Manual de Versão Sistema Condomínio21

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1 Manual de Versão Sistema Condomínio21 Belo Horizonte, Group Software. Todos os direitos reservados.

2 Sumário 1.. Melhoria no processo de emissão de boletos, cartas de cobranças e comunicados Group Print Ajuste no processo de emissão de cartas de cobranças definidas como sub judice Plano de Contas Global Lista de FIX Tabela de Funcionalidades

3 1. Melhoria no processo de impressão de boletos, carta de cobrança e comunicados Group Print. Com o intuito de promover melhorias no processo de impressão de boletos, cartas de cobrança e comunicados Group Print a nova versão do Condomínio21 disponibiliza um campo que possibilita a escolha da impressora simultaneamente para impressão de diferentes arquivos, ou seja, não será mais necessário informar a configuração da impressora sempre que desejar imprimir arquivos distintos com extensão.pdf e.rpt para impressão em formato Group Print. Como fazer: a) Acesse o menu Arquivo > Configurações do Sistema > Integrações > aba Group Print. b) Marque o parâmetro Utilizar Impressora PDF. c) Acesse o menu Cadastros > Condomínios > Configurações GP > Cobrança. d) Selecione a impressora que será utilizada para impressão dos arquivos em formato.pdf e a impressora que será utilizada para impressão no formato.rpt. e) Após serem realizadas as devidas configurações a impressão dos boletos, cartas de cobrança e comunicados para Group Print irão obedecer a seguinte regra: Os arquivos de cartas de cobrança e comunicados serão gerados sempre no formato.rpt. A geração dos arquivos de boletos dependerá de configuração conforme abaixo: 3

4 Quando o parâmetro Utilizar Impressora em PDF (menu Arquivo > Configurações do Sistema > Integrações > aba Group Print) estiver marcado os boletos serão gerados em pdf utilizando a impressora definida no campo Impressora Padrão Group Print (pdf). Quando o parâmetro Utilizar Impressora em PDF estiver desmarcado boletos serão gerados em rpt utilizando a impressora definida no campo Impressora Padrão Group Print (rpt). 4

5 2. Melhora no processo de emissão de cartas de cobranças definidas como sub judice. Em versões anteriores do Condomínio21 ao emitir uma carta de cobrança e defini-la em sub Judice o nosso número era descartado sendo necessário gerar o boleto e emitir novamente. Esta versão do sistema Condomínio21 contempla ajuste no processo de geração da carta de cobrança definida como sub Judice. Nesta melhoria, não será mais necessário gerar o processo novamente. Caso a carta seja selecionada para definir as contas em sub Judice, o nosso número não será mais descartado. Como fazer: a) Acesse o Menu Cadastros > Carta de Cobranças. b) Selecionar o parâmetro Definir Sub Judice ao emitir Carta de Cobranças (Exceto Boleto). c) Acesse o Menu Relatório > Contas > Cartas de Cobranças. d) Selecione a Carta de cobrança que possui Sub Judice. e) Selecione o Modelo a ser impresso e visualize. 5

6 f) Logo após, será apresentada a mensagem para confirmação definição do sub Judice. 6

7 g) Em seguida, será apresentada a mensagem informando quantas contas foram adicionas como sub judice. h) A carta de cobrança será apresentada na tela. i) Logo após, acesse o Menu > Consultas > Contas a Receber, para verificar a situação da conta. 7

8 Importante: Quando houver a emissão de carta de cobrança no formato de Boleto através do Menu > Relatórios > Contas > Carta de Cobrança, o nosso número será descartado, mas somente neste caso. As contas somente poderão ser definidas com sub judice quando todos as contas que compõem o boleto forem selecionadas. 3. Plano de Contas Global Controle pagamento de seguros - Integração Condomínio21 e Operacional. Nesta nova versão foi criado um novo processo no qual as administradoras que controlam pagamento de seguros realizados pelos condôminos poderão cadastrar uma classe de contas comum a todos os condomínios (mesmo que trabalhem com planos de contas diferentes) para facilitar a visualização dos lançamentos realizados e baixados nesta classe. Além disso, será possível gerar um relatório em formato Excel para repassar os valores pagos à corretora. Desta forma, a administradora irá saber quais condôminos realizaram pagamentos em uma classe criada para lançar a cobrança do seguro contratado para os condomínios. 8

