Manual de Versão Sistema Condomínio21

Transcrição

1 Manual de Versão Sistema Condomínio21 Belo Horizonte, Group Software. Todos os direitos reservados.

2 Sumário 1. Número da unidade em boletos de formato E e E Frente e Verso Acesso restrito às opções do Comunidades21 Online Autorização de pagamentos de despesas por alçada por Condomínio... 8 Lista de FIX Evoluções do Condomínio

3 Novidades 1. Número da unidade em boletos de formato E e E Frente e Verso A fim de facilitar a identificação da unidade nos boletos e principalmente em casos onde o pagador possui mais de uma unidade e estas não são vinculadas, foi criado nesta versão do Condomínio21 um novo parâmetro identificado como Exibir Unidade no Recibo do Pagador que quando marcado irá incluir nos títulos de formatos E e E Frente e Verso o número da unidade à qual o boleto se refere. O número da unidade e também o bloco (caso o condomínio trabalhe com esta opção) serão apresentados no campo da Composição de Arrecadação do boleto, especificamente na parte do Recibo do Pagador (Recibo do Sacado). o Como fazer: a) Acesse o menu Cadastro > Condomínios > Configurações Avançadas aba Cobrança Avançada. b) Escolha um dos formatos E ou E Frente e Verso. c) Marque o novo parâmetro Exibir Unidade no Recibo do Pagador e clique em Gravar. 3

4 , d) Em seguida acesse o menu Baixas/Cobrança > Recibos/Boletos, selecione uma unidade e clique em Visualizar/ Imprimir. e) Observe que ao lado da descrição do campo Composição de Arrecadação o número da unidade estará disponível juntamente com o nome do Proprietário/Locatário. 4

5 2. Acesso restrito às opções do Comunidades21 Online Criada opção no Cadastro de Pessoas do Condomínio21 que quando marcada permitirá definir que aquele condômino terá acesso somente às opções de Atendimento Online, Meus Dados e Minha senha na página do Comunidades21 Online. As demais funcionalidades do Comunidades Online não ficarão disponíveis para essa pessoa. Esta nova opção virá desmarcada por padrão será levada para a página do Comunidades21 através da publicação dos dados realizada pelo sistema Publicador Online. Etapa 1: Configuração o Como fazer: a) Acesse o menu Cadastros > Pessoas / Proprietários / Locatários; b) Marque a nova opção Perfil Atendimento e clique em Gravar; Etapa 2: Publicação dos dados Após realizar a alteração no cadastro da pessoa é necessário fazer a publicação dos dados para que a informação de acesso seja atualizada no Comunidades21 Online. 5

6 o Como fazer: a) Acesse o sistema Publicador Online. b) Selecione o condomínio desejado e na coluna Dados marque a opção Dados dos Usuários. c) Em seguida clique em Processar. d) Confirme a mensagem de geração do arquivo. e) Logo em seguida, na aba Envio de Dados clique no botão Enviar e aguarde até que a mensagem de confirmação da publicação dos dados seja exibida. 6

7 Etapa 3: Acessando o Comunidades21 Online Com a publicação dos dados concluída, a pessoa que teve a opção Perfil Atendimento marcada em seu cadastro, terá acesso restrito na página do Comunidades21 Online. 7

8 o Como fazer: a) Abra o site do Comunidades21 e realize o acesso com o login do usuário que teve a opção Atendimento Online marcada. b) Observe que somente as opções Atendimento Online, Meus Dados e Minha Senha estarão disponíveis para o usuário em questão, podendo este realizar apenas estas operações. Observação: o Para que o condômino acesse todas as funcionalidades da página do Comunidades21 Online, basta manter a configuração Perfil Atendimento desmarcada no cadastro da pessoa no Condomínio21. 3.Autorização de pagamentos de despesas por alçada por Condomínio O processo de Autorização de pagamentos de despesas por alçada pode agora ser configurado por condomínio. Desta forma, a Administradora passa a contar com a possibilidade de estabelecer esse controle em alguns condomínios e flexibilizar a atuação em outros, de acordo com a sua necessidade. 8

9 O que determina que as despesas de um condomínio passarão pelo controle por alçada é o parâmetro Nível de autorização por condomínio. Sendo assim, para que as contas a pagar de um condomínio não tenham que ser formalmente aprovadas via sistema antes do pagamento, basta configurar o nível de autorização igual a zero. Por outro lado, para que o sistema passe a exigir que as despesas sejam autorizadas por uma ou mais pessoas antes do pagamento, basta configurar o nível de autorização desse condomínio com o número de assinaturas (autorizações) necessário. Para mais informações sobre a funcionalidade, consulte o manual de versionamento da versão 35.93/ o Como fazer: a) Acesse o menu Arquivo > Controle de Acesso > Níveis de autorização por Condomínio. b) Na coluna Nível, informar 0 (zero). c) Clique em Gravar. Observação: o A despesa do condomínio que estiver fora do controle de autorização de pagamentos por alçada não será apresentada na tela Editar > Autorização pagamento de despesas. Será exibida uma mensagem 9

10 informando que Este condomínio não está configurado para autorização de despesa por alçada! Para habilitar o recurso é necessário que ele possua pelo menos um nível de autorização configurado." Lista de FIX Ajuste realizado no relatório de Leitura/Consumo, para que o nome do consumo não seja cortado. Realizado tratamento para que o nosso número dos boletos do banco Sicoob com correspondente Bradesco, contenha 12 posições, sendo estas compostas pelo ano + prefixo + nosso número + dígito verificador. Tratamento realizado na exportação de lançamento de contas a pagar de imposto para o Group Contábil, sendo possível a partir de então definir através do parâmetro Considerar lançamento de imposto (presente na tela de exportação) se o valor terá de ser considerado ou não na exportação, marcando a opção o valor será enviado normalmente com as pernas de débito e crédito. Realizado tratamento no processo de solicitação de segunda via de boletos, para que somente os títulos que contenham nosso número vinculado ao lançamento sejam disponibilizados para envio. Ajuste no arquivo de remessa do banco Itaú para contas que utilizam carteira 173 (Emissão pelo banco), para que o campo Sacador/Avalista presente no arquivo considere a quantidade correta de caracteres, não interferindo assim nas posições da remessa. Ajuste em advertência apresentada ao acessar a tela de Integração com o Condomínio21 Online. Realizado ajuste para que o CNPJ do condomínio seja apresentado corretamente no campo destinado para esta informação nos boletos. Ajuste na apresentação dos descontos em boletos que estava repetindo quando somente o primeiro nível de desconto estava configurado para zero dias. Tratamento realizado para que o sistema considere o valor de desconto configurado para ser aplicado Após o vencimento. Ajuste em inconsistência apresentada em saldo anterior (em caso isolado) do balancete formato C, quando a opção Separar Contas Virtuais estava marcada. Ajuste de inconsistência apresentada ao realizar o Resgate de Configurações. Realizado ajuste no cadastro de descontos com valor negativo. Tratamento realizado para que o código do pagador seja incluso no arquivo de remessa do Unicred/Bradesco quando a pessoa não possuir CPF/CNPJ cadastrado e a conta corrente estiver vinculada a cooperativa Unicred Litoral - Santa Catarina. Ajuste de inconsistência apresentada (em caso específico) no saldo inicial do balancete por período, quando o mês final de referência era alterado. Ajuste na apresentação do balancete de despesas apresentados em boletos com o formato E Frente e Verso e I Frente e Verso para que todas as baixas sejam apresentadas de acordo com o relatório de Demonstrativo de Receitas e Despesas (Balancete) mesmo quando as contas a pagar tenham um grande número de registros. Ajuste de inconsistência apresentada (em caso isolado) ao gerar arquivo de remessa considerando descontos. 10

11 Tratamento para melhoria de lentidão apresentada no processo de conversão de boletos da Documento Group para o arquivo PDF. Evoluções do Condomínio 21 Versão Funcionalidades 36.45/ Controle de data de vencimento de despesas Novo formato de boleto com fonte maior Cobrança CNAB para o Banco do Nordeste Novo parâmetro para acesso restrito a opções no Comunidades21 Online 36.35/ Nova funcionalidade de descontos para unidades vinculadas Novo campo de justificativa para variação de orçamentos (Previsto x Realizado) Melhoria na tela de configurações das contas correntes do Banco Sicoob com correspondente Bradesco 36.28/ Prazo único por condomínio para emissão de 2ª via de boletos no Comunidades21 Online Bloqueio de reservas de espaços e serviços no Comunidades21 por unidade Novo Condomínio21 Relatórios Log de auditoria avançado em banco de dados auxiliar Group Reports Novo filtro na visão de contas a pagar Remessa Banco Itaú Alteração na tela de seleção da mensagem CNAB Inclusão do número da unidade e condomínio em boletos de 2ª via por e- mail 36.24/ Novo processo de cobrança para o Banco Sicoob com correspondente Bradesco Nova funcionalidade de baixas em Contas Virtuais associadas a Centros de Custo 36.03/ Nova funcionalidade de envio de boletos por em PDF com senha Novo processo de envio de cartas de cobranças por Atualização da nomenclatura de arquivos remessa do Banco Sicredi Atualização da nomenclatura dos campos da ficha de compensação dos boletos da Caixa Econômica Federal nos formatos A e C 35.88/ Criação de novo campo de mesclagem para as mensagens de cobrança Novo parâmetro de disponibilização de boletos de 2ª via para o Comunidades21 Online Manutenção do nosso número em boletos baixados parcialmente 11

12 Inclusão de novos filtros para melhoria na identificação da inadimplência em Boletos, Balancetes e na Publicação em lote Parâmetros Contas Originais e Contas Atuais Novo processo de autorização de pagamentos de despesas por alçada 35.75/ Ajustes no processo de Homologação Carteira 112 Banco Itaú Melhoria na alteração de Lançamento Rápido Novo combo Conta Corrente Melhoria no processo de emissão de Balancete - novo parâmetro considerar situação dos acordos na época Alteração no processo de arrecadação de Impostos - CSLL, PIS e COFINS 35.74/ Novo Filtro data de liquidação e data de pagamento no Relatório Sintético de Conta Corrente 35.71/ Alteração da nomenclatura no campo pagador/avalista do boleto laser para o banco SICCOB. Novo modelo de Relatório de Acordo. Novo modelo de Relatório de Inadimplência / Alterações em leiautes de telas da Segunda via de Boletos Automático Inclusão de nova opção para cadastrar Contratos de pessoas relacionadas ás unidades Novas opções de exclusão para Cidade e Estado Novo Modelo de Relatório de Contas a Receber por Unidade 35.46/ Melhoria no processo de emissão de boletos, cartas de cobranças e comunicados Group Print. Ajuste no processo de emissão de cartas de cobranças definidas como sub judice. Plano de Contas Global / Melhoria no processo de emissão de balancete - novo parâmetro Considerar situação das contas na época. Melhoria no processo de geração do arquivo Remessa Envio de Multas Caixa Econômica Federal / Melhoria no processo de emissão de boletos, cartas de cobranças e comunicados Group Print. Ajuste no processo de emissão de cartas de cobranças definidas como sub judice Plano de Contas Global / Melhoria no processo de emissão de balancete - novo parâmetro Considerar situação das contas na época. Melhoria no processo de geração do arquivo Remessa Envio de Multas Caixa Econômica Federal / Melhoria no processo de exportação de lançamentos ao Group Contábil Novo parâmetro Desconsiderar contas zerados ou negativas no Menu Arquivo > Integrações. Melhoria processo de Cobrança de Contas a Receber - novo parâmetro Bloquear lançamento para pessoas não vinculadas à unidade / Não houve Novidades na Versão 35.08/ do Sistema Condomínio /2.5e.10 Melhoria no tratamento de definição de faixa numérica dos boletos no processo de cobrança. 12

13 Melhorias Segunda via de boleto automática novos parâmetros Publicar 2ª via de boletos de acordo e Prazo para solicitação da 2ª via do boleto com correção / Relatório de Baixa de Receitas Novo parâmetro Exibir nome proprietário/locatário/cliente. Melhoria no cadastro de Conta Corrente - novo filtro Cobrança com Código do Cedente. Melhoria na alteração de Lançamento de Contas a Receber Novo botão Alterar em Lote / DIRF 2015 novo parâmetro Identificador do Layout e adequação ao novo layout para geração da DIRF / Novo parâmetro em relatório de acordos Mostrar data de pagamento para acordo de acordo. Relatório de Benchmarking* novo filtro código por grupo e melhorias para ordenação de itens. Banco SICOOB - tratamento campo Tipo Distribuição no arquivo de Remessa / Novo filtro na tela de emissão de balancete Não exibir resumo financeiro Importação de Unidades e Pessoas Nova forma de realizar lançamentos de Impostos 13