Emissão Doc Extra de Condomínio Sami ERP ++

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1 Emissão Doc Extra de Condomínio Sami ERP Baixa de Parcelas Acesse o Módulo CONDOMÍNIO CÁLCULOS DA EMISSÃO BAIXA DE PARCELAS. Este programa efetua a baixa das parcelas dos eventos lançados nas unidades, isto é, ao efetuar este procedimento o sistema aumenta uma parcela a mais no campo parcela atual até chegar ao valor igual à quantidade de parcelas, quando o programa exclui a taxa propriamente dita. Informe o mês de referência. O mês e ano deverão ser do último cálculo realizado, por exemplo, se você irá calcular os doc s extras do mês 05/2015, então o último cálculo realizado foi em 04/2015, logo o mês referência a ser informado neste caso é 04/2015. Informe o código do condomínio inicial e final ou clique no botão para acessar o programa de busca de condomínios por nome. Selecione a a opção Chamada Extra e clique sobre o botão Para iniciar o processamento de baixa de parcelas. Importante: Este procedimento cria o arquivo de históricos de unidade para o mês seguinte e altera as parcelas cobradas. A baixa de parcelas pula apenas uma parcela, independente de quantas vezes se repita o procedimento. 1

2 2. Inclusão de Valores Extra 2.1. Lançamento Manual Extra Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ CÁLCULOS DA EMISSÃO/ INCLUSÃO ALTERAÇÃO EXTRA. Este programa efetua lançamento individualmente na unidade desejada para a emissão de boletos de cobrança extra, além de efetuar a inclusão do lançamento é possível também fazer a alteração e exclusão da mesma. Informe o código do condomínio ou clique no botão programa de busca de condomínios por nome. para acessar o Informe o vencimento do boleto extra. Clicando no botão é possível acessar o programa de pesquisa de lançamentos para chamadas extras no mês. Selecione a unidade desejada ou clique no botão para acessar o programa de busca de unidades por nome. Efetuar lançamento para controle de atraso: selecione esta opção somente se esta chamada extra é retroativa para controle de atraso, ou seja, que antecede ao uso do sistema SAMI. Evento: selecione o evento ou clique no botão para acessar o programa de busca de históricos por nome. Valor: informe o valor a ser cálculo para gerar o boleto de chamada extra da unidade. Parcela Atual: neste campo informe o número da parcela atual a ser gerada no evento. 2

3 Nº de vezes: neste campo informe a quantidade total de parcelas a serem geradas. Sub-Conta: informe o código da sub-conta a ser gerada no evento. A utilização e a informação correta da sub-conta no momento do lançamento proporcionará o controle contábil por esta sub-conta quando do lançamento do recebimento dos doc s extras. botão. Para confirmar o lançamento do evento extra para a unidade, clique sobre o Para excluir um evento cadastrado para determinada unidade, informe a data da chamada extra, o código do edifício e da unidade e informe o código do evento a ser excluído, ou selecione o lançamento na relação e após clique sobre o botão Lançamento Coletivo Extra Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ CÁLCULOS DA EMISSÃO/ LANÇAMENTOS COLETIVOS EXTRA. Este programa efetua os lançamentos das taxas extras para as unidades do condomínio, a fim de gerar os valores dos boletos de cobrança da chamada extra. Informe o código do condomínio ou clique no botão programa de busca de condomínios por nome. para acessar o Informe o vencimento ou clique no botão pesquisa de lançamentos para chamadas extras. para acessar o programa de Selecione se será efetuado lançamento de Inclusão ou Exclusão. Se selecionada a opção Inclusão : 3

4 Selecione o tipo de lançamento a ser efetuado nas unidades: Totalizado: o valor informado no campo Valor será igualmente dividido entre o total das unidades do condomínio em questão. Individualizado: o valor informado no campo Valor será lançado individualmente a cada unidade. Selecione o evento ou clique no botão para acessar o programa de busca de históricos por nome. Bloco, Tipo de Unidade e Unidade: nestes campos selecione condomínios que sofrerão a incidência dos valores a serem lançados pelo evento informado. Exclui valores antes de efetuar novo lançamento: selecione esta opção para que o sistema apague os valores existentes de lançamentos anteriores. Efetua arredondamento de Valores: selecione esta opção caso deseje que os valores rateados sejam arredondados. Valor: informe o valor a ser cálculo para gerar o boleto de chamada extra das unidades. Parcela Atual: neste campo informe o número da parcela atual a ser gerada nos eventos. Quantidade Parc.: neste campo informe o número total de parcelas a serem geradas nos eventos. Sub-Conta: informe o código da sub-conta a ser gerada nos eventos. A utilização e a informação correta da sub-conta no momento do lançamento, proporcionará o controle contábil por esta sub-conta quando do lançamento do recebimento dos Doc s Extras. Clicando sobre o botão todos os blocos serão desmarcados permitindo que você marque apenas os blocos que possuam o rateio do evento para suas respectivas unidades. Para confirmar o lançamento do rateio às unidades selecionadas, clique sobre o botão e após confirme o processo no botão a tela confirmando o lançamento. o sistema demonstrará Se selecionada a opção Exclusão : Informe o código do condomínio o qual queira efetuar a exclusão dos eventos ou clique no botão para acessar o programa de busca de condomínios por nome. Informe o vencimento ou clique no botão pesquisa de lançamentos para chamadas extras. para acessar o programa de 4

