MANUAL DE INSTRUÇÕES DO SISTEMA DE RESTAURANTE UNIVERSITÁRIO MÓDULO CONTROLE DE ALUNOS

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1 MANUAL DE INSTRUÇÕES DO SISTEMA DE RESTAURANTE UNIVERSITÁRIO MÓDULO CONTROLE DE ALUNOS ACESSO AO SISTEMA Este manual visa informar os recursos do Sistema de Restaurante Universitário. O sistema possui recursos que são acessados com autenticação no sistema. O Cardápio da Semana poderá ser visualizado sem necessidade de login no sistema. Há seis tipos de perfis de acesso ao sistema: Administrador: poderá visualizar todos os recursos, incluindo o recurso de configuração do sistema, que será descrito neste manual; Controle de Alunos: responsável pelos recursos referentes a alunos; Controle de Funcionários: responsável pelos recursos referentes a funcionários; Finanças: responsável pela área financeira do sistema; Restaurante: responsável pelas questões referentes ao Restaurante Universitário; Usuário: poderá visualizar apenas recursos referentes a usuários comuns. O link de acesso ao sistema é Uma vez acessado o sistema, este exibirá a janela de login, o qual deverá ser realizado através dos dados da Central de Acessos da UNESP. Figura 1: Tela de login da Central de Acessos Caso o usuário não possua cadastro na Central de Acessos, deverá acessar a opção PRIMEIRO ACESSO? para realizar o seu registro no sistema. O próximo passo é inserir o seu registrado no Portal de Sistemas (onde o usuário acessa sistemas como o Sistema de Graduação, Sistema de Pós-Graduação, Sistema de RH, etc.), além do seu cpf. Caso o usuário não tenha CPF registrado no Portal, deverá informar a data de seu nascimento.

2 Figura 2: Primeira tela de registro na Central de Acessos No próximo passo, o sistema lhe oferece várias opções de identificação o qual irá utilizar para acessar a Central de Acessos. Após selecionar uma das opções, o sistema irá para o passo de registrar sua senha, a qual deverá ter pelo menos uma letra maiúscula e um número. Após confirmar a senha e selecionar a opção de aceitar os termos de uso, o usuário deve clicar em CONCLUIR, e o sistema irá enviar um para ativar o seu acesso na Central. Finalizado este procedimento, o usuário deverá acessar o seu registrado no Portal de Sistemas para acessar o link de ativação. Uma vez acessado este link, o usuário estará apto para acessar a Central de Acessos. Após estes procedimentos, o usuário deverá enviar um para os administradores do sistema, solicitando um perfil de acesso ao Sistema de Restaurante Universitário, e assim, o usuário terá acesso aos recursos referentes ao perfil que será vinculado a ele, lembrando que este deverá acessar o SISRU com a identificação da Central de Acessos. TELA INICIAL DO SISTEMA Figura 3: Tela Inicial do Sistema

3 Uma vez acessado o sistema, é exibida a tela inicial, onde estão todas as funcionalidades do mesmo, podendo o usuário acessar também estes menus ao clicar no botão do canto superior esquerdo, ao lado do nome SISRU. PESSOAS Figura 4: Tela de Cadastro de Pessoas O Cadastro de Pessoas é responsável por registrar todos os usuários do sistema (OBS: Este cadastro não está vinculado ao cadastro realizado na Central de Acessos). Uma vez registrado neste recurso, o usuário estará apto para utilizar os recursos do RU, como comprar créditos de refeição, realizar a refeição em si, entre outros. Para realizar o cadastro da pessoa, deve-se clicar em CADASTRAR PESSOA. Ao acessar a janela de cadastro, o usuário tem a opção de consultar os dados da pessoa que estão registrados nos Sistemas Institucionais, através de seu CPF ou de seu nome. Caso a pessoa em questão não possua registro nos Sistemas Institucionais, não poderá ter seu cadastro registrado no SISRU. Uma vez concluída a consulta dos dados, as informações da pessoa em questão serão exibidas, bastando o usuário salvar o registro daquela pessoa. Uma vez salvo o registro, o sistema automaticamente deixa o cadastro como ativo. Para acessar as demais opções de registro (VISUALIZAR, ATIVAR/DESATIVAR, EDITAR e EXCLUIR), o usuário deverá clicar em OPÇÕES. Uma observação a ser feita em relação a exclusão do cadastro é que o só poderá ser excluído no caso daquele registro não possuir outros registros vinculados a ele (Se a pessoa tiver um registro no sistema como Aluno, por exemplo). Quanto ao cadastro estar com status Desativado, este não poderá usufruir os demais recursos do sistema.

