Novos Procedimentos para Emissão do Processo de Pagamento e Despacho

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Yasmin César Pereira
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1 Novos Procedimentos para Emissão do Processo de Pagamento e Despacho Este manual foi desenvolvido para orientar os servidores responsáveis pelo envio de notas fiscais ao Setor de Contabilidade, sobre os novos procedimentos e emissão do Processo de Pagamento e Despacho. Dessa maneira, os Fiscais de Contrato deverão: 1. Atestar no SIASG (SICON) o período e o valor referente ao serviço prestado; 2. Atestar na Nota Fiscal a autenticidade desta, bem como se os serviços mencionados foram efetuados; 3. Introduzir no SIPAC a Nota Fiscal em seu referido Contrato; 4. Emissão do Processo de Pagamento e Despacho de Pagamento. Assim, após a inclusão da Nota Fiscal, essa somente poderá ser ser encaminhada ao Setor de Contabilidade, com o seu Processo de Pagamento, criado pelo Fiscal, e Despacho de Pagamento que será criado automaticamente após a conclusão do Processo de Pagamento. AS NOTAS FISCAIS SÓ PODERÃO SER ENCAMINHADAS PARA A CONTABILIDADE EM CONJUNTO COM O PROCESSO DE PAGAMENTO, O DESPACHO DE PAGAMENTO E SUAS DECLARAÇÕES DEVIDAMENTE CONFERIDAS (CASO SE ENQUADREM EM ALGUMA PARA ISENÇÃO DOS TRIBUTOS FEDERAIS).

2 Acessando o SIPAC Para acessar o SIPAC, o usuário deverá inserir ou clicar no link ( sig.ufsj.edu.br/sipac/ ), e adicionar o seu login e senha. logo sem seguida basta clicar no botão entrar (Figura 01). Figura 01 Acessando o SIPAC 01

Novo procedimento para acessar o menu contratos para criar o Processo de Pagamento e o Despacho Para lançar as Notas Fiscais, criar os Processos de Pagamento e Imprimir os Despachos,

3 Novo procedimento para acessar o menu contratos para criar o Processo de Pagamento e o Despacho Para lançar as Notas Fiscais, criar os Processos de Pagamento e Imprimir os Despachos, os Fiscais não usarão mais o módulo Contratos (onde o acesso será excluído), e sim deverão acessar o Portal Administrativo Menu Contratos (Figura 02). Figura 02 Acessando os Contratos 02

4 Adicionar Nota Fiscal Para adicionar a nota, o usuário fiscal deve seguir às instruções abaixo: Menu Contratos Fiscalização Gestão de Pagamento Adicionar Nota Fiscal (Figura 03). Figura 01 Adicionar Nota Fiscal 01

5 Dentro desta opção, aparecerão somente os contratos que o Fiscal é responsável. (Figura 04) Figura 4 Adicionar Nota Fiscal 02

Os dados da nota fiscal devem ser cadastrados corretamente, sendo necessária a observação dos valores totais de serviços terceirizados, bem como se a unidade

6 Os dados da nota fiscal devem ser cadastrados corretamente, sendo necessária a observação dos valores totais de serviços terceirizados, bem como se a unidade beneficiada possui o saldo necessário para o contrato. Após isso, basta clicar em "inserir unidade beneficiada" (Figura 05). Figura 05 Adicionar Nota Fiscal 03

Cabe ressaltar que após a unidade inserida, o fiscal poderá adicionar novas unidades beneficiadas, e um quadro com as unidades inseridas será exibido.

Figura 06 Adicionar Nota Fiscal 04 Ao finalizar o procedimento de inclusão de Nota Fiscal, clicando no botão Inserir Nota, uma mensagem em verde informando o

7 Cabe ressaltar que após a unidade inserida, o fiscal poderá adicionar novas unidades beneficiadas, e um quadro com as unidades inseridas será exibido. Após todas as informações serem cadastradas, basta continuar o processo clicando em inserir nota (Figura 06). Figura 06 Adicionar Nota Fiscal 04 Ao finalizar o procedimento de inclusão de Nota Fiscal, clicando no botão Inserir Nota, uma mensagem em verde informando o sucesso da operação será exibida: " Nota fiscal adicionada na lista. ". Após esse procedimento, o usuário precisa clicar em continuar no final da página, no botão Continuar (Figura 07): Figura 07 Adicionar Nota Fiscal 05

8 E finalmente, clicar no botão Confirmar no final da página.(figura 08): Figura 08 Adicionar Nota Fiscal 06 Assim que a operação citada acima for executada, a seguinte mensagem irá surgir: " Operação realizada com sucesso! " Verificar Contratos que os usuários são Fiscais: Com o Login de "gestor de contratos" é possível listar todos os contratos que os usuários são fiscais. Para isso basta seguir os passos abaixo. Funcionalidade: Módulo Contratos Consultar/Relatórios Fiscalização Fiscais de Contrato Selecionar por exemplo um período de vigência: 26/05/ /05/2017 e buscar. (Figura 09 e Figura 10) Figura 09 Exemplo de Fiscal 01 Figura 10 Exemplo de Fiscal 02

