Manual de Versão Sistema Condomínio21

Transcrição

1 Manual de Versão Sistema Condomínio21 Belo Horizonte, Group Software. Todos os direitos reservados.

2 Sumário 1. Alterações em leiautes de telas da Segunda via de Boletos Automático Inclusão de nova opção para cadastrar Contratos de pessoas relacionadas ás unidades7 3. Novas opções de exclusão para Cidade e Estado Novo Modelo de Relatório de Contas a Receber por Unidade Lista de FIX Evoluções do Condomínio

3 Novidades 1. Alterações em leiautes de telas da Segunda via de Boletos Automático Visando aprimorar e direcionar as funcionalidades da Segunda via de Boletos Automático em telas específicas, foram realizadas pequenas modificações disponibilizando algumas funções em abas distintas das quais se encontravam anteriormente. Verificando as telas a) Acesse o menu Arquivo > Configuração do Sistema > Integrações aba Online; b) Observe que o campo de Configurações de Serviços Web foi redirecionado para outra aba (Integrações Externas) com isso houve o realinhamento dos parâmetros que habilitam o uso do processo de 2ª via de boletos automático; - Tela Anterior: 3

4 - Tela Atual: c) Permanecendo na tela de Configuração do Sistema acesse a aba ; d) Verifique que nesta aba foi retirado o parâmetro Serviço local de envio automático de segunda via de boletos, sendo incluso na aba Integrações Externas. - Tela Anterior: 4

5 - Tela Atual: e) Com o intuito de direcionar as funcionalidades, foi criada a aba Integrações Externas na tela de Configuração do Sistema, recebendo os dois parâmetros retirados nas abas mostradas acima. f) Observe que as opções inseridas são: - Estação de processamento de integrações externas que na versão anterior era o parâmetro Serviço local de envio automático de segunda via de boletos, localizado na aba Online. - Configuração de Serviços que na versão anterior do sistema Condomínio21, era o parâmetro Configuração de Serviços Web, que também ficava localizado na aba Online. 5

6 g) Outra modificação realizada, foi no módulo Cond21Boleto, o qual passa a ser identificado como Cond21Integrador. Com isso, o serviço de Segunda via de boleto passa a ser identificado em uma aba específica, não alterando em nada o processo habitual do sistema e da funcionalidade. Observe que não houve alterações no leiaute dos campos e parâmetros da tela. Importante: Somente os leiautes das telas de Segunda Via de Boleto Automático, foram modificados, não havendo assim nenhuma alteração no processo habitual do sistema Condomínio21 quanto a esta funcionalidade. Os dados já cadastrados e os status dos parâmetros permanecerão da mesma forma quando a atualização do sistema for realizada. O Cond21Boleto, agora identificado como Cond21Integrador, também não sofreu alteração em seus processos. As validações para uso da funcionalidade como identificação do computador, usuário específico e outros permanecem da mesma forma. 6

7 2. Inclusão de nova opção para cadastrar Contratos de pessoas relacionadas às unidades Desenvolvida, na nova versão do sistema Condomínio21, uma nova opção que permitirá adicionar dados contratuais de pessoas relacionadas às unidades. Dessa maneira, esta customização possibilitará documentar e facilitar a gestão de contratos dessas pessoas pela Administradora. É importante salientar que os dados cadastrados serão somente informativos, assim a gestão dos contratos somente poderá ser realizada em processos fora do sistema. Como fazer: a) Acesse o Menu Cadastros > Pessoas / Proprietários / Locatários aba Dados Pessoais. b) Clique no novo botão Contratos que já estará disponibilizado na tela. c) Em seguida, será apresentada a tela para cadastro dos contratos. 7

8 d) Clique no botão Novo para inserir um registro. e) Informe as datas de Início e Término (campos obrigatórios) e caso este contrato já possua Data de Renovação determinada esta também deverá ser informada, caso contrário não haverá necessidade. Clique em Gravar. f) Observe que o campo Vigência (meses) será preenchido automaticamente, de acordo com o período informado para o contrato. g) Os dados cadastrados para o contrato somente serão apresentados no grid após inserção de um novo registro, indicando que há um novo contrato. O contrato anterior passa a ser visualizado apenas como histórico. 8

