Gestor Digital SUMÁRIO DO SISTEMA

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1 Gestor Digital SUMÁRIO DO SISTEMA CAPÍTULO Apresentação do Sistema (Acesso, uso, benefícios, características) 1.2 Requisitos para implantação do Gestor Digital 1.3 Gestão de Perfil 1.4 Home (Painel de Gestão) CAPÍTULO 2 CADASTROS 2.1. Cadastro de Empresas 2.2. Cadastro de Clientes 2.3. Cadastro de Fornecedores 2.4. Cadastro de Contas (Banco ou Caixa) 2.5 Carga via arquivo CAPÍTULO 3 FUNCIONALIDADES (MOVIMENTAÇÕES) 3.1. Contas a Pagar 3.2 Contas a Receber 3.3 Transferências 3.4 Conciliações CAPÍTULO 4 RELATÓRIOS 4.1 Contas a Receber 4.2 Contas a Pagar 4.3 Extrato (Caixa/Banco) CAPÍTULO 5 INFORMAÇÕES GERENCIAIS 5.1 DRE (Demonstrativo de Resultado) 5.2 FLUXO DE CAIXA CAPÍTULO 6 CONFIGURAÇÕES 6.1 Categoria 6.2 Centro de Custo 6.3 Nota Fiscal CAPÍTULO 7 CONTABILIDADE 7.1. Plano Contábil 7.2 Exportação Contabilidade CAPÍTULO 8 CONTATO/ADMINISTRAÇÃO/SUPORTE 8.1. Manual de Utilização do Sistema 8.2 Suporte GLOSSÁRIO FLUXO DO PROCESSO

2 CAPÍTULO 1 GERAL 1.1 Apresentação do Sistema (Acesso, uso, benefícios, características) Finalidade do Sistema: Gestor Digital visa gerenciar as atividades de controle financeiro das empresas. A quem se Destina: O Gestor Digital é uma excelente ferramenta para controle e gestão financeira. Se destina à empresas de pequeno e médio porte prestadoras de serviços de todos os ramos de atividade. Benefícios: Inteligência, eficiência e gerenciamento total da gestão financeira da empresa, com várias funções, desde: controle e lançamentos de contas a receber, contas a pagar, execução de conciliação bancária, emissão de NFs-e boletos bancários, integração com a contabilidade, além de geração em tempo real de informações financeiras e gerenciais para tomada de decisão. Características: Linguagem simples, não necessidade de um especialista para realização dos controles financeiros, um sistema MULTIEMPRESA, podendo ser utilizados pra controles de duas empresas simultaneamente, otimização de rotinas financeiras e contábeis, informações em tempo real para tomada de decisão além de disponibilizar em tempo real material educativo aplicado à gestão empresarial. Requisitos para utilização do Gestor Digital: Gestor Digital é Sistema totalmente WEB responsivo, com versão MOBILE: Acessar através de qualquer navegador de internet. Versão MOBILE, disponível nas lojas (APP STORE e GOOGLE PLAY) CAPÍTULO 2 CADASTROS 2.1. Cadastro de Empresas Para acessar o cadastro de Empresas no Gestor Digital, escolha o Menu Cadastros e em seguida Empresas. Outra maneira de acessar este cadastro, é através do botão de atalho Empresas na tela principal do sistema que aparece quando ainda não tem nenhuma empresa cadastrada. Para incluir uma nova Empresa: Clique no ícone +, abrirá a tela para preenchimento dos dados em 4 etapas: pessoa jurídica, endereço, contatos e confirmação de dados. Os campos obrigatórios estarão marcados com (*), a cada preenchimento das etapas, basta clicar no botão Prosseguir e clicar no botão Salvar para finalizar o cadastro Cadastro de Clientes Para acessar o cadastro de Clientes no Gestor Digital, escolha o Menu Cadastros e em seguida Clientes. Outra maneira de acessar este cadastro, é através do botão de atalho Clientes na tela principal do sistema que aparecerá caso não tenha nenhum cliente cadastrado.

