Principais novidades da versão

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1 Principais novidades da versão Versão 22.89/ Classe de Contas Pagamento Opcional A Group Software disponibiliza para os usuários do Condomínio21, a criação de contas pelo sistema cujo pagamento não é obrigatório e caso não seja paga, não gera inadimplência. Ela foi nomeada de Classe Opcional. O sistema faculta o pagamento da conta cujo lançamento foi feito para uma classe opcional. Para que se entenda como a conta opcional seria tratada no sistema, apresentamos um exemplo. Conforme o exemplo abaixo, o boleto possui 4 contas descritas na composição de arrecadação para realizar o pagamento: O exemplo acima apresenta a classe opcional no valor de R$ 69,00. Caso o cliente não queira pagar somente essa conta, deve ser pago o valor total do boleto subtraído o valor da classe opcional. das contas geradas: Total do boleto: R$ 774,00 - (menos) valor da classe opcional = R$ 69,00 = R$ 705,00: Assim, a Taxa de Condomínio, Fundo de Reserva e Fundo de Obras. Assim, o valor do boleto, sem a classe opcional é de: R$ 705,00. Importante: Caso o boleto seja pago em atraso, todas as classes de conta que fazem parte dela serão consideradas para o cálculo de multa, juros e correção devidos, seja classe opcional ou não. Como fazer 1- Acesse o menu: Arquivos/ Configurações do sistema/ Receitas. 1

2 2- Selecione a opção Classes Opcionais. 3- Clique em Gravar. 4- Acesse o menu: Cadastros/ Plano de Contas. 5- Selecione o plano de contas já existente utilizado pelo condomínio. 6- Acrescente um item do plano de contas de receitas como classe opcional. Para acrescentar, marque a opção Pgto opcional no item específico da classe do plano de contas. Para facilitar a identificação que a classe é opcional, é necessário acrescentar um complemento no nome da classe de conta. Ex: Seguro Opcional 7- Informe também a mensagem de cobrança. É apresentada uma coluna que permite o preenchimento. Para preencher, clique sobre a linha correspondente e selecione a mensagem. Lembre-se que a mensagem de cobrança é apresentada nos boletos. Para cadastrar uma nova mensagem de cobrança, acesse o menu Cadastros/Mensagens de Cobrança. Importante: A opção é usada quando quiser adicionar ao boleto uma mensagem específica para quem tem a classe opcional. A mensagem será concatenada a mensagem principal selecionada no momento da emissão do boleto. Não é obrigado informar a mensagem de cobrança para classe opcional. 2

3 8- Clique em Gravar. 9- Gere uma conta cuja classe seja uma classe opcional. 10- Abaixo explicaremos as duas formas de baixa de boletos que possuem classe de contas opcionais. Sobre as baixas: - Baixa Automática: 1- É possível realizar a baixa automática pelo sistema de contas que foram geradas por classes opcionais. Para isso, existem duas formas de quitação do boleto: pagar o valor total do boleto (valor apresentado no boleto) ou pagar o total das contas necessárias que se encontram no boleto menos o valor da classe opcional. Considere o exemplo que foi apresentado no início da explicação desse tópico para perceber qual seria a classe opcional e qual a necessária para pagamento. Pelo exemplo, o valor total do boleto é de: R$ 774,00, o valor da classe opcional é de: R$ 69,00. Assim, o pagamento para quitação, caso não queira quitar o valor da classe opcional, deve ser de R$ 705,00. Importante: Caso o valor retornado pelo arquivo retorno foi diferente dos valores esperados, o sistema irá emitir mensagem ao usuário e não realizará a baixa automaticamente. - Baixa Manual: 1- Acesse o menu: Baixas/ Cobrança/ Baixa de Contas a Receber. 2- A baixa deve ser feita como Baixa com Juros. 3- Selecione todas as contas que fazem parte do boleto para ser baixado, inclusive a classe opcional. 3

4 4- Caso o cliente não tenha efetivado o pagamento da classe opcional, o usuário deve desmarcá-la. O sistema reporta a seguinte mensagem: A classe (nome da classe) foi desmarcada, deseja baixar com valor 0(zero)? 5- Clique em Sim. 6- A conta foi paga e o sistema realizou a baixa do boleto. Para que o sistema não gere inadimplência, a classe opcional quando não escolhida para quitação, é baixada como um valor zerado. Geração do balancete: 1- O balancete só apresenta os valores das classes opcionais que foram pagas pela unidade. Para as classes que foram baixadas com valor R$ 0,00, o descritivo não será apresentado. 2. Criado serviço de exportação de dados de contas a receber para arquivo de formato de texto (.txt) A nova versão disponibiliza uma opção que permite exportar dados escolhidos pelo cliente para um arquivo de texto. Para exportar, será necessário realizar o filtro específico para que o sistema identifique as contas a receber existentes e possibilite exportar os dados. O usuário poderá também selecionar um delimitador para separar os campos. Uma das possibilidades da criação do serviço seria para que um determinado fornecedor possa exportar os dados pessoais dos que efetivaram o pagamento de um determinado serviço. 4