4 Figura 5: Realizando um novo cadastro de Pessoa Ao acessar a opção VISUALIZAR, o usuário terá as informações da pessoa, além de opções para inserir uma foto desta pessoa. Caso o computador do usuário possuir uma webcam instalada, este poderá iniciar esta webcam no próprio sistema (em INICIAR WEBCAM), para que ele possa tirar uma foto da pessoa e, então, registrá-la. No caso do usuário já possuir uma foto salva no computador, basta buscar esta foto em SELECIONAR FOTO. Uma vez selecionada a foto, o usuário deverá clicar em INSERIR FOTO. Figura 6: Visualizando os dados da pessoa e inserindo uma foto

5 ALUNOS Figura 7: Tela de Cadastro de Alunos Cadastro de Alunos é responsável pelo registro de todos os alunos que utilizarão o Restaurante Universitário. Os procedimentos para registro dos mesmos é semelhante ao Cadastro de Pessoas, onde o usuário deverá consultar o CPF, o nome ou o RA do aluno que esteja registrado nos Sistemas Institucionais. As informações deste aluno serão exibidas, incluindo o RA e o Campus o qual ele estuda. No caso dele ter mais de um registro retornado, o usuário deverá selecionar o registro do aluno referente à Unidade do RU local. Ao salvar o registro, o aluno estará automaticamente ativo no sistema. As demais opções relacionadas ao registro do aluno estão na opção OPÇÕES. Figura 8: Realizando um novo cadastro de Aluno No caso dos alunos só utilizarem o RU se tiverem uma bolsa integrada, o usuário deverá registrar as Bolsas referentes ao aluno. Para isso, este deverá acessar o menu OPÇÕES e a opção

6 VISUALIZAR. A janela de informações do Aluno será exibida, com a opção de Inserir/Editar Bolsa. Para registrar uma nova bolsa para o aluno, o usuário deverá selecionar uma das bolsas da lista que será exibida no campo Bolsa, além de informar a validade da bolsa, sendo o primeiro campo de datas, a data inicial, e o segundo campo, a data final. Por fim, salvando o registro de bolsa, este novo registro irá ser exibido nas informações do aluno. Nesta lista de bolsas registradas para o aluno, o usuário tem as opções Editar e Excluir a bolsa. Figura 9: Visualizando os dados do aluno e registrando uma nova bolsa para o aluno BOLSAS Figura 10: Tela de Cadastro de Bolsas Este recurso é responsável pelo registro das bolsas que devem ser vinculadas ao aluno, com relação ao Sistema de Restaurante Universitário. Para registro de uma nova bolsa, ao clicar em CADASTRAR BOLSA, o usuário informa o nome da nova bolsa para registro no sistema. As

7 demais opções (VISUALIZAR, EDITAR, ATIVAR/DESATIVAR e EXCLUIR) estão disponíveis em OPÇÕES. Figura 11: Inserindo uma nova bolsa OCORRÊNCIAS Figura 12: Tela de Ocorrências do Sistema Ocorrências é um recurso onde estão registradas todas as ocorrências do sistema. Além do usuário poder registrar uma nova ocorrência manualmente, há algumas funcionalidades que registram uma ocorrência automaticamente. Para registrar uma ocorrência manualmente, o usuário deverá acessar CADASTRAR OCORRÊNCIA, e informar a data, hora e a descrição da ocorrência. Ao salvar esta ocorrência, o sistema automaticamente informa que o responsável pelo registro desta foi o usuário que a cadastrou. O usuário também poderá Visualizar os dados da ocorrência. As opções Editar e Excluir ocorrência são restritas apenas a usuários que possuem o perfil de Administrador do sistema.