3 Para incluir um novo Cliente: Clique no ícone +, abrirá a primeira tela, selecionar o tipo e seguir com preenchimento dos dados em 4 etapas: pessoa jurídica, endereço, contatos e confirmação de dados. Os campos obrigatórios estarão marcados com (*), a cada preenchimento das etapas, basta clicar no botão Prosseguir e clicar no botão Salvar para finalizar o cadastro. Você também poderá realizar cadastro de um Cliente a partir de um cadastro de Contas a Receber Cadastro de Fornecedores Para acessar o cadastro de Fornecedores no Gestor Digital, escolha o Menu Cadastros e em seguida Fornecedor. Outra maneira de acessar este cadastro,é através do botão de atalho Fornecedor na tela principal do sistema. Para incluir um novo Fornecedor: Clique no ícone +, abrirá a primeira tela, selecionar o tipo e seguir com preenchimento dos dados em 4 etapas: pessoa jurídica, endereço, contatos e confirmação de dados. Os campos obrigatórios estarão marcados com (*), a cada preenchimento das etapas, basta clicar no botão Prosseguir e clicar no botão Salvar para finalizar o cadastro. Você também poderá realizar cadastro de um fornecedor a partir de um cadastro de Contas a Pagar.

4 2.4. Cadastro de Contas (Banco ou Caixa) Para acessar o cadastro de Bancos no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Bancos. Para incluir uma nova Conta: Clique no ícone + abrirá a tela para preenchimento dos dados cadastrais do tipo Banco ou Caixa, estarão marcados com (*) os campos obrigatórios, em seguida clicar em botão Salvar. Você também poderá realizar cadastro de uma conta a partir de um cadastro de Contas a Pagar ou Contas a Receber. Uma vez cadastrada a conta, para emissão de boletos bancários é necessária a configuração, na tela de consulta na seção de Ações, clicando no ícone Config Boleto. Devem ser preenchidos os dados de carteira e convênio (informações concedidas pelo gerente da conta da empresa), por fim clicar no botão Salvar. CAPÍTULO 3 FUNCIONALIDADES (MOVIMENTAÇÕES)

5 3.1. Contas a Pagar Definição da Função: Neste módulo do Gestor Digital será utilizado para controlar todos os lançamentos das Contas a Pagar da empresa, podendo ser pagamentos à de Fornecedores, contas fixas como Água, Luz, ou Telefone e Pagamentos a Funcionários. Após o pagamento, todos os lançamentos deverão ser baixados/conciliados, para permitir um controle eficaz do fluxo de caixa. Os cadastros de Fornecedores, Conta, Categorias, Centros de Custos também podem ser feitos no ato do registro de um Contas a Pagar, basta iniciar digitação no campo para que apareça a opção de incluir um novo. É possível ainda anexar arquivo, documento ou foto a um compromisso de Contas a Pagar, após o cadastro, basta clicar no ícone Incluir Anexo, localizar o arquivo e clicar no ícone Importar Arquivo. Lançamentos: Para realizar um cadastro de Contas a Pagar, basta clicar sobre o Menu Movimentações / Contas a Pagar. Para incluir um Novo Título, basta clicar no ícone +, preencher os dados ao qual se refere este Título (Descrição, Fornecedor, Categoria, Número do título, Conta, Data de Emissão, Data de Vencimento, Observação), campos obrigatórios estarão com sinalização (*). Na tela de cadastro existem as opções Parcelar (definir número de parcelas, vencimentos e valores), Pagar (já definir a data, forma e valor do pagamento no ato do cadastro) e Agendar (o compromisso à pagar como recorrente definido período de ocorrência e em número de vezes), por fim clicar no botão Salvar para concluir cadastro. Efetivar Pagamento: Os pagamentos realizados deverão ser baixados na tela de consulta na seção de Ações, clicando no ícone Efetivar Pagamento a cada título, definida data de pagamento e conferidas informações de valor e conta correspondente para que seja realizado o pagamento.