5 Como fazer 1- Acesse o menu: Arquivo/ Exportações/Importações/ Exportação de Dados Contas a Receber. 2- Clique em Novo. Observe os campos da aba Configurações: Código: apresenta o código da exportação criada. O sistema gera o código assim que é a exportação é gravada para registro. Exportação: permite especificar o nome da exportação. Caminho: permite indicar o caminho que o arquivo de exportação será salvo. Arquivo: permite informar o nome do arquivo. Utilizar delimitador: ao habilitar, o sistema utiliza um delimitador entre os campos exportados. O delimitador é o que limita os caracteres de uma informação existente conforme o formato criado para que o sistema entenda que os próximos dados correspondem a outro campo exportado. Será exemplificado nas orientações seguintes desse manual. Utilizar separador decimal: informe qual será o separador decimal utilizado para os campos que contenham valores numéricos. Formato de Data: para os campos que possuem data, é necessário informar como os dados serão exportados conforme o modelo escolhido. 3- Informe no campo Exportação a descrição do que se refere. 4- Indique o caminho exato que o arquivo será exportado. Para indicar, clique no ícone:. 5

6 5- Assim que selecionar a pasta que será salva, clique em OK. 6- Informe no campo Arquivo, o nome do arquivo. 7- Caso queira utilizar um delimitador, marque a opção Utilizar delimitador. 8- Caso queira utilizar o separador decimal, escolha-o e selecione qual o separador utilizado: Vírgula ou Ponto. 9- Clique em para selecionar os campos que serão exportados das contas. 10- Observe abaixo os campos que o sistema hoje possibilita para exportação: 11- Selecione os campos que deseja exportar os dados existentes. 6

7 12- Clique em Gravar. 13- A aba Filtros foi habilitada. Acesse-a. Observe os campos: Condomínio: apresenta por padrão o condomínio selecionado no sistema. O filtro considera o condomínio habilitado para buscar as contas a receber específicas. Caso queira buscar as contas de todos os condomínios, clique em Todos. Mês Referência: permite consultar as contas a receber geradas por mês de referência específico. Caso queira buscar por todos os meses de referência, clique em Todos. Vencimento: permite consultar as contas pela data de vencimento. Caso queira consultar todas as contas, independente do vencimento, clique em Todos. 7

8 Pagamento: permite consultar as contas baixadas a partir da data de pagamento. Caso queira consultar todas as contas, independente da sua data de pagamento, clique em Todos. Classe: permite selecionar todos os lançamentos de uma determinada classe de conta. Caso queira consultar todas as classes, clique em Todas. Situação da Conta: ao habilitar a opção, será possível filtrar a conta a receber gerada conforme sua situação: emitida, baixada, cancelada e em sub judice. 14- Faça a combinação dos filtros conforme a conta que deseja buscar as informações para exportação. 15- Clique em Filtrar. 16- A tela de Dados de Exportação demonstra quais dados serão exportados. Observe que o nome da coluna corresponde ao campo que foi selecionado na tela de Configurações. 17- Selecione quais itens gostaria de exportar. Caso queira exportar todos, clique em Selecionar Todos. 18- Clique em Exportar. 19- Assim que terminar a exportação, o sistema apresenta a mensagem: Dados exportados com sucesso. 20- Ao abrir o arquivo da exportação, observe o formato para entender como foi feita a exportação. Apontamos somente o item da linha já que o arquivo obedece ao mesmo formato em todas as linhas. : 8

9 3. Autorização de débito está habilitada para conta pool A autorização de débito, a partir dessa versão, poderá ser realizada para lançamentos gerados pela conta pool. Assim, será possível o usuário agrupar lançamentos de diferentes condomínios que pertençam a uma mesma conta pool. A rotina não será apresentado mais junto a tela de exportação borderô e sim, na tela de autorização. 1- Faça um lançamento de conta a pagar. 2- Acesse o menu: Editar/ Autorização de Débito. 3- O sistema apresenta todas as contas do Condomínio selecionado: 4- Selecione Todos ao lado de Condomínio. 5- Observe que o sistema apresenta no campo da conta corrente, a conta pool. 9

10 6- Faça o filtro necessário para exibição da conta que será autorizada. 7- Clique em Filtrar: 8- Clique em Processar. 9- Por fim, o sistema apresenta a mensagem que indica que houve a autorização: Autorização de debito número (número correspondente da autorização) gerada com sucesso. 10

11 10- Para visualizar o relatório da autorização de débito, selecione a situação: Autorizada e informe o número da autorização. 11- Clique em Visualizar. 12- Clique em sim na mensagem: Deseja realmente visualizar a Relação de Despesa para Débito para as contas selecionadas? 11

12 13- Segue a tela do relatório apresentado: 12