Manual das novidades. Versão 26.49/

Transcrição

1 Manual das novidades Versão 26.49/

2 Sumário Novidades da versão 1. Cadastros Cadastro de PAC Posto de Atendimento de Cooperativa para contas do Bancoob Cadastro de Unidade Endereço de Cobrança Cadastro de Descontos Contas de Acordo Cadastro de dias para protesto para contas do banco Santander Banespa Classe Opcional Pagamento não obrigatório Diferencial Corporate Contas a receber Acordo Novo Geração de Rateio de Contas a Receber por período Cancelamento de Contas a Receber (diferencial Corporate) Cancelamento de Contas a receber Motivo do cancelamento Geração de Contas a Receber multiplicada a fração por período Lançamento de contas a receber: campo descrição permite mais caracteres Lançamento de contas a receber - Exceção para contas de consumo Contas a Pagar Controle de Cheques Cheque cancelado pelo novo Controle de Cheques poderá ser reutilizado Impressão de cheques permite a escolha de impressora para impressão Impressão de Cheques Cheques a Compensar Regularização de cheques para módulo de cheques Impressão de cheque permite inclusão de correções da conta Controle de Cheques para Contas Pool Baixa de contas a pagar - contas vinculadas a um cheque de conta pool Sem Controle de Cheques Programação de pagamento Programação de pagamento para balancete Permitida a geração de conta a pagar cuja previsão interfere no saldo diário Autorização de débito está habilitada para conta pool Autorização de Débito Empenho personalização de dados visuais (configuração da escolha do modelo) Código de classe de conta em Centro de Custo em Relatório de Empenho (Diferenciais Corporate) Definição de Contribuinte para impostos e impressão de DARF e GPS Despesa regular permite o controle da parcela resgatada Lançamento de DARF será exportado conforme agrupamento realizado no processo de emissão (Diferencial: Corporate) Cancelamento de Contas a pagar Motivo do cancelamento (Diferencial Corporate) Contas em geral Alterações nos estornos de abonos e descontos Código de classe de conta exibido em relatórios de contas DIRF 2011: Condomínio21 já está adequado ao novo formato Relatórios Controle de Carta de Cobrança Diferencial Corporate Modelo de relatório de Movimentação de Conta Corrente Modo Detalhado Alteração da exibição do saldo da tela do Condomínio Emissão dos relatórios de movimentação de todas as contas no relatório de movimentação de conta corrente para publicação no Comunidades21 On-line Emissão de Comunicados para um grupo de unidades Criado filtro por cliente para relatório de contas a receber por unidade

3 5.7. Relatório de unidade por proprietário/locatário: novo modelo Criação do filtro de relatórios de contas para exibir contas originais e contas atuais (Para clientes que usam Acordo Novo) Relatório de Acordo por data de recebimento Relatório de Acordo permite exibição de todos os Condomínios Disponível novo modelo para relatório de Abonos e Descontos Novos títulos para os relatórios: Pagas por grupo e classe e A receber por período Alteração do relatório de Cheques Emitidos inclusão de totalizador Relatório de Baixa considerada a data de liquidação Criação de novos modelos para Relatórios de Cheques: Acrescido dois campos no relatório de controle de cheques Cobrança Disponibilização do CPF ou CNPJ do sacado na emissão do boleto laser Banco do Brasil e Banco Itaú Validação de conta corrente para arquivo retorno Banco do Bradesco, Itaú, Real e CEF Geração de boleto para banco Blucredi Criado detalhamento de processamento de arquivo retorno Criado serviço de exportação de dados de contas a receber para arquivo de formato de texto (.txt) Disponível a exportação em.dbf dos boletos no formato E Geração de boletos permite agrupar classes iguais na composição de arrecadação Boletos exportados para formato PDF podem ser enviados com imagem automaticamente Boleto E Mensagem de Débito automático Adimplência ou Inadimplência Exibição de relatório de Nada Consta em unidade vinculada Inadimplência do sacado apresentada no boleto Boletos Laser apresentam unidades em aberto como inadimplência Termo de confissão de dívida Balancete Alteração do Demonstrativo de Contas a Pagar no balancete para formato I (PAR) Balancete Formato Detalhado - Exibição de receitas antecipadas Demonstrativo de Receitas Exibição de antecipação de valores específicos por conta no Balancete Formato - Detalhado Exibição de tipo de contrato para balancetes de formato I Criado totalizador da inadimplência do condomínio em balancete detalhado Código de classe de conta pode ser exibido em balancete gerencial Balancete Detalhado opção para exibir o número de parcelas para despesa regular Novo formato de balancete: formato J Integrações Geração de contas para recebimento parcial de produtos pelo Group Compras Agrupamento de classes idênticas para o Condomínio21 integrado ao Group Compras Integração do Condomínio21 ao Imobiliária21 (Diferencial Corporate) Geração de Nada Consta e Comunicados - Versão Document Group Emissão de Carta de Cobrança modelo Document Group

4 1. Cadastros Novidades da versão 1.1. Cadastro de PAC Posto de Atendimento de Cooperativa para contas do Bancoob Será possível, nessa versão, cadastrar o código PAC Posto de atendimento de cooperativa, código necessário para as contas criadas para o Bancoob. Como fazer 1- Acesse o menu: Cadastros/ Bancos. Essa opção será necessária caso não tenha o Bancoob cadastrado nos bancos do sistema. 2- Faça o preenchimento dos dados correspondentes. 3- Acesse o menu: Cadastros/ Contas Correntes. 4- Clique em Novo. 5- Selecione o banco Bancoob. 6- Observe que o sistema apresenta na tela o campo PAC para ser preenchido. 7- Faça o preenchimento com os dados na tela. 8- Clique em Gravar. 4

5 1.2. Cadastro de Unidade Endereço de Cobrança No cadastro de unidade é apresentada uma guia Dados Complementares que permite selecionar para a unidade selecionada um endereço diferenciado para cobrança. Essa aba altera os seguintes processos que envolvem geração de: geração do CNAB, boletos, emissão de etiqueta, emissão de carta de cobrança e emissão do relatório de nada consta. O processo de geração dos itens não sofrerá alteração. É importante considerar que o sistema não vai invalidar os endereços cadastrados anteriormente caso você não tenha cadastrado o endereço de cobrança para todas as unidades. Quando houver cadastrado um endereço de cobrança, o sistema vai considerá-lo para realizar os processos informados acima. É importante lembrar que é o endereço é utilizado principalmente para o proprietário que possui vários imóveis, porém para uma determinada unidade ele deseja que as cobranças sejam enviadas para outro endereço diferente do informado no cadastro do proprietário. Como fazer 1- Acesse o menu: Cadastros/ Unidade/ Dados Complementares. 2- Observe os campos apresentados na tela: Campo a Campo: 5

6 Tipo Endereço: o Unidade: permite informar o endereço da unidade como o endereço de cobrança. o Sacado: permite informar o endereço do sacado como o endereço de cobrança. Copiar Endereço: o Condomínio: o sistema busca o endereço conforme o endereço do condomínio da unidade. o Proprietário: o sistema busca o endereço conforme o endereço do proprietário da unidade. Copiar: Na medida em que os itens anteriores forem cadastrados, o sistema permite buscar o endereço já configurado. Feita a configuração pelas opções anteriores, clique em Copiar. Endereço: permite preencher ou visualizar o endereço de cobrança cadastrado para essa unidade. o Endereço: apresenta o endereço de cobrança da unidade. o Número: apresenta o número do endereço de cobrança da unidade. o Complemento: caso possua complemento, informe nesse campo. o Bairro: informe o bairro do endereço de cobrança. o Cidade: informe a cidade do endereço de cobrança. o CEP: informe o CEP do endereço de cobrança. o Estado: informe o estado do endereço de cobrança. o Telefone: permite informar o telefone do contato da unidade. o Fax: caso possua fax, informe nesse item. o Celular: permite informar o celular do contato da unidade. o permite informar o do contato da unidade. 3- Grave as alterações Cadastro de Descontos Contas de Acordo Disponível configuração que permite não calcular os descontos para lançamentos de acordo. Como fazer 1- Acesse o menu: Cadastros/ Condomínios/ Configurações Avançadas 2- Na guia Índices, clique em Cadastro de Descontos. 3- Configure os descontos conforme desejado, e para que não seja calculado o desconto nas contas de acordo, marque a opção Bloquear cálculo de desconto para contas de acordo. 4- Clique em Gravar para salvar a configuração. 6

7 5- Ao realizar a geração do boleto com lançamentos de acordo, a mensagem contendo o valor do desconto não será apresentada. 6- Caso no boleto constem lançamentos de acordo e lançamentos que deverão incidir o desconto, na mensagem, para o valor do desconto serão considerados todos os lançamentos, exceto do tipo acordo. Importante: Esta funcionalidade está disponível para os CNABs dos seguintes bancos: a. Bradesco b. Brasil c. Itaú d. Santander 1.4. Cadastro de dias para protesto para contas do banco Santander Banespa Essa versão incluir o cadastro de dias de protesto para contas do banco Santander Banespa. Como fazer 1- Acesse o menu: Cadastros/ Bancos. 2- Cadastre os dados do banco: Santander Banespa. Habilite a opção: Usar Código

8 3- Acesse o menu: Cadastros/ Contas Correntes. 4- Crie uma conta corrente cujo banco é o cadastrado acima. 5- Abra novamente a tela de cadastro de contas correntes cujo caminho é: Cadastros/ Contas Correntes. 6- Informe os dias de protesto correspondente. 7- Clique em Gravar. Importante: O sistema permite também se adequar aos protestos do banco da Caixa Econômica Federal Classe Opcional Pagamento não obrigatório Diferencial Corporate A Group Software disponibiliza para os usuários do Condomínio21, a criação de contas pelo sistema cujo pagamento não é obrigatório e caso não seja paga, não gera inadimplência. Ela foi nomeada de Classe Opcional. 8

9 O sistema faculta o pagamento da conta cujo lançamento foi feito por conta de classe opcional. Caso em um boleto exista mais lançamentos de conta na composição de arrecadação, é necessário realizar o pagamento das outras contas. Para que se entenda como a conta opcional seria tratada no sistema, apresentamos um exemplo. Conforme o exemplo abaixo, o boleto possui 4 contas descritas na composição de arrecadação para realizar o pagamento: O exemplo acima apresenta a classe opcional no valor de R$ 69,00. Caso o cliente não queira pagar somente essa conta, deve ser pago o valor total das contas geradas: Taxa de Condomínio, Fundo de Reserva e Fundo de Obras. Assim, o valor do boleto, sem a classe opcional é de: R$ 704,00. Importante: Caso o boleto seja pago em atraso, todas as classes de conta que fazem parte dela serão consideradas para o cálculo de multa, juros e correção devidos, seja classe opcional ou não. Como fazer 1- Acesse o menu: Arquivos/ Configurações do sistema/ Receitas. 9

10 2- Selecione a opção Classes Opcionais. 3- Clique em Gravar. 4- Acesse o menu: Cadastros/ Plano de Contas. 5- Selecione o plano de contas já existente utilizado pelo condomínio. 6- Acrescente um item do plano de contas de receitas como classe opcional. Para acrescentar, marque a opção Pgto opcional no item específico da classe do plano de contas. 7- Informe também a mensagem de cobrança. É apresentada uma coluna que permite o preenchimento. Para preencher, clique sobre a linha correspondente e selecione a mensagem. Lembre-se que a mensagem de cobrança é apresentada nos boletos. 8- Clique em Gravar. 9- Gere uma conta cuja classe seja uma classe opcional. 10- Abaixo explicaremos as duas formas de baixa de boletos que possuem classe de contas opcionais. 10

11 Sobre as baixas: Novidades da versão Baixa Automática: 1- É possível realizar a baixa automática pelo sistema de contas que foram geradas por classes opcionais. Para isso, existem duas formas de quitação do boleto: pagar o valor total do boleto (valor apresentado no boleto) ou pagar o total das contas necessárias que se encontram no boleto menos o valor da classe opcional. Considere o exemplo que foi apresentado no início da explicação desse tópico para perceber qual seria a classe opcional e qual a necessária para pagamento. Pelo exemplo, o valor total do boleto é de: R$ 774,00, o valor da classe opcional é de: R$ 69,00. Assim, o pagamento para quitação, caso não queira quitar o valor da classe opcional, deve ser de R$ 705,00. Baixa Manual: 1- Acesse o menu: Baixas/ Cobrança/ Baixa de Contas a Receber. 2- A baixa deve ser feita como Baixa com Juros. 3- Selecione todas as contas que fazem parte do boleto para ser baixado, inclusive a que fizer parte da classe opcional. 4- Caso não queira realizar a baixa da classe opcional, desmarque somente a classe. O sistema reporta a seguinte mensagem: A classe (nome da classe) foi desmarcada, deseja baixar com valor 0(zero)? 11

12 5- Clique em Sim. 6- A conta foi paga e o sistema realizou a baixa do boleto. Para que o sistema não gere inadimplência, a classe opcional quando não escolhida para quitação, é baixada como um valor zerado. Geração do balancete: 1- O balancete só apresenta os valores das classes opcionais que foram pagas pela unidade. Para as classes que foram baixadas com valor R$ 0,00, o descritivo não será apresentado. 12

13 2. Contas a receber 2.1. Acordo Novo A nova versão do Condomínio21 permite trabalhar com o novo acordo Novo. Abaixo apresentamos as diferenças entre o acordo antigo e o novo para que os clientes possam se habituar nas alterações. Acordos Comparativo de telas. Acordo antigo e acordo novo. As próximas telas pretendem apresentar as variações visuais dos dois Acordos. A medida irá auxiliar aos usuários que eram habituados ao antigo acordo e estão com contato com as novas telas. No geral, houve mudanças de disposição dos itens em tela. Acordo: Consulta das contas originais Tela inicial: Acordo Novo O novo acordo apresenta a tela inicial e retira alguns botões. Para o cancelamento, ele é feito pela opção: Editar/ Cancelar Acordos. Tela inicial: Acordo antigo Acordo: Cálculo das variáveis Tela de cálculo do Acordo Novo Nessa tela, a novidade seria a permissão de tipos de Cálculo para Acordo, além da mudança de disposição de alguns itens. Tela de cálculo do acordo antigo 13

14 Acordo: Cálculo das variáveis(continuação) Alterado o tipo de Cálculo para Cálculo Padrão. Alterado o tipo de Cálculo para Cálculo Manual. Apresentados do Acordo Novo, dois tipo de acordo, o cálculo padrão: o sistema já marca os cálculos que já foram configurados previamente e o manual, usado para determinar manualmente o tipo de cálculo. Acordo: Geração das parcelas Parcelas: Acordo Novo A geração das parcelas apresenta a composição com dados adicionais como: valor original, acréscimo, outras cobranças, descontos além dos valores de honorário e valor líquido. Parcelas: Acordo Antigo Acordo: Geração das parcelas(continuação) Geração das parcelas: Acordo Novo Essa tela apresenta um exemplo de como as parcelas são dispostas nas telas. Geração das parcelas: Acordo Antigo Acordo: Criação do acordo Geração das parcelas: Acordo Novo Essa tela representa a disposição da geração do acordo pelo modelo antigo e o novo. Observe que além do destaque das linhas que se referem ao subtotal e ao total, é permitido determinar as várias formas de apresentação dos acordos por tipos. Tela antiga de geração de acordo 14