5 Informe o código do evento ou clique no botão para acessar o programa de busca de históricos por nome.. Para confirmar a exclusão do evento anteriormente lançado, clique sobre o botão 2.3. Lançamento por Rateio Extra Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ CÁLCULOS DA EMISSÃO/ LANÇAMENTOS POR RATEIO EXTRA. Este programa efetua os lançamentos das taxas extras para as unidades do condomínio por rateio, ou seja, pelo valor da fração cadastrada nas unidades, a fim de gerar os valores dos boletos de cobrança da chamada extra. Ratear pela: selecione o tipo de fração a qual deseja que seja efetuado o lançamento da chamada extra nas unidades. Informe o código do condomínio o qual queira efetuar os lançamentos dos eventos ou clique no botão para acessar o programa de busca de condomínios por nome. Informe o vencimento ou clique no botão pesquisa de lançamentos para chamadas extras. para acessar o programa de Informe o código do evento a ser lançado ou clique no botão para acessar o programa de busca de históricos por nome Bloco, Tipo de Unidade e Unidade: nestes campos selecione os condomínios que sofrerão a incidência dos valores extras a serem lançados pelo evento informado. 5

6 Final da Unidade: informe neste campo o número da unidade a qual deseja que se efetue o lançamento do evento. Áreas Total e Base p/ Rateio: nestes campos informe os valores cadastrados nas unidades referente as frações. Exclui valores antes de efetuar novo lançamento: selecione se deseja que sejam apagados os valores anteriores do lançamento já efetuado na opção. Efetua arredondamento de Valores: selecione esta opção caso deseje que os valores extras rateados sejam arredondados. Valor: informe o valor a ser calculado para gerar o boleto de cobrança das unidades. Parcela Atual: informe neste campo o número da parcela atual a ser gerada no evento. Quantidade Parc: informe neste campo o número total de parcelas a serem geradas no evento. Sub-Conta: informe o código da sub-conta a ser gerada nos eventos. A utilização e a informação correta da sub-conta no momento do lançamento, proporcionará o controle contábil por esta sub-conta quando do lançamento do recebimento dos Doc s Extras. Clicando sobre o botão todos os blocos serão desmarcados permitindo que o usuário marque apenas os blocos que possuam o rateio do evento para suas respectivas unidades. Para confirmar o lançamento do rateio às unidades selecionadas, clique sobre o botão e após confirme o processo no botão tela confirmando o lançamento.. O sistema abrirá uma 3. Planilha de Cobrança Extra Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ RELATÓRIOS/ PLANILHA DE COBRANÇA EXTRA. Este programa tem a finalidade de imprimir as informações das chamadas extras geradas aos condomínios. Esta planilha é de suma importância para conferência das informações antes da emissão, sendo também utilizada como comprovante das séries e registros das unidades emitidas. Informe a data de vencimento da chamada extra, ou clique no botão acessar o programa de pesquisa de datas de chamadas extras. para 6

7 Informe o código do condomínio ou clique no botão para acessar o programa de busca de condomínios por nome. No caso de selecionar a data de vencimento pelo o programa de pesquisa de datas de chamadas extras o código do condomínio será preenchido automaticamente pelo sistema. Imprimir taxa banco, porte e seguro conteúdo independente da configuração no cadastro do condomínio: marque esta opção para que seja impresso na planilha os valores da taxa banco, porte e seguro conteúdo independente da configuração efetuada no cadastro do condomínio. No campo Desmembra Blocos marque esta opção para que a planilha de cobrança extra seja desmembrada por blocos ao invés de unidades. No caso de condomínios que não possuam blocos esta opção estará desabilitada. Para visualizar em tela a planilha de doc s extras do condomínio informado, clique sobre o botão. Para imprimir a planilha de doc s extras do condomínio informado, clique sobre o botão. 4. Emissão Acesse o módulo FINANCEIRO/ CONTAS À RECEBER/ CONDOMÍNIO EXTRA/ EMISSÃO. 7

