Geração de DIRF. Introdução. Neste processo serão passadas todas as instruções de como gerar a DIRF.

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1 Geração de DIRF Introdução Neste processo serão passadas todas as instruções de como gerar a DIRF. A DIRF (Declaração do Imposto Renda Retido na Fonte) é a declaração feita pela fonte pagadora, destinada a informar à Receita Federal o valor do IRRF, dos rendimentos pagos ou creditados no ano para seus funcionários, prestadores de serviço, sócios e aprendizes. Entre as informações, devem estar presentes: - O valor do imposto de renda e/ou contribuições retidos na fonte, dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários. - O pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a residentes ou domiciliados no exterior, ainda que não tenha havido a retenção do imposto, inclusive nos casos de isenção ou alíquotas zero. - Rendimentos isentos e não tributáveis de beneficiários que podem ser pessoas físicas ou jurídicas. - Pagamentos a plano de assistência à saúde coletivo empresarial; Veremos agora como gerar DIRF: Passo 1: Antes de iniciar o processo de geração da DIRF, é preciso efetuar a configuração do grupo de verbas, onde informamos quais verbas foram criadas pelo usuário e que devem compor a base de cálculo da declaração. A montagem do grupo de verbas foi elaborada com base nas divisões presentes na guia do comprovante de rendimentos e nas associações necessárias para gerar a DIRF com valores corretos. É fundamental que seja informado no campo Verbas o código das verbas que o item específico corresponde. Sendo assim, acesse: menu Processos > DIRF > Grupo de Verbas.

2 Passo 2: Para cada descrição informe na coluna Verbas, as verbas referentes. Exemplo: Para a descrição Pensão Alimentícia, selecione na coluna Verbas, a seguinte verba: 2003 (Pensão Alimentícia). Caso existam mais verbas criadas pelo usuário referente à pensão, estas devem ser informadas pelo usuário. Passo 3: Para isso clique em Alterar. Passo 4: Na linha da Descrição desejada, clique na linha da coluna verbas, ao exibir o ícone binóculo clique sobre ele.

3 Passo 5: Ao exibir a tela Seleção de Verbas, selecione a verba desejada e clique em Envia itens marcados na lista da esquerda para a lista da direita. Passo 6: Após selecionar as verbas desejadas, clique em Confirmar.

4 Passo 7: Observe que o número da verba foi inserido na coluna Verbas da descrição selecionada. Após selecionar as verbas para todas as descrições clique em Gravar e saia da tela. Passo 8: Depois de configurar o grupo de verbas, é preciso gerar o consolidado, que são registros com valores calculados para cada um dos processos de forma que posteriormente possa obter suas saídas sem necessidade de um recálculo. O consolidado será utilizado para a geração do Comprovante de rendimento e arquivo de exportação da DIRF. Este consolidado possui exatamente as divisões e campos descritos na guia impressa disponibilizada pela Receita Federal.

5 Cada divisão contém valores das verbas que se encaixam dentro do conceito de seus campos, de forma que, campos não descritos no grupo de verbas, por serem calculados internamente pelo sistema, serão descritos separadamente de forma que não reste dúvida. Para gerar o consolidado acesse: menu Processos > DIRF > Gerar DIRF. Passo 9: Na tela DIRF selecione apenas um ou todos os dados dos campos empresa, funcionário, departamento, centro de custo e tipo contrato. Passo 10:

6 Selecione o Ano exercício (calendário) da DIRF. Passo 11: Na aba Dados do Arquivo, encontram-se todos os dados relativos ao arquivo físico, como o caminho onde será salvo, seu nome e informações de restrição de conteúdo, que completam os filtros. Caso as informações não estejam corretas, faça as alterações necessárias para gerar o arquivo. Passo 12: Na Aba Dados de Declaração, encontram-se todos os dados relativos à declaração da DIRF. As informações são importantes para a declaração e validação do arquivo pelo sistema cedido pela Receita Federal. Confira se os dados apresentados nas abas: Geral e Natureza estão corretos. Caso contrário, faça as adequações necessárias para gerar o arquivo.