15 Acordo: Geração(continuação) As telas ao lado permite demonstrar os novos modelos de geração de acordo Geração de Rateio de Contas a Receber por período Essa nova versão permite gerar lançamentos por período para um determinado grupo de condôminos, permitindo o rateio. Como Fazer 1- Acesse o menu: Editar/ Lançamentos de Contas a Receber/Grupos. 2- Clique em Novo. 3- Selecione a classe de conta. 4- Informe o valor. 5- Selecione o grupo cujo valor será rateado. 6- Clique em Ratear por: e selecione a fração para rateio. 7- Clique em Por período: e selecione os meses que o lançamento será realizado. 8- Clique em Gravar. 15

16 9- Se quiser conferir os valores gerados para o período, acesse o menu: Consultas/ Contas a Receber. 10- Faça os filtros necessários para exibição dos valores. Nessa consulta abaixo, utilizaremos como filtro o item do plano de contas para exibição dos valores Cancelamento de Contas a Receber (diferencial Corporate) Para os clientes Corporate, o usuário não poderá mais excluir contas. Todas as contas que forem necessárias sua exclusão deverão ser canceladas. Assim, o sistema armazena os dados e evita que informações sejam perdidas do sistema, além de evitar a perda equivocada dos dados Cancelamento de Contas a receber Motivo do cancelamento Disponível opção que permite informar o motivo do cancelamento de um lançamento de contas a receber. Como fazer: 1- Para ativar a solicitação do motivo de cancelamento, acesse o menu: Arquivo/ Configurações do Sistema/ Receitas. 2- Habilite a opção: Exigir motivo de cancelamento da conta. 16

17 Importante: Com a opção habilitada, assim que a conta for cancelada será necessário informar o motivo de seu cancelamento. 3- Cancele uma conta. Será mostrado o cancelamento pela tela de consulta de conta a receber: 4- Informe o motivo do cancelamento. 5- Clique em Gravar. 17

18 2.5. Geração de Contas a Receber multiplicada a fração por período Novidades da versão Essa nova versão permite gerar lançamentos por período para um determinado grupo de condôminos, multiplicando o valor pela fração escolhida. Como Fazer 1- Acesse o menu: Arquivos/ Configuração do sistema/ Receitas. 2- Desmarque a opção Cálculo percentual de Rateio. Importante: Caso essa opção esteja marcada, o valor final da conta será dividido por Clique em Gravar. 4- Acesse o menu: Editar/ Lançamentos de Contas a Receber/ Grupos. 5- Clique em Novo. 6- Selecione a classe de conta. 7- Informe o valor. 8- Selecione o grupo cujo valor será multiplicado. 9- Clique em Multiplicar por: e selecione a fração para multiplicação. 10- Clique em Por período: e selecione os meses que o lançamento será realizado. 11- Clique em Gravar. 18

19 12- Se quiser conferir os valores gerados para o período, acesse o menu: Consultas/ Contas a Receber. 13- Faça os filtros necessários para exibição dos valores. Nessa consulta abaixo, utilizaremos como filtro o item do plano de contas para exibição dos valores. 19

20 2.6. Lançamento de contas a receber: campo descrição permite mais caracteres Novidades da versão A nova versão permite cadastrar no campo Descrição das telas de lançamento de contas a receber (Automática, Manual, Grupos, Receitas Regulares) até 60 caracteres Lançamento de contas a receber - Exceção para contas de consumo Disponível nessa versão a possibilidade de cadastrar uma exceção para classes de contas de consumo. Como fazer 1- Acesse o menu: Editar/ Lançamentos de contas a receber. 2- Clique na aba: Rateio ou Grupos. 3- Clique no botão Exceção. 4- Crie uma exceção para uma das classes configuradas para consumo em Editar/ Configuração de contas/ Guia Consumos/Exceções. 5- Ao realizar o rateio ou lançamento em grupos para a classe de contas que foi configurada a exceção, o valor lançado será conforme a exceção. 20

21 3. Contas a Pagar Novidades da versão 3.1. Controle de Cheques Disponíveis nessa versão novas funcionalidades para o módulo de Controle de Cheques. Ao ativar a configuração Utilizar módulo de Controle de Cheques, para as movimentações utilizando o tipo de documento Cheque será necessário realizar o cadastro do talão de cheques, que permitirá o maior controle dos lançamentos vinculados. Permitindo também a emissão de relatórios com a cópia dos cheques, cancelá-los ou simplesmente desvinculá-los dos lançamentos. Importante: Caso sua empresa utilize a emissão de cheques sem controle, ou seja, sem o cadastro do talão, não marque essa nova configuração. A Group está preparando um conversor para vincular os cheques avulsos (sem controle) em um talão fictício. Como fazer Configuração do sistema 1- Para ativar a nova funcionalidade, acesse o menu Arquivo/Configuração do Sistema e selecione a guia Cheques. 2- Marque a opção Utilizar Emissão de Cheques, e as demais opções serão disponibilizadas para seleção. 3- Em seguida, selecione a opção Utilizar módulo de controle de cheques. 21

22 Campo a campo: Cópia de Cheque: opção para selecionar o modelo de cópia de cheque o Cópia de cheque A: modelo detalhado, semelhante ao formulário adquirido em papelarias. o Cópia de cheque B: modelo reduzido, apresenta apenas os dados necessários para o pagamento, sem muitos detalhes. Impressora Específica: permite selecionar uma impressora específica para emissão de cheque. Atualmente o sistema é compatível com duas impressoras: Bematech DP 20 e Chronos Checkpronto. Porta: Ao habilitar a impressora de cheques, o sistema permite informar qual a porta de comunicação da impressora, ou seja, em qual porta a impressora está conectada: COM1 e COM2. Utilizar módulo de controle de cheques: opção que ativa o controle de talão de cheques, sendo necessário o cadastro do talão antes de iniciar o processo de pagamentos utilizando o tipo pagamento = Cheque, permitindo a reimpressão, cancelamento, desvinculo, impressão de cópias de cheques e relatórios. Exigir motivo para cancelamento de cheques: caso seja feito o cancelamento de um cheque, será solicitado o motivo de cancelamento. O motivo poderá ser visualizado em relatório. Baixar despesas na impressão de cheques: permite baixar (liquidar) os lançamentos vinculados a um cheque no momento da impressão. Bloquear baixa caso não tenha número de cheque: para clientes que não utilizam o controle de cheques, ao selecionar o tipo de documento para pagamento Cheque, esta opção obriga o preenchimento do número do cheque para realizar a baixa. Liquidar cheque no momento da baixa: o sistema trabalha com duas datas: Pagamento data que o pagamento foi realizado ao fornecedor e Liquidação data que o cheque foi compensado na conta corrente, ou seja, a data que o cheque foi compensado. Esta opção permite que no 22

23 momento da baixa, a data de liquidação seja igual à data de pagamento, preenchida automaticamente. Para clientes que utilizam a data de liquidação quando a conciliação bancária for realizada, esta opção deve ficar desmarcada. Cadastro de Talão de Cheques O cadastro do talão de cheques é o primeiro processo que deve ser realizado no sistema, de forma que os lançamentos possam ser vinculados ao cheque. 1- Para cadastrar um talão de cheques, acesse o menu: Cadastros/ Talões Cheques. 2- Selecione a conta corrente do talão. 3- Clique em Novo. 4- Se desejar cadastrar uma faixa numérica, marque a opção faixa numérica. 5- Informe o número inicial e final do talão. 6- Clique em Gerar cheques. 7- Clique em Gravar. 8- O número do talão será gerado automaticamente, seguindo um código sequencial. 9- Para cadastrar cheques avulsos, deixa a opção Faixa Numérica desmarcada, e informe o número do cheque. 10- Clique em Incluir Cheque. 11- Grave a alteração. 23

24 Importante: Após cadastrar os talões ou cheques avulsos, é possível vincular os cheques aos lançamentos. Assim, realize o lançamento das contas a pagar (menu: Editar/ Lançamento de Contas a pagar), lembrando que, a forma de pagamento deve ser cheque. 12- Para emitir os cheques, acesse o menu: Baixas/Cobrança/ Impressão de Cheques. 13- Utilize os filtros disponíveis na tela para localizar os lançamentos. 14- Clique em Filtrar para visualizar os lançamentos. 24

25 15- Para o lançamento que deseja vincular um cheque, selecione-o e escolha a conta corrente. 16- No campo Talão, selecione o talão disponível para aquela conta. 17- O campo Número do Cheque será automaticamente alimentado, o sistema irá buscar o próximo cheque disponível no talão selecionado. 18- Confira a data de emissão, valor do cheque, pagamento e liquidação, caso esteja configurado para liquidar no momento da impressão. Para realizar a baixa do cheque no momento da emissão, marque a opção Baixar Contas e clique em Vincular cheque. 25

26 19- Ao vincular o cheque aos lançamentos, os botões Cópia e Impressão serão ativados. Desta forma, clique no botão Cópia para gerar o relatório de cópia de cheque com os valores do cheque. 20- O botão Impressão envia para a impressora padrão os dados do cheque, onde serão preenchidas as lacunas da folha de cheque. 21- Para consultar os cheques já emitidos, marque a opção Exibir cheques emitidos e clique em Filtrar. 22- Ainda nesta situação (cheques já emitidos) o lançamento pode ser desvinculado do cheque caso ainda não esteja baixado, o que fará com que o lançamento volte ao estado anterior (sem vínculo com número do cheque) e o número do cheque ficará disponível para outro lançamento. Para desvincular o número do cheque, selecione o lançamento e clique no botão Desvincular Cheque. Para os lançamentos baixados, antes de desvincular o cheque, realize o cancelamento da baixa. 23- O cheque também pode ser cancelado, neste caso, o número do cheque será marcado como cancelado, e a conta voltará para o estado anterior (sem vínculo a cheque). Para cancelar um cheque já emitido, marque a opção Exibir Cheques Emitidos, selecione o lançamento e clique em Cancelar Cheque. Para os lançamentos baixados, antes de solicitar o cancelamento, realize o cancelamento da baixa. 24- Os lançamentos podem ser localizados pelo número do cheque vinculado a ele, para isso, marque a opção Pesquisar por nº de cheque. 26

27 25- Os lançamentos também podem ser agrupados por fornecedor, para isso, utilize a opção agrupar fornecedores. Neste caso, se houver mais de um lançamento para um mesmo fornecedor, com a mesma data de vencimento, os valores serão agrupados. Na baixa de lançamento de contas a pagar (na tela de baixa ou na tela do lançamento) também é possível vincular um cheque ao lançamento. Para isso ser possível, no momento da baixa do lançamento, deve ser informado o tipo de pagamento cheque. 26- Acesse o menu: Baixas/ Cobrança/ Baixa de Contas a Pagar. 27

28 27- Informe os filtros e selecione os lançamentos que deseja vincular ao cheque. 28- Clique em Buscar Novos Dados. 29- Informe a data de Pagamento, e Liquidação quando estiver liquidando no momento da baixa. 30- Selecione a Conta corrente e o tipo de pagamento Cheque. 31- O sistema apresentará o talão disponível. Para selecionar outro talão, clique no binóculo localizado ao lado do campo Talão. 32- Para cadastrar um novo talão, clique em e será apresentada a tela para cadastro de talão de cheques. 33- Após confirmar os dados, clique em Baixar Conta. 34- Observe que os botões Emitir Cheque e Emitir Cópia do cheque foram ativados. Clique sobre o item desejado para realizar a impressão. Importante: Ao clicar novamente no grid, a tela voltará para a situação inicial para baixar novos lançamentos, a impressão do cheque e cópia do cheque só poderá ser realizada na tela de Impressão de Cheques. 28

29 O vínculo do cheque também poderá ser realizado na tela de Lançamento de Contas a Pagar. 35- Acesse o menu: Editar/ Lançamento de Contas a Pagar. 36- Informe os dados e selecione a opção Modo Baixa. 37- Selecione a conta corrente, o tipo de pagamento Cheque e o sistema apresentará o talão / cheque disponível. 38- Para cadastrar um talão, clique em e será apresentada a tela para cadastrar um novo talão. 39- A impressão dos cheques vinculados na tela de lançamento deve ser realizada através da tela de Baixas/Cobrança / Impressão de cheques. 29

30 3.2. Cheque cancelado pelo novo Controle de Cheques poderá ser reutilizado Essa nova versão permite reutilizar um cheque que foi cancelado por engano. Como fazer 1- Acesse o menu: Cadastros/ Talões Cheques. 2- Selecione um cheque que foi cancelado. 3- Clique em Restaurar Cheques. 4- O sistema apresenta o seguinte alerta: O histórico de cancelamento de cheque nº 005 será apagado. Deseja continuar a restaurar este cheque para a situação Cadastrado? Importante: O sistema apresentará o número do cheque que foi selecionado. O que o sistema considera como histórico de cancelamento de cheque dados como: motivo do cancelamento, data de emissão, valor, entre outros. 5- Clique em Sim. 6- A mensagem: Cheque restaurado com sucesso informa que o cheque pode ser utilizado novamente. 30

31 3.3. Impressão de cheques permite a escolha de impressora para impressão A nova versão permite ao usuário selecionar a impressora para impressão de cheques. Caso trabalhe com impressora específica, o sistema já traz como padrão a impressora informada anteriormente. Porém, é permitido alterar entre impressoras comuns para utilização de formulário contínuo. Como fazer 1- Acesse o menu: Baixas/ Cobrança/ Impressão de Cheques. 2- Selecione o cheque para ser impresso. 3- Clique em Impressão. 4- A tela permitirá selecionar a impressora já cadastrada no sistema: 31

32 Campo a campo: Impressora Específica: o sistema apresenta a impressora que foi cadastrada na opção: Arquivo/ Configurações do sistema/ Cheques: Impressora Comum: o sistema apresenta as impressoras cadastradas no computador. Selecione a impressora para imprimir como formulário contínuo. Padrão de Impressão: permite selecionar o padrão de impressão. Será necessário selecionar um padrão para realizar a impressão. 5- Clique em Imprimir para realizar a impressão Impressão de Cheques Cheques a Compensar Importante: Além da existência da programação, o sistema também possibilita realizar o controle dos cheques a compensar. São pagamentos efetivados com cheque cuja compensação poderá ocorrer em datas futuras à data de pagamento. Assim, a Administradora poderá conciliar o saldo do condomínio com o saldo do extrato bancário. Como fazer 1- Acesse o menu: Baixas/ Cobrança/ Baixas de Contas a Pagar. 2- Preencha os dados do pagamento sem informar a data de liquidação. 3- A data será atualizada quando for feita a conciliação bancária ou intervenção do usuário no momento em que houver a compensação do cheque Regularização de cheques para módulo de cheques O sistema permite regularizar os cheques que foram cadastrados anteriormente assim que se habilita o módulo de Controle de Cheques. Essa medida evita que o sistema perca os dados dos cheques informados anteriormente e consiga relacionados às contas pagas anteriores. Como fazer 1- Assim que habilitar o módulo Controle de Cheques ou atualizar a versão, pode aparecer a seguinte mensagem: 32