9 Importante: A exclusão dos contratos que estiverem no grid deve ser realizada, utilizando a tecla Delete do teclado, já para o contrato atual é necessário clicar no botão Excluir. 3. Novas opções de exclusão para Cidade e Estado Foram incluídas novas opções de exclusão de Cidade e Estado no cadastro de pessoas. Anteriormente, os campos não podiam ser limpos, dessa maneira nesta nova versão do sistema houve a inclusão de botões que receberam esta função, afim de melhorar a usabilidade do sistema Condomínio21. Como fazer: a) Acesse o Menu Cadastros > Pessoas /Proprietários /Locatários. b) Observe que o novo botão foi inserido ao lado do campo UF. c) Para excluir os dados de cidade e estado, basta clicar no botão citado acima. 9

10 Observação: O novo botão também foi inserido nas abas Residencial e Comercial no cadastro de Pessoas. 4. Novo Modelo de Relatório de Contas a Receber por Unidade A fim de otimizar o controle das Administradoras e assim possibilitar a eliminação de controle paralelo através do uso de planilhas, foi criado um novo modelo para o Relatório de Contas a Receber por Unidade, o qual traz informações relevantes como Fração e Fração para % de Ocupação. Como fazer: a) Acesse o Menu Relatórios > Contas > A Receber por Unidade. b) No filtro Modelo observe o novo tipo criado identificado como Classe Unidades Detalhadas. 10

11 c) Ao selecionar o novo modelo, na aba Filtros Avançados o sistema habilitará mais três opções de filtros para que dados específicos sejam apresentados no documento. 11

12 Descrição dos Filtros: - Ordenação: o relatório poderá ser ordenado por locatário, proprietário ou unidade. Por padrão o sistema irá apresentar a opção Locatário preenchida. - Fração: disponibilizado para definir a fração que será exibida no relatório. Por padrão o campo apresentado será o referente à fração 1 cadastrada nas Configurações Avançadas presente no Menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas aba Frações (imagem abaixo). - Fração para % de ocupação: apresentará os nomes das frações cadastradas para o condomínio também nas Configurações Avançadas (no caminho descrito no item anterior). Por padrão o valor do campo será o correspondente à Fração 2. Não há restrições quanto à escolha da mesma fração nos campos Fração e Fração para % de ocupação. Descrição das colunas apresentadas no relatório: - Locatário: exibição do nome do locatário, além das descrições das classes de contas nas linhas subsequentes. - Unidade: código da unidade. - Proprietário: Será exibido o nome do proprietário da unidade. Quando o proprietário e o locatário forem a mesma pessoa, o nome será repetido na nova coluna. - Fração 1: Será exibido o valor da fração deste tipo, presente no cadastro da unidade (conforme campos marcados na imagem a seguir). 12

13 - Fração para % de ocupação: será listado o percentual da fração da unidade em relação ao total do condomínio. Para o cálculo, deve ser utilizada a fração escolhida no filtro Fração para % de ocupação. O cálculo realizado pelo sistema será: Percentual = Fração X / (Fração X) * 100 Onde: o o Fração X = valor da fração da unidade (Fração X) = somatório da fração de todas as unidades do condomínio Ou seja (Fração selecionada no campo 'Fração para % de Ocupação' dividido pelo somatório dessa fração de todas as unidades do condomínio multiplicado por 100 Exemplo: As unidades têm as seguintes frações cadastradas: 13

14 Unidade Fração 1 Fração 2 Fração 3 Fração 4 Fração 5 Fração ,77 600,00 0,00 0,00 0,00 0, , ,00 0,00 0,00 0,00 0, ,88 900,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Totalizador 2703, ,00 0,00 0,00 0,00 Se for selecionada a Fração 1 no filtro Fração para % de ocupação, o relatório irá apresentar na coluna % os seguintes valores: Unidade %Fração 1 Fórmula ,30% = 602,77 / 2703,65 * 100 = 22,30% ,38% = 1200,00 / 2703,65 * 100 = 44,38% ,32% = 900,88 / 2703,65 * 100 = 33,32% - Mês Ref.: mês de referência do faturamento. - Vencimento: vencimento das contas a receber. - Pagamento: caso o lançamento já tenha sido pago, esta coluna irá apresentar à data deste processo. - Lançamento: valor do referido lançamento. - Liquidado: valor liquidado do lançamento. - Descrição: descrição do lançamento, caso esta tenha sido cadastrada durante o registro. Observação: O totalizador das frações de todas unidades, pode ser verificado no relatório Unidades do Condomínio presente no menu Relatórios > Cadastros > Unidades. 14