9 Até o momento, este processo não era possível, já que a mesma classe de contas possui códigos diferentes nos planos de contas de cada condomínio, exigindo assim, a geração do relatório A Receber por Unidade, conforme classe de lançamento do seguro para cada condomínio existente no sistema. Para o novo processo, foi criado um novo parâmetro denominado Plano Global na tela plano de contas. Onde será possível cadastrar um plano de contas como global, e relacionar classes em comum mais de um condomínio ou todos. Importante: Este processo foi aprimorado para administradoras que possuem a integração com módulo Operacional e controlam a parte de Seguros. Como fazer: Plano Global e Associação de Classes. a) Acesse o Menu Cadastros > Planos de Contas. b) Note que o novo parâmetro Plano Global é apresentado. c) Selecione no binóculo o Plano de contas que servirá como base para o Plano global ou cadastre um novo plano, clicando no botão Novo. d) Marque o parâmetro Plano Global. 9

10 Observação: Este novo parâmetro permite informar que aquele plano de contas selecionado não terá vínculo com um condomínio específico e suas classes poderão ser relacionadas às classes dos demais planos de contas criados para os condomínios cadastrados. e) Ao habilitar o parâmetro Plano Global serão exibidas apenas três colunas na tela do Plano de Contas: Classe, Item e Débito/Crédito. Importante: Os demais controles continuarão a ser realizados nos planos de conta dos condomínios. 10

11 Importante: Apenas um plano de contas poderá ser cadastrado como Plano Global. f) Após definir o plano de contas global selecione o plano de contas utilizado no faturamento de cada condomínio para que seja realizada a associação das classes. g) Na tela de cadastro do plano de contas ficará disponível uma coluna denominada Classe Global para permitir selecionar uma classe de conta do plano cadastrado como global e relacioná-la à uma classe de conta do plano do condomínio. Esta coluna será exibida somente quando o campo Plano Global não estiver preenchido. 11

12 h) Para relacionar os itens do plano de contas atual aos itens do plano de contas global dê um clique duplo na linha da coluna Classe Global para que seja aberta a tela de busca de classes para relacionamento. 12

13 Importante: Caso já exista Plano Global cadastrado, ao solicitar o cadastro de um novo plano, o sistema irá apresentar a seguinte mensagem de alerta: Cadastro não permitido. Já existe um plano de contas cadastrado como Global. i) Após relacionamento das classes, todo lançamento feito na classe do plano de contas do condomínio será relacionado à classe global para visualização no relatório a ser criado. 13

14 Módulo Operacional: Em relação ao Seguro, o módulo Operacional teve algumas informações adicionais incluídas em seu cadastro conforme abaixo: corretor(a): campo para permitir informar o do corretor(a) relacionado ao seguro. Prêmio por Unidade: campo para permitir informar o valor pago pelo segurado (administradora) à seguradora para que esta assuma a responsabilidade de um determinado risco. Neste campo deve ser apresentado valor pago por Unidade. Valor do Seguro: valor total do seguro, para efeitos de indenização e pagamento do prêmio. Período de Vigência: data inicial e data final da vigência do contrato firmado entre seguradora e segurado (administradora). Produto: campo para inserir uma descrição do produto do seguro. Observação: Dentre os campos acima, o campo Período de Vigência é de preenchimento obrigatório. As demais informações adicionais não são obrigatórias. Como fazer: a) Acesse o Menu Tabelas > Seguradoras para cadastrar as seguradoras do condomínio 14

15 b) Em seguida acesse o menu Editar > Seguros. Observe que o sistema exibe os novos campos para permitir complementar as informações cadastrais do seguro. c) Clique em Novo e preencha os campos. Importante: O campo código será preenchido automaticamente após gravação do cadastro do seguro. 15

