COLABORATIVO Ver 1 01 de Dezembro de 2016

Transcrição

1 COLABORATIVO Ver 1 01 de Dezembro de 2016

2 Menu Colaborativo O CRM Senior prioriza o fluxo da informação na organização, onde possui agenda corporativa dos usuários, tarefas, eventos, recados e consulta de ligações, tudo sincronizado e disponível a todos os usuários da ferramenta.

3 COMPROMISSO O Compromisso no CRM Senior tem a funcionalidade de agendar Visitas, Registrar ligações ou uma reunião. Tudo isso podendo vincular uma conta existente no sistema (de acordo com as configurações do CRM Senior). Para criar um novo Compromisso acessar o menu COLABORATIVO> NOVO COMPROMISSO, ou na coluna FAVORITOS> NOVO COMPROMISSO, ambas irão mostrar a tela abaixo:

4 AGENDAR: DATA: HORA DE INÍCIO: DURAÇÃO: ATIVIDADE: O Sistema traz selecionado como padrão o usuário que esta agendando o compromisso, porém ele possibilita que seja selecionada outra pessoa para o Compromisso. O Sistema traz como padrão a data em que o compromisso esta sendo agendado, para agendar em outro dia basta alterar a data. Neste campo deve ser informado a hora de início do Compromisso. Tempo de duração do Compromisso. Selecione o tipo de atividade do Compromisso, é uma visita, reunião, ligação. Basta selecionar a opção desejada.

5 CONTA: ASSUNTO: PRIORIDADE: CATEGORIA: LOCAL: DESCRIÇÃO: STATUS: Selecione a conta na qual este compromisso for agendado, para vincular no histórico deste Lead, Prospect ou Cliente. Neste campo deve ser informado qual o assunto do Compromisso. Selecione o tipo de prioridade: alta, media ou baixa, de acordo com a necessidade. Neste campo o Cliente seleciona a categoria desejada, o cadastro das categorias é feito em Categorias de Compromisso. Neste campo informar o local do compromisso. Uma descrição sobre o Compromisso. Selecione o status no qual o compromisso se encontra, agendado, concluído, pendente, adiado ou cancelado. DOCUMENTOS Nesta aba pode-se adicionar todos os documentos que julgarem necessários estarem vinculados ao Compromisso (Ex: Propostas, Pedido, Nota Fiscal, etc...). Qualquer formato de arquivo pode ser adicionado, e este ficará hospedado diretamente no servidor de FTP definido pela empresa e configurado no CRM Senior.

6 CAMPOS DA ABA DOCUMENTOS: DATA: HORA: TÍTULO: TIPO DE DOCUMENTO: NÚMERO DO DOCUMENTO: REVISÃO: DETALHES/OBSERVAÇÕES: ANEXO: Informe a data que está inserindo o documento no compromisso. Informe a hora que está inserindo o documento no compromisso. Informe o título do documento. Selecione o tipo de documento que está inserindo. Esta informação deve estar previamente cadastrada no cadastro de [Tipos de Documento]. Informe o número do documento. Informe o número da revisão do documento. Detalhes adicionais que julgar importante. Selecione o tipo de anexo que desejar incluir. É possível escolher um arquivo que esteja armazenado localmente (ou na rede) e enviá-lo para o FTP, ou também incluir um

7 link externo da internet ao documento (útil para colocar os links de manuais ou datasheet de equipamentos). Após informar os dados do documento, clique em [ADICIONAR DOCUMENTO] que o sistema irá incluí-lo e este irá aparecer na consulta logo abaixo da tela de digitação acima. NOTA IMPORTANTE: Quando for adicionar um documento que contenha um anexo, uma etapa adicional faz-se necessária: Ao escolher que o anexo será enviado para o FTP, o sistema irá exibir o campo para escolha do documento. Após escolher o documento a ser enviado ao FTP, deve-se clicar no botão [ENVIAR PARA FTP] ANTES de clicar em [ADICIONAR DOCUMENTO]. Caso contrário o anexo não será vinculado. PARTICIPANTES O CRM Senior possibilita acrescentar outros participantes no Compromisso, desde que eles sejam usuários do sistema. Ex: uma visita técnica ao cliente onde o Vendedor cria o compromisso de visita e convida o técnico para participar, automaticamente o sistema já envia um avisando a todos os participantes do compromisso.