6 3.2 Contas a Receber Definição da Função: Neste módulo do Gestor Digital será utilizado para controlar todos os lançamentos das Contas a Receber da empresa, podendo ser recebimentos programados como valores fixos, contratos, ou recebimentos esporádicos conforme prestações de serviços ou vendas. Após o recebimento, todos os lançamentos deverão ser baixados/conciliados, para permitir um controle eficaz do fluxo de caixa. Os cadastros de Clientes, Conta, Categorias, Centros de Custos também podem ser feitos no ato do registro de um Contas à Receber, basta iniciar digitação no campo para que apareça a opção de incluir um novo. É possível ainda anexar arquivo, documento ou foto a um compromisso de Contas à Receber, após o cadastro, basta clicar no ícone Incluir Anexo, localizar o arquivo e clicar no ícone Importar Arquivo. É possível emissão de NFs-e a partir de um compromisso de Contas à Receber. Após cadastro, na consulta de Contas a Receber deve-se clicar no botão Emitir NF, conferir dados da primeira tela, clicar no botão prosseguir para demais telas e conferir dados, complementar informações necessárias, após confirmados clicar em Emitir para finalizar geração da nota fiscal. Ainda pode-se emitir Boleto Bancário após cadastro de Contas à Receber, basta após cadastro do contas a receber na tela de consulta de contas a receber, clicar no botão Gerar Boleto, aparecerá o boleto na tela para que possa ser impresso ou salvo em PDF. Lançamentos: Para realizar um cadastro de Contas a Receber, basta clicar sobre o Menu Movimentações / Contas a Receber. Para incluir um Novo Título, basta clicar sobre o botão Incluir, preencher os dados ao qual se refere este Título (Descrição, Cliente, Categoria, Número do título, Conta, Data de Emissão, Data de Vencimento, Observação), campos obrigatórios estarão com sinalização (*). É possível ainda (Parcelar e definir número de parcelas, vencimentos e valores), (Receber já definir a data, forma e valor do pagamento no ato do cadastro) ou até (Agendar o Compromisso à Receber como recorrente definido período de ocorrência e em número de vezes), por fim clicar no botão Salvar para concluir cadastro. Efetivar Recebimento: Os recebimentos realizados deverão baixados na tela de Contas à Receber. A cada título deve ser clicado no botão

7 Efetivar Recebimento e definida data de recebimento e conferidas informações de valor e conta correspondente para que seja realizado o recebimento. 3.3 Transferências Definição da Função: Neste módulo devem ser registradas as transferências entre contas da empresa, sejam contas tipo Banco ou contas tipo Caixa. As transferências podem ainda ser cadastradas à partir da Conciliação Bancária. Lançamentos: Para realizar um cadastro de Transferência, basta clicar sobre o Menu Movimentações / Transferências. Para incluir

8 uma nova Transferência, basta clicar sobre o botão Incluir, preencher os dados (Conta de Origem, Conta de destino, Valor, Observação), campos obrigatórios estarão com sinalização (*). 3.4 Conciliações Definição da Função: Neste processo é possível conciliar toda movimentação bancária da empresa, todas as entradas, saídas ocorridas em todas as contas bancárias da empresa. É possível realizar conciliações de lançamentos previamente Cadastrados, Pagos e Recebidos. Também é possível realizar no ato da Conciliação Bancária registros de novos lançamentos de Contas à Pagar, Contas à Receber e Transferências. Este processo é indispensável para assegurar demais rotinas financeiras da empresa e também do sistema, bem como demonstrar de forma eficaz os Relatórios Gerenciais e Fluxo de Caixa