16 Na parte superior da tela de cadastro de Seguros, no campo Condomínio, o usuário poderá relacionar o seguro a um ou todos os condomínios cadastrados. No binóculo é possível pesquisar os condomínios cadastrados no módulo Operacional e selecionar um deles para filtro da pesquisa. O valor padrão de preenchimento do campo será o último condomínio selecionado para trabalho. Por padrão o campo Todos ao lado direto do campo Condomínios será apresentado desmarcado. Será obrigatório informar pelo menos um condomínio para o cadastro do Seguro. Integração e importação de Seguros do Operacional para o Condomínio21 Após o cadastro dos seguros, retorne ao Condomínio21 Financeiro e realize a importação do seguro: Como fazer: a) Acesse o menu Arquivo > Integrações > Integração Condomínio21 Exportar Seguros. b) Será exibida a tela para permitir selecionar os seguros a serem exportados. Será possível exportar o cadastro de um ou todos os seguros cadastrados no sistema. c) Selecione os filtros desejados para importação dos Seguros. 16

17 Descrição dos campos da tela: Condomínio: permite filtrar os seguros cadastrados para um ou todos os condomínios existentes no Operacional. O preenchimento padrão do campo será o último condomínio selecionado para trabalho. Por padrão o campo Todos será apresentado marcado. Seguro: permite selecionar um ou todos os seguros cadastrados no módulo Operacional para Importação dos dados. Se nenhum ou todos os condomínios for selecionado, o sistema irá apresentar todos os seguros cadastrados. A opção padrão de preenchimento do campo Todos será marcado. Importante: Para realização da importação é obrigatório o campo Seguro ser preenchido com um seguro ou opção Todos marcada. Caso não seja escolhido um seguro o sistema emitirá o alerta: d) Clique em Filtrar. O sistema irá exibir os seguros conforme filtros. 17

18 e) Note que serão apresentas as colunas Código (código do seguro), Número Apólice (campo Nº Apólice do cadastro do seguro), Condomínio (condomínio onde o seguro foi cadastrado), Data de Vencimento (data final do período de vigência). Além do mais, há a coluna check box que permitir selecionar os seguros a serem importados. Por padrão esta coluna, será apresentada marcada. Caso o administrador deseje selecionar ou desmarcar o seguro a ser importado basta clicar sobre o grid. 18

19 Caso queria desmarcar/marcar todos os seguros, selecione o botão desmarcar todos ou marcar todos. f) Após a seleção dos seguros clique em Importar. Nesse momento será acionado serviço que irá obter os dados gravados na base de dados do módulo Operacional e gravá-los no Condomínio21 Financeiro. Serão importados somente os registros marcados na coluna de seleção. 19

20 g) Após a importação, a tela exibirá o total de seguros importados. 20

21 h) Caso seja importado seguro que já existe na base de dados do Condomínio21, as informações do cadastro serão substituídas pelo novo seguro enviado. A condição de existência é mesmo código de seguro, mesma seguradora, associada ao mesmo condomínio. i) Importando novamente: 21

22 j) Sempre que um seguro for excluído através do módulo Operacional, acionando o botão Excluir da tela de cadastro do seguro, caso este já tenha sido importado para o Financeiro, o sistema emitirá mensagem questionando ao usuário se a exclusão deverá ser realizada também neste sistema. k) Caso seja confirmada intenção de exclusão, o serviço de integração atualizará a base de dados do módulo Financeiro, excluindo o registro relacionado ao seguro em questão. 22

23 Relatório de Recebimento de Seguros Foi criado novo modelo de relatório para permitir visualizar quais Contas a Receber foram lançadas e baixadas na classe Global, incluindo recurso que permitirá exportar os dados do relatório para uma planilha Excel em formato.xls ou csv. A tela para emissão do relatório somente poderá ser acessada se houver integração com o módulo Condomínio21 Operacional. Como fazer: a) Acesse o menu Relatórios > Contas > Recebimento de Seguros. b) Será apresentada a tela para emissão do relatório. Descrição dos campos da tela: Condomínio: permite selecionar um ou todos os condomínios para filtro da pesquisa. Por padrão, o filtro será preenchido com o último condomínio selecionado para trabalho e campo Todos desmarcado. Classe: permite selecionar uma classe do plano de contas do condomínio, que poderá ser a classe utilizada na geração dos lançamentos das contas a receber para o seguro. Deverá exibir recurso de pesquisa às classes cadastradas para seleção de uma delas ou todas para pesquisa. Por padrão, este filtro será exibido em branco com a opção Todas marcada. Classe Global: permite selecionar uma classe do plano de contas global, que poderá ser a classe global utilizada no relacionamento das classes utilizadas para geração dos lançamentos do seguro, quando estas apresentarem códigos diferentes nos planos de contas dos condomínios. 23

