação. Recebido/Pago Não recebido/pago A coluna Tít. apresenta os títulos das movimentações de acordo com o lançamento das mesmas. Exemplo Sempre que a aba Extrato for aberta, a mesma terá todas as suas movimentações ordenadas pela a data de ordem mais velha para a mais nova. Descrição da movimentação Categoria relacionada a movimentação

12 Banco em que a movimentação foi confirmada Coluna esta que informará se a movimentação foi aprovada ou se a mesma se trata de uma transferência Movimentação Agrupada As movimentações são ordenadas pela as datas, desta maneira a soma do valor de uma movimentação com o saldo da movimentação anterior sempre será o seu saldo atual. A aba Extrato possui uma função específica que é a de transferir valores ( );

13 A função Transferir consistem em realizar transferências de valores de uma conta para outra. Basta clicar no botão Transferir e preencher a nova janela. Veja o exemplo: Esta transferência chegará na conta crédito como Receita e efetivada (recebida).

14 Recebimentos Nesta aba, será listado todos as movimentações que serão recebidas (Receita). Pode perceber que todos os valores da coluna Valor são valores de cor verde. Botão que possuía a função de editar todas as descrições da movimentação financeiro. Possui a função de cancelar uma movimentação, saindo completamente do módulo Quando o usuário deseja criar uma movimentação (receita) manualmente, além daquelas geradas pelas negociações das pastas contratadas.

15 Pagamentos Nesta aba, será listado todos as movimentações que deverão ser pagas (Despesa). Pode perceber que todos os valores da coluna Valor são valores de cor vermelha. Botão que possuía a função de editar todas as descrições da movimentação financeiro. Possui a função de cancelar uma movimentação, saindo completamente do módulo Quando o usuário deseja criar uma movimentação (despesa) manualmente, além daquelas geradas pelas comissões dos vendedores.

16 Agrupar Agrupar movimentações é fazer com que o sistema entenda que várias movimentações poderão se tornar somente uma, por exemplo, quando o usuário necessitar pagar todas as movimentações relacionadas a comissão de um certo vendedor. Assim, o mesmo poderá selecioná-las e agrupa-las para que quando o mesmo for paga-la, somente uma movimentação será baixada. Veja as imagens abaixo: Então, o mesmo deverá agrupa-las e para isso bastará marca-las e clicar em Confirmar. Uma vez que ocorreu o agrupamento, a mesma já será apresentada na aba RECEBIMENTOS/PAGAMENTOS efetivada.

17

18 Movimentações que possuem este ícone, são movimentações originadas de agrupamentos. Para visualizar as movimentações que compõem este agrupamento, basta clicar neste mesmo ícone. Caso o usuário queira desfazer as movimentações que foram agrupadas, basta que o mesmo selecione a movimentação e clique em Cancelar.

19 Fluxo de Caixa O Fluxo de caixa é um instrumento de controle que informa a movimentação financeira (receita e despesa) da empresa em um determinado período de tempo, unidade fiscal e conta. Seu objetivo é organizar os gastos da empresa, criando uma base de dados que ajude o empresário a administrar com mais segurança os períodos em que vai precisar captar ou aplicar seu dinheiro. Selecione as contas e o período que deseja realizar o fluxo. Lembrando que a seleção de Contas será preservada para que todas as vezes que o usuário desejar imprimir o fluxo, estas contas já estejam marcadas.

20 Relatório de Entradas e Saídas Nessa tela, temos a opção de visualizar todas as Receitas e Despesas de uma determinada Unidade Fiscal, de acordo com a conta, mês e o ano. Essas informações podem ser visualizadas em forma de tabelas e em gráficos. Alternando entre Dias, Semanas e Meses. Relatório de Movimentação por Categoria Nessa tela, temos a opção de visualizar todas as Receitas e Despesas de uma determinada Unidade Fiscal, de acordo com a as categorias criadas. Essas informações podem ser visualizadas em forma de tabelas no gráfico em Pizza e em gráficos do tipo Linha.

21 Fechamento de Comissão Nessa tela, temos todas as Receitas e Despesas referentes às comissões dos comissionados, que são informadas na contratação da pasta. Para visualizar as comissões, devemos escolher um Profissional. Clicando no botão. Ao clicar no botão anterior, irá aparecer uma lista dos Profissionais Comissionados, para selecionar algum deles, basta clicar no botão. Feito isso, isso informe a data final e clique n o botão, assim será list ado os Lançamentos em aberto e a Conta corrente.

22 Do lado esquerdo, temos os Lançamentos em aberto, que são as comissões dos profissionais informados na pasta. As comissões são informadas da seguinte maneira. Na tela inicial, na aba PA Atendimento, clique em Área do Cliente. Ao clicar em Área do Cliente, informe o número da pasta (no exemplo utilizado, a pasta é a 277) e clique em Enter. Ao clicar em Enter, o usuário irá entrar na pasta. Ao entrar na pasta, clique em Alterar comissão da pasta.

23 Após clicar em Alterar comissão da pasta, o usuário irá visualizar os profissionais que irão receber comissão nessa pasta. No exemplo abaixo, o profissional Pontta Tecnologia. Caso mais profissionais tenham que receber comissões, clique em Adicionar comissionado, que irá parecer uma tela com todos os profissionais. Clique no botão, para incluir. Ao incluir um novo profissional, informe a Participação em %, % e Valor base, e clique no botão destacado na imagem abaixo. Ao clicar no botão, irá aparecerá uma tela, como mostrada abaixo, como a confirmação dos dados. Caso seja necessário, altere os valores e a data de vencimento. Clique em Confirmar para lançar a comissão.

24 Após a Confirmação, essa comissão irá aparecer na tela de Fechamento de comissão, e na tela de Movimentações, como mostra nas imagens abaixo. Uma opção que temos nessa tela é a opção de Fechar comissão, que seria o mesmo que considerar uma movimentação como paga.

25 Do lado direito, temos a Conta corrente, que seria uma forma de apresentar a movimentação baixada que tem relação ao Colaborador. Para incluir esse tipo de movimentação, basta fechar uma comissão (mostrado no tópico anterior) ou ir à tela de Movimentações e incluir uma nova Receita/Despesa, como mostrado anteriormente. Lembrando que na opção Fornecedor/ Cliente, você deve selecionar o profissional desejado. Neste exemplo, usaremos o Profissional Teste. Ao clicar no botão, baixe a movimentação, clicando em Baixar. Volte à tela de Fechamento de comissão, selecione o mesmo Fornecedor/Cliente usado para criar a Receita/Despesa, selecione uma Data fim, e clique no botão. Logo irá perceber que a Receita criada anteriormente, irá aparecer na tela, como mostra na imagem abaixo.. Em nosso site de suporte (Zendesk), há disponível vários tutoriais que ensinam o manuseio de alguns módulos presentes no sistema. Para mais informações: [email protected] suporte.pontta