15 Lista de FIX Tratamento de advertência apresentada na importação de pessoas e unidades, que estava ocorrendo na coluna de nome de locatário. Ajustes na variação da carteira no Arquivo Remessa para o Banco do Brasil, de acordo com o leiaute do banco. A carteira para segunda via estava fixa no código 019 para o header do arquivo de remessa, o tratamento ocorreu para que o sistema considere o valor que estiver no campo carteira no cadastro da conta corrente. Ajuste de inconsistência apresentada na conciliação bancária ao importar o arquivo de conta do tipo poupança com datas inválidas presentes no arquivo disponibilizado pelas instituições bancárias. Tratamento em lentidão apresentadas em bancos do tipo Access ao visualizar balancetes considerando inadimplência. Tratamento no Relatório de Pessoas, o qual estava considerando um totalizador incorreto da quantidade existente. Ajuste de inconsistência apresentada na tela de integração Comunidades Online, a qual não estava sendo exibida a coluna Identificador boleto Laser. 15

16 Evoluções do Condomínio 21 Versão Funcionalidades 35.46/ Melhoria no processo de emissão de boletos, cartas de cobranças e comunicados Group Print. Ajuste no processo de emissão de cartas de cobranças definidas como sub judice Plano de Contas Global / Melhoria no processo de emissão de balancete - novo parâmetro Considerar situação das contas na época. Melhoria no processo de geração do arquivo Remessa Envio de Multas Caixa Econômica Federal / Melhoria no processo de exportação de lançamentos ao Group Contábil Novo parâmetro Desconsiderar contas zerados ou negativas no Menu Arquivo > Integrações. Melhoria processo de Cobrança de Contas a Receber - novo parâmetro Bloquear lançamento para pessoas não vinculadas à unidade / Não houve Novidades na Versão 35.08/ do Sistema Condomínio / Melhoria no tratamento de definição de faixa numérica dos boletos no processo de cobrança. Melhorias Segunda via de boleto automática novos parâmetros Publicar 2ª via de boletos de acordo e Prazo para solicitação da 2ª via do boleto com correção / Relatório de Baixa de Receitas Novo parâmetro Exibir nome proprietário/locatário/cliente. Melhoria no cadastro de Conta Corrente - novo filtro Cobrança com Código do Cedente. Melhoria na alteração de Lançamento de Contas a Receber Novo botão Alterar em Lote / DIRF 2015 novo parâmetro Identificador do Layout e adequação ao novo layout para geração da DIRF / Novo parâmetro em relatório de acordos Mostrar data de pagamento para acordo de acordo. Relatório de Benchmarking* novo filtro código por grupo e melhorias para ordenação de itens. Banco SICOOB - tratamento campo Tipo Distribuição no arquivo de Remessa / Novo filtro na tela de emissão de balancete Não exibir resumo financeiro Importação de Unidades e Pessoas Nova forma de realizar lançamentos de Impostos 34.55/ Melhoria no recurso de seleção de cheques para o processo de impressão em lotes 16

17 Novos filtros tela impressão de cheques: impressos e somente não impressos Melhoria tela impressão de cheques: exibição data de vencimento e seleção de impressora Novo parâmetro configurações avançadas: utilizar formulário préimpresso 34.53/ Importação da configuração Exporta Contábil de lançamentos do Group Compras Novos códigos de DARF - Cadastro de Tipos de Impostos Ajustes no relatório de Saldos por Centro de Custo 34.45/ Campo observação no cadastro de unidade Opção para gerar relatório de benchmarking sem gráfico Novo modelo de relatório de inadimplência consolidado Alterações nos relatórios do Group Reports Agrupamento de contas a pagar e impressão de cheques em lote 34.28/ Validação de troca de plano de contas 34.04/ Código do sacado obtido automaticamente durante as importações de contas a receber Filtros de data da baixa e descrição do arquivo de retorno na pesquisa de contas com abonos e descontos Nova composição do número do documento do boleto 33.90/ Relatório de Contas a Receber agrupado por Data de Documento 33.85/ Agrupar valores por classe de conta e parcela no relatório de acordo Boleto Unicred (cobrança sem registro) para banco SICREDI Pernambucred Parâmetro Considerar baixa pela Data de Liquidação 33.54/ Fluxo de Caixa Diário, Semanal e Projetado Homologação Boleto Banestes Lançamentos zerados no Relatório de Baixas Destacar unidades sem valores lançados de leituras de gás, água e energia Configuração de margem por modelo de boleto Multa, juros e descontos nos balancetes Por Período, Acumulado e Acumulado 2 Novidades no Group Reports 33.30/ Melhorias Group Reports Login e senha de servidor SMTP para envio de s com autenticação 33.20/ Histórico de pessoas relacionadas à unidade Baixar lançamentos ao enviar para o GBorderô 33.16/ Melhorias Group Print Novo formato de boleto 32.77/ Melhorias Group Print 17