24 A tela do relatório apresenta recurso de pesquisa às classes do plano global cadastradas, para seleção de uma delas ou todas para pesquisa. Por padrão, este filtro será exibido em branco com a opção Todas marcada. Seguro: permite selecionar o seguro para filtro do relatório. Campo permite pesquisar os seguros cadastrados, vinculados ao condomínio selecionado no filtro Condomínio, e selecionar um deles para pesquisa. Mês de Referência: permite informar um período de referência específico para as contas geradas na classe selecionada, incluindo um mês inicial e um mês final para pesquisa, ou todos os meses. Será possível indicar um período específico, incluindo um mês inicial e um mês final para pesquisa, ou todos os meses. Situação: permite pesquisar pela situação dos lançamentos. Poderão ser filtradas as opções de contas Em Aberto, Baixada, Cancelada, Sub Júdice, Todas. Por padrão a opção Todas será apresentada marcada. Data de vencimento: permite informar um período de data de vencimento das contas a receber lançadas para a classe selecionada no filtro de Classes ou Classe Global. Será possível indicar um período específico, incluindo uma data inicial e uma data final para pesquisa. Caso o filtro seja solicitado, deverá ser fornecida data inicial e final. Data da Baixa: permite informar um período de data de pagamento ou liquidação, conforme opção selecionada pelo usuário. Sempre que o campo Data da Baixa estiver marcado, o preenchimento padrão da opção de data será Data do Pagamento. Será possível indicar um período específico, incluindo uma data inicial e uma data final para pesquisa. Será habilitado somente quando o filtro Situação estiver preenchido com as opções Todas e Baixadas. Caso o filtro seja solicitado, deverá ser fornecida data inicial e final. A data inicial não poderá ser maior que a data final. Por padrão, a data inicial será sempre o primeiro dia do mês/ano corrente e a data final será a data atual. Campos obrigatórios para pesquisa: Condomínio; Mês de referência; Classe do plano de contas ou Classe Global; Seguro 24

25 O parâmetro Exibir nome do Locatário permite gerar o relatório com coluna exibindo o nome do proprietário da unidade. Por padrão, este campo será apresentado desmarcado. O parâmetro Exibir endereço da Unidade permite gerar o relatório substituindo os dados do endereço do condomínio pelo endereço da Unidade. O preenchimento padrão do campo será desmarcado. c) Clique em Visualizar. d) O sistema irá emitir o Relatório para controle do Seguro conforme petição. 25

26 Lista de FIX Ajustada inconsistência que apresentava duplicação de adicional. Tratamento na divergência de valores apresentados nos Relatórios Contas Baixadas Automaticamente e Relatório de Baixas. Tratamento na advertência apresentada ao restaurar o Backup do sistema. Tratamento na importação de arquivo de conciliação bancaria - conta poupança. Ajuste nas inconsistências que apresentavam valores divergentes no balancete do boleto. Tratamento realizado nos campos receitas realizadas e antecipadas. Tratamento que permitir alteração da mensagem de cobrança já vinculada ao boleto. Ajuste na inconsistência apresentada no cancelamento de baixas automática. Ajuste na divergência apresentada durante importação de pessoas e unidades. Ajuste na divergência apresentada no saldo do balancete. Tratamento realizado - Discriminar Receitas Gerais Apenas pelo total. Tratamento que permitirá inserir índice monetário negativo. Tratamento que impede o resgate e lançamentos cancelados do mês anterior. Tratamento na divergência no valor total das receitas encontrada no formato de boleto I Balancete. Tratamento na inconsistência encontrada n cadastro código do banco Santander Boleto. Ajuste para utilização do código 033 no cadastro novos de bancos. Ajuste na inconsistência encontrada na exibição de contas atuais do acordo - demonstrativo anual de despesas. 26