8 Figura 13: Inserindo uma ocorrência manualmente LOTE DE REFEIÇÕES AUTORIZADOS Esta funcionalidade é específica para Alunos que recebem créditos que foram autorizados para doação. O usuário responsável pelo Controle de Alunos poderá registrar seus vales periodicamente. Para tal procedimento, o usuário deve informar o Tipo de Consumidor que os Alunos se enquadram, o Tipo de Aquisição, que no caso é AUTORIZADO ou BOLSA ALIMENTAÇÃO, além da quantidade de vales que será inserida para cada Aluno. Opcionalmente, o usuário poderá inserir uma Observação. O usuário poderá visualizar uma lista com todos os Alunos que possuem uma bolsa ativa, além da opção de realizar uma pesquisa pelo RA do aluno o qual deseja procurar nessa lista. Ao lado de cada aluno listado, há uma opção SELECIONAR, a qual o usuário deverá clicar para adicionar os alunos que serão contemplados com os créditos autorizados. Uma vez que os alunos são adicionados, uma lista com estes é exibida. Por fim, o usuário poderá registrar os vales para os alunos selecionados e, ao término do registro, o sistema exibe uma mensagem do número de alunos que receberam os vales. Os procedimentos acima descritos são para a Unidade que possua, em sua configuração ativa, o Tipo de Venda Ilimitado. Caso este tipo de venda seja limitado a um número de refeições por dia, além dos passos descritos acima, o usuário também deverá informar os dias em que os vales serão utilizados. No campo Intervalo de Dias, o usuário poderá informar se os alunos irão utilizar aquele número de vales em um dia, ou em vários dias. No caso de um dia, o sistema exibe um campo de data, o qual o usuário deverá informar o dia que os alunos irão consumir os vales, além da quantidade de vales respectivos para aquele dia. No caso de vários dias, o usuário deverá informar a Data Inicial e a Data Final, as quais os alunos terão os vales. Há também a opção de incluir sábado e domingo neste intervalo de dias. Caso haja alguns dias deste intervalo que os alunos não irão realizar a refeição, o usuário poderá selecionar estes dias em Dias não inclusos, e clicar em ADICIONAR DIA. A opção LIMPAR DIAS funciona para limpar todos os dias não inclusos informados. Por fim, o usuário deverá clicar em CALCULAR DIAS para que o sistema exiba todos os dias que os alunos irão utilizar seus vales, além de informar o número total de dias. Feito estes procedimentos, o usuário deverá informar a quantidade de vales que os alunos utilizarão por dia, e o sistema irá exibir a quantidade total de vales que serão registrados, além do valor total. Uma vez que o usuário clique em Salvar, o sistema irá realizar uma consulta, verificando se aquele(s) dia(s), que os alunos irão utilizar os vales, estão com o seu limite de vendas atingido. Caso sim, o sistema informará os dias que já estão com o limite atingido, além de eliminá-los automaticamente da lista de dias que os

9 alunos utilizarão os vales. Uma vez que o limite de vendas para o(s) dia(s) específico(s) não esteja atingido, o sistema irá registrar aqueles lotes de refeições para os alunos selecionados. Figura 14: Lotes Autorizados Tipo Ilimitado Figura 15: Lotes Autorizados Tipo Limitado

