SUMÁRIO. 1. Conhecendo o sistema Certidões Negativas Cadastros das certidões... 6

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2 SUMÁRIO 1. Conhecendo o sistema Certidões Negativas Cadastros das certidões Exclusões de Negativas cadastradas com erro Geração de Anexo de Nota Fiscal Como fazer? Consulta de Notas Cadastradas Preenchendo sua Nota Fiscal Revisão: Check-list para Geração do Anexo de Nota Fiscal e envio ao SEBRAE/RS... 17

3 1. Conhecendo o sistema O Sistema de Geração de Anexo de Nota Fiscal foi criado para facilitar o processo de pagamentos realizado pelo SEBRAE/RS para seus credenciados. O acesso é feito através do Portal Integra, no link Portal do Fornecedor.

4 A partir deste caminho, você tem acesso aos valores em aberto que tem a receber do SEBRAE/RS. Por meio de um processo simples, você pode verificar quais são os valores para cobrança que já estão liberados e emitir anexo de Nota Fiscal que deverá ser assinado e enviado juntamente com a sua Nota Fiscal para o SEBRAE/RS. O Sistema de Geração de Anexo de Nota Fiscal é composto de 3 funcionalidades: 1) Geração de anexo de Nota Fiscal (link Cadastramento de Notas), 2) Consulta de notas já cadastradas e pagas (link Consulta de Notas) e 3) Cadastramento das certidões negativas (link Gerenciar Certidões Negativas). O menu é encontrado na lateral esquerda da tela, com os itens Cadastramento de Notas, Consulta de Notas e Gerenciar Certidões Negativas.

5 2. Certidões Negativas Para que seu pagamento possa ser efetuado pelo SEBRAE/RS, você deve manter atualizadas as certidões negativas. Estas certidões são importantes indícios de que sua empresa cumpre a legislação e é de sua responsabilidade ter essa documentação sempre de acordo junto aos órgãos responsáveis. Abaixo são descriminadas as certidões exigidas pelo SEBBRAE/RS: FGTS: Certidão que confirma o depósito do valor que corresponde a 8% do salário de cada funcionário que é destinado ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. Consulte: PGFN: Certidão conjunta negativa de débitos relativos aos tributos federais e à dívida ativa da União - Procuradoria Geral da Fazenda Nacional e Secretaria da Receita Federal do Brasil. Consulte: No sistema, você mesmo faz o cadastro das certidões, podendo verificar sua validade. As duas Certidões Negativas devem estar válidas na data de emissão da Nota Fiscal, ou seja, a data de emissão da NF deve estar entre a data de emissão das negativas e a data de validade das mesmas.

6 2.1 Cadastros das certidões Entre no link Gerenciar Certidões Negativas. Para cadastrar, basta selecionar o nome da certidão (FGTS ou PGFN) no item Nome e informar nos campos subsequentes o Número, Data de Emissão e Data de Validade. Para a certidão do PGFN também é necessário que seja informado o horário no qual foi emitida a certidão. Clique em Salvar para incluí-las. As negativas válidas aparecem listadas logo abaixo dos campos de cadastro.

7 2.2 Exclusões de Negativas cadastradas com erro Caso você tenha cadastrado algum número errado ou alguma data incorreta de emissão ou validade das negativas, você mesmo pode excluir a certidão. Para excluir a certidão cadastrada, você deve clicar no ícone vermelho ao lado da certidão errada:

8 3. Geração de Anexo de Nota Fiscal Dentro do link Cadastramento de Notas você irá conferir uma lista das agendas e consultorias realizadas, incluindo todos os valores de horas e de indenização que já foram executados e ainda não foram pagos. Valores de indenização de despesas de atividades cujas horas já foram cobradas não serão apresentados no sistema pois a cobrança desses valores deve, necessariamente, estar vinculada à cobrança de horas. A lista de atividades é de toda a empresa, com divisão por consultor. Nela aparecerão apenas as agendas e consultorias cujo material comprobatório foi devidamente registrado no Portal Integra (Vide Manual Processo de Monitoramento).

