Manual das novidades. Versão 28.09/2.4.34

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1 Manual das novidades Versão 28.09/2.4.34

2 Sumário 1. Importação de Lançamentos Contas a Receber Log de Auditoria

3 1. Importação de Lançamentos Contas a Receber Através desta funcionalidade é possível realizar a importação para o Condomínio21 de lançamentos de contas a receber originadas de outro sistema, através de arquivo.txt delimitado por ponto e vírgula (;) ou pipe ( ). O arquivo deve conter um mínimo de informações (colunas) para que seja possível realizar a importação para o Condomínio21. É obrigatório que o processo de importação contenha no mínimo as seguintes informações: Código do condomínio Código da unidade Código do sacado Código da classe de contas Data de vencimento Valor do lançamento Mês de referência As informações descritas anteriormente podem estar em outra sequência que não seja a apresentada acima. Como fazer: Importação de Lançamentos Contas a Receber 1. Acesse o menu: Arquivo Exportações/Importações Importação de Lançamentos Contas a Receber 2. O sistema apresentará a tela abaixo:. 3

4 3. No campo importação, informe o nome que armazenará as configurações de importação. Ex Contas a Receber origem SAP. 4. Defina a configuração e estrutura do arquivo: 4.1. Delimitador de campo: informe qual é o separador de colunas do arquivo.txt a ser importado: ponto e vírgula (;) ou pipe ( ) Informe qual o separador decimal contido no campo obrigatório Valor do Lançamento do arquivo.txt: ponto ou vírgula Selecione Vírgula se o valor do lançamento for, por exemplo: 1000,00 Selecione Ponto se o valor do lançamento for, por exemplo: Informe como está formatado o campo data de vencimento no arquivo.txt. Os formatos possíveis para são: 4

5 Onde DD = dia, MM = mês e AAAA = ano 5. Em mapeamento e Identificação do campos, deve-se informar a sequência das informações contidas no arquivo.txt a ser importado Clique em Adicionar Campo O sistema acrescentará a primeira coluna: Ao clicar em, o sistema exibirá a lista de campos da tabela Contas a Receber para que seja selecionado a coluna que se refere à informação contida no arquivo.txt que será importado. Marque o campo referente à primeira coluna do arquivo e clique em Selecionar 5

6 O sistema incluirá a primeira coluna, conforme tela abaixo: Este passo deve ser repetido até que todas as colunas contidas no arquivo.txt, obedecendo a sequencia do mesmo, estejam incluídas no Mapeamento e Identificação dos campos. Importante: Valor Fixo: preencha este campo caso queira que o sistema insira um valor fixo para todos os registros do arquivo.txt, ignorando o valor da coluna correspondente no arquivo. : Ex: Se a coluna se refere ao código do condomínio e for incluído no campo Valor Fixo o código 2, o sistema irá inserir todos os registro do arquivo no condomínio com o código 2, ou seja, todos os lançamentos importados serão para o condomínio de código 2. 6

7 Tabela de Conversão: este recurso será bastante útil uma vez que o objetivo é importar lançamentos de outro sistema, haverá necessidade de ser converter algumas informações. Ex: código de condomínio, código do sacado, código da classe de contas, código da unidade. É baixa a possibilidade de sistemas distintos possuírem os mesmos códigos para as informações em comum contidas nos mesmos. Este recurso possibilitará, através de uma tabela de conversão (tabela DE PARA), transformar um código externo desconhecido em um código cadastrado no sistema Condomínio21. Como criar e definir uma tabela de conversão: Clique no comando Contas a receber, conforme abaixo: localizado no topo e à direita da tela Importação de Lançamentos O sistema exibirá a tela abaixo: 7

8 Clique em Adicionar e informe os valores do arquivo origem (arquivo.txt) e os valores a serão convertidos para o Condomínio21, conforme exemplo abaixo: No exemplo acima, foi criada a tabela de conversão Converter Unidades. Como dado de origem foi informado A100, A200, A300, A400 e como dado destino 100, 200, 300, 400. Quando do uso desta tabela para o campo específico, o sistema fará a troca do código A100 para o código 100, A200 para 200 e assim sucessivamente para cada ocorrência cadastrada. Após criadas as tabelas de conversão necessárias, deve-se utilizá-las na configuração de importação dos campos do arquivo.txt, conforme abaixo: 8