9 Registros: Para iniciar o processo de conciliação bancária é necessária Importação do Extrato Bancário, o que irá assegurar dados fidedignos de toda movimentação financeira da empresa. Para iniciar basta seguir o Menu Movimentações / Conciliações, em seguida selecionar a Conta Bancária à ser conciliada (conta previamente cadastrada), clicar no botão Extrato Bancário, clicar novamente em Extrato OFX, selecionar arquivo de extrato bancário (em formato OFX), clicar em Importar Extrato. Após importação será apresentada mensagem de quantidade de registros importados e será sinalizado Conciliações Pendentes. Clicar no item Conciliações Pendentes, aparecerão registros à serem conciliados. Para cada Entrada ou Saída sinalizada no extrato importado é necessário fazer a associação de um registro, podendo ser realizado um (Novo lançamento, sendo inseridas informações de Descrição, Categoria e Fornecedor/Cliente), pode ser realizada uma (Nova Transferência sendo definida conta de Origem/Destino) ou também pode ser feita a (Busca por registros de Pagamento, Recebimento ou Transferência previamente registrados), assim podendo conciliar. CAPÍTULO 4 NOTA FISCAL (NFs-e)

10 Definição da Função: Nesta função é possível consultar, incluir, acompanhar, imprimir as Notas Fiscais de serviço emitidas pelo sistema (à partir da função Contas à Receber no menu Movimentações). É possível ainda na consulta, filtros por Cliente, status e período, além de imprimir ou gerar em arquivo dados da consulta. CAPÍTULO 5 RELATÓRIOS O Gestor Digital possui um conjunto completo de relatórios para controle financeiro e gerencial, tendo também a opção de visualizar todos os relatórios em tela antes de imprimir, sendo possíveis inclusive de geração em arquivos formatos PFD e XLS. Os relatórios do sistema estão descritos a seguir. 4.1 Contas a Receber Neste relatório é possível trazer visão completa de suas Contas à Receber, podendo ser realizados filtros por Período, Status e tipo de busca (todos, recebidos, conciliado, em aberto) e também possibilidades de customizar quebras do relatório, podendo trazer uma visão de síntese se escolhido, tendo disponíveis relatório detalhado, por Categoria, por Dia, por Centro de Custo, Por Cliente.

11 4.2 Contas a Pagar Neste relatório é possível trazer visão completa de suas Contas à Pagar, podendo ser realizados filtros por Período, Status e tipo de busca (todos, pagos, conciliado, em aberto) e também possibilidades de customizar quebras do relatório, podendo trazer uma visão de síntese se escolhido, tendo disponíveis relatório detalhado, por Categoria, por Dia, por Centro de Custo, Por Fornecedor. 4.3 Extrato (Caixa/Banco) Neste relatório é possível trazer visão completa de suas movimentações financeiras (todas entradas e saídas), podendo ser realizados filtros por Período, por Conta, Status e tipo de busca (todos,

12 pagos, conciliado, em aberto) e também possibilidades de customizar quebras do relatório, podendo trazer uma visão de síntese se escolhido, tendo disponíveis relatório detalhado, por Categoria, por Dia, por Centro de Custo, Por Fornecedor. CAPÍTULO 6 INFORMAÇÕES GERENCIAIS 5.1 DRE (Demonstrativo de Resultado) Definição da Função: Nesta função é possível exibir informações de DEMONSTRAÇÂO DE RESULTADO (Gerencial) da empresa em determinado período. É apresentado o resultado conforme estrutura interna do sistema, de acordo com os dados inseridos de (Contas à Pagar, Contas à Receber e Conciliação Bancária) e também parametrizações realizadas para apresentação do DRE Gerencial. Esta visão apresenta um resultado de grande importância e inteligência pra a gestão do negócio, é apresentada da Receita Total Bruta, até o Lucro Líquido do período. A consulta à esta posição poderá ser realizada com os filtros, por Centro de Custos e por Período. Esta consulta pode ser gerada em modelo de relatório, sendo possível imprimir, gerar em arquivos PFD e XLS.