9 A coluna Projeto apresenta o nome do projeto ao qual a agenda ou consultoria está vinculada. A coluna Solução informa o nome do produto do SEBRAE no qual você atuou. A coluna Serviço apresenta a agenda ou consultoria que está aberta para cobrança. A coluna Tipo informa se os valores disponíveis são referentes a horas ou a indenização de despesas do credenciado. A coluna ID. Movimento refere-se a um atributo interno de sistemas, para uso do SEBRAE. A coluna Quant. Contratada informa o total da contratação. A coluna Quant. Liberada informa a quantidade de horas que está disponível para cobrança, podendo ser cobrados valores menores mas não maiores do que o estabelecido. A coluna Valor Unitário apresenta o valor por hora das agendas ou consultorias e, no caso de indenização de despesas, informará o valor 1 (um). A coluna Quant. Nota lhe oferece um campo para ser preenchido com o número de horas ou o valor a ser cobrado de indenização de despesas. A coluna Total apresenta o valor total que será cobrado de cada agenda ou consultoria, referente às horas ou à indenização de despesas.

10 3.1. Como fazer? Entre no link Cadastramento de Notas. Marque na coluna incluir as agendas ou consultorias que você deseja inserir na Nota Fiscal. IMPORTANTE! A indenização de despesas somente ficará disponível para sua cobrança enquanto houver horas a serem pagas naquela atividade.

11 Feita a seleção, o sistema irá calcular automaticamente o valor bruto e líquido da nota. Caso a empresa não for optante pelo Simples Nacional, também serão calculados automaticamente os impostos a serem descontados. Para finalizar a geração da NF, você deve apenas preencher o campo Nº da Nota Fiscal que será emitida, de acordo com seu próprio Bloco de Notas Fiscais, incluir a Data da Emissão (que é cópia fiel da data de emissão da prórpia NF) e clicar no botão Gerar Nota. IMPORTANTE! Os movimentos incluídos neste anexo não serão mais mostrados na tela Cadastramento de Notas. O período para emissão e recebimento de Notas ficais pelo SEBRAE é do dia 01 até o dia 20 de cada mês. Ou seja, se você encaminhar pelos Correios, a previsão de entrega no SEBRAE deverá ser até o dia 20. Ao clicar no botão Gerar Nota, você recebe a mensagem Dados salvos com sucesso!. Aparecerá na tela ao lado, um anexo de Nota Fiscal com tarja Nota Fiscal não confirmada, onde você confere e confirma as informações postadas no sistema. Verifique as informações inseridas, principalmente o número da Nota Fiscal (de acordo com seu bloco) e a data de emissão, idêntica a da Nota Fiscal (de acordo com o mês vigente, respeitando o limite para emissão ao SEBRAE/RS).

12 Para as empresas que emitem Nota Fiscal eletrônica: O número a ser colocado no anexo da Nota Fiscal deve seguir o padrão de cada prefeitura. No caso de Notas Fiscais que tiverem sequência de zeros e o ano vigente,deve ser colocado no anexo da Nota o ano vigente + número da NF, sem os zeros. IMPORTANTE! Este documento é apenas para sua conferência, o anexo que deve ser impresso ficará disponível após clicar no botão. Caso perceba algum dado errado, clique no botão. Irá aparecer: Tem certeza de que deseja excluir a nota?. Ao responder Sim, o sistema informará a mensagem Nota excluída com sucesso!. Volte ao link Cadastramento de Notas e reinicie o processo. Quando tudo estiver de acordo, clique no botão, indicando que você conferiu as informações. O sistema questionará: Tem certeza de que deseja confirmar a nota?. Ao responder Sim, você receberá a mensagem Nota gerada com sucesso!. O documento aberto é o anexo de Nota Fiscal que você precisa imprimir, assinar e remeter junto com sua Nota Fiscal ao SEBRAE/RS.