Cadastrar Processo de Pagamento: Com a nota cadastrada, far se á necessário o cadastro do processo de pagamento, o qual será encaminhado ao setor de contabilidade juntamente com a Nota Fiscal e

9 Cadastrar Processo de Pagamento: Com a nota cadastrada, far se á necessário o cadastro do processo de pagamento, o qual será encaminhado ao setor de contabilidade juntamente com a Nota Fiscal e despacho. Para isso, basta seguir a instrução mencionada na Figura 11: Menu Contratos Fiscalização Gestão de Pagamento Cadastrar Processo de Pagamento; Figura 11 Cadastrar Processo de Pagamento 01 Nessa tela o usuário terá acesso a uma série de notas fiscais que foram cadastradas previamente para os contratos. Basta selecionar uma ou mais notas que dizem respeito ao processo de pagamento que será referência. Observe que apenas notas com status de " Pendente " podem ser selecionadas. Notas com status "Em Pagamento" já estão inclusas em outros processos de pagamentos previamente cadastrados, logo não poderão mais ser selecionadas. Veja o exemplo a seguir, foi selecionada a nota cadastrada na etapa anterior com a numeração "555 Série A".

Várias notas podem ser incluídas em um único processo de pagamento se o usuário assim desejar, porém apenas notas do MESMO fornecedor

Figura 12 Cadastrar Processo de Pagamento 02 As notas selecionadas ficarão marcadas em vermelho (Figura 13): Figura 13 Cadastrar Processo

(Figura 14): Figura 14 Cadastrar Processo de Pagamento 04 O sistema preencherá automaticamente os itens da próxima tela sendo eles: o

10 Várias notas podem ser incluídas em um único processo de pagamento se o usuário assim desejar, porém apenas notas do MESMO fornecedor podem ser incluídas no mesmo processo de pagamento. Para selecionar a nota basta clicar na seta verde (Figura 12). Figura 12 Cadastrar Processo de Pagamento 02 As notas selecionadas ficarão marcadas em vermelho (Figura 13): Figura 13 Cadastrar Processo de Pagamento 03 Após todas as notas desejadas terem sido selecionadas, basta clicar no botão continuar no final da tela. (Figura 14): Figura 14 Cadastrar Processo de Pagamento 04 O sistema preencherá automaticamente os itens da próxima tela sendo eles: o interessado no processo que será o fornecedor o sistema vai sugerir a unidade de destino como setor de contabilidade, isso pode ser alterado pelo usuário se o mesmo achar necessário

o assunto do processo será fixado em 052.

11 o assunto do processo será fixado em , que é o assunto CONARQ referente às despesas de execução financeira o valor total das notas será informado no assunto detalhado do processo finalmente os números das notas selecionadas juntamente com os empenhos associados serão preenchidos nas observações caso eles sejam encontrados no sistema. Após a conferência desses dados, basta o usuário clicar no botão confirmar no final da tela. (Figura 15). Figura 15 Cadastrar Processo de Pagamento 05

Depois de confirmada a operação uma mensagem de sucesso será exibida em conjunto com a opção de impressão, tanto da capa do processo quanto do despacho para pagamento

12 Depois de confirmada a operação uma mensagem de sucesso será exibida em conjunto com a opção de impressão, tanto da capa do processo quanto do despacho para pagamento (Figura 16). Para efetuar as impressões, basta clicar nos botões Imprimir Capa do Processo e Imprimir Despacho para Pagamento. Figura 16 Cadastrar Processo de Pagamento 06

13 Consultar Despacho para Pagamento: Caso desejar consultar, visualizar ou reimprimir o Despacho para Pagamento é possível pela funcionalidade Portal Administrativo > Contratos > Consultar Contrato (Figura 17) Figura 17 Consultar Despacho de Pagamento 01

14 Em seguida, o fiscal deve solicitar ao Sistema a lista de contratos para identificar e selecionar o contrato desejado. Após preencher os campos solicitados como demonstrado em amarelo, basta clicar no botão Listar (Figura 18). Figura 18 Consultar Despacho de Pagamento 02

Processo, basta clicar no item Expandir Listagem das Notas (Figura 20).

Fiscais, basta clicar no número do Processo de Pagamento da referida Nota (Figura

15 Logo em seguida basta clicar na lupa para detalhar o Processo (Figura 19). Figura 19 Consultar Despacho de Pagamento 03 Após a abertura do Detalhamento do Processo, basta clicar no item Expandir Listagem das Notas (Figura 20). Figura 20 Consultar Despacho de Pagamento 04 Após expandir a listagem das Notas Fiscais, basta clicar no número do Processo de Pagamento da referida Nota (Figura 21). Figura 21 Consultar Despacho de Pagamento 05 Após esse procedimento o Despacho de Pagamento reaparecerá na tela.

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