33 2- Conforme as orientações na mensagem, acesse o menu: Arquivo/ Ferramentas de Administração. 3- Clique em Regularizar Cheques. 4- O sistema apresenta a tela que pede a senha do usuário que acessou ao sistema. 5- Digite a senha. 6- Clique em Confirma. 7- Assim que terminar a regularização, o sistema reporta a mensagem: 8- Clique em OK. 9- Nesse momento, o sistema reconhece os cheques emitidos antes de utilizar o controle de cheques Impressão de cheque permite inclusão de correções da conta A nova versão do Condomínio21 possibilita ao usuário realizar correções das contas geradas: desconto, multa ou juros; para se fazer a impressão do cheque para o sistema. Como fazer: 1- Acesse o menu: Baixas/ Cobranças / Impressão de Cheques. 2- Faça o filtro necessário para apresentar uma conta para ser vinculada ao cheque. 3- Caso precise fazer a correção dos valores da conta, realize as devidas alterações. A tela para realizar as alterações será a que se encontra marcada abaixo: 33

34 4- Feita as correções, clique em Vincular cheque. 5- Clique em Cópia para gerar a cópia do cheque. Observe que o valor é apresentado considerada a correção feita: 6- Clique em Impressão para imprimir o cheque. O sistema também considerou o valor com as correções para a impressão do cheque: 34

35 3.7. Controle de Cheques para Contas Pool A nova versão permite o controle de cheques para contas pool. Para clientes que possuem conta pool e controle de cheques será necessário realizar o cadastro do talão de cheques, que permitirá o maior controle dos lançamentos vinculados. Assim, além das contas individuais, o Condomínio21 permite também trabalhar com conta pool para a modalidade do cheque. Este documento foi organizado por seções que tratam dos assuntos por processos rotineiros de trabalho. Observe abaixo a seção e identifique qual atenderá a sua realidade. Configuração do sistema 1- Para ativar a nova funcionalidade, acesse o menu: Arquivo/Configuração do Sistema e selecione a guia Trabalhar com Conta Pool. 35

36 2- Certifique-se que exista conta pool cadastrada no sistema e faça os respectivos vínculos das contas e condomínios. 3- Clique em Gravar. Cadastro de Talão de Cheques: O cadastro do talão de cheques é o primeiro processo que deve ser realizado no sistema, de forma que os lançamentos possam ser vinculados a algum cheque. 1- Para cadastrar um talão de cheques, acesse o menu: Cadastros/ Talões Cheques. 2- Habilite a opção: Pool. Ao marcar este parâmetro será disponibilizado todas as contas pool cadastradas no sistema., 3- Selecione a conta pool. 36

37 4- Clique em Novo. Para Cadastrar uma faixa numérica de folha de talão de cheque: 5- Se desejar cadastrar uma faixa numérica, marque a opção Faixa numérica. 6- Informe o número inicial e final do talão. 7- Clique em Gerar cheques. 8- Clique em Gravar. 9- O número do talão será gerado pelo código por sequência. Para cadastrar manualmente a folha de talão de cheque: 1. Para cadastrar cheques avulsos, é necessário deixar a opção: Faixa numérica desmarcada. 2. Informe o número do cheque. 37

38 3. Clique em Incluir Cheque. 4. Grave a alteração. Novidades da versão Lançamento de conta a pagar Após cadastrar os talões ou cheques avulsos, é possível vincular os cheques aos lançamentos. 1. Acesse o menu: Editar/ Lançamentos de Contas a pagar. 2. Preencha os dados do lançamento. 3. Selecione o tipo de pagamento (Tipo Pgto) como Cheque. 4. Caso queira realizar o vínculo da conta ao cheque da conta pool, habilite o modo de baixa. 5. Em Conta Corrente, no Modo de Baixa, selecione a conta que corresponda à conta pool. Neste momento, o sistema disponibiliza o próximo talão e cheque disponível nos campo Talão e Cheque respectivamente. 38

39 6. Caso queira realizar a baixa da conta, marque a opção Baixar no Modo de Baixa. Baixas Existem formas distintas de se realizar a baixa que se encontra em controle de cheques. Abaixo apresentamos as possibilidades. Baixa e impressão pela tela de Impressão de Cheques: 1. Para emitir os cheques das contas pool, acesse o menu: Baixas/ Cobrança/ Impressão de Cheques. 2. Selecione a opção Pool. 3. Na tela cujo título for: Selecionar Conta Pool, selecione a conta pool cadastrada no sistema que possua controle de cheques. 39

40 4. Clique em Confirmar. 5. Faça o filtro necessário para exibição das contas. 6. Clique em Filtrar. 7. No campo Talão, selecione o talão disponível para aquela conta. 8. O campo Número do cheque será automaticamente alimentado, o sistema irá buscar o próximo cheque disponível no talão selecionado. 9. Para vincular o cheque, selecione os lançamentos. 10. Caso queira realizar a baixa das contas, habilite a opção: Baixar Contas. 40

41 Importante: Os cheques pertencentes à conta pool podem liquidar lançamentos de outros condomínios. Assim, um mesmo cheque possibilita pagar as contas de vários condomínios. 11. Clique em Vincular cheque. 12. Ao vincular os lançamentos ao cheque, o status do cheque passará para Emitido. Assim, caso queira visualizar os que já foram emitidos, utilize a opção Exibir cheques emitidos. E clique em filtrar para visualizar os cheques que foram emitidos. 13. O sistema disponibiliza os dados do cheque sem especificar as contas que o cheque faz parte. 14. Os lançamentos vinculados ao cheque podem ser localizados pelo número do cheque. Para isso, marque a opção: Pesquisar por nº de cheque. 41

42 Realizar a baixa de conta a pagar pela tela correspondente: Baixa de Contas a Pagar Na baixa de lançamento de contas a pagar, também é possível vincular um cheque da conta pool ao lançamento. Para que seja possível, no momento da baixa do lançamento, deve ser informado o tipo de pagamento Cheque. 1. Acesse o menu: Baixas/ Cobrança/ Baixa de Contas a Pagar. 2. Para habilitar a baixa, é necessário informar qual o número do cheque para baixa. 3. Selecione a opção: Pesquisar por nº do cheque. 42

43 4. Clique em Buscar Novos Dados. 5. Informe a data de Pagamento e Liquidação quando estiver liquidando no momento da baixa. 6. Selecione a Conta corrente e o Tipo de pagamento Cheque. 7. O sistema apresentará o próximo talão e cheque disponível. Para selecionar outro talão, clique no binóculo localizado ao lado do campo Talão. 8. Após confirmar os dados, clique em Baixar Conta. 9. Observe que os botões Emitir Cheque e Emitir Cópia do cheque foram ativados. Clique sobre o item desejado para realizar a impressão Baixa de contas a pagar - contas vinculadas a um cheque de conta pool Para as conta pool, será possível realizar a baixa de todas as contas que foram vinculadas a um cheque tanto para condomínios que utilizam o controle de cheque como os que não o utilizam. Anteriormente, era necessário selecionar condomínio a condomínio para realizar a baixa. Como fazer: 1- Acesse o menu: Baixas/ Cobrança/ Baixa de Contas a Pagar.. 2- Habilite a opção: Pesquisar por nº de cheque. 3- Selecione a opção: Pool. 4- Informe o número de cheque cadastrado para conta pool foi vinculado às contas. 43

44 5- Clique em Buscar Novos Dados. Novidades da versão 6- Para realizar a baixa das contas, clique em Baixar Conta. 7- Clique em Sim para finalizar a baixa. Transferência financeira Segue abaixo o procedimento para realizar a transferência financeira por cheque cuja conta de débito se encontra como conta pool. 1. Acesse o menu: Editar/ Transferências/ Transferências. 2. Clique em Receitas/ Despesas. 3. Clique em Nova. 4. Selecione uma conta que esteja cadastrada como pool como conta de crédito. 5. Preencha os dados: conta de crédito, classes de conta, fornecedor, cliente; e a descrição da despesa e receita. 6. Coloque como tipo de pagamento: Cheque. 7. Ao existir um talão de cheques vinculado à conta pool, o sistema exibe o talão correspondente e a folha cadastrada para corresponder à transferência. 44

45 8. Clique em Transferir. 9. Para certificar que a transferência ocorreu corretamente, o sistema apresenta a mensagem: Transferência realizada com sucesso. A cópia e a impressão do cheque estão disponíveis. Relatório de Cheque 45

46 O Condomínio21 permite também a visualização/impressão do relatório de cheque das contas quitadas pela conta pool. 1. Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Cheques. 2. Selecione a opção Pool. 3. Faça o filtro necessário. 4. Clique em Visualizar Sem Controle de Cheques Para os clientes que desejam trabalhar sem o Controle de Cheques, será necessário informar o número do cheque ao realizar um lançamento ou baixa quando selecionado o tipo de pagamento cheque. Como fazer Lançamento de Contas a pagar 1. Acesse o menu: Editar/ Lançamento de Contas a pagar. 2. Preencha os dados do lançamento e selecione a opção Modo Baixa. 3. Informe os demais dados, selecione a conta corrente, tipo pagamento Cheque e informe o número do cheque. 46

47 4. Quando a configuração Bloquear baixa caso não tenha número de cheque estiver selecionada, ao tentar gravar o lançamento sem informar o número do cheque, sistema apresentará mensagem de alerta para o campo ser preenchido. Baixa de contas a pagar 5. Acesse o menu: Baixa/Cobrança / Baixa de Contas a Pagar. 6. Informe os filtros desejados. 7. Selecione os lançamentos que deseja vincular ao cheque. 8. Selecione a conta corrente, o tipo pagamento Cheque e informe o número do cheque. 9. Clique em Baixar Conta. 10. Observe que os botões Emitir Cheque e Emitir Cópia Cheque foram ativados. Selecione a opção desejada para impressão. 47

48 11. Ao clicar no grid os dados dos lançamentos que ainda não foram baixados serão apresentados. Para reimprimir o cheque ou cópia do cheque do lançamento vinculado anteriormente, acesse o menu: Baixas/Cobrança / Impressão de cheques. Impressão de cheques 12. Acesse o menu: Baixa/Cobrança / Impressão de cheques 13. Informe os filtros desejados. 14. Observe que quando não está utilizando o Controle de Cheques, será possível vincular cheque a lançamentos já baixados, selecionando no campo Situação Conta. 15. Selecione os lançamentos que deseja vincular ao cheque, a conta corrente, informe o número do cheque e clique em Vincular Cheque. 16. Ao confirmar, os botões Cópia e Cheque estarão disponíveis. Selecione a opção desejada para impressão. 48

49 17. Ao vincular o cheque aos lançamentos, o status (situação) do cheque passará para emitido. Assim, utilize a opção exibir cheques emitidos, e clique em filtrar para visualizar os lançamentos já vinculados. 18. Ainda nesta situação (cheques já emitidos) o lançamento pode ser desvinculado do cheque caso ainda não esteja baixado, o que fará com que o lançamento volte ao estado anterior (sem vínculo com número do cheque). Para desvincular o número do cheque, selecione o lançamento e clique no botão Desvincular cheque. 19. Os lançamentos podem ser localizados pelo número do cheque vinculado a ele, para isso, marque a opção Pesquisar por nº de cheque. 49

50 20. Os lançamentos também podem ser agrupados por fornecedor, para isso, utilize a opção Agrupar fornecedores. Neste caso, se houver mais de um lançamento para um mesmo fornecedor, com a mesma data de vencimento, os valores serão agrupados. Importante: O sistema considera como regra para Nominal dos cheques inicialmente o campo preenchido nominal do favorecido, caso não tenha sido definido, o sistema considera razão social do favorecido. Caso não tenha favorecido, o sistema considera o campo nominal do fornecedor, caso o campo nominal não esteja preenchido considera a razão social do fornecedor Programação de pagamento A partir dessa versão do Condomínio21 será permitido trabalhar com o conceito de programação de pagamento. A programação de pagamento permite à administradora a condição para perceber o valor disponível real em determinadas datas para que se possa fazer uma consulta mais fidedigna aos compromissos assumidos. Dessa forma, se foi lançado um pagamento em uma data futura a atual, mas a administradora já comprometeu o saldo para o pagamento, o sistema vai considerar a conta para informar o real valor disponível. Como fazer 50

51 Lançamento de contas a pagar Modo Baixa 1- Acesse o menu: Editar/ Lançamento de Contas a Pagar 2- Informe os dados e marque a opção Modo Baixa. 3- Informe o tipo de pagamento, data de pagamento e conta corrente. 4- Desmarque a opção de Baixar Automaticamente. Corresponde a caixa Baixar do Modo de Baixa. 5- Verifique os dados corretos. 6- Clique em Gravar. Baixa de Contas a Pagar 7- Acesse o menu: Baixas/ Cobrança/ Baixa de Contas a Pagar 8- Informe os filtros desejados, selecione os lançamentos e clique em Buscar Novos Dados. 9- Verifique se os dados estão preenchidos corretamente. 10- Os dados são buscados conforme prévia programação realizada pelo usuário. 11- Clique em Baixar Contas. 51

52 Relatórios de Movimentação de Conta Corrente com Programação de Pagamento 12- Acesse o menu: Relatórios/ Movimentação de Conta Corrente/ Movimentação 13- Informe os demais filtros e marque a opção: Programação de Pagamento. 14- Verifique o filtro adotado. 15- Clique em Visualizar. 16- Segue um exemplo de relatório apresentado: 52

53 17- O relatório informado acima é o relatório de extrato de conta corrente por saldo diário. É um dos relatórios que apresenta os valores das contas lançadas tanto as já pagas (contas que já se encontram baixadas) como as que foram feitas as programações de pagamento (contas que se encontram, até o momento, em aberto). 18- Observe também que o saldo da conta considerou também os valores lançados para a programação da conta. Saldo apresentado na tela inicial Considerando a programação de pagamento Foi criada uma configuração para que no saldo da tela seja considerada também a programação de pagamento. 19- Acesse o menu: Arquivo/ Configurações do Sistema/ Outros. 20- Em Exibir Saldo Diário, no campo valor, selecione a opção: (Saldo diário) (Programação pagamento). Importante: Assim que essa opção for habilitada, o sistema vai subtrair do saldo disponível os pagamentos programados. 53

54 3.11. Programação de pagamento para balancete Novidades da versão A versão anterior passou a considerar a programação de pagamento dos relatórios de movimentação da conta corrente. Essa nova versão, a programação de pagamento também poderá ser considerada nos balancetes mensais. Assim, será possível identificar no balancete valores já comprometidos. Como fazer 1- Gere uma conta a pagar com data de pagamento programada. 2- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Demonstrativo de Receitas e Despesas (Balancente). 3- Caso o usuário já tenha definido que trabalha com saldo na tela, pois considera a programação de pagamento, o campo Programação de Pagamento já aparece habilitado. 4- Faça o filtro necessário. 5- Clique em Visualizar. 6- O sistema apresenta o balancete em tela com o valor cujo pagamento foi programado anteriormente: 54