8 Este programa emite os recibos de cobrança extra do sistema de Condomínios. O programa imprime os doc s para pagamento no Caixa da Administradora (doc 2ª via) ou na rede bancária. Importante: para emissão dos doc s extras de condomínios o usuário deverá certificar-se da prévia "Inicialização dos Doc s Extras" antes da emissão dos mesmos. Ao gerar/ emitir um condomínio não inicializado o programa consistirá avisando ao usuário "Não foram inicializados doc s extras para este Condomínio". Efetue a "Inicialização de Doc s Extras", lance os valores para emissão e emita a "Planilha de Cobrança Doc s Extras" para conferência (Módulo Condomínio). Na aba Bancos/Mensagens/Configurações Bancos Cód. do Banco: informe neste campo o código do banco previamente configurado na Tabela de Bancos (Módulo Diversos - Cadastros - Cadastro de Bancos). Utilize a busca de bancos já cadastrados clicando sobre o botão ou tecle F2. Informe neste campo o código de um banco não vinculado a Condomínios que possuem conta bancária própria, individual (módulo de Condomínios - Cadastros - De Contas Próprias). Código Nacional: este campo será preenchido automaticamente conforme cadastro do código do banco informado no campo anterior. Nome: este campo será preenchido automaticamente conforme cadastro do código do banco informado. Cód. Agência: este campo será preenchido automaticamente conforme cadastro do código do banco informado. 8

9 Dg.: este campo será preenchido automaticamente conforme cadastro do código do banco informado. Nome da agência: este campo será preenchido automaticamente conforme cadastro do código do banco informado. Cód. Cedente: este campo será preenchido automaticamente conforme cadastro do código do banco informado. Dg.: este campo será preenchido automaticamente conforme cadastro do código do banco informado. Carteira: este campo será preenchido automaticamente conforme cadastro do código do banco informado. Na aba Bancos/Mensagens/Configurações Mensagens Mensagem (1): campo opcional para informar alguma mensagem no Recibo do Sacado (parte interna do doc). Mensagem (2): campo opcional para informar alguma mensagem na Ficha de Compensação (parte interna do doc). Mensagem p/local recbto. do doc sem a taxa banco: informe neste campo a instrução do local para recebimento do doc sem o valor da taxa bancária. Instrução para Cobrança: informe neste campo a Instrução de Cobrança para pagamento do título bancário. Por exemplo: "Após vencimento pagamento somente da Administradora". 9

10 Local de Pagamento: informe neste campo a mensagem referente ao local de pagamento a ser relacionada na Ficha de Compensação. Por exemplo: "Até o vencimento, qualquer Agência bancária". Carta para impressão no verso: informe neste campo o número do informativo editado no botão. O programa disponibilizará um editor de texto para digitação do informativo a ser relacionado no verso do doc. O informativo no verso está somente disponível para emissão do doc s a laser na Postal MKT. Na aba Bancos/Mensagens/Configurações Configurações Mostra Valor para recebimento no Caixa sem Taxa Banco no Recibo do Sacado: clique nesta opção para imprimir no Recibo do Sacado o valor total do doc sem a tarifa bancária. Esta opção é selecionada para mostrar o valor a ser pago pelo condômino no Caixa da administradora sem taxa banco. Mostra Multa e Total com Multa no recibo do sacado: clique nesta opção para imprimir no Recibo do Sacado o valor da multa e total com multa a ser cobrado do condômino após vencimento. Não será considerado no cálculo da multa e total com multa o valor da tarifa bancária, pois o Recibo do Sacado é utilizado para pagamento na Administradora. Mostra Multa e Total com Multa na Ficha de compensação: clique nesta opção para imprimir na Ficha de Compensação o valor da multa e total com multa a ser cobrado do condômino após vencimento. Será considerado como base no cálculo da multa e total com multa o valor da tarifa bancária, pois a Ficha de Compensação será o documento utilizado para pagamento no Banco. Imprimir Borderô: selecione esta opção para impressão da Folha de Controle e Configurações utilizadas após gerar o arquivo máscara para impressão a laser na Postal MKT. 10