8 CONFIRMAÇÃO DE COMPROMISSO Ao incluir um participante em um compromisso o CRM Senior encaminha um recado informando o usuário deste compromisso, e também solicita a confirmação da presença, conforme tela seguinte:

9 Ao confirmar o compromisso o CRM Senior envia um recado para o usuário que agendou o compromisso confirmando a participação.

10 COMPROMISSO CONCLUÍDO Após executar o compromisso (visita, , ligação, reunião) devemos alterar o status do compromisso para Concluído. Para alterar o status abra o compromisso (clicando no compromisso que deseja alterar pelo Meu Portal ou em Consulta de Compromisso pelo Menu colaborativo) Clique em Editar Compromisso para habilitar as opções de status:

11

12 Ao selecionar o status Concluído o CRM Senior habilita novas opções na tela: Selecione qual o grau de avaliação do compromisso e descreva observações complementares.

13 ADIANDO UM COMPROMISSO O CRM Senior possibilita adiar compromissos, Ex: o usuário X não poderá comparecer no compromisso por alguns motivos. Para adiar um compromisso acesse o compromisso em questão (clicando no compromisso que deseja alterar pelo Meu Portal ou em Consulta de Compromisso pelo Menu colaborativo) Clique em Editar Compromisso para habilitar as opções de status:

14

15 Ao selecionar o status Adiado o CRM Senior habilita novas opções na tela: Veja que o CRM Senior apresenta a opção de reagendar o compromisso para uma nova data, informe as os dados nos campos obrigatórios e Salve as Alterações do Compromisso.

16 Veja que o CRM Senior reagendou o compromisso:

17 AGENDAMENTO MENSAL Na agenda você consegue acompanhar todos os compromissos, follow-ups, aniversariantes e ações de oportunidades. Para acessar a agenda completa acesse o menu COLABORATIVO> AGENDAMENTO MENSAL, ou na tela inicial do CRM Senior chamada de Meu Portal:

18 Clicando no compromisso o sistema mostra para o usuário qual o compromisso detalhando o assunto, quem são os participantes. Trazendo todas as informações que o usuário precisa. Conforme tela abaixo:

19 Todos os compromissos do dia são exibidos na tela principal do Meu Portal do CRM Senior, se o compromisso estiver em verde ele já foi concluído, caso o compromisso esteja em vermelho ele está pendente. O CRM Senior permite que seja visualizado os compromissos pendentes e também os compromissos agendados para os próximos 7 dias.

20 CONSULTA DE COMPROMISSO No CRM Senior podemos consultar todos os compromissos do usuário, ou ainda aplicar filtragens que trazem os resultados conforme a necessidade do usuário cruzando as informações necessárias. Para acessar a consulta de compromisso acesse o menu COLABORATIVO> CONSULTAR COMPROMISSOS:

21 Ex: Filtrar todos os compromissos do dia D/M/Y da conta X com status Y. O CRM Senior irá exibir as informações de acordo com os dados cadastrados. O CRM Senior permite que os compromissos sejam visualizados no Mapa, dando uma visão de onde estão agendados os compromissos, lembrando que só aparecem os compromissos vinculados a uma conta, pois o CRM Senior utiliza o endereço cadastrado na conta para visualização no mapa.