55 3.12. Permitida a geração de conta a pagar cuja previsão interfere no saldo diário Essa versão do Condomínio permite realizar a geração de uma conta a pagar com data de pagamento, mas sem realizar o pagamento oficial ( consiste em ter data de pagamento mas não de liquidação, é útil para programar um pagamento). O valor, ao ser selecionado por um filtro do relatório de Saldo Diário permite identificar os valores programáveis para controlar os valores existentes no saldo das contas diárias. Como fazer 1- Acesse o menu: Editar/ Lançamento de contas a pagar. 2- Faça o lançamento total sem habilitar a caixa Baixar no Modo de Baixa. (Lembre-se de relacionar as datas tanto de pagamento como lançamento para corresponder ao saldo diário) 3- Grave o lançamento. 55

56 4- Acesse o menu: Relatórios/ Movimentações/ Saldo Diário. 5- Escolha o filtro: Projeção Saldo no Dia Projeção de Receitas/Despesas. 6- Faça o filtro correspondente. 7- Clique em Visualizar. 56

57 3.13. Autorização de débito está habilitada para conta pool Novidades da versão A autorização de débito, a partir dessa versão, poderá ser realizada para lançamentos gerados pela conta pool. 1- Faça um lançamento de conta a pagar. 2- Acesse o menu: Editar/ Autorização de Débito. 3- Sem realizar a seleção de todos os condomínios, o sistema apresenta todas as contas: 4- Selecione Todos ao lado de Condomínio. 5- Observe que o sistema apresenta no campo da conta corrente, a conta pool. 57

58 6- Faça o filtro necessário para exibição da conta que será autorizada. 7- Clique em Filtrar: 8- Clique em Processar. 9- Por fim, o sistema apresenta a mensagem que indica que houve a autorização: Autorização de debito número (número correspondente da autorização) gerada com sucesso. 58

59 3.14. Autorização de Débito A tela de autorização de débito permite realizar a impressão do relatório de autorização de débito. A facilidade da função está em: ao finalizar o processamento de um item, o sistema permite realizar a impressão da autorização. Como fazer: 1- Acesse o menu: Editar/ Autorização de Débito. 2- Autorize a conta a pagar. 59

60 3- Para visualizar ou imprimir o relatório, clique em Visualizar ou Imprimir Empenho personalização de dados visuais (configuração da escolha do modelo) 60

61 O sistema permite personalizar o relatório de empenho gerado. Essa versão permite configurar o modelo do Empenho com a nova opção: Escolher Modelo no momento da Visualização. Vamos apresentar o processo do empenho completo. Como conferir 1- Acesse o menu: Cadastros/ Condomínios/ Configurações Avançadas/ Outros. 2- Marque a opção Gerar Empenho. 3- Ao marcar a opção, aparece o botão. 4- O sistema habilita a seguinte caixa. Campo a campo: Escolher Modelo no momento da Visualização: caso marque a opção, o modelo do empenho será escolhido no momento da visualização. Caso deixe desmarcado, o modelo escolhido nessa tela será o que será impresso. Exibir Logomarca da administradora: ao marcar a opção, o sistema exibe no relatório a logomarca existente no arquivo logo2.bmp. Exibir Dados cadastrais do fornecedor: ao marcar a opção, o sistema demonstra o endereço e telefone do fornecedor no relatório de empenho. Exibir Grupo das Classes Relacionadas: ao marcar a opção, o sistema apresenta o grupo das classes de contas no relatório. Exibir Detalhamento de Pagamento: ao marcar a opção, o sistema apresenta o tipo de detalhamento escolhido e caso tenha sido pago por cheque, permite informar o número do cheque e sua data de emissão. 61

62 Exibir Detalhamento de Imposto Retido: ao marcar a opção, o sistema apresenta o tipo de detalhamento escolhido e caso tenha sido pago por cheque, permite informar os valores dos impostos retidos referentes ao pagamento realizado. Título do Relatório: permite informar o título que será apresentado no relatório de empenho. Assinaturas do Rodapé: o campo assinatura é utilizado para indicar o campo que aparece nos espaços correspondentes à assinatura. Assinatura 1: permite informar o campo que corresponde à primeira assinatura do empenho. Por padrão, o sistema sugere Solicitante. Assinatura 2: permite informar o campo que corresponde à segunda assinatura do empenho. Por padrão, o sistema sugere Autorizado. Assinatura 3: permite informar o campo que corresponde à terceira assinatura do empenho. Por padrão, o sistema sugere Liberado. Configuração Padrão: permite restabelecer as configurações padrão do sistema. Todos Condomínios: ao clicar no botão, o sistema atribui as configurações do condomínio para todos os demais. 5- Clique em Gravar. 6- Acesse o menu: Editar/ Lançamento de Contas a Pagar. 7- Gere um lançamento com o módulo de baixa marcado e preenchido. 8- Clique em Gravar. 9- O sistema exibe a seguinte pergunta: Deseja visualizar o empenho para este lançamento? 10- Clique em Sim. 62

63 11- Caso você tenha deixado habilitado: Escolher modelo no momento da Visualização. O sistema vai pedir que seja informado qual o modelo de relatório que o empenho será visualizado. 12- O sistema exibe o relatório de empenho referente ao lançamento gerado. 13- Caso o pagamento seja feito cujo tipo de pagamento é cheque, o sistema informa o número de cheque correspondente. Importante: Caso queira visualizar o empenho de uma determinada conta, acesse o menu: Consultas/ Contas a Pagar. Ao selecionar a conta, o sistema habilita o botão Empenho. Assim que é clicado, o sistema permite imprimir o relatório de empenho. 63

64 3.16. Código de classe de conta em Centro de Custo em Relatório de Empenho (Diferenciais Corporate) A nova versão permite apresentar o código do item do plano de conta no relatório de empenho para clientes que trabalham com centro de custo. Essa opção interfere para clientes que possuem o Condomínio21 Corporate. Como fazer 1- Faça um lançamento de conta a pagar com empenho. 2- Assim que terminar o lançamento, clique em Gravar. 3- Assim que exibir o relatório de Empenho, observe que o campo que descreve o Centro de Custo associado, apresenta o código do centro de custo. 64

65 3.17. Definição de Contribuinte para impostos e impressão de DARF e GPS Disponível na nova versão o campo Contribuinte, onde será possível escolher qual será apresentado nas guias de Darf e GPS. Com essa nova opção, as seguintes guias foram desabilitadas do sistema: o Considerar fornecedor do empenho para consulta de impostos Fornecedor para empenho Gerar DARF para: Cadastros/ Condomínios/ Configurações Avançadas/ Despesas Cadastros/ Impostos Cadastros/ Condomínios/ Configurações Avançadas A nova opção habilita selecionar o contribuinte no cadastro de imposto. O sistema permite 4 opções para selecionar o contribuinte que será selecionado. Os possíveis são: Fornecedor, Condomínio, Fornecedor/Condomínio, Condomínio/Fornecedor. Será tratado abaixo os itens que aparecerão nos relatórios. 65

66 Como verificar Habilitar o contribuinte como Fornecedor Será apresentado abaixo, como exemplo, os passos para geração de contribuinte como fornecedor. São válidos os processos para todas as outras opções como Condomínio, Fornecedor/Condomínio, Condomínio/Fornecedor. No primeiro e terceiro, tanto a DARF como a GPS será apresentado o CNPJ do Condomínio como contribuinte. No segundo, tanto a DARF como a GPS será apresentado o CNPJ do Fornecedor. 1- Acesse o menu: Cadastros/ Impostos. 2- O primeiro imposto a ser criado será com geração de DARF. 3- Clique em Novo. 4- Informe os itens correspondentes ao imposto. 5- Na opção Contribuinte, selecione a opção Fornecedor. 6- Clique em Gravar. 66

67 7- Acesse o menu: Editar/ Lançamentos de Contas a Pagar. 8- Inclua os dados pedidos na tela para geração do Imposto. 9- Marque a guia Modo de Impostos e selecione o imposto cadastrado acima: DARF(5952). 10- Clique em Gravar. 11- Acesse o menu: Baixas/ Cobrança/ Impressão DARF. 12- Faça o filtro necessário para exibição dos itens para geração da DARF. 67

68 13- Selecione o item que precisa ser gerado. 14- Clique em Gerar DARF. 15- Será criado agora um imposto com geração de GPS. 16- Clique em Novo. 17- Informe os itens correspondentes ao imposto cadastrado. 18- No campo Contribuinte, selecione a opção Fornecedor. 68

69 19- Clique em Gravar. 20- Acesse o menu: Editar/ Lançamento de Contas a Pagar. 21- Clique em Novo. 22- Gere o lançamento. 23- Preencha o campo Modo de Impostos com a opção GPS (2631). 24- Clique em Gravar. 25- Para gerar o GPS, acesse o menu: Baixas/ Cobrança/ Impressão GPS. 26- Faça os filtros necessários na tela para impressão da GPS. 27- Clique em Gerar GPS. 69

70 3.18. Despesa regular permite o controle da parcela resgatada Essa versão permite apresentar o controle da parcela resgatada das despesas regulares. Como fazer Cadastramento da despesa regular: 1- Acesse o menu: Cadastros/ Despesas regulares. 2- Clique em Novo. 3- Preencha os dados em tela para geração. Classe: permite informar qual é o item da classe de conta que a despesa fará parte. Data inicial: informe a data inicial cuja despesa regular será lançada. É fundamental informar qual a data inicial para que o sistema possa entender qual é o mês que será o da primeira parcela. Por exemplo: a primeira parcela deve ser no mês 10/2010, deve-se cadastrar como data inicial, uma data entre 01/10/2010 a 31/10/2010. Valor: informe o valor que será da despesa regular. Mês referência: o sistema permite cadastrar o mês de referência Descrição: permite informar algum dado relevante sobre a despesa Efetuar lançamento das contas todos os meses: marque essa opção quando o lançmaento existir todos os meses. Como o sistema na identificou a periodicidade que os lançamentos serão lançados, não será descrita a quantidade de parcelas restantes nem a referência que indique quando será o último lançamento. Lançar durante: permite indicar em quantos meses o lançamento será lançado. O sistema vai verificar a data que se encontra no campo Data Inicial para informar quando ocorrerá o último lançamento baseado no número de meses informados. Último lançamento: indica quando será a última parcela da despesa regular cadastrada. 70

71 4- Clique em Gravar. Geração da primeira parcela 5- Acesse o menu: Editar/ Lançamento de Contas a Pagar/ Automático. 6- Informe o mês de referência desejado. 7- Clique em Resgatar Despesas Regulares. 8- O lançamento será resgatado. Na coluna Parcelas é indicada da seguinte forma: (nº da parcela criada)/ (nº total de parcelas que serão criadas). Exemplo: No caso abaixo, apresenta: 01/05. Indica que é a primeira parcela a ser criada e serão criadas mais 4 parcelas nos próximos meses, assim, totaliza 5 parcelas totais. 71

72 9- Faça a baixa da parcela em Recibos/Boletos/ Baixa de Contas a Pagar. 10- Para gerar a próxima parcela, acesse o menu: Editar/ Lançamento de Contas a Pagar/ Automático. 11- Selecione o mês de referência da próxima parcela. 12- Clique em Resgatar Despesas Regulares. 13- O sistema apresenta a próxima parcela Lançamento de DARF será exportado conforme agrupamento realizado no processo de emissão (Diferencial: Corporate) A nova versão do Condomíni21 permite enviar DARF agrupada para o Group Borderô. O recolhimento de DARF possui valor mínimo e muitas vezes são feitos agrupamentos do mesmo contribuinte e código de imposto para que o valor mínimo seja atingido. A tela de exportação para Borderô manterá a coerência com a emissão que foi realizada no processo de emissão de DARF. Como fazer: 1- Acesse o menu: Editar/ Lançamento de contas a pagar. 2- Gere contas que sejam feitas para o mesmo contribuinte e mesmo tipo de imposto. 72

73 3- Abaixo apresentamos algumas contas lançadas para o mesmo contribuinte e com retenção do mesmo imposto. Emissão de DARF menu: Baixas / Cobrança / Impressão DARF 73

74 Sistema gerou duas DARF s com valores inferiores ao valor mínimo para recolhimento. Como se trata do mesmo contribuinte as DARF s podem ser agrupadas e efetivado o pagamento. Para isto usuário teve marcar a opção Agrupar Contribuintes Iguais 74

75 4- Acesse o menu: Baixas / Cobrança / Exportação Borderô. 5- Faça o filtro necessário. O valor total é agrupado pelo símbolo: +. O agrupamento é feito por mesmo número de DARF ou por mesmo fornecedor, data de vencimento e tipo de pagamento Cancelamento de Contas a pagar Motivo do cancelamento (Diferencial Corporate) Para as contas excluídas, o sistema possibilita armazenar o histórico de seus dados pelo sistema. Assim, o sistema armazena os dados e evita que informações sejam perdidas, além de evitar a perda equivocada de informações. O histórico das contas excluídas será mantido. É importante considerar que o sistema ainda permite realizar tanto o cancelamento de uma conta como sua exclusão. A nova função permite, ao cancelar uma conta, informar o motivo do cancelamento.. Como fazer: 1- Para ativar a solicitação do motivo de cancelamento, acesse o menu: Arquivo/ Configurações do Sistema/ Despesas. 75

76 2- Caso queira que seja informado o motivo para cancelar a conta, habilite a opção: Exigir motivo de cancelamento da conta. 3- Clique em Gravar. 4- Acesse o menu: Consultas/ Contas a pagar. 5- Identifique uma conta e faça seu cancelamento. 6- Ao selecionar a conta, o sistema realiza a seguinte pergunta: Você confirma o cancelamento da conta? 7- Clique em Sim. 8- O sistema apresenta a tela para informar o motivo de cancelamento. 76

77 9- Assim que for preenchido, clique em Gravar. 77

78 4. Contas em geral 4.1. Alterações nos estornos de abonos e descontos Essa versão o processo para geração dos estornos de abonos e descontos sofreu algumas alterações. Informaremos abaixo o que foi alterado. Como conferir 1- Acesse o menu: Editar/ Estorno de Abonos e Descontos. 2- Para terminar o processo da geração, depois da seleção, é necessário clicar no botão Gerar Contas. Para gerar as contas estornadas: Selecione os lançamentos para gerar as contas de estorno. Assim, somente as que foram selecionadas, o sistema permitirá realizar o estorno. Nesse caso, o vencimento e o mês de referência informados nessa tela serão atribuídos somente às contas selecionadas. A regra vale também para contas que existem vínculo com centro de custo. 78

79 4.2. Código de classe de conta exibido em relatórios de contas Nessa versão, outros relatórios permitirão apresentar a descrição com o código da classe de conta da conta lançada. Os relatórios são: A pagar por período, A pagar por grupo e classe, relatório de previsto X realizado mensal trimestral e relatório de previsto X realizado trimestral. Como fazer: Exibição do código de classe para o relatório: A pagar por período 1- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ A Pagar por período. 2- Habilite a opção: Exibir Cód. Classe de Conta. 3- Faça o filtro necessário. 4- Clique em Visualizar. 5- Observe que o código da classe foi apresentado ao lado da classe correspondente. Como fazer: Exibição do código de classe para o relatório: Pagas por grupo e classe 79