13 5.2 FLUXO DE CAIXA Definição da Função: Nesta função é possível exibir informações de FLUXO DE CAIXA da empresa em determinado período, tanto Previsto (futuro), quanto Realizado (passado). É apresentado o resultado conforme estrutura interna do sistema, de acordo com os dados inseridos de (Contas à Pagar, Contas à Receber e Conciliação Bancária). Esta visão é considerada uma das ferramentas mais importantes para o controle eficiente da gestão financeira da empresa, nela será possível analisar através de registros já incluídos e rotinas de conciliação realizadas o FLUXO DE CAIXA (REALIZADO) e também o FLUXO DE CAIXA (PREVISTO), sendo informações muito ricas para tomada de decisão. A consulta à esta posição poderá ser realizada com os filtros, por Conta, por Tipo de Fluxo de Caixa (previsto ou realizado), por Tipo de visualização (diário ou mensal) e Período. Esta consulta pode ser gerada em modelo de relatório, sendo possível imprimir, gerar em arquivos PFD e XLS.

14 CAPÍTULO 7 CONFIGURAÇÕES Nesta seção do Gestor Digital serão configurados os parâmetros, trata-se de configurações iniciais do sistema para o seu bom funcionamento. 7.1 Categoria Nesta tela são demonstradas as categorias internas já pré-cadstradas no sistema, conforme modelo padrão, caso necessidade da empresa é possível alterar/incluir/excuir novas categorias, inclusive criando nova estrutura de hierarquias. É aconselhável que sejam realizados ajustes utilizando as estruturas existentes, tendo em vista este modelo apresentar resultado mais eficiente nos relatórios e posições gerenciais do sistema. 7.2 Centro de Custo Nesta tela, devem ser cadastrados os Centros de Custos da empresa.

15 Os centros de custos podem proporcionar para a empresa uma gestão mais eficiente de forma departamentalizada ou segregada podendo se fazer controles por áreas do seu negócio. 7.3 Nota Fiscal Nesta tela devem ser realizados os cadastros no sistema para emissão de NFs-e diretamente pelo sistema. São apresentados os campos obrigatórios de preenchimento, é preciso escolher o modelo de Certificado Digital (A1 obrigatório para emissão de NFs-e pelo sistema), selecionar o certificado, inserir no sistema, complementar demais dados, salvar. CAPÍTULO 8 CONTABILIDADE 8.1. Plano Contábil

16 Nesta tela são demonstradas as Contas Contábeis internas já pré-cadstradas no sistema, conforme modelo padrão, caso necessidade da empresa é possível alterar/incluir/excuir novas Contas Contábeis, inclusive criando nova estrutura de hierarquias. Nesta tela ainda é necessária parametrização das Contas Contábeis do sistema de Contabilidade (geralmente dados fornecidos pelo contador da empresa), isto para que funcione corretamente a função de Exportação contábil gerada pelo Gestor Digital para o sistema da sua contabilidade. É possível ainda alterar a associação entre as Contas Contábeis e Categorias Financeiras internas do sistema. É aconselhável que sejam realizados ajustes utilizando as estruturas existentes, tendo em vista este modelo apresentar resultado mais eficiente nos relatórios e posições gerenciais do sistema. 8.2 Exportação Contabilidade Definição da Função: Nesta função é possível realizar Exportação de dados da Conciliação Bancária realizada no sistema para o sitema contábil de seu contador. Geralmente é uma rotina realizada através do acesso da Contabilidade, feito pelo contador da empresa. É possível realizar a busca selecionando o Sistema Contábil( lista de layouts compatíveis para exportação), selecionar a Conta Bancária que irá realizar exportação e o período, após isto basta clicar em Exportar Arquivo e salvar no local definido.

17 CAPÍTULO 9 CONTATO/ADMINISTRAÇÃO/SUPORTE 9.1. Manual de Utilização do Sistema 9.2 Suporte O Suporte Técnico do Gestor Digital é feito por telefone e internet, atendimento de segunda a sexta- feira (exceto feriados) das 08: 00h às 18:00h. O atendimento é gratuito para clientes com contratos de atualização vigentes e com o pagamento em dia. As atualizações de sistemas sempre que existirem serão realizadas automaticamente. O atraso de15 dias ou mais no pagamento da taxa de manutenção e suporte acarretará imediata suspensão do atendimento. Entre em contato conosco: Fone (71) 9xxxx xxxx. Suporte para outras localidades Fone (71) 9xxxx xxxx.