10 ADMINISTRAÇÃO DE LOTES Figura 16: Tela de Administração de Lotes A funcionalidade Administração de Lotes é responsável por informar os lotes de vales respectivos de uma pessoa. Para realizar a consulta, o usuário deverá selecionar um dos Tipos de Consulta disponíveis (Aluno, Funcionário e Pessoa). Uma vez selecionado um dos itens, o sistema irá exibir uma lista com todos os cadastros respectivos ao tipo de consulta informado. O usuário também terá a opção de realizar a busca da pessoa através do RA (Aluno), Matrícula (Funcionário) ou CPF (Funcionário). Uma vez exibido os dados da pessoa que o usuário deseja visualizar os lotes de vales, ele deverá selecionar as opções Aberto, Fechado ou Todos, no campo Situação. Feito isto, o sistema irá liberar a opção Visualizar, para visualização dos lotes. Ao clicar em Visualizar, o sistema exibe uma nova janela contendo o nome da pessoa, a qual seus lotes estão sendo consultados, o total de lotes com o status Aberto, as somas das quantidades de vales comprados e utilizados destes respectivos lotes, além do total de lotes com status Fechado, as somas de suas respectivas quantidades compradas e utilizadas. Também é exibido o Saldo de vales da pessoa. Além disso, o sistema emite uma lista com todos os lotes registrados, conforme a solicitação feita pelo usuário na tela anterior. Caso este tenha optado por Aberto, o sistema exibirá os lotes de vales que estão com o status Aberto ; caso a opção tenha sido Fechado, o sistema informará os lotes com status Fechado ; e caso tenha sido a opção Todos, o sistema exibirá os lotes com os dois status, ou seja, todos os lotes que a pessoa utilizou. Uma vez exibida esta lista, o usuário terá a opção de Visualizar aquele Lote.

11 Figura 17: Visualização dos Lotes da pessoa Ao visualizar os dados do lote selecionado, o sistema informa todas as informações daquele lote de vales, além de todas as refeições que foram realizadas com aquele lote. Caso a configuração ativa do sistema tiver o Tipo de Venda com status Limitado, também é exibido os dias que os vales devem ser utilizados. Outro detalhe a se destacar é a opção de Estornar vales daquele lote. Caso o tipo de venda ativo for Limitado, o usuário terá a opção de estornar na lista dos dias de utilização dos vales daquele lote. Para tal procedimento, basta clicar em OPÇÕES/ESTORNAR. Uma vez feito isto, automaticamente o vale daquele dia será estornado e o sistema irá registrar uma Ocorrência informando tal procedimento. Caso o tipo de venda ativo no sistema for Ilimitado, a opção ESTORNAR fica na lista dos lotes, junto a VISUALIZAR. Neste caso, ao acessar este recurso, uma janela será exibida com os dados do usuário, o número do lote, além dos campos Quantidade a Estornar, Valor a Devolver e Motivo do Estorno, sendo que Valor a Devolver será gerado automaticamente ao preencher a quantidade. Motivo do Estorno também é um campo obrigatório. Uma vez preenchido os dados e clicado em Salvar, o sistema irá estornar aquela quantidade de vales informada, além de registrar uma Ocorrência para tal fato. As opções de estornar estão restritas a usuários com perfis Administrador, Controle de Alunos (para estorno de créditos que não sejam pagos) e Finanças.

12 Figura 18: Visualizando os dados do Lote de Vales e suas respectivas Refeições creditadas Figura 19: Estornando um lote de vales Tipo de Venda Ilimitado ZERAR SALDO DE VALES Este perfil é exclusivo de usuários com perfil Controle de Alunos. Sua funcionalidade é realizar um estorno de vales (que foram autorizados) de todos os alunos que possuam Bolsas Vencidas. Na tela deste recurso há uma lista com todos os alunos cuja validade de suas Bolsas são anteriores a data atual. Além disso, o usuário poderá realizar uma pesquisa nessa lista, digitando o RA correspondente ao aluno. Em cada aluno informado, há a opção de Visualizar os dados deste aluno, além de Selecionar o mesmo para a lista dos alunos que terão seus vales zerados. O sistema também permite selecionar todos os alunos que estiverem na lista com bolsas vencidas. Ao visualizar os dados do aluno, o sistema exibe as bolsas vencidas, além de todos os lotes (com o status ABERTO) que foram autorizados para o aluno. Uma vez selecionados os alunos, o usuário deverá clicar em ZERAR VALES, e o sistema irá estornar todos os lotes autorizados e abertos destes.