9 Ao clicar no ícone referente à tabela de conversão, será apresentada uma tela para seleção das tabelas de conversão já cadastradas, conforme abaixo. Seleciona a tabela de conversão a ser utilizada e clique em Selecionar 9

10 O sistema atribuirá à coluna escolhida a tabela de conversão que será utilizada na importação dos lançamentos, conforme destacado na tela abaixo: Após definidos a estrutura do arquivo, o formato das informações do seu conteúdo, a sequencia das informações no arquivo de origem, uso de tabelas de conversões e/ou valor fixo, acione o botão Gravar para que todas estas configurações sejam armazenadas. Após gravadas as configurações de importação, será habilitado o comando para seleção do arquivo.txt que será importado. Ao clicar no comando para busca do arquivo.txt, aparecerá a tela para seleção do arquivo. Localize, selecione o arquivo e acione o comando Abrir. O arquivo selecionado será exibido conforme tela abaixo: 10

11 Acione o comando. O sistema exibirá o arquivo de importação de acordo com as configurações gravadas, conforme tela abaixo: Após validação dos dados, o arquivo será exibido já com as informações que serão armazenadas no Condomínio21, ou seja, caso se tenha usado tabelas de conversão para alguns campos, a informação já aparece convertida. Acione o comando informações. para que o sistema inicie o processo de importação das O sistema exibirá a tela abaixo informando a quantidade de registros que será importada, o valor total e solicita a confirmação para inclusão dos registros. 11

12 Ao acionar o comando Sim, o sistema exibirá mensagem de concretização da operação. 12

13 Caso ocorra problema na importação de algum registro, o sistema apresentará na tela de log a identificação da linha que não foi importada e o motivo da não importação, conforme abaixo: No exemplo que não houve erro, foram importados 13 registros. No exemplo acima, 3 registros apresentaram erros e o serão importados 10 registros para o Condomínio21. 13

14 2. Log de Auditoria O objetivo desta funcionalidade é obter, através do sistema, informações referente à criação, alteração e exclusão de registros nas tabelas de contas a pagar e contas a receber. O sistema exibirá a data/hora e qual usuário realizou cada operação. Como acionar: Log de Auditoria Acesse o menu Arquivo Ferramentas de Administração, aba Manutenção Clique na aba Manutenção e em seguida na opção Desempenho e Segurança. Aparecerá a tela de confirmação de senha, conforme abaixo. Informe sua senha para acesso à funcionalidade: 14

15 Ao digitar a senha e acionar o comando Confirmar, o sistema apresentará a tela Opções de Desempenho e Segurança. Selecione a aba Segurança, marque a opção Gerar log de auditoria e acione o comando Ok. A partir deste momento o sistema passará a gravar as inclusões, exclusões e alterações ocorridas nas tabelas de contas a pagar e contas a receber. 15

16 Para realizar a pesquisa de auditoria, acesse novamente o menu Arquivo Ferramentas de Administração, aba Manutenção. Em seguida selecione a opção Desempenho e Segurança. Aparecerá a tela de confirmação de senha. Informe sua senha para acesso à funcionalidade. Será exibida a tela abaixo. Selecione a aba Segurança, e acione o comando Consultar Log. O sistema exibirá a tela Consulta de Log, apresentada abaixo: 16

17 Selecione o processo Contas a receber ou Conta a pagar, o período da criação, alteração e exclusão do lançamento e acione o comando Filtrar. É possível fazer a pesquisa também através do campo Identificador, onde deve ser informado o código sequencial que identifica o lançamento no Condomínio21. O sistema exibirá o resultado da pesquisa, contendo os registros encontrados que atenderam aos critérios informados. A tabela exibe as seguintes colunas: Situação: apresenta a situação do registro (excluído ou existente) Idlançamento/IdConta: número sequencial que identifica o lançamento no Condomínio21 Mês Referência: mês de referência do lançamento Data Criação: data da criação do lançamento Data alteração: data da última alteração do lançamento Usuário: usuário que criou ou realizou a última alteração no registro Data exclusão: data da exclusão do lançamento Usuário exclusão: usuário que excluiu o lançamento 17