80 1- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Pagas por grupo e classe. 2- Habilite a opção: Exibir Cód. Classe de Conta. Novidades da versão 3- Faça o filtro necessário. 4- Clique em Visualizar. 5- O código da classe foi apresentado ao lado de sua classe. Como fazer: Exibição do código de classe para o relatório: Orçamento Previsto X Realizado (Mensal) 1- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Orçamento Previsto X Realizado (Mensal). 2- Habilite a opção: Exibir Cód. Classe de Conta. 80

81 3- Faça o filtro para exibir os dados corretos em tela. 4- Clique me Visualizar. 5- O código da classe de conta foi exibido no relatório. Como fazer: Exibição do código de classe para o relatório: Orçamento Previsto X Realizado (Trimestral) 1- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Orçamento Previsto X Realizado (Trimestral). 2- Habilite a opção: Cód. Classe de Conta. 81

82 3- Faça o filtro para exibir os dados no relatório. 4- Clique em Visualizar. 5- O código da classe de conta foi exibido no relatório DIRF 2011: Condomínio21 já está adequado ao novo formato A nova versão possibilita gerar o arquivo da DIRF (Declaração de Imposto Retido na Fonte) conforme estabelecido pela Receita Federal. Como fazer: 1- Acesse o menu: Baixas/ Cobrança / Geração DIRF. 2- Observe a tela do sistema: 82

83 Observe os campos: Ano calendário: permite indicar o ano calendário dos valores retidos pelas contas a pagar. Ano exercício: apresenta o ano exercício para geração do arquivo. Tipo de declaração: permite indicar qual o tipo de declaração existente. Nº Última declaração: caso a DIRF seja de tipo retificadora, o sistema permite informar o número de identificação da última DIRF. Caminho arquivo: permite informar o caminho que o arquivo gerado da DIRF será salvo. Tipos de imposto: exibe os tipos de impostos cadastrados no sistema. Usuário poderá selecionar os impostos que seja enviar na DIRF, como default o sistema já apresenta selecionado os seguintes códigos o DARF 5960 (PIS) o DARF 5979 (COFINS) o DARF 5987 (CSLL) o DARF 5952 (PIS/COFINS/CSLL) o DARF 1780 Responsável pela declaração: Nome: indica o nome do responsável pela declaração. CPF: informe o CPF do responsável pela declaração. Telefone: permite informar o telefone para contato do responsável pela declaração. Fax: permite indicar o fax para contato da declaração. 83

84 Ramal: permite informar o ramal do responsável pela declaração. permite informar o para contato do responsável. 3- Certifique que os dados informados estão corretos. 4- Clique em Gerar Dados. 5- O sistema apresenta os dados dos lançamentos que houve retenção das DARF s selecionadas pelo usuário. No exemplo abaixo, o Condomínio somente fez o lançamento de uma conta a pagar durante o ano de 2010 que houve retenção de imposto. 6- Na aba de beneficiários, o sistema apresenta código DARF, beneficiário, sua inscrição, mês referência da retenção do imposto, valor tributável e valor do imposto retido. 7- Confira se as informações apresentadas estão corretas. 8- Selecione as contas que deseja declarar no arquivo. 84

85 9- Clique em Gerar Arquivo. 10- O sistema retorna a seguinte mensagem: Confirma a geração da DIRF? 11- Na aba Ocorrências, o sistema informa sobre o arquivo gerado e apresenta um resumo das informações armazenadas. 85

86 5. Relatórios 5.1. Controle de Carta de Cobrança Diferencial Corporate Disponível nessa versão controle de carta de cobrança. O controle prevê três momentos para a emissão de cartas, disponibilizando a impressão de forma sequencial, ou seja, o condomínio poderá ter a carta 1, carta 2 e carta 3, mas a carta 2 só poderá ser emitida após a emissão da carta 1, e assim sucessivamente. Como fazer: 1- Acesse o menu: Arquivo/ Configuração do sistema/ Receitas. 2- Habilite a opção: Controle de Carta de Cobrança. 3- Clique em Gravar. 4- Acesse o menu: Cadastros/ Cartas de Cobrança. 86

87 5- Clique em Novo. 6- Observe que o sistema disponibiliza um novo campo para o preenchimento do tipo da carta. 7- Os tipos disponíveis são: 1ª Carta, 2ª Carta e 3ª Carta. Importante: O sistema não permite a emissão de um mesmo tipo de carta para uma mesma unidade mais de uma vez. Emissão da carta de cobrança 8- Acesse o menu: Relatórios / Contas / Cartas de Cobrança. 9- Selecione em operação a opção Imprimir carta cobrança. 10- Em tipo, selecione a opção 1ª carta. 11- Em carta, serão apresentadas as cartas cadastradas como 1ª Carta, selecione a desejada. 12- Informe os demais filtros e clique em Visualizar. Importante: 87

88 Caso queira reimprimir, altere a operação para 2ª via e selecione a carta correspondente. A reimpressão é possível para todos os tipos de carta. 13- O sistema exibe a seguinte mensagem: Deseja atualizar o Controle de Carta de Cobrança? Caso positivo, será considerada oficialmente a emissão da 1ª carta de cobrança para as unidades que serão apresentadas. 14- Ao clicar em Sim, será atualizado nos lançamentos apresentados na carta a data da emissão da primeira carta, não sendo mais possível imprimi-la novamente, apenas solicitando 2ª via. 15- Este procedimento descrito acima acontece para os outros dois tipos: 2ª carta e 3ª carta. Reiniciar Situação 16- Caso a emissão da Carta de Cobrança tenha sido realizada de forma incorreta, o sistema permite reiniciar a situação, ou seja, voltar a situação da carta emitida para um momento anterior. Exemplo: Foi emitida a 2ª carta por engano para algumas unidades. Ao selecionar a opção Reiniciar situação, o sistema irá considerar como emitida apenas a 1ª carta para essas unidades. 17- Em Operação, selecione a opção Reiniciar situação. 18- Clique em Visualizar. 19- Será apresentada a relação de unidades e as cartas já emitidas. 20- Selecione as unidades que deseja Reiniciar e clique em Reiniciar situação. 88

89 5.2. Modelo de relatório de Movimentação de Conta Corrente Modo Detalhado Disponível nesta versão um novo modelo para geração de relatório de movimentação de conta corrente: Extrato de Conta Corrente - Detalhado. Esse extrato é similar ao extrato de conta corrente e apresenta também o mês de referência, fornecedor/proprietário/cliente e nota fiscal. Como fazer 1- Acesse o menu: Relatórios/ Movimentações Conta Corrente/ Movimentação. 2- Selecione o Modelo: Extrato da Conta Corrente Detalhado. 3- Faça o filtro necessário. 4- Clique em Visualizar. 89

90 5.3. Alteração da exibição do saldo da tela do Condomínio21 Novidades da versão A exibição do saldo da tela do Condomínio21 sofreu alterações. Como fazer 1- Acesse o menu: Arquivo/ Configuração do Sistema/Outros. 2- Habilite a opção Exibir Saldo na Tela. 3- Ao habilitar a opção Saldo: Conta Principal, o sistema permite escolher em valor para: a) Valor Atual b) (Saldo Atual) (Despesas Lançadas): O saldo atual corresponde ao saldo do dia. c) (Saldo Atual) (Programação Pagamento): Essa conta corresponde ao saldo do dia incluído as contas a pagar em aberto com data de pagamento preenchido. 4- Para a opção de Saldo: Conta Principal, é possível habilitar a opção Exibir Agência e Conta. 5- Ao habilitar a opção Saldo: Condomínio, o sistema exibe o somatório do Saldo das contas do condomínio. Seguem as opções apresentadas: 90

91 a) Valor Atual b) (Saldo Atual) (Despesas Lançadas): O saldo atual corresponde ao saldo do dia. c) (Saldo Atual) (Programação Pagamento): Essa conta corresponde ao saldo do dia incluído as contas a pagar em aberto com data de pagamento preenchido Emissão dos relatórios de movimentação de todas as contas no relatório de movimentação de conta corrente para publicação no Comunidades21 On-line A nova versão permite exportar todos os relatórios de movimentação de todas as contas correntes cadastradas para o condomínio. Para isso, foi criada a opção Todas na tela de Movimentação de Conta Corrente para que apareçam todas as contas em um mesmo relatório. Como fazer 1- Acesse o menu: Relatórios/ Processamento em Lote. 2- Selecione a opção Mov. C. Correntes. 91

92 3- Clique na Aba Mov. C. Correntes. 4- Indique o intervalo das datas que houve a movimentação nas contas. 5- Marque a opção Todas. 6- Clique em Gravar. 7- Clique em Processar. 8- O relatório enviado para o Comunidades21 On-line terá a seguinte descrição: 92

93 Importante: Observe que o sistema identificou as movimentações em determinado tempo com o saldo das contas existentes vinculadas à Conta Pool além de ser apresentada a movimentação específica das contas na mesma tela Emissão de Comunicados para um grupo de unidades Disponível nessa versão a possibilidade de emitir o comunicado para um grupo de unidades. Como fazer: 1- Acesse o menu: Relatórios / Cadastros / Unidades / Comunicados. 2- Clique no botão: para selecionar as unidades para exibição dos comunicados. 3- É possível realizar a impressão por grupo de unidades ou por unidades específicas. O sistema exibe a tela abaixo para que seja selecionado tanto o grupo como as específicas: Importante: Os itens que serão selecionados aparecem na coluna do canto direito da tela acima (Grupos Selecionados e Unidades Selecionadas). 4- Ao terminar a seleção, clique em Atualizar. 5- Em seguida, clique em Visualizar e o comunicado será apresentado para as unidades selecionadas. 93

94 5.6. Criado filtro por cliente para relatório de contas a receber por unidade O relatório de contas a receber por unidade possui agora um novo filtro: é possível filtrar também por cliente. Como fazer 1- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ A receber por unidade. 2- Selecione um cliente pela guia Cliente. 3- Faça o filtro necessário. 4- Clique em Visualizar Relatório de unidade por proprietário/locatário: novo modelo Disponível novo modelo de relatório de unidades por proprietário/ locatário que apresenta o endereço da unidade, do proprietário e do locatário. Como fazer: 1- Acesse o menu: Relatórios / Cadastros / Unidades / Unidades por Proprietário / Locatário. 2- Selecione o filtro: Completo(Unid). 3- Informe os demais filtros e clique em Visualizar. 94

95 4- No relatório será apresentado o endereço da unidade, do proprietário e locatário da unidade Criação do filtro de relatórios de contas para exibir contas originais e contas atuais (Para clientes que usam Acordo Novo) Inclusão do filtro de Contas Originais ou Contas Atuais nos seguintes relatórios: a. Relatórios/ Contas/ Baixas b. Relatórios/ Contas/ A receber por unidade c. Relatórios/ Contas/ Inadimplência Detalhada d. Relatórios/ Contas/ Inadimplência Consolidada Como fazer 1- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Baixas. 2- Observe que o sistema permite realizar o filtro por Contas Originais ou Contas Atuais. 3- Selecione o filtro que pretende fazer. 4- O relatório irá exibir conforme o filtro selecionado. 95

96 5- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ A receber por unidade. 6- Observe que o sistema permite realizar o filtro por Contas Originais ou Contas Atuais. 7- Selecione o filtro que pretende fazer. 8- O relatório irá exibir conforme o filtro selecionado. 9- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Inadimplência Detalhada. 10- Observe que o sistema permite realizar o filtro por Contas Originais ou Contas Atuais. 11- Selecione o filtro que pretende fazer. 12- O relatório irá exibir conforme o filtro selecionado. 96

97 13- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Inadimplência Consolidada. 14- Observe que o sistema permite realizar o filtro por Contas Originais ou Contas Atuais. 15- Selecione o filtro que pretende fazer. 16- O relatório irá exibir conforme o filtro selecionado. 97

98 5.9. Relatório de Acordo por data de recebimento Novidades da versão Essa versão do Condomínio permite realizar um filtro de acordo por data de baixa do acordo. Como fazer 1- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Acordos. 2- Em situação das parcelas, selecione Baixadas. 3- Observe que a opção Data de Baixa foi habilitada. 4- Faça o filtro específico. 5- Clique em Visualizar Relatório de Acordo permite exibição de todos os Condomínios Para essa versão, é possível selecionar todos os condomínios para a emissão do relatório de acordo. Como conferir 1- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Acordos. 2- Selecione a opção Todos. 98

99 3- Faça os filtros necessários. 4- Clique em Visualizar. 5- O sistema vai apresentar os acordos existentes conforme os filtros realizados de todos os condomínios Disponível novo modelo para relatório de Abonos e Descontos Essa nova versão disponibiliza 2 novos modelos para o relatório de abonos e descontos. Como Fazer 1- Acesse o menu: Editar/ Lançamentos de Contas a Receber. 2- Faça o lançamento da conta. 3- Acesse o menu: Baixas/ Cobrança/ Recibos/ Boletos e visualize o boleto da conta. 4- Efetue a baixa da conta gerada cujo valor seja menor que o valor do boleto. 99

100 5- Clique em Baixar Contas. 6- Gere a conta em Editar/ Estorno de Abonos e Descontos. 7- Selecione a conta a ser gerada. 8- Clique em Gerar Contas. 9- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Abonos de Descontos. 10- Selecione o tipo: Gerado. 11- Será apresentado abaixo a disposição dos dados conforme o modelo adotado: Detalhado Consolidado 100

101 5.12. Novos títulos para os relatórios: Pagas por grupo e classe e A receber por período A nova versão disponibiliza um novo título para os relatórios de contas: Pagas por grupo e classe e A Receber por período. Abaixo apresentamos os novos títulos exibidos conforme o modelo de relatório escolhido: Como fazer: 1- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ A receber por unidade. 2- Conforme o modelo selecionado, o sistema exibe o título do relatório conforme o modelo selecionado: Fração: o título é exibido como DEMONSTRATIVO DE RECEITAS POR UNIDADE Classe: o título é exibido como: DEMONSTRATIVO DE RECEITAS POR UNIDADE: Resumo: o título é exibido como: DEMONSTRATIVO DE RECEITAS Colunas: o título é exibido como: DEMONSTRATIVO DE RECEITAS POR UNIDADE. 101

102 Colunas filtradas: o título é exibido como: DEMONSTRATIVO DE RECEITAS POR UNIDADE. Sintético: o título é exibido como: DEMONSTRATIVO DE RECEITAS POR UNIDADE SINTÉTICO Síndico: o título é exibido como: DEMONSTRATIVO DE RECEITAS POR UNIDADE ISENÇÃO DE SÍNDICO 3- Seguem abaixo os novos títulos do relatório de contas pagas por grupo e classe. Para isso, acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Pagas por grupo e classe. Todos os modelos selecionados possuem agora o título: DESPESAS POR GRUPO E CLASSE. 102