13 Figura 20: Tela Zerar Saldo de Vales Autorizados ESTORNO DE VALES Figura 21: Tela de Estorno de Vales Este recurso é restrito a usuários com perfil Administrador, Controle de Alunos e Finanças. O sistema exibe uma lista com todos os lotes que tiveram vales estornados, tanto os vales estornados através do item Administração de Lotes, quanto através de Zerar Saldo de Vales. Usuários com perfil Administrador ou Finanças possuem a opção CANCELAR, que faz o cancelamento do estorno daqueles vales.

14 RELATÓRIOS Figura 22: Relatórios Os relatórios do sistema estão subdivididos por perfis de usuário: Controle de Alunos: Pessoas cadastradas, Alunos cadastrados, Alunos com Bolsa, Relação de Ocorrências e Relação de saldos dos créditos dos vales refeições; Controle de Funcionários: Pessoas cadastradas, Funcionários cadastrados, Relação de Ocorrências e Relação de saldos dos créditos dos vales refeições; Finanças: Controle de vendas no período, Controle de vendas anual, Controle de vendas pagas no período, Controle de vendas pagas anual, Vendas por tipo de aquisição, Vendas pagas por tipo de consumidor, Relação de Ocorrências e Relação de saldos dos créditos dos vales refeições; Restaurante: Cardápio Mensal, Consumo de refeições no período, Consumo de refeições anual, Consumo de refeições pagas no período, Consumo de refeições pagas anual, Controle de Notas Fiscais anual, Valores de Notas Fiscais anual, Estoque mensal, Estoque anual, Histórico de Refeições, Refeições por tipo de aquisição, Refeições pagas por tipo de consumidor, Relação de Ocorrências e Relação de saldos dos créditos dos vales refeições.

15 MEUS CRÉDITOS Figura 23: Meus Créditos Este recurso informa ao usuário um resumo de lotes registrados em seu perfil, exibindo o saldo total de vales, além do total de lotes abertos e suas respectivas quantidades (comprada e utilizada), além do total de lotes fechados com suas respectivas quantidades. Este também exibe uma lista com todos os lotes abertos e uma lista com todos os lotes fechados, sendo possível visualizar cada lote. Outra funcionalidade que é disponibilizada por este item é ALTERAR SENHA DE REFEIÇÃO. O usuário poderá alterar a sua senha de refeição, sendo que o número mínimo de caracteres é 6 e o máximo 10. Além disso, esta senha deve conter apenas números. Caso o usuário queira que o sistema gere uma senha automática, este deve clicar em GERAR SENHA. Para visualizar a senha, basta clicar a opção Visualizar Senha. Uma vez preenchida a nova senha, o usuário deverá clicar em Salvar, e o sistema irá verificar se esta nova senha já existe nos registros, uma vez que esta deverá ser única e exclusiva. Caso não exista, o sistema registrará a nova senha, e enviará um para o usuário, informando-o desta nova senha.

16 Figura 24: Alterando Senha de Refeição CARDÁPIO DA SEMANA Figura 25: Cardápio da Semana O recurso Cardápio da Semana exibe uma lista com o cardápio da semana atual, sendo este sujeito a alterações. O usuário também poderá visualizar esta funcionalidade sem necessidade de login no sistema. Para tal, basta acessar o endereço: