Manual de Versão Sistema Condomínio21

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1 Manual de Versão Sistema Condomínio21 Belo Horizonte, Group Software. Todos os direitos reservados.

2 Novidades versão 32.37/ Novidades da Versão 32.37/ Novo layout de boletos H Internacional e criação de comprovante de pagamento Nesta versão do Condomínio21, o sistema recebeu as alterações na composição do Número do Documento exibido no boleto de modelo H Internacional. A alteração permitirá que o usuário identifique através do número do documento gerado para o boleto, além do bloco, unidade e código do cliente, o mês/ano de referência e número de identificação que permitirá visualizar se o boleto possui lançamentos de contas a receber manuais. Com esta alteração, também foi disponibilizado um campo na tela de baixa de contas a receber, para inserir o número do comprovante de pagamento do boleto, vinculando desta maneira as contas a receber baixadas ao número gerado pelo Banco no momento do pagamento. Como consequência, para fins de processo de trabalho, foi incluído campo na tela de Consultas de Contas a Receber, para permitir filtrar uma conta baixada através desta nova informação. Ainda nesta tela, também há um campo para permitir filtrar as contas a receber pelo número do documento gerado no momento da emissão do boleto. Como fazer: Verificar composição do campo Número do Documento no boleto H 1. Acesse o Menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas > Aba Cobrança Avançada; 2. Selecione boleto do tipo H Internacional. 3. Verifique que há duas novas opções na parte inferior da tela. São as opções Consultar número do doc. das contas a receber e Informar número do comprovante na baixa de contas a receber. 2

3 4. Selecione a opção Consultar número do doc. Das contas a receber. 5. Grave as alterações e realize a emissão do boleto, modelo H-Internacional. 6. Verifique a composição do campo Num. Do Documento. Este número é gerado da seguinte forma: Bloco/Unidade: A-101 E Código do Sacado: 30 Mês: 03 Ano: 14 Qtd: 01 (Quantidade de boletos gerados no mês para a unidade) YYY: quantidade de boletos emitidos conforme tipo de lançamento (manual, rateio ou outras receitas). Conforme figura abaixo, o lançamento é um rateio, então a numeração permanece 000, independentemente da quantidade de boletos emitidos com este tipo de lançamento no mês. 3

4 1º Cenário: Primeiro boleto emitido para o mês 03/2014: Novidades da Versão 32.37/

5 2º cenário: Boleto com lançamento manual, sendo o segundo boleto emitido no mês para o cliente: Neste caso, os três últimos números que compõem o número do documento indicam a quantidade de boletos emitidos com lançamentos manuais e/ou outras receitas, dentro do mesmo mês de referência. Na figura acima, podemos visualizar que o número é finalizado em 001, ou seja, no mês 02, foi emitido apenas um boleto com lançamento manual e/ou outras receitas. OBS: A cada mês a numeração é zerada. 5

6 Como fazer: Permitir pesquisar uma conta a receber pelo Número do Documento do boleto gerado. 1. Acesse o Menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas > Aba Cobrança Avançada: selecione boleto do tipo H-Internacional, conforme imagem exibida na página 02 deste documento; 2. Selecione a opção Consultar número do doc. das contas a receber. Com este parâmetro selecionado, o campo de busca será exibido na tela de consulta de Contas a Receber. 3. Se o parâmetro estiver marcado, o campo de busca Nº do Documento é exibido na tela. 6

7 4. Se o parâmetro estiver desmarcado, o campo de busca não é exibido na tela. 7

8 5. Caso o número do documento não seja encontrado, sistema exibe mensagem informativa. 6. É possível consultar o número do documento vinculado a um lançamento através da tela Baixa e Cancelamento de Baixa de Contas a Receber. Para isso, acesse o Menu Baixas/Cobrança > Baixas de Contas a Receber. A coluna com título Número Documento é exibida de acordo com o parâmetro selecionado. 8

9 Como fazer: Vincular conta a receber ao número do comprovante de pagamento do boleto no momento da baixa de contas a receber. 1. Acesse o Menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas > Aba Cobrança Avançada: selecione boleto do tipo H Internacional, conforme imagem exibida na página 02 deste documento; 2. Selecione a opção Informar número do comprovante na baixa de contas a receber. Com este parâmetro selecionado o campo de busca será exibido na tela de consulta de Contas a Receber. Por padrão o parâmetro abaixo estará desmarcado. 3. Acesse o Menu Baixas/Cobrança > Baixa de Contas a Receber: selecione um lançamento e insira o número do comprovante para que a baixa possa ser realizada. Este campo é de preenchimento obrigatório quando o parâmetro acima está selecionado. 9

10 4. O sistema apresentará a mensagem de notificação abaixo, caso o campo não seja preenchido ao tentar realizar a baixa. 5. O comprovante de pagamento deverá ser informado no campo correspondente ao lançamento a ser vinculado, da coluna Comprovante Pgto. Clique duas vezes com o botão esquerdo do mouse sobre o campo para habilitar a edição. Este campo permite inserir uma informação de no máximo 10 caracteres contendo letras e números. 10

11 6. A tela de baixa individual também possui a coluna de Comprovante Pgto, permitindo vincular o comprovante também nas baixais individuais. 7. Caso seja inserido um número de comprovante que já tenha sido utilizado, o sistema exibe mensagem de notificação para número de comprovante já existente. 11

12 8. Caso cliente utilize lançamento com o modo baixa ativado é possível informar o número do comprovante, conforme imagem abaixo. Se for inserido um número que já tenha sido utilizado, o sistema exibe mensagem de notificação. 12

13 Lançamento exibido na tela de itens baixados. Novidades da Versão 32.37/ Como fazer: Permitir pesquisar uma conta a receber pelo número do comprovante de pagamento vinculado à conta no momento da baixa. 1. Acesse o Menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas > Aba Cobrança Avançada: selecione boleto do tipo H Internacional e marque o parâmetro Informar número do comprovante na baixa de contas a receber 2. Com o parâmetro selecionado, o sistema exibe o campo Comprovante de Pagamento na tela de consulta de Contas a Receber. 13

14 Sem o parâmetro selecionado, os campos não são exibidos. Novidades da Versão 32.37/ Caso o número inserido para a consulta não seja encontrado, sistema exibe mensagem informativa conforme imagem abaixo. Como fazer: Exibir número do comprovante de pagamento no relatório A Receber por Unidade 1. Acesse o Menu Relatório > Contas > A Receber por unidade para que seja exibida a coluna referente ao comprovante deve ser selecionado o modelo Colunas ; 2. Insira os dados e clique em visualizar. 14

15 3. Após a coluna Pgto, é exibida a coluna Comprovante com o número do comprovante inserido no momento da baixa. Como fazer: Alteração do termo Outras Receitas para Valores Recuperados e exibir nome do proprietário e locatário na via do cliente. 1. Acesse o Menu Baixas/Cobranças > Recibos/Boleto e selecione um lançamento. 2. Gere o boleto no modelo H-Internacional. 15

16 3. Verifique na lista de lançamentos que o termo exibido é Valores Recuperados e na área do Sacado são exibidos os dados do proprietário e locatário. 16

17 2. Vinculo de logomarca por condomínio Novidades da Versão 32.37/ A partir dessa versão será possível cadastrar a logomarca do Condomínio na tela de cadastros, sendo esta logomarca exibida nos boletos bancários. Essa melhoria foi feita para facilitar o processo de geração de boletos, já que atualmente, o sistema exige que este vínculo seja feito manualmente, podendo ser utilizada apenas uma logomarca para todos os condomínios, gerando grande custo ao processo. Como fazer: Vincular logomarca do Condomínio em seu cadastro. 1. Acesse o Menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas > Aba Outro e selecione a opção Vincular logomarca no cadastro do Condomínio ; 2. Acesse o Menu Cadastro > Condomínio, aba Dados Adicionais. Nesta aba, poderá ser inserida uma logomarca para o condomínio selecionado. O cadastro só estará ativo, caso o parâmetro esteja ativado. 17

18 3. Caso o parâmetro esteja desmarcado, os campos do cadastro para vincular imagem, estarão desabilitados para edição. 4. Logo exibida no boleto. 18

19 5. Caso a imagem esteja fora dos parâmetros de dimensão, o sistema exibe mensagem de notificação, conforme imagem abaixo. 6. Quando o parâmetro estiver selecionado e não houver logomarca vinculada, o sistema exibirá a mensagem abaixo. 19

20 No boleto, o campo reservado para exibir a logomarca estará em branco. Novidades da Versão 32.37/

21 3. Campo de observações no cadastro de contas correntes Novidades da Versão 32.37/ A partir dessa versão foi realizada uma melhoria para permitir que seja cadastrada uma observação no cadastro de conta corrente. Como fazer: Cadastrar observação no cadastro de conta corrente 1. Acesse o Menu Cadastros > Contas Correntes; 2. Selecione a conta corrente para a qual deseja cadastrar a observação; 21

22 3. Preencha o campo Observação e clique em Gravar. Novidades da Versão 32.37/ Obs.: O campo observação tem uma limitação de 1000 caracteres. 22