103 5.13. Alteração do relatório de Cheques Emitidos inclusão de totalizador Para exibição do relatório de Cheques emitidos em que os lançamentos já foram baixados, é apresentado um totalizador dos valores e cheques. Como fazer 1- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Protocolo de Cheques Emitidos 2- Selecione, em Situação, a opção Baixadas. 3- Faça o filtro necessário. 4- Clique em Visualizar. 103

104 5- No final do relatório, o sistema apresenta o totalizador Relatório de Baixa considerada a data de liquidação Essa versão do Condomínio permite realizar um filtro de baixa e considerar a data de liquidação. Como fazer 1- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Baixas. 2- Selecione a opção Data da Baixa. 3- Em Considerar Datas, selecione Crédito na Conta. 4- Faça o filtro específico. 5- Clique em Visualizar. 104

105 5.15. Criação de novos modelos para Relatórios de Cheques: O sistema dispõe agora da exibição de relatórios de forma diferenciada pelos modelos: Resumo e Detalhado. Cada um dos modelos permite uma exibição diferenciada dos dados em tela. Para o modelo resumido, apresenta somente os dados do cheque. O modelo detalhado apresenta os lançamentos quitados com o cheque em questão. Como fazer 1- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Cheques. 2- Faça o filtro necessário. Para exibição do Modelo Resumido 3- Selecione o Modelo Resumido. 105

106 4- Clique em Visualizar. Para exibição do Modelo Detalhado: 5- Selecione o Modelo Detalhado. 6- Clique em Visualizar. 106

107 5.16. Acrescido dois campos no relatório de controle de cheques O relatório de cheques apresenta dois novos campos para permitir informações adicionais sobre os cheques utilizados pelo sistema. São os campos: Nominal e Conta Corrente. Como fazer 1- Faça um lançamento de Conta a Pagar cujo pagamento seja feito por cheque. 2- Acesse o menu: Baixas/ Cobrança/ Impressão de Cheques. 3- Faça a impressão ou visualização do cheque. Será nessa opção que o sistema vinculará o cheque ao nominal. 4- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Cheques. 5- Faça os filtros necessários. 6- Clique em Visualizar. 7- Observe que o sistema disponibiliza dois novos campos: Nominal e Conta Corrente Importante: O campo Nominal obedece a seguinte ordem: apresenta o nominal do favorecido, quando preenchido. Caso não o exista, será apresentada a razão do favorecido. Caso o favorecido não tenha sido informado, o sistema considera o nominal do fornecedor. Caso não o exista, apresenta a razão do fornecedor da conta. Assim, será essa a ordem de exibição no campo nominal, obedecida a condição de preenchimento do campo. 107

108 6. Cobrança 6.1. Disponibilização do CPF ou CNPJ do sacado na emissão do boleto laser Banco do Brasil e Banco Itaú A nova versão permite que o número do CPF ou CNPJ do sacado apareça na ficha de compensação no boleto laser. Como fazer 1- Acesse o menu: Cadastros/ Condomínios/ Configurações Avançadas/ Cobrança Avançada. 2- Verifique se a opção CNPJ do cedente e do sacado está habilitada. Importante: A opção CNPJ do cedente e do sacado só é habilitada quando a conta principal do Condomínio for do Banco do Brasil ou do Banco Itaú. 3- Gere uma conta a receber e tenha ciência que existam os dados da pessoa preenchidos corretamente para que seja impresso o CPF/CNPJ no boleto. O sistema busca os dados existentes do cadastro de Pessoas/ Proprietários/ Locatários. 4- Acesse o menu: Baixas/ Cobrança/ Recibos/ Boletos. 5- Selecione o boleto: Boleto Laser. 6- Faça os filtros necessários. 7- Selecione o lançamento no grid. 8- Clique em Visualizar. 9- Observe que na ficha de compensação foi demonstrado o CPF do sacado. 108

109 6.2. Validação de conta corrente para arquivo retorno Banco do Bradesco, Itaú, Real e CEF. Essa nova versão possui uma validação para os Bancos: CEF, Bradesco, Itaú e Real que permite consistir a agência e conta corrente existente no arquivo retorno. Quando se tratar de um arquivo de retorno geral, onde existem recebimentos de vários condomínios, o sistema valida no momento da liquidação do título, o número CNAB, agência e conta corrente do condomínio. Como fazer 1- Acesse o menu: Baixas/ Cobrança/ Cobrança CNAB. 2- Marque a opção Validar Agência/ Conta Corrente. 3- Faça a leitura do arquivo retorno disponibilizado pelo banco Bradesco. 109

110 6.3. Geração de boleto para banco Blucredi Disponível geração de boleto para contas correntes da cooperativa Blucredi Como conferir 1- Acesse o menu: Cadastros/Bancos. 2- Clique em Novo. 3- No campo Nome do Banco, informe o nome do banco. 4- No campo Código do Banco, informe 756. Aparece a guia Cooperativa, selecione Blucredi. 5- Selecione o padrão do cheque. 6- Caso o banco trabalhe com float, informe os dias de float. 7- Clique em Gravar. 8- Acesse o menu: Cadastros/ Contas Correntes 9- Clique em Novo. 10- No campo Banco, selecione Blucredi. 11- Preencha os campos conforme os dados cadastrais da conta. 110

111 12- Selecione a caixa Conta Principal. 13- Clique em Gravar. Novidades da versão 14- Acesse o menu: Cadastros/ Condomínios/ Configurações Avançadas/ Cobrança Avançada. 15- Marque a opção Faixa Numérica Definida. 16- Informe o intervalo dos valores da faixa. Importante: 111

112 Os dados da faixa numérica são informados pelo banco. É necessário informar corretamente os dados já que cabe essa faixa a numeração dos arquivos CNAB. Caso tenha dúvida, entre em contato com seu banco. 17- Clique em Gravar. 18- Acesse o menu: Baixas/ Cobrança/ Recibos/ Boletos para gerar os boletos Criado detalhamento de processamento de arquivo retorno Disponível nova tela para apresentar o log do processamento do arquivo de retorno. O intuito será o de apresentar a descrição das ocorrências sobre os lançamentos individuais existentes no arquivo. Antes dessa atualização, era apresentada uma tela com cada advertência da conta processada pelo arquivo de retorno. Nesse novo recurso, o sistema apresenta todas as informações agrupadas em uma tela sobre o arquivo retorno, além de processar as contas que não possuem advertências sem que haja a intervenção do usuário. Os lançamentos com advertências poderão ser processados após análise do usuário. O propósito do recurso será o de agilizar o processamento do arquivo, pois o sistema não emitirá uma mensagem de confirmação após o processamento das contas individuais. Como fazer 1- Acesse o menu: Baixas/ Cobrança/ Cobrança CNAB. 2- Faça o retorno de um arquivo CNAB. 3- O sistema apresenta a tela abaixo: 112

113 Observe os campos: Boleto: apresenta o código do boleto que se encontra no arquivo retorno. Vencimento: apresenta a data de vencimento do boleto que consta no arquivo de retorno. Pagamento: apresenta a data de pagamento do boleto. Liquidação: data que o lançamento foi liquidado pelo banco. Valor sistema: apresenta o valor do boleto no sistema. Valor retorno: apresenta o valor do boleto no banco. Valor liquidado: apresenta o valor que está disponível creditado na conta do condomínio correspondente ao pagamento do boleto. Observação: apresenta a descrição da ocorrência do boleto existente no arquivo de retorno, como divergências entre o valor do boleto no sistema e o apresentado no arquivo de retorno. Condomínio: apresenta o condomínio que a conta foi gerada. Unidade: apresenta a unidade para qual a conta foi gerada. Total boletos: apresenta o número de boletos presentes no arquivo de retorno. Inválidos: apresenta os boletos que não foram processados. A razão é apresentada no campo Observações ao lado do boleto. Selecionados: apresenta os boletos que serão processados. Total (ao lado de Selecionados): apresenta o valor total dos boletos selecionados. Processados: apresenta os boletos que foram processados. Total (ao lado de Processados): apresenta os boletos que foram processados. 113

114 Ocultar títulos processados: oculta na tela os títulos que já foram processados. Legenda: permite que identifique a situação dos boletos quanto ao seu processamento: a linha que apresenta os boletos terá a cor correspondente mediante a situação da conta: a) Inválido: a conta não pode ser processada. b) Ocorrência alerta: a conta existe alguma divergência, mas usuário poderá tomar a decisão de efetivar a baixa. Para isso, o usuário deve selecionar todas as contas de uma só vez para processar as contas. c) Título processado: apresenta os títulos que foram processados. Processar: clique no botão para processar as contas que por algum motivo não foram processadas automaticamente, após a análise da observação. Visualizar: permite visualizar o relatório das contas com os descritivos da tela presentes no log. Segue abaixo a disposição do relatório: Imprimir: permite imprimir os dados do log. A impressão é feita no mesmo modelo da visualização do relatório. 4- Faça as intervenções necessárias caso não tenha sido feito o processamento das contas. 5- Clique em Fechar Criado serviço de exportação de dados de contas a receber para arquivo de formato de texto (.txt) A nova versão disponibiliza uma opção que permite exportar dados escolhidos pelo cliente para um arquivo de texto. Para exportar, será necessário realizar o filtro específico para que o sistema identifique as contas a receber existentes e possibilite exportar os dados. O usuário poderá também organizar os arquivos através de um caractere que indique a delimitação do dado conforme o formato do arquivo. Como fazer 1- Acesse o menu: Arquivo/ Exportações/Importações/ Exportação. 2- Clique em Novo. 114

115 Observe os campos da aba Configurações: Código: apresenta o código da exportação criada. O sistema gera o código assim que é a exportação é gravada para registro. Exportação: permite especificar o nome da exportação criada. Caminho: permite indicar o caminho que o arquivo de exportação será salvo. Arquivo: permite informar o nome do arquivo. Utilizar delimitador: ao habilitar, o sistema utiliza um delimitador entre os caracteres. Os arquivos exportados possuem um formato específico que permite compreender o que cada informação existente corresponde nos campos. O delimitador é o que limita os caracteres de uma informação existente conforme o formato criado para que o sistema entenda que os próximos dados correspondem a outro campo exportado. Será exemplificado nas orientações seguintes desse manual. Utilizar separador decimal: informe qual será o separador decimal utilizado para os campos que contenham valores numéricos. Formato de Data: para os campos que possuem data, é necessário informar como os dados serão exportados conforme o modelo escolhido. 3- Informe no campo Exportação a descrição da exportação realizada. 4- Indique o caminho exato que o arquivo será exportado. Para indicar, clique no ícone:. 115

116 5- Assim que selecionar a pasta que será salva, clique em OK. 6- Informe no campo Arquivo, o nome do arquivo. 7- Caso queira utilizar um delimitador, marque a opção Utilizar delimitador. 8- Caso queira utilizar o separador decimal, escolha-o e selecione qual o separador utilizado: Vírgula ou Ponto. 9- Clique em para selecionar os campos que serão exportados das contas. 10- Observe abaixo os campos que o sistema hoje possibilita para exportação: 116

117 11- Selecione os campos que deseja exportar os dados existentes. 12- Clique em Seleciona. 13- Terminada a seleção dos campos que deseja exportar os dados contidos, segue um exemplo abaixo de campos selecionados: 117

118 14- Clique em Gravar. 15- A aba Filtros foi habilitada. Acesse-a. Novidades da versão Observe os campos: Condomínio: apresenta por padrão o condomínio selecionado no sistema. O filtro considera o condomínio habilitado para buscar as contas a receber específicas. Caso queira buscar as contas de todos os condomínios, clique em Todos. Mês Referência: permite consultar as contas a receber geradas por mês de referência específico. Caso queira buscar por todos os meses de referência, clique em Todos. Vencimento: permite consultar as contas pela data de vencimento. Caso queira consultar todas as contas, independente do vencimento, clique em Todos. Pagamento: permite consultar as contas baixadas a partir da data de pagamento. Caso queira consultar todas as contas, independente da sua data de pagamento, clique em Todos. Cliente: permite selecionar as contas geradas para um cliente específico. Caso queira consultar todas as contas, sem especificar o cliente, clique em Todos. Situação da Conta: ao habilitar a opção, será possível filtrar a conta a receber gerada conforme sua situação: emitida, baixada, cancelada e em sub judice. 16- Faça a combinação dos filtros conforme a conta que deseja buscar as informações para exportação. 17- Clique em Filtrar. 118

119 18- A tela de Dados de Exportação demonstra quais dados serão exportados. Observe que o nome da coluna corresponde ao campo que foi selecionado na tela de Configurações. 19- Selecione quais itens gostaria de exportar. Caso queira exportar a todos, clique em Selecionar Todos. 20- Clique em Exportar. 21- Assim que terminar a exportação, o sistema apresenta a mensagem: Dados exportados com sucesso. 22- Ao abrir o arquivo da exportação, observe o formato para entender como foi feita a exportação. Apontamos somente o item da linha já que o arquivo obedece ao mesmo formato em todas as linhas. : 119

120 6.6. Disponível a exportação em.dbf dos boletos no formato E A versão disponibiliza a exportação em arquivo de extensão.dbf dos boletos no formato E. Como fazer 1- Acesse o menu: Baixas/Cobrança/ Recibos/Boletos. 2- Selecione em Boleto Laser. 3- Clique no botão de atalho para a opção Cobrança Avançada. 4- Selecione o boleto: Formato E. 5- Selecione uma conta. 6- Marque a opção Exportar.DBF(Boletos) e.txt(balanc.). 7- Observe o botão que é apresentado ao lado da opção acima. 8- Clique nesse botão. 120

121 9- Apresenta a tela para informar o Número limite de composição de arrecadação para o arquivo exportado e o leiaute do formato de balancete em txt Geração de boletos permite agrupar classes iguais na composição de arrecadação A Composição de arrecadação permite informar ao boleto as classes de contas que se refere o valor final do boleto. Descreve no próprio boleto todas as classes de conta e o seu respectivo valor. O agrupamento da composição de arrecadação permite somente agrupar os valores lançados para um determinado mês considerando que o mês de referência, a data de vencimento e a classe de conta são idênticos. Ao invés de lançar os valores em outras descrições, o sistema unifica em uma única classe de conta. 121

122 Exemplo: Para o boleto de vencimento do dia 01/12/2009, mês de referência: 11/2009 e classe de conta: Aluguel foram efetuados três lançamentos: 1) O primeiro lançamento foi no valor de 600,00. 2) O segundo lançamento foi no valor de 200,00. 3) O terceiro lançamento foi no valor de 100,00. Para que não seja necessário informar separadamente, é possível apresentar como um único item, assim, (R$ 600,00 + R$ 200,00 + R$ 100,00) = R$ 900,00 Essa opção também é válida para boletos no formato Document Group. Como Fazer 1- Acesse o menu: Cadastros/ Condomínios/ Configurações Avançadas/ Cobrança Avançada. 2- Habilite a opção: Agrupar Classes Iguais na Composição. 3- Clique em Gravar. 4- Acesse o menu: Editar/ Lançamentos de Contas a Receber/ Manual. 5- Faça lançamentos em que o mês de referência, a data de vencimento e a classe sejam as mesmas. 122