27 Evoluções do Condomínio 21 Versão Funcionalidades 35.25/ Melhoria no processo de emissão de balancete - novo parâmetro Considerar situação das contas na época. Melhoria no processo de geração do arquivo Remessa Envio de Multas Caixa Econômica Federal / Melhoria no processo de exportação de lançamentos ao Group Contábil Novo parâmetro Desconsiderar contas zerados ou negativas no Menu Arquivo > Integrações. Melhoria processo de Cobrança de Contas a Receber - novo parâmetro Bloquear lançamento para pessoas não vinculadas à unidade / Não houve Novidades na Versão 35.08/ do Sistema Condomínio / Melhoria no tratamento de definição de faixa numérica dos boletos no processo de cobrança. Melhorias Segunda via de boleto automática novos parâmetros Publicar 2ª via de boletos de acordo e Prazo para solicitação da 2ª via do boleto com correção / Relatório de Baixa de Receitas Novo parâmetro Exibir nome proprietário/locatário/cliente. Melhoria no cadastro de Conta Corrente - novo filtro Cobrança com Código do Cedente. Melhoria na alteração de Lançamento de Contas a Receber Novo botão Alterar em Lote / DIRF 2015 novo parâmetro Identificador do Layout e adequação ao novo layout para geração da DIRF / Novo parâmetro em relatório de acordos Mostrar data de pagamento para acordo de acordo. Relatório de Benchmarking* novo filtro código por grupo e melhorias para ordenação de itens. Banco SICOOB - tratamento campo Tipo Distribuição no arquivo de Remessa / Novo filtro na tela de emissão de balancete Não exibir resumo financeiro Importação de Unidades e Pessoas Nova forma de realizar lançamentos de Impostos 34.55/ Melhoria no recurso de seleção de cheques para o processo de impressão em lotes Novos filtros tela impressão de cheques: impressos e somente não impressos Melhoria tela impressão de cheques: exibição data de vencimento e seleção de impressora Novo parâmetro configurações avançadas: utilizar formulário pré-impresso 34.53/ Importação da configuração Exporta Contábil de lançamentos do Group Compras Novos códigos de DARF - Cadastro de Tipos de Impostos Ajustes no relatório de Saldos por Centro de Custo 34.45/ Campo observação no cadastro de unidade Opção para gerar relatório de benchmarking sem gráfico Novo modelo de relatório de inadimplência consolidado 27

28 Alterações nos relatórios do Group Reports Agrupamento de contas a pagar e impressão de cheques em lote 34.28/ Validação de troca de plano de contas 34.04/ Código do sacado obtido automaticamente durante as importações de contas a receber Filtros de data da baixa e descrição do arquivo de retorno na pesquisa de contas com abonos e descontos Nova composição do número do documento do boleto 33.90/ Relatório de Contas a Receber agrupado por Data de Documento 33.85/ Agrupar valores por classe de conta e parcela no relatório de acordo Boleto Unicred (cobrança sem registro) para banco SICREDI Pernambucred Parâmetro Considerar baixa pela Data de Liquidação 33.54/ Fluxo de Caixa Diário, Semanal e Projetado Homologação Boleto Banestes Lançamentos zerados no Relatório de Baixas Destacar unidades sem valores lançados de leituras de gás, água e energia Configuração de margem por modelo de boleto Multa, juros e descontos nos balancetes Por Período, Acumulado e Acumulado 2 Novidades no Group Reports 33.30/ Melhorias Group Reports Login e senha de servidor SMTP para envio de s com autenticação 33.20/ Histórico de pessoas relacionadas à unidade Baixar lançamentos ao enviar para o GBorderô 33.16/ Melhorias Group Print Novo formato de boleto 32.77/ Melhorias Group Print 28