23 4. Relatório Sintético de Despesas com Custo M² Novidades da Versão 32.37/ A partir dessa versão foi realizada uma alteraçãi no relatório Sintético de Despesas permitindo uma melhor compreensão dos lançamentos realizados para uma classe, cuja a opção Calcula Custo M² no cadastro do plano de contas esteja habilitada. A melhoria foi realizada no modelo Padrão e no modelo Gerencial. Como fazer: Gerar relatório de Contas Sintético de Despesas 1. Acesse o Menu Relatórios > Contas > Sintético de Despesas; 2. Selecione os filtros do relatório, conforme figura abaixo: 23

24 3. O sistema exibe o cálculo do custo por metro quadrado: Novidades da Versão 32.37/ Obs.: A coluna Valor Lançamento apresentará um asterisco (*) nos lançamentos que foram inseridos com classe que esteja habilitada para calcular o custo por m². Ao lado da opção Custo por m² foi inserida uma nova informação onde mostra a base de cálculo para o valor do custo apresentado anteriormente. 24

25 5. Lançamentos de contas a receber manual Novidades da Versão 32.37/ A partir dessa versão foi realizada uma alteração de forma que não será mais possível lançar conta a receber para uma pessoa que não esteja vinculada a unidade. Como fazer: Lançar conta a receber manual 1. Acessar o Menu Editar > Lançamento de Conta a Receber > aba Manual 2. Selecione o mês de referência, clique em Novo, preencha os campos e clicar em Gravar. Obs.: Ao clicar no binóculo exibido ao lado do campo Sacado serão apresentadas apenas as pessoas que estiverem vinculadas a unidade selecionada, sejam elas proprietário(s) ou locatário(s). 25

26 6. Melhorias no Log de Auditoria Avançado Novidades da Versão 32.37/ A partir dessa versão foram realizadas algumas modificações no log de auditoria avançado. São elas: possibilidade de selecionar o caminho onde deseja salvar o expurgo do log, exportação do arquivo de expurgo do log no formato PDF e exportação da consulta do log para Excel. Como fazer: Definir local para salvar arquivo de expurgo de log 1. Acessar o Menu Arquivo > Log > Auditoria > Configuração; 2. Clicar na pasta amarela ao lado do campo Diretório Log, selecionar a pasta onde deseja salvar o arquivo, clicar em OK e clicar em Gravar. 1º Passo: Como acessar a tela de configuração do log: 2º Passo: Como definir o caminho do arquivo de expurgo do log: Obs.: Caso não seja definido um local o sistema irá salvar o arquivo no caminho padrão: C:\Program Files\Group Software\Cond21\LogAuditoria 26

27 Como fazer: Configurar arquivo de expurgo de log para ser gerado em PDF Novidades da Versão 32.37/ Acessar o Menu Arquivo > Log > Auditoria > Configuração, conforme imagem exibida na página 27 deste documento; 1. Selecionar a opção Exportar para PDF e excluir dados do banco de dados e clicar em Gravar. 2º Passo: Seleção da opção de descarte 27

28 Obs.: Observe que depois de realizado o expurgo será possível visualizar o arquivo de dados expurgados em um arquivo PDF. Como fazer: Exportar Log de Auditoria Avançado para planilha Excel: 1. Acesse o Menu Arquivo > Log > Auditoria > Consulta. 28

29 2. O sistema exibirá a tela Consulta de Log de Auditoria Avançado com os filtros vazios. Preencha os filtros desejados e aguarde atualização da tela. 3. Clique sobre o botão Exportar para Excel: 29

30 4. O sistema irá gerar automaticamente, uma planilha em Excel com descrição Planilha_Expurgo_AAAAMMDD_HHMMSS, onde: a. AAAA = ano da data da geração da planilha; b. MM = mês de geração da planilha; c. DD = dia de geração da planilha; d. HH = hora; e. MM = minutos; f. SS = segundos. Novidades da Versão 32.37/

31 7. Status de inadimplência do condomínio Novidades da Versão 32.37/ A partir dessa versão o sistema recebeu uma nova funcionalidade onde é possível fornecer o status da inadimplência de um condomínio a partir de uma frequência previamente cadastrada, esta funcionalidade está vinculada aos condomínios que possuem Comunidades21 e para obter esse status é necessário que o software leia os dados do contrato WSTL. Como fazer: Configurar a frequência de atualização da inadimplência 1. Acessar o Menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas, aba Outros 2. Habilitar o parâmetro Gerar posição de inadimplência, preencher os campos desejados e clicar em Gravar. 1º Passo: Como acessar a tela de Configurações Avançadas: 31