22

23 TAREFAS No módulo Tarefas você pode gerenciar as atividades ou lembretes de ações que necessitam ser realizadas. As tarefas podem ser agendadas para o usuário em questão ou para outro usuário, em caso de outro usuário é necessário o processo de aprovação da mesma. As Tarefas serão exibidas no meu portal do CRM Senior na parte superior direita. Para acessar a manutenção de tarefas acesse o menu COLABORATIVO> TAREFAS, ou na coluna FAVORITOS> NOVA TAREFA:

24 MANUTENÇÃO DE TAREFAS: AGENDAR: DESCRIÇÃO: DATA DE INÍCIO: PRAZO: DATA DE TÉRMINO: PRIORIDADE: STATUS: %CONCLUÍDO: OBSERVAÇÃO: Selecione a pessoa que deverá executar esta tarefa, pode ser a pessoa que está criando ou ela pode direcionar a outro usuário. Informe uma breve descrição da tarefa neste campo. Informe a data de início desta tarefa, o sistema automaticamente traz a data em que a tarefa esta sendo criada, porém quem decide a data é o usuário. Informe o prazo que esta tarefa deverá ser concluída. Informe a data que a tarefa deverá ser concluída. Informe a prioridade desta tarefa. Selecione o status correspondente a tarefa. Neste campo é informado o percentual de conclusão da tarefa. Informações e observações adicionais da tarefa.

25 TAREFA PARA OUTRO USUÁRIO Quando selecionada a opção de Para outro Usuário o CRM Senior permite que outra pessoa execute a tarefa, no entanto este outro usuário será notificado desta tarefa e o mesmo terá que aceitar para poder inserir as Etapas. Abaixo ilustração da notificação:

26 ETAPAS DA TAREFA Uma tarefa pode ser dividida em uma ou mais etapas para acompanhar a evolução de sua execução, com isso o CRM Senior permite adicionar etapas as suas tarefas com controle de percentual por etapa. ETAPAS DA TAREFA: DATA INÍCIO: HORA INÍCIO: DATA TÉRMINO: HORA TÉRMINO: STATUS APÓS ESTA ETAPA: Informe a data de início desta etapa, o sistema automaticamente traz a data em que a etapa esta sendo criada, porém quem decide a data é o usuário. Informe o horário de início desta etapa, o sistema automaticamente traz a hora que a etapa esta sendo criada, porém quem decide o horário é o usuário. Informe a data de término desta etapa. Informe o horário de término desta etapa. Selecione a opção que corresponde ao termino desta etapa.

27 %CONCLUÍDO: DETALHES OBSERVAÇÕES: Selecione a porcentagem na qual a etapa representou na tarefa. Ex: Tarefa de ligação pós-venda, etapa empresas da região sul do Brasil, isso corresponde á 10% de toda a tarefa. Informe os detalhes desta etapa. Ex: Ligação efetuada para todos os clientes do sul do Brasil a fim de um contato pós venda... CONSULTA DE TAREFAS Em consulta de Tarefas temos a possibilidade de consultar todas as tarefas feitas pelo usuário, e também temos a opção de Aplicar Filtragem que faz um cruzamento de informações mostrando o resultado dos filtros selecionados. Ex: Filtrar todas as tarefas de Prioridade X com Status Y Iniciadas em D/M/Y. Para acessar a consulta de tarefas acesse o menu COLABORATIVO> CONSULTAR TAREFAS:

28

29 RECADOS O módulo de Recados no CRM Senior funciona como um interno no sistema, você consegue enviar um recado para qualquer usuário. Este recado pode ser um lembrete, notificações, uma conversa sobre proposta, ocorrência, etc. É uma comunicação interna no CRM Senior. Para acessar a manutenção de Recados você pode ir pela aba COLABORATIVO> NOVO RECADO, ou na coluna FAVORITOS> NOVO RECADO:

30 Os recados aparecem no menu Meu Portal na parte inferior do CRM Senior:

31 CONSULTA DE RECADOS Em consulta de Recados temos a possibilidade de consultar todos os recados do usuário, e também temos a opção de Aplicar Filtragem que faz um cruzamento de informações mostrando o resultado dos filtros selecionados. Ex: Filtrar todos os Recados marcados como não lidos enviados para o Usuário X no dia D/M/Y. Para acessar a consulta de recados acesse o menu COLABORATIVO> CONSULTAR RECADOS:

32 CAIXA DE ENTRADA Na caixa de entrada, gerenciamos os Recados: Recebidos e enviados. É possível acessar a consulta de recados pela caixa de entrada. Para acessar a Caixa de Entrada acesse o menu ou através do link: Exibição da tela da caixa de entrada:

33