123 6- Acesse o menu: Baixas/ Cobrança/ Recibos/ Boletos. 7- Selecione o Boleto laser. Caso você utilize boletos no formato Document Group, selecione Document Group. 8- Clique em Visualizar (para boleto laser)/ Clique em Gerar (para Document Group). 9- No nosso exemplo, encontram-se os lançamentos gerados com a data de vencimento, mês de referência e unidade idênticos. Fizemos alguns lançamentos adicionais para serem apresentados na composição de arrecadação. As classes que se encontram repetidas, o valor foi somado e agrupado em uma única classe. 10- Para conferir os valores gerados, acesse o menu: Consultas/ Contas a Receber. 123

124 6.8. Boletos exportados para formato PDF podem ser enviados com imagem automaticamente A partir dessa versão, será possível disponibilizar o boleto em formato pdf sem que tenha a necessidade de enviar o arquivo com a imagem separada ou o envio de fonte. Assim, todo o boleto já será gerado com as informações necessárias em um único arquivo. Para isso, é necessário habilitar uma opção para que o sistema trabalhe dessa forma. Como fazer: 1- Acesse o menu: Cadastros/ Condomínios/ Configurações Avançadas/ Cobrança Avançada. 124

125 2- Selecione a opção: Compatibilidade PDF. 3- Acesse o menu: Baixas/ Cobrança/ Recibos/ Boletos. 4- Selecione um boleto. 5- Clique em Visualizar. 6- Na tela com o boleto visualizado, clique em: para exportar o arquivo. 7- Selecione em Format: Acrobat Format (PDF). 8- Informe em Destination: Disk file. 9- Clique em OK. 10- Na tela de Export Options, indique All para exportar todas as páginas que foram visualizadas. 11- Clique em OK. 12- Indique o local que o arquivo exportado será salvo. 13- Clique em Salvar. 125

126 14- O boleto foi salvo com todas as informações sem que se necessite enviar a fonte para o leitor do arquivo Boleto E Mensagem de Débito automático A nova versão do Condomínio21 possibilita apresentar uma mensagem de débito automático no corpo do boleto formato E. Como fazer: 1- Acesse o menu: Arquivo/ Configuração do sistema/ Receitas. 2- Habilite a opção: Débito Automático. 3- Para habilitar a mensagem, marque a opção: Mensagem de Débito Automático no boleto. 4- Clique em Gravar. 5- É importante que já tenha sido cadastrado corretamente as configurações de débito automático para as pessoas do Condomínio. Cadastro de Débito Automático: 1- Acesse o menu: Cadastros / Pessoas/ Proprietários/ Locatários. 2- Clique em Débito Automático. 126

127 Observe os campos abaixo: Identificador: código gerado pelo Condomínio21. Essa informação deverá ser passada para o Condômino que deseja o débito automático. Banco: informe o código do banco de débito Agência: informe a agência da conta corrente que será debitada Conta Corrente: informe o número da conta corrente que o valor será debitado 3- Preencha as informações em tela. 4- Clique em Gravar. Emissão do boleto com o descritivo de débito automático: 1- Acesse o menu: Baixas/Cobrança / Recibos/ Boletos. 2- Clique no botão: para selecionar o formato E ou formato E Frente e Verso. 3- Clique em Gravar. 127

128 4- Clique em Sair. 5- Selecione os lançamentos para geração do boleto. 6- Para os condôminos que possuem débito automático, o boleto será apresentado conforme imagem abaixo: Importante: Mesmo que haja ou não a mensagem personalizada exibida, o sistema sempre apresenta mensagem próxima ao código de barras de que o boleto será pago por débito automático. 7- O próximo passo será a geração do arquivo de débito automático. 8- Acesse o menu: Baixas/Cobrança / Débito Automático. 9- Selecione o banco. 128

129 Principais campos: Mês: informe o mês de referência para filtrar os lançamentos. Cobrança: informe o sequencial de cobrança dos lançamentos. Tipo: selecione o tipo de ação que deseja realizar: Inclusão: esta opção deverá ser selecionada quando for realizar a inclusão, ou seja, o registro de débito automático dos lançamentos junto ao banco. Exclusão: esta opção deverá ser selecionada quando desejar excluir um lançamento que já foi enviado ao banco, mas não deseja mais realizar o débito automático. 10- Selecione os lançamentos para geração do arquivo remessa de débito automático. 11- Clique em Remessa. 12- O sistema reporta a mensagem: Deseja realmente gerar o arquivo de débito automático? 129

130 13- Clique em Sim para gerar o arquivo. 14- O sistema retorna a mensagem: Arquivo de débito automático gerado com sucesso. 15- O arquivo será gerado na pasta Condomínio21/Remessa. 16- O arquivo estará disponível conforme imagem abaixo: 17- Realize o envio para o banco. 18- Para processar o retorno do débito automático, acesse a mesma tela: Baixas/Cobrança/ Débito automático. 19- Clique em Retorno e selecione o arquivo. 130

131 7. Adimplência ou Inadimplência 7.1. Exibição de relatório de Nada Consta em unidade vinculada Essa versão melhora a disposição das informações de unidades vinculadas. Serão apresentadas as unidades que se encontram vinculadas com a principal no relatório de nada consta. Como fazer 1- Para entender o processo, será sugerido um exemplo informado abaixo. 2- O sistema possui 3 unidades vinculadas: uma é a principal e as demais estão vinculadas a ela. Os dados apresentados abaixo no organograma são de caráter de exemplo. 3- Para conferir se existe o vínculo, acesse o menu: Cadastros/ Unidades para identificar a relação entre as unidades. 131

132 4- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Nada Consta. 5- Faça o filtro necessário. 6- Selecione a unidade principal. 7- Clique em Visualizar. 8- O sistema apresenta as unidades que fazem parte do vínculo realizado Inadimplência do sacado apresentada no boleto Essa versão possibilita exibir a inadimplência do sacado no boleto emitido. Como fazer 1- Acesse o menu: Cadastros/ Condomínios/ Configurações Avançadas/ Cobrança Avançada. 132

133 2- Marque a opção Inadimplência do sacado. 3- Clique em Gravar. Novidades da versão 4- Acesse o menu: Baixas/ Cobrança/ Recibos/Boletos. 5- Selecione o boleto a ser impresso. 6- Clique em Visualizar. 133

134 7.3. Boletos Laser apresentam unidades em aberto como inadimplência Essa versão descreve nos boletos laser as unidades que possuem parcelas de acordo em aberto. Como verificar 1- Acesse o menu: Arquivo/ Configuração do Sistema/ Outros. 2- Marque a opção Utilizar Acordos em Aberto como Inadimplência. 3- Clique em Gravar. 4- Acesse o menu: Cadastros/ Condomínios/ Configurações Avançadas/ Cobrança Avançada. 5- Verifique se as opções Meses Inadimplentes e Inadim. Unidade estão habilitadas. 134

135 6- Gere um lançamento para esse mês de uma unidade que possua acordo em aberto. Acesse o menu: Baixas / Cobrança/ Recibos/ Boletos. 7- Clique em Boleto Laser. 8- Selecione o boleto da unidade específica. 9- Clique em Visualizar. Observe que o boleto apresenta sobre a unidade os acordos em aberto e os respectivos meses de referência dos acordos Termo de confissão de dívida A nova versão do Condomínio21 permite gerar o termo de confissão de dívida baseado a um modelo escolhido pelo condomínio. O modelo é apresentado junto à pasta de instalação do Condomínio21. Será necessário informar o texto que será apresentado no termo e é possível mesclar campos já existentes junto à aplicação para que não seja necessário preencher informação específica por confissão. 135

136 Como fazer: 1- Após atualizado, acesse a pasta do Condomínio Abra o arquivo Termo.doc. 3- Salve o arquivo com um novo nome. 4- Utilize o serviço Mala Direta do Microsoft Word. 5- Segue a tela abaixo de como habiltar na versão do Office Na aba Correspondências, selecione Inserir Mala Direta, e clique em Carta. Office 2003: 7- Para o Office 2003, selecione a barra de tarefas: Mala Direta, e faça a mesclagem das informações pela tela. 8- As próximas telas orientarão como será feita a mesclagem e o vinculo das informações no documento gerado. 9- Será necessário indicar o caminho que se encontra a fonte de dados. A fonte corresponde ao arquivo de nome campos.csv. O arquivo se encontra na pasta do Condomínio21. Por padrão, não será necessário informar o nome do arquivo caso ele se encontre em: C:\Arquivos de Programas\Group Software\Cond Se o aplicativo estiver em outra pasta, será necessário orientar qual o caminho correto do arquivo. Caso não precise identificar o caminho do arquivo, siga para o passo 10 desse manual. 11- Selecione o caminho que se encontra o arquivo: campos.csv. 136

137 12- Clique em Abrir. 13- A tela abaixo permite informar qual o delimitador que o arquivo será interpretado junto ao sistema. Clique em OK, não será necessário alterar nenhuma informação. 14- Observe que o sistema apresenta uma página em branco para ser preenchida. 15- Digite o termo completo e deixe os espaços no texto para os campos de mesclagem. 16- Segue abaixo os campos existentes. Selecione algum dos dados presentes no Campo do Condomínio21 para que o sistema possa apresentar os dados correspondentes junto ao termo: Campo do Condomínio21 CONDOMINIO_CODIGO CONDOMINIO_RESUMO CONDOMINIO_NOME CONDOMINIO_ENDERECO CONDOMINIO_BAIRRO CONDOMINIO_CIDADE CONDOMINIO_ESTADO O que significa: Exibe o código do condomínio Exibe o resumo do condomínio Exibe o nome do condomínio Exibe o endereço do condomínio Exibe o bairro do condomínio Exibe a cidade do condomínio Exibe o estado que situa o condomínio 137

138 CONDOMINIO_CEP UNIDADE_CODIGO UNIDADE_BLOCO UNIDADE_TIPO PROPRIETARIO_NOME PROPRIETARIO_CPF_CNPJ PROPRIETARIO_IDENTIDADE PROPRIETARIO_DATANASCIMENTO PROPRIETARIO_ESTADOCIVIL PROPRIETARIO_PROFISSAO PROPRIETARIO_ENDERECO PROPRIETARIO_BAIRRO PROPRIETARIO_CIDADE PROPRIETARIO_ESTADO PROPRIETARIO_CEP LOCATARIO_NOME LOCATARIO_CPF_CNPJ LOCATARIO_IDENTIDADE LOCATARIO_DATANASCIMENTO LOCATARIO_ESTADOCIVIL LOCATARIO_PROFISSAO LOCATARIO_ENDEREÇO LOCATARIO_BAIRRO LOCATARIO_CIDADE LOCATARIO_ESTADO LOCATARIO_CEP ACORDO_NUMERO ACORDO_DATA_NEGOCIACAO ACORDO_TIPO_ACORDO ACORDO_VALOR_ORIGINAL ACORDO_VALOR_MULTA ACORDO_VALOR_CORRECAO ACORDO_VALOR_JUROS ACORDO_VALOR_DESCONTO ACORDO_VALOR_ACORDADO ACORDO_VALORACORDADO_EXTENSO ACORDO_ACRESCIMO ACORDO_NUM_PARCELAS ACORDO_VALOR_PRIMEIRA_PARCELA ACORDO_VALORPRIMEIRA_PARCELA_EXTE NSO ACORDO_DATA_VENCIMENTO_PRIMEIRA_P ARCELA ACORDO_DETALHAMENTO_PARCELAS ADMINISTRADORA_RAZAO_SOCIAL ADMINISTRADORA_CNPJ ADMINISTRADORA_ENDERECO ADMINSTRADORA_BAIRRO ADMINISTRADORA_CIDADE ADMINISTRADOR_ESTADO ADMINSTRADORA_CEP DATA_HOJE Exibe o CEP do condomínio Exibe o código da unidade Exibe o bloco da unidade Exibe o tipo da unidade Exibe o nome do proprietário Exibe o CPF ou CNPJ do proprietário Exibe a identidade do proprietário Exibe a data de nascimento do proprietário Exibe o estado civil do proprietário Exibe a profissão do proprietário Exibe o endereço do proprietário Exibe o bairro do proprietário Exibe a cidade do proprietário Exibe o estado do proprietário Exibe o CEP do proprietário Exibe o nome do locatário Exibe o CPF/CNPJ do locatário Exibe a identidade do locatário Exibe a data de nascimento do locatário Exibe o estado civil do locatário Exibe a profissão do locatário Exibe o endereço do locatário Exibe o bairro do locatário Exibe a cidade do locatário Exibe o estado do locatário Exibe o CEP do locatário Exibe o número do acordo Exibe a data de negociação do locatário Exibe o tipo de acordo Exibe o valor original do acordo Exibe o valor da multa do acordo Exibe o valor da correção do acordo Exibe o valor de juros do acordo Exibe o valor do desconto do acordo Exibe o valor acordado do acordo Exibe o valor acordado do acordo por extenso Exibe o valor do acréscimo do acordo Exibe o número de acordo de parcelas Exibe o valor da primeira parcela do acordo Exibe o valor da primeira parcela por extenso Exibe a data de vencimento da primeira parcela do acordo Exibe o detalhamento das parcelas do acordo Exibe a razão social da administradora Exibe o CNPJ da administradora Exibe o endereço da administradora Exibe o bairro da administradora Exibe a cidade da administradora Exibe o distrito federal da administradora Exibe o CEP da administradora Apresenta no termo a data da atual emissão 138

139 Exemplo: Selecionamos uma parte do texto que será preenchido por um campo existente no Condomínio21 Financeiro. 17- Como houve a seleção do texto, será substituído por um campo que será preenchido nas gerações do termo conforme o seu conteúdo junto ao financeiro. Para orientar ao sistema onde o conteúdo específico do campo será exibido, precisamos informar ao documento de texto qual é a informação que deve ser exibida e seu local. 18- No Office 2007, aba: Correspondências, clique no botão: Inserir Campos de Mesclagem. 19- Após selecionar os campos que serão utilizados, é fundamental que o botão de mesclagem esteja habilitado. Segue abaixo o que corresponde ao botão de mesclagem tanto pelo Office 2003 com o Office 2007: Caso utilize o Office 2003, clique no botão acima informado para ativar a mesclagem Para o Office 2007, clique no botão Visualizar Resultados para ativar a mesclagem Ao clicar no ícone, o word acrescenta no lado do campo selecionado. 20- Selecione o campo específico para ser exibido. Pelo exemplo, o interesse é que o sistema preencha a razão social da Administradora, assim, precisamos informar que o campo preenchido 139

140 21- Observe que o sistema já apresenta o campo como texto. Não altere nenhum caractere entre o campo escolhido para que o sistema possa compreender a correspondência. 22- Abra o Condomínio21 Financeiro. 23- Certifique-se que exista um acordo gerado para se realizar a confissão de dívida. 24- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Acordos. 25- Selecione o número do acordo. 140