32 2º Passo: Como configurar status de inadimplência: Novidades da Versão 32.37/ Significado dos campos: Número de dias para inadimplência: É a partir de quantos dias de inadimplência o sistema deve informar os dados de inadimplência; Horário da atualização: É o período do dia pelo qual o sistema fornecerá as informações de inadimplência; Frequência da atualização: É de quanto em quanto tempo dos dias da semana o sistema fornecerá as informações de inadimplência. 32

33 8. Mensagem CNAB Novidades da Versão 32.37/ A partir dessa versão foi realizada uma alteração no cadastro de mensagem CNAB sendo que agora será possível que a mensagem seja inserida no arquivo de remessa do banco Bradesco entre as posições 242 à 321. Como fazer: Cadastrar a mensagem CNAB 1. Acessar o Menu Cadastros > Mensagem CNAB; 2. Clicar em Novo, preencher os campos, habilitar a opção Imprimir mensagem na posição 242 à º Passo: Como acessar a tela de mensagem CNAB: 2º Passo: Como cadastrar a mensagem CNAB: 33

34 Evoluções do Condomínio 21 Versão Funcionalidades 32.32/ DIRF 2014 Layout Sicoob padrão: inclusão de dígito verificador no Nosso Número Novo local de configuração das integrações com Comunidades On-line Parâmetro para ligar/desligar serviço de resgate de dados cadastrais em todos os condomínios de uma vez 32.20/ Relatório comparativo de receitas e despesas Restringir atualização de nome de proprietário no resgate de dados do Comunidades Online Acompanhamento de Inadimplência 32.10/ Log de Auditoria Avançado Cubo Exportação para o Gcontábil com centro de custos diferentes Gravar flag ExportaContabil na importação de lançamentos de contas a pagar 31.86/ Inativar fornecedores Ajustes no relatório de Benchmarking 31.69/ Homologação Banestes - boleto e remessa Alteração do termo Document Group para Group Print Mensagem CNAB na remessa Sicredi 31.66/ Homologação Banco Sicredi Lançamento por Grupo considerar opção Multiplicar por Boleto CEF padrão Sicob com operação / Conversão de moeda na geração de boletos considera última cotação. Cobrança partilhada - Não ratear juros e multa entre as contas. Lançamento de rateio de fundo de reserva exibe além da descrição também o mês de referência. Novo layout cobrança registrada SICOOB Envio de Boleto e/ou Comunicado para vários s 31.49/ Divisão da tela de configuração do sistema Conta corrente no lançamento rápido de conta a receber Ao gerar lançamento de rateio de fundo de reserva, usar descrição da classe como descrição padrão Imprimir no boleto/balancete formatos C e E Médio o número da parcela informado no campo Descrição Habilitar descrição no lançamento de serviço da administradora Novo modelo de boleto baseado no formato E com área de composição de arrecadação com 13 linhas Imprimir log de envio de boletos e comunicados Exibição ou não de valores negativos nos relatórios de Inadimplência, Nada Consta e Carta de Cobrança Tipo de pagamento FGTS banco Santander - integração Gborderô 31.33/ Aumentar o tamanho da fonte do campo número do endereço do boleto formatos C e E Médio Permitir leitura de consumo de serviços com 6 casas decimais 31.29/ Numeração por faixa Unicred e Sicred Homologação CEF padrão Sinco 31.28/ Leitura de consumo para unidade vinculada Filtro de contas originais no relatório de inadimplência 31.12/ Editar observação na emissão de DARF Filtro de tipo de unidade em relatórios 31.12/ Relatórios para benchmarking Configuração de margens de relatórios 34

35 Boleto Unicred Banco do Brasil Novas nomenclaturas nos boletos de todos os bancos - BACEN Boleto de tributos municipais convênio 857 Destacar em negrito inadimplência unidade e sacado boleto modelo A frente e verso e I frente e verso Permitir ignorar unidades vinculadas ao inserir valor consumo zero Aumentar a fonte na consulta de plano de contas Visualizar contas originais de acordo velho 31.06/ Exibição de reajustes no relatório de inadimplência consolidada 31.03/ Importação de Dados cadastrais do Comunidades21 Importação de Consumo do Comunidades /2.467 Integração Condomínio 21 com Gestão Eletrônica de Documentos (GED) 30.86/ Ajuste das dimensões do código de barras em boletos do banco Banestes Maior quantidade de linhas na composição de arrecadação do boleto formato E e E Frente e Verso Mensagem ao inativar condomínio que tenha integração Online 35