11 Mostra valor do total com multa acrescido da taxa banco no recibo do sacado: clique nesta opção para somar o valor da tarifa bancária no cálculo da multa impressa no Recibo do Sacado. Geralmente aplica-se esta configuração quando é selecionado o campo Mostra Multa e Total com Multa na Ficha de Compensação, onde obrigatoriamente, é considerado o valor da tarifa bancária no cálculo, visto a possibilidade do sacado efetuar o pagamento em atraso no banco, desta forma não ocorrerá divergência de valores nas multas discriminadas nos Recibos do Sacado e na Ficha de Compensação. Caso a Administradora não aceite recebimentos no banco após o vencimento e opte por não cobrar a multa com o acréscimo da Taxa Banco no Caixa da administradora este campo não poderá estar selecionado. Imprimir Doc's para unidades Próprias: selecione esta opção para emitir Doc s de unidades com administração "Própria", ou seja, a administração locatícia e condominial do imóvel é da própria Administradora. Desmarque esta opção para não emitir unidades próprias se necessário. Obs. Para a unidade ser "Própria" o código da Administradora na "Tabela de Credores" deve estar informado no campo "Código Administradora/ Banco" no Cadastro da Unidade (Módulo Condomínio). Imprimir listagem de unidades que não foram impressos Doc's por serem unidades próprias: opção disponível somente quando o usuário não "Imprimir Doc s de Unidades Próprias". Selecione esta opção para emitir a listagem de unidades que não foram impressas por serem unidades "Próprias". Imprimir código de autorização para débito em conta no recibo do sacado: selecione esta opção para imprimir no doc o código de autorização para débito em conta no recibo do sacado. Não Imprimir Informativo específico: selecione esta opção para não imprimir o informativo no verso do boleto. 11

12 Não imprimir campo A/C: selecione esta opção para não imprimir o campo A/C configurado no Cadastro de Unidades, módulo Condomínio. Acrescentar (mm) as margens do bloqueto: Esquerda: informar o número de milímetros a acrescentar como medida da margem esquerda no doc a ser impresso. Superior: informar o número de milímetros a acrescentar como medida da margem superior no doc a ser impresso. Salve as informações definidas nas opções de configuração para emissão dos doc's, clicando no botão. Emissão Imprimir: selecione esta opção para imprimir os boletos extras. Gerar para Internet: selecione esta opção para gerar o arquivo de boletos extras para o site da Administradora. Data da emissão: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com a data atual do micro, para alterar digite no formato DD/MM/AAAA. A data de emissão será utilizada para impressão dos campos "Data Documento" e "Data do Processamento", ambos relacionados no doc. 12

13 Data da Chamada: informe neste campo o vencimento para emissão dos doc s extras de condomínio. A data da chamada corresponde ao vencimento inicializado no programa "Inicialização da Emissão Doc s Extras" (módulo Condomínio). Digite no formato DD/MM/AAAA. Para consultar as datas de chamada extra calculadas, clique no botão. Gerar arquivo para impressão na Postal MKT: selecione esta opção para impressão dos doc s a laser na Postal MKT. Extensão do arquivo a ser gerado: informe neste campo a extensão do arquivo máscara para impressão a laser na Postal MKT. Digite 3 caracteres alfanuméricos. Obs. O arquivo será gerado na pasta DATA/ LASER do seu servidor com o padrão DEXT + SIGLA DA EMPRESA. EXTENSÃO. Imprimir doc's: selecione esta opção para impressão local dos doc s na Administradora. Pagamento na rede Bancária: selecione esta opção para impressão do(s) doc(s) com linha digitável e código de barras para pagamento em rede bancária. Para Recebimento no Caixa da Administradora: selecione esta opção para impressão do(s) doc(s) de 2ª via para pagamento no Caixa da Administradora. Neste doc o código de barras contém somente informações para baixa automática no Terminal de Caixa, não sendo necessária a digitação manual por parte do usuário para quitação dos condomínios. Impressão de Via para controle interno (local): selecione esta opção para gerar a para impressão local da "4 Via" para controle interno. O sistema emitirá 4 documentos por folha impressa. A Administradora geralmente utiliza estes documentos como comprovação fiscal dos títulos recebidos no banco para anexo nas pastas dos condomínios. Enviar por selecione esta opção para enviar por o doc de condomínio ao condômino. Para isso o deverá estar devidamente informado no cadastro de unidade, no campo destinado para este fim. Gerar Arquivo em formato TXT: selecione esta opção para geração do arquivo de boletos extras com a extensão TXT. Imprimir como: selecione o tipo de descrição a ser impressa no Doc Extra. Doc Chamada Extra: selecione esta opção para impressão do doc com a descrição "Chamada Extra". Configuração utilizada para cotas fora do vencimento normal do condomínio. Doc Normal: selecione esta opção para impressão do doc "sem" a descrição "Chamada Extra". Utilizado para unidades novas que não puderam ser incluídas na 13

14 emissão normal, pois já havia sido efetuado o cálculo de doc s. O doc terá o mesmo formato de um doc normal do mês. Cód. Condomínio: informe neste campo o código do condomínio a emitir os Doc s Extras. O programa disponibilizará as unidades do condomínio na tela de emissão. Emissão Individual: selecione esta opção para emissão individual por unidade. Selecione a(s) unidade(s) desejada(s) na tela de emissão. Clique no botão Administradora (impressão local). para gerar o arquivo ou imprimir os doc's na 14