141 26- Informe o arquivo de texto do termo gerado. 27- Ao selecionar, clique em Gerar. 28- Informe onde será salvo o arquivo do termo para impressão. 29- Informe o nome do termo de confissão de dívida. 30- Observe que no termo de confissão de dívida, o sistema já informou o campo correspondente. Por orientação, o acordo selecionado: 2, foi gerado e o credor do acordo será a Administradora A. São informações existentes junto ao sistema. Veja que o arquivo preencheu a informação que já se encontrava no financeiro: 141

142 Geração do Termo de Confissão de Dívida: 31- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Acordos. 32- Faça a geração do acordo. 142

143 33- Clique em Sim para gerar o acordo. 34- O sistema exibe a mensagem: Acordo nº gerado com sucesso. Deseja visualizar o acordo? Importante: O que se refere a representa o número do acordo gerado. 35- Clique em Sim. 143

144 Importante: 36- Ao clicar em Sim, o sistema permite visualizar o relatório de acordo ou termo de confissão de dívida após geração do acordo. 37- A tela que permite a visualização seria a seguinte: 38- Para identificar como fazer a geração do termo, acompanhe as orientações existentes no passo 25. Importante: Nessa tela o número do acordo já vem informado, somente é necessário especificar qual o modelo para visualização. 39- Caso queira apresentar a tela para geração do relatório de acordo ou termo de confissão de dívida, clique no botão Visualizar Acordo. 40- Para criar novo acordo usuário deve clicar no botão Novo Acordo. 41- Na tela de impressão, o número do acordo já vem marcado, basta usuário escolher o modelo do relatório. 144

145 8. Balancete 8.1. Alteração do Demonstrativo de Contas a Pagar no balancete para formato I (PAR) Essa versão possibilita apresentar no demonstrativo de contas a pagar exibido no balancete a coluna Mês de Referência. A sua exibição ocorre para Condomínios que trabalham com o PAR e o formato de balancete I. Como fazer 1- Acesse o menu: Cadastros/ Condomínios/ Configurações Avançadas/ Outros. 2- Verifique se a opção Trabalha com PAR está marcada. 3- Clique em Gravar. 4- Selecione a guia Balancete. 5- Verifique se o Formato I está selecionado. 6- Clique em Gravar. 145

146 7- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Demonstrativo de Receitas e Despesas (Balancete). 8- Faça os filtros necessários. 9- Clique em Visualizar. Importante: Na seção que o Balancete apresenta o Demonstrativo de Contas a Pagar, o sistema exibe das contas o mês de referência respectivo Balancete Formato Detalhado - Exibição de receitas antecipadas Disponível apresentar nos balancetes os valores recebidos antecipadamente para o formato Detalhado. Como conferir 1- Acesse o menu: Cadastros/ Condomínios/Configurações Avançadas/ Balancete 2- Selecione o Formato - Detalhado. 3- Marque a opção Exibir antecipadas nas receitas. 4- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Demonstrativo de receitas e despesas (Balancete). 5- Faça os filtros necessários. 146

147 6- Observe que aparece um campo que informa sobre os lançamentos antecipados. O sistema considera como antecipado os que foram recebidos no mês de referência e cuja data de vencimento é superior ao último dia do mês de referência. Exemplo: A conta foi paga no dia 10/10/2009, mas a data de vencimento é 03/11/2009 considerando que o mês de referência é 10/ Demonstrativo de Receitas A partir dessa versão, ao acessar a tela para emissão dos balancetes (Em Relatórios/ Contas/ Demonstrativo de Receitas e Despesas, por default (padrão), a opção de Contas Correntes estará com a opção Filtradas selecionada. 147

148 8.4. Exibição de antecipação de valores específicos por conta no Balancete Formato - Detalhado O Condomínio21 permite controlar os valores que foram pagos de forma antecipada. Antecipação é a baixa cuja data corresponde ao mês de referência e a data de vencimento é superior ao último dia do mês de referência. Exemplo: uma conta foi paga no dia 10/10/2009, o mês de referência é 10/2009, mas a data de vencimento é 01/11/2009. A conta exemplo foi paga como antecipada. Essa nova opção habilita um item no balancete que permite demonstrar para qual conta o recebimento/pagamento foi realizado. Como fazer 1- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Demonstrativo de Receitas e Despesas(Balancete). 2- Clique no botão. Esse botão corresponde ao atalho: Cadastros/ Condomínios/ Configurações Avançadas/ Balancete. 3- Selecione o tipo de balancete: Formato - Detalhado. 4- Marque a opção Exibir antecipadas nas receitas. 5- Clique em Gravar. 6- Faça os filtros necessários. 7- Clique em Visualizar. 148

149 8.5. Exibição de tipo de contrato para balancetes de formato I Novidades da versão Disponível nessa versão a exibição no balancete de formato I, o tipo de contrato existente: A = contrato antigo e N = contrato Novo. Como fazer 1- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Demonstrativo de Receitas e Despesas(Balancete). 2- Clique no botão. Esse botão corresponde ao atalho: Cadastros/ Condomínios/ Configurações Avançadas/ Balancete. 3- Selecione o tipo de balancete: Formato - I. 4- Selecione o tipo de Contrato: A ou N. 5- Clique em Gravar. 6- Faça os filtros necessários. 7- Clique em Visualizar. 149

150 8.6. Criado totalizador da inadimplência do condomínio em balancete detalhado Essa versão disponibiliza no balancete detalhado a opção de apresentar a inadimplência geral do condomínio, sem que se especifique a unidade ou cliente. Como fazer 1- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Demonstrativo de Receitas e Despesas(Balancete). 2- Clique no botão de atalho para acessar a tela de Configurações Avançadas dos boletos. 3- Selecione o Formato Detalhado. 4- Selecione a opção Inadimplência Condomínio. 5- Clique em Gravar. 150

151 6- Clique em Sair para sair da tela das configurações avançadas. 7- Clique em Visualizar. 8- O balancete apresenta o valor total da inadimplência: 8.7. Código de classe de conta pode ser exibido em balancete gerencial Será possível apresentar no balancete gerencial a descrição com o código da classe de conta da conta lançada. Como fazer: 151

152 1- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Demonstrativo de Receitas e Despesas(Balancete). 2- Clique no botão: para escolher o balancete correspondente. 3- Selecione o tipo de balancete: Formato - Gerencial. 4- Clique em Gravar. 5- Selecione a opção: Exibir Cód. Classe de Conta. 6- Clique em Visualizar. 7- Observe que o código da classe foi apresentado ao lado da classe correspondente. 152

153 8.8. Balancete Detalhado opção para exibir o número de parcelas para despesa regular Disponível opção que permite exibir o número de parcelas da despesa regular no balancete formato Detalhado. Como fazer: 1- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Demonstrativo de Receitas e Despesas (balancete). 2- Clique no botão: para acessar as configurações avançadas do balancete. 3- Em Tipo de Balancete, indique: Formato Detalhado. 4- Habilite a opção: Separar Despesas Regulares. 5- Clique em Gravar. 6- Na tela de emissão do balancete, selecione a opção: Exibir Nº da Parcela. 153

154 7- Clique em Visualizar Novo formato de balancete: formato J A Group disponibiliza nessa nova versão o formato J para balancete. Esse formato é similar ao formato Detalhado. Esse novo formato apresenta as contas lançadas separadas por contas bancárias e seu agrupamento pode ser por contas correntes ou conta virtual. Como fazer: 1- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Demonstrativo de Receitas e Despesas(Balancete). 2- Para ativar esse formato, clique em e será apresentada a tela de Configurações Avançadas. 154

155 3- Em Balancete, selecione o tipo do balancete J. 4- Configure as demais opções e clique em Gravar. 5- Na tela de geração do balancete, informe os filtros desejados e clique em Visualizar. 155

156 156

157 9. Integrações 9.1. Geração de contas para recebimento parcial de produtos pelo Group Compras Será possível gerar as contas para o recebimento parcial de produtos que foram lançados pelo Group Compras. Como fazer: Previsão com resgate para contas a pagar 1- Gere uma entrada de ordem de compra. 2- Ao especificar na ordem de compra a quantidade menor de itens pedidos originalmente, o Group Compras permite a geração da conta. 3- Acesse o menu: Arquivo/ Integrações/ Integração Group Compras. 4- Faça o filtro para identificar as contas geradas pela entrada parcial dos itens no estoque. Mesmo sendo a entrega parcial, o sistema gera as contas. 157

158 Importante: Assim que for lançada a entrada no estoque dos itens restantes, será possível importar as contas para o Condomínio21 com o valor correspondente do que foi lançado Agrupamento de classes idênticas para o Condomínio21 integrado ao Group Compras Caso possua a integração do Condomínio21 e do Group Compras, será possível importar itens de uma mesma compra em uma única classe de contas. Como fazer: Previsão com resgate para contas a pagar 1- Acesse o menu: Arquivo/ Integrações/ Integração Group Compras. 2- Habilite a opção: Agrupar itens por classes de contas. 3- Será exibido o total dos lançamentos pela mesma classe de contas com o valor total. 4- Faça o filtro da ordem de compra efetivada. 5- Clique em Filtrar. 158

159 6- Clique em Processar. 7- Ao terminar, o sistema exibe a mensagem: Dados processados com sucesso Integração do Condomínio21 ao Imobiliária21 (Diferencial Corporate) Processos no Condomínio21: Essa versão permite apresentar como é feita a integração entre o Condomínio21 ao Imobiliária21. Como fazer - Configuração 1- Entre em contato com o suporte e peça para que seja executado o comando para habilitar a integração entre o Condomínio21 e o Imobiliária Reinicie o Condomínio Acesse o menu: Arquivo/ Ferramentas de Administração/ Manutenção. 4- Clique no botão Integração Imobiliária Digite os dados pedidos na tela: 6- O primeiro pedido é para informar a senha do usuário com privilégios administrativos para acessar o sistema. 7- Digite a senha. 8- Clique em Confirma. 159

160 9- Informe o sistema. A integração apresentada será entre sistemas Corporates. 10- Clique no botão Informe o local que o Imobiliária está instalado. O aplicativo que deve ser informado é o de nome GLocacao.exe. 12- Assim que selecionar o caminho correto, clique em OK. 13- O sistema vai lhe perguntar alguns dados para integração do banco do Imobiliária21 com o banco do Condomínio21. Seguem os dados: Servidor: informe o caminho da instância do servidor para conexão com o banco. Banco: informe o nome do banco de dados do Imobiliária. Login: informe o login de acesso ao banco de dados. Senha: informa a senha de acesso ao banco de dados. Caso tenha alguma dúvida, acesse o Imobiliária21 para identificar os dados informados acima. No caminho do Imobiliária21: Sistema/ Configurações Iniciais/ Banco de Dados é possível saber qual o banco e senha que o sistema possui. Será tratado como são feitas as configurações no Imobiliária na próxima seção. 14- Acesse o menu: Editar/ Configurações de Contas/Outros. 160

161 15- Clique no botão Relacionar Classes de Contas/ Histórico Imob21. Novidades da versão 16- A próxima tela já indica o condomínio que será feito o vínculo e o plano de contas trabalhado. 17- Será necessário selecionar qual o plano histórico da Imobiliária ao lado do botão em Planos de Históricos Imobiliária Será necessário orientar ao sistema o que cada item corresponde em cada um dos sistemas. 19- Para relacionar o plano do Imobiliária, clique no botão... ao lado do item a ser relacionado. 20- Selecione o item para realizar o vínculo. A imagem abaixo serve para orientá-lo: 161

162 21- Assim que selecionar o item do Imobiliária, clique em Seleciona. 22- Faça o vínculo de todas as classes do Condomínio21 que deseja exportar para o Imobiliária Assim que terminar de relacionar todos os itens, clique em Gravar. 24- O sistema já está integrado ao Imobiliária A próxima etapa será configurar o Imobiliária

163 Como fazer Vínculo da Unidade no Condomínio21 com o imóvel do Imobiliária21 1- Acesse o menu Cadastros/ Unidades. 2- Em Dados Complementares, marque a opção Imobiliária21. Clique no binóculo e selecione o imóvel que representa a unidade. 3- Clique em Gravar. Integração entre o Condomínio21 e o Imobiliária21 Processos no Imobiliária21 Essa versão permite apresentar como é feita a integração entre o Condomínio21 ao Imobiliária21. Como fazer 1- Entre em contato com o suporte e peça para que seja executado o comando para habilitar a integração entre o Condomínio21 e o Imobiliária Entre em contato com o suporte e peça que seja executado o comando para habilitar a integração entre o Condomínio21 e o Imobiliária Reinicie o Imobiliária Acesse o menu: Integração/ Condomínio21/ Conexão. 5- Esse campo permite que você indique qual o banco do Condomínio21. Seguem os dados: 163

164 Provedor: o sistema já informa qual o banco utilizado pelo Imobiliária para realizar a migração. A migração ocorre entre bancos afins: Condomínio21 Corporate com Imobiliária21 Corporate e vice-versa. Servidor: informe o caminho da instância do servidor para conexão com o banco. Banco: informe o nome do banco que se encontra na instância informada acima. Login: informe o login de acesso ao banco de dados. Senha: informa a senha de acesso ao banco de dados. 6- Clique em Gravar. Exportação dos dados Após realizar os lançamentos de contas a receber para as unidades vinculadas aos imóveis do Imobiliária21, acesse o menu Arquivo/ Integração/ Integração Imobiliária21 para realizar a exportação para o Imobiliária

165 Document Group Novidades da versão Geração de Nada Consta e Comunicados - Versão Document Group Disponível opção de gerar nada consta e comunicados por modelo Document Group. Como conferir Geração de Nada Consta 1- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Nada Consta. 2- Selecione um dos modelos DG: 3- Faça os filtros necessários. 4- Clique em Visualizar. Como conferir Geração dos Comunicados 1- Acesse o menu: Relatórios/ Cadastros/ Unidades/ Comunicado. 2- Selecione um dos modelos DG: 3- Faça os filtros necessários. 4- Clique em Visualizar. Importante: Para a geração dos documentos, o sistema gera o arquivo para ser enviados para a Document Group. É necessário que os arquivos sejam enviados à Document Group da mesma forma como os boletos gerados já que o formato desses modelos está adequado à Document Group Emissão de Carta de Cobrança modelo Document Group Para os clientes Document Group, essa nova versão disponibiliza a impressão de Carta de Cobrança no modelo Document Group. Como fazer 1- Acesse o menu: Cadastros/ Cartas de Cobrança. 2- Clique em Novo. 3- Marque a opção Modelo Document Group. 165

166 4- Preencha os campos que serão apresentados na sua carta de cobrança. 5- Clique em Gravar. Novidades da versão 6- Acesse o menu: Relatórios/ Contas/ Cartas de Cobrança. 7- Selecione a Carta de Cobrança que seja do modelo Document Group. 8- Faça os filtros necessários. 9- Clique em Visualizar. Importante: Ao gerar a carta de cobrança, observe que os modelos são os mesmos, porém aparece a guia DG para informar que é o modelo tradicional adaptado para a Document Group. Assim como os demais sistemas da Document Group, a geração da carta permite a criação do arquivo na pasta da Document Group. 166