7 Observação: A opção Efetuou pagamentos a plano privado de assistência à saúde coletivo empresarial deve ser marcada caso existam funcionários que contribuíram com plano de assistência médica durante o ano de referência. Passo 13: Na aba Dados do Responsável: Encontram-se todos os dados relativos ao responsável pela declaração da DIRF, como o nome do responsável, seu CPF, telefone de contato, e etc. Caso as informações estejam incorretas, faça as alterações necessárias para gerar o arquivo. Observação: nesta tela é possível alterar os dados do responsável, mas para cadastrá-lo acesse: menu Cadastros > Empresas > Responsáveis. Passo 14:

8 Após preencher todos esses campos clique em Gerar. Passo 15: Ao exibir a mensagem: Clique em Sim para continuar. Passo 16: Ao exibir a mensagem:

9 Clique Ok para concluir. Passo 17: Após gerar o consolidado, o sistema permite que sejam impressos as guias de Comprovante de rendimento, que serão entregues aos funcionários com os valores calculados, e o relatório de Conferência de DIRF para auxilio. Para visualizar o relatório de Comprovante de recebimento e conferência DIRF, clique no botão Relatórios. Passo 18: Na tela Relatórios DIRF/Comprovante de rendimentos, selecione umas das opções: - Comprovante de Rendimentos. - Conferência de DIRF.

10 Passo 19: Após selecionar clique em Imprimir ou Visualizar. Passo 20:

11 Comprovante de Rendimentos: Passo 21: Conferência de DIRF:

12 Passo 22: Geração do Arquivo de Exportação da DIRF: O sistema permite a geração do arquivo de exportação da DIRF para que os valores calculados possam ser repassados para o programa DIRF disponibilizado pela Receita Federal. Antes de gerar o arquivo DIRF é preciso preencher corretamente os dados do arquivo, da declaração e do responsável. Sendo assim, ainda na tela DIRF utilize os dados já preenchidos e clique em Arquivo DIRF. Passo 23: Ao exibir a mensagem:

13 Clique Ok para concluir. Lembrando que, o arquivo gerado está salvo na pasta informada na aba de Dados do Arquivo e o envio do mesmo para Receita Federal é de sua responsabilidade. Passo 24: Edição do consolidado do Comprovante de rendimentos Após gerar o consolidado o sistema permite ao usuário visualizar e editar o mesmo caso seja necessário. Acesse: menu Processos/ DIRF/ Editar Comprovante de rendimentos. Passo 25: Selecione o funcionário desejado, defina o ano de referência e clique em Filtrar.

14 Passo 26: São disponibilizados todos os campos da guia impressa. Clique então em Alterar para editar os dados. Passo 27:

15 Observação: Após editar os valores, não deve ser gerado outro consolidado DIRF, uma vez, que esta ação sobrepõe os dados editados. As informações serão automaticamente substituídas ao gerar um novo arquivo ou relatório de Comprovante de rendimentos. Após editar os valores, clique em Gravar. Passo 28: Ao exibir a mensagem: Clique em Sim para concluir.

16 Passo 29: Caso deseje visualizar o relatório para conferência, utilize o botão Visualizar.

17 Passo 30: Edição do consolidado da DIRF Após gerar o consolidado, o sistema permite ao usuário visualizar e editar o mesmo caso necessário. Uma vez alterado, o arquivo DIRF irá refletir as informações. É importante sempre deixar o consolidado da DIRF coerente com consolidado do Comprovante de rendimentos. Esta edição só deve ser realizada caso existam meses em que a folha de pagamento não tenha sido calculada no sistema Group Folha.

18 Acesse: menu Processos > DIRF > Editar DIRF. Passo 31: Selecione o funcionário desejado, defina o ano de referência e clique em Filtrar.

19 Passo 32: São disponibilizados todos os meses do ano, com a respectiva base de IRRF, dedução e imposto recolhido. Clique em Alterar para editar os dados. Passo 33: Após editar os valores, clique em Gravar.

20 Passo 34: Ao exibir a mensagem: Clique em Sim para concluir. Observação: Após editar os valores, não deve ser gerado outro consolidado da DIRF, uma vez, que esta ação sobrepõe os dados editados. As informações serão automaticamente substituídas ao gerar um novo arquivo DIRF. Portanto, após editar o consolidado, basta voltar ao menu Processos/ DIRF/ Gerar DIRF Comprovante de rendimentos, e clicar no botão Arquivo DIRF.

21 Passo 35: Caso deseje visualizar o relatório para conferência, utilize o botão Visualizar.