13 Atente para os detalhes que devem constar no Anexo de Nota Fiscal: O valor bruto de horas e o de indenização de despesas estão presentes e são os mesmos que foram informados na sua Nota Fiscal? Consta a quantidade total de horas, que deve ser informada na sua Nota Fiscal? O documento foi assinado para envio ao SEBRAE/RS?

14 4. Consulta de Notas Cadastradas No link Consulta de Notas você consulta todos os anexos de notas fiscais emitidos, também podendo verificar se as notas enviadas ao SEBRAE/RS já foram pagas. Para consultar, informe um período (espaço de tempo entre as datas indicadas) para busca da data de emissão das notas fiscais e clique em Filtrar. Também é possível consultar pelo número da Nota Fiscal, por número de agenda ou consultoria, e pelos status: Os status de notas fiscais para consulta são: Pendente Confirmação São aqueles anexos que foram gerados no sistema, mas você não clicou nem em Confirmar nem em Não Confirmar. Você pode escolher se deseja manter o anexo ou se deseja cancelá-lo. Gerada Trata-se de um anexo emitido e enviado para pagamento pelo SEBRAE/RS. Cancelada Para os anexos que foram cancelados após terem sido gerados por motivo de sua solicitação ou devolução. Paga são as notas fiscais que já foram recebidas, conferidas e pagas pelo SEBRAE/RS.

15 5. Preenchendo sua Nota Fiscal Para emissão de Nota Fiscal para o SEBRAE/RS, devem ser utilizados os dados abaixo: Razão social: Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do Estado do Rio Grande do Sul CNPJ: / Inscrição estadual: isento Inscrição municipal: Endereço: Rua Sete de Setembro, 555. Porto Alegre - RS. CEP: gestaodecredenciados@sebrae-rs.com.br Telefone: (exclusivamente para informação às Prefeituras) Informamos ainda que o SEBRAE/RS é uma instituição de direito privado. Nota: Exclusivamente para Cidade de Santa Maria são aceitas as seguintes Inscrições Municipais: /

16 A partir do anexo gerado, preencha sua Nota Fiscal conforme dados dos campos quantidade total de horas, valor bruto de horas e valor bruto de indenização de despesas. Busque o total em Quantidade Total de Horas NOTA FISCAL DA EMPRESA CREDENCIADA QUANTIDADE DESCRIÇÃO DO SERVIÇO VALOR 7 HORAS DE PRESTAÇÃO DE TOTAL 540,00 SERVIÇOS INDENIZAÇÃO DE DESPESAS 200,00 IRRF / PIS, COFINS E CSLL - (45,51) (DETALHAMENTO CONFORME ANEXO) TOTAL LÍQUIDO R$ 694,49 Busque o valor em Valor bruto de horas Busque o valor em Valor total líquido

17 6. Revisão: Check-list para Geração do Anexo de Nota Fiscal e envio ao SEBRAE/RS Cadastre suas Certidões Negativas (FGTS e PGFN). Verifique se estão corretas e utilize o procedimento de exclusão se necessário. Gere seu Anexo de Nota Fiscal, indicando um número da nota fiscal e confirme os dados cadastrados. Imprima a visualização oferecida pelo sistema. Preencha a sua Nota Fiscal utilizando as informações do anexo, indicando os somatórios de horas de consultorias e instrutorias, bem como o total de indenização de despesas. Envie pelos Correios ou entregue pessoalmente no SEBRAE Sede a sua Nota Fiscal e a impressão do anexo gerado no Sistema de Geração de Anexo de Nota Fiscal, assinado, aos cuidados do Protocolo Geral - Sebrae/RS. Os documentos devem estar no Sebrae/RS até o dia 20 do mês (em caso do dia 20 ser dia não útil, a nota deve estar no Sebrae/RS no dia útil anterior). Endereço para envio: Protocolo Geral - SEBRAE/RS Rua Sete de Setembro, 555. Porto Alegre/RS. CEP: